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Seit dem Jahr 2002 erfassen wir professionell Daten in großen Mengen. Die manuelle Datenerfassung ist trotz der in den letzten Jahren merklich verbesserten OCR Systeme nach wie vor ein entscheidend wichtiger Prozess. Denn eine gute Datenqualität ist ohne menschliche Kontrolle in den meisten Fällen nicht möglich.
Die Erkennungsgenauigkeit moderner OCR Systeme reicht von 80% bei schlechten Vorlagen bis zu 95% bei sehr guten Vorlagen (z.B. EDV-Ausdrucke mit Schriftgröße 10 Punkt). Folglich bleibt selbst bei guten Vorlagen für jedes einzelne Zeichen ein Restrisiko von mindestens fünf Prozent, nicht korrekt erkannt und erfasst zu werden. Bei normalen handschriftlichen Dokumenten (Schreibschriften) ist eine automatisierte Erfassung in der Regel nicht sinnvoll, da die Programmierung sehr aufwendig und teuer ist und erfahrungsgemäß nur bei gleichartigen Handschriften und entsprechend hinterlegten Referenzdaten gute Ergebnisse möglich sind. Jeder Ausnahmefall kann zu einer Falscherfassung und damit zu falschen Daten führen.
An erster Stelle unserer Prozesse steht das Scannen aller Dokumente. Wenn möglich werden Daten immer vom digitalen Beleg erfasst. Gründe hierfür sind » Die Kosten können durch vollständige oder teilweise OCR-Bearbeitung reduziert werden » Eine Verknüpfung der erfassten Daten zum entsprechenden digitalen Bild wird hergestellt, dadurch ist auch im Nachhinein eine Kontrolle möglich » Die Archivierung der digitalen Belege in Form von Images wird dadurch ermöglicht (die Originale können oft vernichtet werden) » Schwierige Belege werden im Voraus gesichtet und sortiert » Es kann eine frühzeitige Analyse der Dokumente erfolgen und damit eine präziser und schneller Erfassungs-Prozess gewährleistet werden
Die drei Buchstaben OCR stehen für Optical Charakter Recognition, entsprechende deutsche Begriffe lauten Optische Zeichenerkennung oder Texterkennung. OCR dient hauptsächlich dem schnellen, automatischen Auslesen von gedrucktem Text aus digitalen Bildern.
Wir können auf sieben Jahren Erfahrung im Bereich OCR zurückblicken und konnten die Entwicklung und Perfektionierung dieser Technologie mitverfolgen. Wir Analysieren Ihre Dokumente vorab, produzieren optimale Scans für die Auslesung (Entfernung von Hintergrund und Flecken, Textverbesserung, Kontrast- und Helligkeitsanpassung, Erkennung der Seitenausrichtung, Entfernen von schwarzen Rändern) und programmieren unsere OCR Software auf Ihre Bedürfnisse angepasst, sodass auch Sonderzeichen und Symbole korrekt erkannt werden. Wir verfügen über die notwendigen Ressourcen, um auch große Mengen von Dokumenten in kurzer Zeit verarbeiten zu können. Falls eine Genauigkeit von bis zu 95% nicht ausreichend sein sollte oder schwierige Belege verarbeitet werden müssen bieten wir einen, insbesondere auch für Verlagshäuser interessanten, OCR- Korrektur-Service an.
Auch bei der Adresserfassung gilt: wenn möglich werden alle Belege zuvor eingescannt. Zu diesem Zweck werden alle Response-Elemente scangerecht aufbereitet und kategorisiert. So ist später jederzeit eine Zuordnung eines erfassten Datensatzes zum Original-Beleg in Form eines Images möglich. Das ist vor allem auch dann interessant, wenn Unterschriften vorhanden sein müssen.
Wir sind auf die manuelle Erfassung von Adressen spezialisiert und haben bereits viele Millionen Response- Elemente zur vollen Zufriedenheit unserer Kunden erfasst. Der Erfolg unserer Erfassungs-Systeme beruht unter anderem auf Referenzdaten. Ohne hinterlegte Referenzwerte wie beispielsweise Anrede, Vorname, Nachname, Postleitzahl, Ort und Straße können Adress-Daten in der Regel nicht einheitlich und korrekt erfasst werden. Das liegt oft nicht an den Typisten, sondern an den Personen, die die Belege ausfüllen. Denn viele Menschen schreiben sehr undeutlich, tragen falsche bzw. postalisch nicht richtige Orte und Straßen ein oder geben schlicht und einfach durchwegs falsche Daten an. Die Erfassung von Response-Elementen mithilfe von aktuellen und umfassenden Referenzdaten berichtigt nicht nur fehlerhafte Angaben, sondern hilft gleichzeitig die Erfassungszeit enorm zu reduzieren! » Die Ortsangabe erscheint automatisch nach der Eingabe der Postleitzahl » Der Straßenname wird nicht erfasst, sondern aus einer Liste möglicher Straßennamen ausgewählt » Vor- und Nachnamen können ebenfalls aus Listen ausgewählt werden » Die Anrede wird bei bekanntem Vornamen und Eindeutigkeit automatisch eingefügt
DOCUBYTE hat sich im Bereich Pharma auf die professionelle Erfassung und Verarbeitung von Lagerwertausgleichen und Bestellungen spezialisiert. Unser Know-How beschränkt sich nicht nur auf die reine Datenerfassung, sondern wir sind imstande individuelle Workflow-Systeme und Erfassungsapplikationen in Ihren bisherigen Ablauf einzubinden.
» Die Belege sind unterschiedlich aufgebaut, was eine automatische Auslesung durch OCR erschwert und fehleranfällig macht » Die Qualität der Belege ist teilweise sehr schlecht, da Faxe eine niedrige Auflösung haben und Faxgeräte oft störende Streifen verursachen » Die Ausgleichs-Summe wird i.d.R. als Gesamtsumme pro Kunde erfasst. Dadurch können Berechnungsfehler der Kunden nicht identifiziert werden » Doppelt eingeschickte Lagerwertausgleiche können nicht ohne Weiteres identifiziert werden. Wird ein Fax zweimal geschickt, erfolgt eine Gutschrift zu viel » Es existiert keine oder keine exakte Statistik über die Lagerwertausgleiche pro verkauften Artikel » Bei Reklamationen oder Nachfrage seitens der Apotheken entsteht ein relativ hoher Bearbeitungsaufwand
» Faxempfang durch DOCUBYTE Fax-Server oder den unternehmenseigenen Fax-Server » Scannen von schriftlichen Einreichungen » Tägliche Weiterleitung der Faxe zu DOCUBYTE » Erfassung der einzelnen Positionen pro Einreichung » Fehlerfreie Erfassung durch eine datenbankgestützte Erfassungsapplikation mit aktuellen Referenzdaten » Erfassung und Rücklieferung der Daten innerhalb einer Woche » Automatisierte Identifikation von doppelt eingegangenen Gutschriftenforderungen » Systematische Kennzeichnung von unlesbaren Belegen und falschen Summen » Bereitstellung der Daten und Images in einem Online-Recherche-System oder Import in ein vorhandenes System » Schneller und unkomplizierter Zugriff auf alle Daten und Faxe aller eingereichten Lagerwertausgleiche
Schwerpunkt bei der Erfassung von Audiodateien bildet bei uns bisher die Adresserfassung bei Gewinnspielen. Auch bei der Erfassung von Audio-Dateien werden unsere Typisten durch ein Software-System und Referenzdaten unterstützt, um einheitliche Daten und eine gute Qualität zu gewährleisten. Werden wichtige Adress-Informationen nicht genannt, ist eine Anreicherung durch unsere Adressdatenbanken möglich. Selbstverständlich wird auch die Erfassung von Interviews, Vorträgen, Gruppendiskussionen, Tagungen, Kongressen, Meinungsumfragen, etc. professionell erledigt.
Unser Erfassungssystem erlaubt die Audio-Formate
Die im folgenden aufgeführten Medien werden vor der Erfassung in eines der oben angegebenen Formate konvertiert: » Normal-Kassetten » Mini-Kassetten » Micro-Kassetten » Grundig-Kassetten » MiniDisc
Üblicherweise werden die erfassten Daten als Microsoft Excel oder Word-Datei ausgegeben, aber auch viele andere Output-Formate sind möglich. Unsere Kunden erhalten Ihre Daten entweder durch die Post (CD/DVD), durch Abholung von unserem Server oder als E-Mail-Anhang.
Eine gute Tonqualität ist Voraussetzung für ordentliche Arbeit. Werden besonders detaillierte Transkriptionen von Interviews oder Vorträgen gewünscht (zum Beispiel mit sekundengenauer Erfassung von Sprechpausen oder Wiedergabe sämtlicher nonverbaler Aktivitäten) sind wir aufgrund des zusätzlichen Aufwands gezwungen einen Aufpreis zu erheben. In solchen Fällen verlangen wir in der Regel vor Angebotserstellung eine Beispiel-Datei, um die Tonqualität und den daraus resultierenden Aufwand einschätzen zu können.
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WARUM SIND MANUELLE ERFASSUNGSVERFAHREN UND OCR-KONTROLLEN NOTWENDIG?
Step 1:
