WELCHE VORTEILE HABEN DIGITALE PERSONALAKTEN?

» Schneller, gleichzeitiger und standortunabhängiger Zugriff auf alle Personaldaten
» Alle Informationen sind immer auf dem neuesten Stand und werden zentral verwaltet
» Der Arbeitnehmerdatenschutz ist besser und einfacher umzusetzen
» Aussagekräftige Statistiken für das Personal-Management
» Einsparungen bei Verwaltungsaufwand und Platzbedarf
» Digitale Sicherheitskopie

DIESE SCHRITTE SIND BEI DER DIGITALISIERUNG VON PERSONALAKTEN ZU BERÜCKSICHTIGEN
1.    Einscannen des Papierakten-Altbestands
2.    Scannen der täglich eingehenden, personalbezogenen Post
3.    Indexierung / Datenerfassung
4.    Archivierung und Zusammenführung digitaler Dokumente

EINSCANNEN DES PAPIER-AKTEN ALTBESTANDS
Zur Erstverscannung zahlreicher Akten ist ein Dienstleister wie DOCUBYTE sinnvoll. Wir halten nicht nur entsprechendes Equipment wie moderne Hochleistungsscanner und leistungsfähige, serverbasierte Softwaresysteme vor, sondern beschäftigen auch spezialisierte und erfahrene Mitarbeiter.
Insbesondere bei Personalakten, die oft schwieriges Beleggut enthalten, ist der Einsatz eines Dienstleisters effektiv.
Die Vorsortierung der Akten kann entweder durch DOCUBYTE oder aber durch eigene Mitarbeiter erfolgen, falls noch keine durchgängig einheitliche Struktur eingeführt wurde.
Durch Barcodevergabe werden Akten eindeutig gekennzeichnet und einzelne Register getrennt.
Übrigens: wir liefern auf Wunsch alle Aktenscans ohne Aufpreis und in bester Qualität in Farbe. Ein nachfolgender OCR Prozess macht viele Dokumente auch ohne großen Indexierungsaufwand zugänglich. Außerdem sind Ihre Akten bei uns in besten Händen und vor allem: SICHER. Wir sind Datenschutz-zertifiziert und lassen unsere Produktionsräume rund um die Uhr überwachen.

SCANNEN DER TÄGLICH EINGEHENDEN PERSONALBEZOGENEN POST
Ist die Überführung der vorhandenen Papierakten in die digitale Personalakte erfolgt, muss jedes Papierdokument der Tagesablage eingescannt und zugeordnet werden. Je nach Aufkommen lohnt es sich auch hier ein Dienstleistungsunternehmen einzusetzen. Sollte Ihr Personal-Management-System über keinen integrierten Scan-Client verfügen oder Ihr tägliches Aufkommen zu hoch für interne Ressourcen sein erledigen wir auch diese Arbeit zuverlässig und professionell.

INDEXIERUNG / DATENERFASSUNG
Sollte eine Zuordnung nicht schon über Register erfolgt sein oder diese Zuordnung nicht ausreichend sein muss eine Indexierung einzelner Dokumente erfolgen. Vertragsunterlagen, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, medizinische Dokumente und Beurteilungen müssen auch im Digitalen getrennt abgelegt sein.

ARCHIVIERUNG UND ZUSAMMENFÜHRUNG DIGITALER DOKUMENTE
Wir generieren verschiedenste Output-Formate. Gerne unterstützen wir Sie auch beim Import in Ihr Personal-Management-System.