Wir verstehen unter Dokumentenmanagement die Prozesse für Verwaltung, Ablage, Workflow und Vernichtung von allen in Unternehmen anfallenden Dokumenten. Wir beziehen uns dabei hauptsächlich auf das elektronische bzw. digitale Dokumentenmanagement, denn eine reine Verwaltung von Schriftgut ist heutzutage bei weitem nicht mehr ausreichend. Der häufig verwendete Begriff DMS steht für Dokumenten-Management-System. Mithilfe solcher Systeme werden elektronische Dokumente datenbankgestützt verwaltet und organisiert. Durch die Verwendung von Datenbanken und aufgrund der Leistungsfähigkeit moderner Computer ist die Organisation sehr großer Informationsmengen umsetzbar.

DOKUMENTENMANAGEMENT  KANN FOLGENDE LÖSUNGEN ENTHALTEN:

» Digitalisierung: Scannen von Papierdokumenten

» Archivierung: elektronische Ablage eingescannter und elektronisch erzeugter Dokumente

» Dokumenten-Workflow: Weitergabe, Kopie, Zugriffsberechtigung und Dokumenten-Historie

» Informationsmanagement: Dokumentation und festhalten von Information

» Kommunikations-Management: Telefonie, Faxe und mobiler Zugriff

WAS IST EIN ELEKTRONISCHES DOKUMENT?
Eine allgemeine Definition könnte lauten: ein elektronischen Dokument ist eine in einem EDV-System abgelegte Datei, die Information beinhaltet. Hierzu gehören neben Scans auch digital vorliegende Faxe, MS Office Dateien, Datenbankauszüge, Tabellen, usw.

Bei elektronischen Dokumenten muss zwischen Bild-Dateien, also zuvor eingescannten Papierdokumenten, und bereits digital erstelllten Dokumenten unterschieden werden. Erstere werden als NCI (non coded Information) bezeichnet, letztere als CI (coded Information). OCR ist eine Möglichkeit der Informationsextraktion aus eingescannten Dokumenten. Elektronische Dokumente müssen des Weiteren bezüglich der Verwaltung unterteilt werden in dynamische Dokumente, also Dokumente, die laufend überarbeitet werden und in Benutzung sind und reine Archivdokumente, also Dokumente, auf die in der Regel kein Zugriff erfolgt und die lediglich abgelegt und aufbewahrt werden müssen. Außerdem werden digitale Dokumente hinsichtlich der Punkte Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung), Erstellung (Absender, Ersteller, Autor) und Nutzung (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter) dokumentiert, was sich bei physischen Dokumenten wesentlich schwieriger gestaltet.

SCANNEN | ARCHIVIEREN | RECHERCHIEREN

Papierdokumente können durch moderne Scanner schnell und einfach digitalisiert werden. Eine ins System integrierte OCR-Software sorgt für eine vollautomatische Auslesung vorhandener Texte aus den erzeugten Bild-Dateien und macht somit den Inhalt der elektronischen Dokumente verfügbar. Über die Volltextsuche können so auch eingescannte Dokumente ohne aufwendige Indexvergabe in kürzester Zeit recherchiert werden.

DOKUMENTE ORGANISIEREN
In DOCUframe® können nicht nur gescannte Dokumente abgelegt werden, sondern auch ausnahmslos alle Formen von elektronischen Dokumenten wie beispielsweise Faxe, E-Mails, Vorgänge, Sprachdateien, usw. Diese können nach entsprechenden Suchkriterien wie Titel, Rechnungsnummer, Datum, Fax-Absender, E- Mail Adresse etc. gefunden werden. Ebenfalls ist eine Zuordnung jedes Dokuments zu bestimmten Stammdaten wie zum Beispiel Firma, Artikel, Vorgangsnummer etc. möglich. Dokumente werden in DOCUframe® nicht einfach in einem unsicheren File-System abgelegt, sondern sind in einer Datenbank revisionssicher nach gesetzlichen Vorgaben archiviert. Die Bearbeitung vieler verschiedener Dateiformate, wie z.B. MS Office-Dateien, ist aus  DOCUframe® heraus möglich. Die Dateien werden in ihrem ursprünglichen Format aufgerufen und können versionskontrolliert bearbeitet werden. Dadurch, dass DOCUframe® mit verknüpften Objekten arbeitet (alle Dokumente werden nur einmal physikalisch in der Datenbank gespeichert), werden nicht nur die Kosten für Speichermedien reduziert, sondern es wird auch sichergestellt, dass alle Mitarbeiter immer mit der aktuellsten Dokumentenversion arbeiten.

VORGÄNGE ERSTELLEN | PROJEKTE VERWALTEN
Die Verwaltung von kunden- und projektbezogenen Abläufen (Verkaufs-Projekte, Dienstleistungen, Hotline- Support, Wartungsverträge etc.) kann mit DOCUframe® effektiv umgesetzt werden. Ohne großen Zeitaufwand werden Vorgänge und Projekte erfasst und dokumentiert. Durch das integrierte CRM-Modul (Customer Relationship Management) steht eine leistungsfähige Adress-Datenbank zur Verfügung, die alle notwendigen Informationen zu Kunden und Interessenten über individuell programmierbare Masken und Dialoge darstellt. Auf sehr einfache Weise können Direkt- oder Telemarketing-Aktionen gestartet werden. Das Festhalten und die Nachbearbeitung  der Ergebnisse erfolgt genauso koordiniert wie bei Kundendienst-Vorgängen oder der Reklamationsbearbeitung. Die Vorgänge werden protokolliert, ausgewertet und können projektbezogen abgerechnet werden. Durch das Programmieren von Kontroll-Automatismen kann der Erfolg einer Aktion schnell und effektiv geprüft werden. Dadurch wird die Vertriebstätigkeit der Mitarbeiter transparent und effizient.

DOKUMENTEN-WORKFLOW
DOCUframe® ermöglicht die automatisierte Weiterleitung und Bearbeitung von Dokumenten. Das System ist nahezu unbegrenzt und kann programmiertechnisch mit verhältnismäßig geringem Aufwand den Besonderheiten und Gewohnheiten eines Unternehmens und dessen internen Abläufen angepasst werden. Eine Besonderheit des Systems ist das ausgereifte Eskalationsmanagement. Sobald die vorgegebene Bearbeitungszeit eines Dokuments oder eines Vorgangs überschritten wird, erhält der entsprechende Verantwortliche eine Meldung.