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Informationen zu Projekt und Auftraggeber
Allgemeine Infos zum Projekt
Abholung der Akten
Abholung erfolgt durch
DOCUBYTE
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Scan-Dienstleistung
Dokumentenart & Formate
DIN A4
DIN A3
Pläne
Urkunden
Broschüren
Sind schwierige Dokumente vorhanden?
Sehr dünnes Papier (z.B. Durchschlagpapier)
Sehr dickes Papier (z.B. Kartonagen)
Sehr alte Dokumente (Druck älter 30 Jahre)
Beschädigte Dokumente (Risse, Knicke, etc.)
Viele Dokumente sind beklebt (Quittungen, etc.)
Viele Metall-Klammern (Tacker- und Büroklammern)
(Teilweise) unlesbare / schlecht lesbare Dokumente
Komplizierte Ablage (viele Klarsichtfolien / nicht einheitlich)
Dürfen Urkunden am Rand aufgeschnitten werden
Dürfen Broschüren am Rand aufgeschnitten werden?
Dürfen Haftnotiz-Zettel bei der Belegaufbereitung entfernt werden?
Sollen unlesbare Originaldokumente mit einem Stempel - Original unlesbar - gekennzeichnet werden?
Sollen eingescannte Original-Akten mit - GESCANNT - gestempelt werden?
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Scan-Auflösung

*i.d.R. ausreichend bei Farbscans
**bei hohen Anforderungen an die Texterkennungsgenauigkeit
***z.B. bei Fotos, für Dokumenten-Scans i.d.R. nicht sinnvoll

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Soll eine Dokumententrennung innerhalb der Akte erfolgen?
* Jedes erste Blatt eines jeden Dokuments wird mit einem Barcode-Aufkleber beklebt (i.d.R. zwischen die Stanzlöcher um keine Information zu verdecken)
** Dokumente werden nicht beklebt, sondern durch zusätzlich eingelegte DIN A4 Trennblätter beim Scannen getrennt
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Datenerfassung / Indexierung
Ordnerrücken erfassen
Registerbenennung erfassen
Dokumentenklasse erfassen
Automatisierte Texterkennung (OCR)
Dokumenteninhalte erfassen
Besondere Indexierung (freie Angaben)
Index-Liste senden:
Datenausgabe & Lieferung
Ausgabeformat

*TIFF mit CCITT Fax 4 Komprimierung; Ausgabe nur in schwarz-weiß möglich
**Ausgabe sowohl in schwarz-weiß als auch in Farbe möglich
***PDF/A dient Archivierungszwecken und garantiert eine langfristige Lesbarkeit
****Nur bei Farbscans sinnvoll

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Daten-Kompression

* Diese Komprimierung ist nur bei Schwarz-Weiß-Scans möglich; es ist mit einer durchschnittlichen Dateigröße von bis zu 60 KB pro DIN A4-Seite zu rechnen
** Die verlustbehaftete JPEG-Komprimierung kommt bei Farb-Scans zum Einsatz; bei einer Auflösung von 200 dpi ist mit einer Dateigröße von ca. 200 KB pro DIN A4-Seite zu rechnen
*** Bei Hochkomprimierung erleiden Farbimages einen Qualitätsverlust; je nach Anforderung (kleine Dateigrößen vs. hohe Qualität) Menge und Art der Originalbelege (gut lesbare Ausdrucke auf weißem Papier vs. ausgebleichte Schrift auf dunklem Papier) kann eine solche Kompression sehr sinnvoll sein.

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Ausgabestruktur (Verzeichnis-Erstellung)
Variante 1 - ohne Register
Variante 2 - mit Register

Ordnerstruktur-Beispiele
Eigene Struktur

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Können Sie eine Liste aller zu digitalisierenden Akten zu Verfügung stellen?
Liste senden:
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Was soll mit verarbeiteten Originaldokumenten geschehen?
* Dokumente im Ordner werden mit 2 Gummibändern gesichert und in Kartons zurückgeliefert
**4 Wochen kostenlos zur Qualitätskontrolle, danach monatliche Einlagerung kostenpflichtig
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Datenlieferung auf
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Datenlöschung
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