Digitale Personalakte – Personalmanagement 4.0

Wenn Sie Ihre Personalakten zu einer digitalen Akten machen, haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Aufgaben der Personalverwaltung automatisiert durchzuführen.

So bekommen Sie unter anderem Unterstützung bei der Urlaubsplanung, bei der Verbuchung von Krankheitstagen, aber auch bei der Lohnabrechnung.

Die Daten, die einem Mitarbeiter zugeordnet sind, lassen sich in einigen Bereichen automatisch anpassen. Der Aufwand für die Führung der Personalakte ist deutlich kleiner, als wenn Sie alle Arbeiten manuell durchführen müssen.

Zudem kommt es deutlich seltener vor, dass Personalakten nicht aktuell sind, weil Anpassungen nicht oder nicht in dem erforderlichen Umfang vorgenommen wurden, da es ein zu großer Aufwand ist die herkömmliche Personalakte einzusehen.

Wenn Sie eine Personalakte digital verwalten, genießen Sie den Vorteil der Zeitersparnis auf mehreren Ebenen. Sie müssen nicht mehr in langen Aktenschränken nach dem passenden Hefter suchen. Es besteht nicht die Gefahr, dass Akten aufgrund falscher Einordnung nicht aufgefunden werden.

Benötigen Sie einzelne Informationen aus einer Akte, können Sie diese mit einem Klick abrufen. Dank der Automatisierung von sich wiederholenden Vorgängen ist es möglich, die Akten mit einem deutlich kleineren Aufwand stets aktuell zu halten.

Die elektronische Personalakte unterliegt den Vorgaben des Datenschutzes. Diese sind in Deutschland und in der Europäischen Union recht streng.

Es ist eine zentrale Frage der Sicherheit, die sensiblen Daten von Mitarbeitern vor dem unberechtigten Zugriff Dritter zu schützen.

Führen Sie die Personalakte digital, vereinen Sie die Vorgaben durch den Datenschutz mit dem hohen Aspekt der Sicherheit.

Die Datenschutzbestimmungen sind bereits in die Software eingearbeitet, sie werden ständig aktualisiert. Die Sicherheitsmechanismen sind grundsätzlich auf dem neuesten Stand und werden durch Updates regelmäßig aktualisiert.

Die digitale Archivierung der Personalakten, ist gleichbedeutend mit einer effektiven Kostenersparnis.

Diese umfasst zunächst die Beschaffung von Papier und Aktenordnern. In einem großen Unternehmen kann allein dies eine nicht unerhebliche Kostenersparnis bedeuten, wenn Sie die Personalakte digitalisieren.

Hinzu kommen die reduzierten Kosten für die Unterhaltung der Büroräume: Sie benötigen kein Archiv für die Führung und Aufbewahrung von Büchern mehr und können die Räume abgeben oder einem anderweitigen Nutzen zuführen.

Die Vorteile der digitalen Personalakte lassen sich nicht nur innerhalb des Unternehmens bemessen. Mit der Entscheidung, Ihre Unterlagen in der Personalakte zu digitalisieren, leisten Sie einen wichtigen Beitrag für die Schonung der Umwelt.

Dabei spielt die Größe des Unternehmens nur eine untergeordnete Rolle: Jedes Stück Papier, das nicht hergestellt und verbraucht wird, ist für die Schonung der Umwelt von Vorteil.

Mit der elektronischen Personalakte ist es somit für jedes Unternehmen möglich, sich gemeinsam mit anderen Maßnahmen am Klimaschutz zu beteiligen, was auch immer mehr Unternehmen machen.

Die Führung einer elektronischen Personalakte ist mit deutlich weniger Zeitaufwand verbunden. Dies gibt Ihnen als Unternehmer die Möglichkeit, dem Fachkräftemangel im Bereich der Personalabteilung zu begegnen: Ihre Mitarbeiter werden entlastet und haben mehr Raum für die Bearbeitung der Kernaufgaben.

Dazu gehören unter anderem die digitale Lohnabrechnung oder der Bereich der Meldecenter, die ebenfalls in die digitale Variante der Personalakte integriert werden können.

Die Nutzung einer digitalen Personalakte bietet zudem die Möglichkeit, den Angestellten in der Personalabteilung die Arbeit im Homeoffice anzubieten, da zeitlich unabhängiges Arbeiten kein Problem mehr darstellt.