Für viele Firmen ist es eine Herausforderung die Masse an Eingangspost schnell und lückenlos an den richtigen Empfänger weiterzuleiten. Dies gilt für Papierbelege ebenso wie für elektronische Dokumente (z.B. E- Mails und Faxe). Besonders bei Anfragen und Bestellungen muss aber eine zeitnahe Bearbeitung gewährleistet sein.

IN DER REGEL LÄUFT DIE BEARBEITUNG DER EINGANGSPOST IN ETWA SO AB:

» Vorsortieren und Öffnen der Briefumschläge

» Sortierung nach Dokumentenart (z.B. Rechnungen, Bestellungen, Anfragen etc.)

» Analyse von allgemeinen Faxen und E-Mails mit anschließender Weiterleitung

In den Abteilungen werden Dokumente oft kopiert, doppelt gesichtet und auch doppelt abgelegt. Je nach Dokumentenart werden dann die Inhalte in verschiedene Applikationen zur Weiterbearbeitung eingegeben, wie z. B. bei Bestellungen oder Rechnungen.

DIGITAL BEDEUTET SCHNELLIGKEIT, ZUVERLÄSSIGKEIT UND KOMFORT

Die Digitalisierung der Eingangspost ermöglicht ein effizientes Be- und Verarbeiten von Dokumenten. Das Vorsortieren, Qualifizieren, Einscannen und Weiterleiten von Dokumenten geschieht an einer zentralen Stelle.

Wenn die Digitalisierung von Eingangspost im Arbeits-Prozess an erster Stelle steht, können alle folgenden Schritte in kürzester Zeit und wesentlich präziser durchgeführt werden.

» Die tatsächliche Verteilung der Post an den Sachbearbeiter erfolgt digital und dadurch zum großen Teil vollautomatisch und schnell

» Das Suchen bzw. Finden von Dokumenten wird zum Kinderspiel und erfolgt ebenfalls per Mausklick

» Die Zuordnung von Dokumenten zu Projekten, Vorgängen oder Kunden-Adressen erfolgt ebenfalls per Mausklick oder automatisch

» Alle Dokumente sind vor unberechtigtem Zugriff geschützt und können von berechtigten Personen trotzdem in Sekundenschnelle gefunden werden

Untersuchungen haben ergeben, dass der durchschnittliche Zeitaufwand für die Suche nach einer Papier-Akte die Suche nach einer digitalen Akte um das 10-fache übersteigt. Durch intelligente Softwaresysteme ist es heutzutage möglich bestimmte Dokumenten-Inhalte vollautomatisch zu erfassen und den Beleg entsprechend zuzuordnen und abzulegen. Zum Beispiel können Rechnungen mit äußerst geringem manuellen Aufwand erfasst und verbucht werden. Auch die digitale Personalakte und die automatisierte Erfassung von Bestellungen und Umfragen ermöglicht der digitale Posteingang.

So funktioniert der digitale Posteingang:

  DAS ARBEITEN MIT DIGITALEN DOKUMENTEN HAT FOLGENDE VORTEILE

» Kostenreduzierung durch Einsparung von Lagerfläche und Personal

» Zeitersparnis bei der Weiterleitung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten (siehe Dokumenten-Workflow)

» Zufriedenere Kunden durch schnellere Bearbeitungszeiten

» Konzentration auf das Kerngeschäft

Das Outsourcen der digitalen Postbearbeitung macht Sinn! Unsere Erfahrungen als Scandienstleister gewährleisten eine effektive und kostengünstige Abwicklung solcher Projekte.