Wir nutzen zum Digitalisieren von Papierakten bis DIN A3-Format Hochleistungs-Scanner mit modernster Kamera-Technologie. Alle in der Produktion eingesetzten Scanner sind mit drei Ultraschall-Sensoren zur zuverlässigen Erkennung von Doppelblatteinzügen ausgestattet. Weitere Sensoren zur automatischen Erkennung von Papierformat und Schrägeinzügen sorgen für höchste Sicherheit und Qualität bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente. Mit einem  potentiellen Tagesdurchsatz von bis zu 70.000 Blatt (DIN A4) sind wir auch für kurzfristige Großaufträge bestens gerüstet!

PAPIERAUFBEREITUNG

Die scangerechte Aufbereitung von Papierdokumenten ist eine der Grundvoraussetzungen für einen fehlerfreien Digitalisierungsprozess. Unsere erfahrenen Sortierkräfte erledigen für Sie zuverlässig das Entfernen  von Heft- /Büroklammern, Knicken und Haftnotizen. Unlesbare Belege werden aussortiert oder gestempelt, großformatige oder versiegelte Dokumente werden durch Barcodes markiert und an Plan- bzw. Buchscannern digitalisiert. Selbstverständlich werden alle Dokumente auf Wunsch nach dem Scan-Prozess in den entsprechenden Ordner rücksortiert.

DOKUMENTENTRENNUNG

Normalerweise sind in einem Aktenordner verschiedene Dokumente abgelegt. Wir haben verschiedene Workflows zur zuverlässigen Trennung Ihrer Dokumente entwickelt. Von der Trennung durch Einlegen von Leitbelegen über die Separation durch Nacherfassung bis hin zur Vorerfassung in Kombination mit Barcodeaufklebern.

LEERSEITENENTFERNUNG

Die Entfernung von leeren Seiten bzw. Seiten ohne Inhalt erfolgt meist vollautomatisch. Bei einigen Dokumenten ist ein automatisiertes Löschen jedoch nicht möglich. Hierzu zählt unter anderem Durchschlagpapier, das viele Unternehmen beispielsweise bei Lieferscheinen verwenden. Auch die Images verschmutzter Rückseiten können nicht softwaretechnisch aus dem Stapel gelöscht werden und erfordern eine manuelle Nachbearbeitung.

LIEFERFORMAT

Wir liefern jedes gewünschte Output-Format sowohl für alle Bilddateien als auch für erfasste Indices. Natürlich beraten wir Sie gerne bezüglich des für Sie sinnvollen Datenformats.

Wir scannen Bücher, Zeitschriften, Kataloge und alle weiteren Printmedien. Je nach Art und Empfindlichkeit werden verschiedene Verfahren zur Digitalisierung angewendet.

STAPELVERFAHREN MIT SCHNEIDEN DES BUCHRÜCKENS

Bücher, Zeitungen und Zeitschriften können ebenfalls im Stapelverfahren und damit vergleichsweise preisgünstig eingescannt werden. Voraussetzung für das Batch-Verfahren allerdings ist, dass der Rücken der Schriftstücke abgetrennt werden darf. Wir nutzen dieses Verfahren insbesondere wenn der Inhalt eines nur in Papierform vorhandenen Buches digital verfügbar gemacht werden muss (z.B. zur Neuauflage oder zum Anbieten der Texte im Internet).

SCANNEN OHNE SCHNEIDEN DES BUCHRÜCKENS

Hardcover-Bücher und sehr alte Schriften können nicht ausschließlich mit Einzugs-Scannern digitalisiert werden und verursachen deshalb einen deutlich höheren Zeitaufwand. Bei sehr alten Zeitungen und historischen Beständen werden Buchscanner eingesetzt. Um den Buchrücken von sensiblen Schriften zu schonen verwenden wir spezielle Buchscanner, durch deren Anlege-Kante ein Buch um nur ca. 90 Grad aufgeklappt werden muss.

SCANNEN BEI ZEITSCHRIFTEN MIT KLAMMERBINDUNG

Liegt eine Klammerbindung vor, ist es bei unserem Verfahren nicht nötig den Heftrücken abzutrennen, Ihre Original-Ausgaben bleiben vollständig erhalten. Unsere sehr schonende und gleichzeitig schnelle Methode zur Digitalisierung und Archivierung von Zeitschriften, Heften und Broschüren eignet sich sowohl für private Sammlungen als auch für Verlage und Bibliotheken.

Wir Digitalisieren technische Zeichnungen, Pläne, Poster, Landkarten, etc. in herausragender Qualität!

FOTOS

Während des Scannens erfolgt bei Bedarf eine automatisierte Staub- und Kratzerentfernung. Allerdings ist die automatisierte Bildverbesserung bei Härtefällen oft nicht ausreichend. Unsere Photoshop-Profis übernehmen gerne manuelle Retusche-Arbeiten aller Art. Wir liefern Ihre digitalisierten Fotos in der Auflösung, Qualität und Größe, die sich für Ihre Zwecke eignen.

DIAS | MIKROFILME | MIKROFICHE

Wir verarbeiten gerahmte Dias und digitalisieren diese mit einer Auflösung bis zu 7200 dpi. Staubspuren und Kratzer werden soweit möglich über Bildbearbeitungs-Filter entfernt. Sollte das nicht ausreichend sein können die Bilder manuell nachbearbeitet werden. Auf diese Weise können auch Belichtungs- und Farbfehler behoben, die Ausrichtung korrigiert und Ränder zuverlässig entfernt werden. Wir digitalisieren 16 mm und 35 mm Mikrofilme und Mikrofiche in allen Formaten.

Um sicherzustellen, dass keine Akten verlorengehen und alle Dokumente lückenlos digitalisiert werden, nutzen wir folgende Mechanismen:

	Wenn möglich werden alle Ordner/Akten vor dem Transport mit Barcode-Aufklebern versehen – jede Akte erhält eine eindeutige Nummer nach einem fest vorgegebenen Standard. Werden die Akten in Kartons transportiert erhalten auch diese jeweils eine eindeutige ID. Es wird also bereits vor dem Entfernen der Akten exakt festgehalten, welche und wie viele Akten in welchen und wie vielen Kartons abtransportiert werden.
	Bei Ankunft der Akten bei DOCUBYTE findet eine Wareneingangskontrolle statt. Sollten während des Transports Akten oder Kartons entfernt worden sein, fällt dies in jedem Fall auf! Auf Wunsch verwenden wir abschließbare Container für den Transport.
	Wir haben jederzeit volle Kontrolle über den Verarbeitungs-Stand jeder einzelnen Akte. Unser Produktions-System zeichnet sekundengenau auf, wann welche Akte eingegangen, aufbereitet, in Einzeldokumente aufgetrennt, eingescannt, ausgegeben, rückgeliefert und vernichtet wurde. Es wird außerdem standardmäßig festgehalten welche Mitarbeiter an der Verarbeitung einer Akte mitgewirkt haben.
	Unsere Hochleistungs-Scanner sind allesamt mit Ultraschallsensoren zur zuverlässigen Erkennung von Doppelblatteinzügen ausgestattet – werden zwei oder mehr Blätter gleichzeitig eingezogen, stoppt der Scanner sofort.
	Da wir nur modernste Geräte einsetzen ist es uns möglich alle Dokumente ohne Aufpreis in Farbe zu scannen – Informationsverluste aufgrund von schwarz-weiß-Wiedergabe gehören der Vergangenheit an. Eine nachträgliche PDF-Kompression sorgt bei Bedarf für kleine Dateigrößen.
	Wir scannen ohne Aufpreis alle Dokumente grundsätzlich im Duplex-Modus, d.h. Vorder- und Rückseite eines jeden Blattes werden gleichzeitig abgelichtet. Damit ist sichergestellt, dass auch schwach beschriftete Rückseiten nicht gelöscht werden.
	Jede gescannte Seite wird am Bildschirm angezeigt und unterliegt damit einer Sichtkontrolle durch den Scan-Operator; Fehler wie Striche im Image durch verschmutzte Scheiben oder fehlerhaft ausgegebene Bilder werden erkannt und unmittelbar behoben.
	Das nachgelagerte Löschen leerer Rückseiten geschieht nicht vollautomatisch und wird einer Qualitätskontrolle unterzogen.
	Bei allen Projekten finden stichprobenartig durchgeführte Qualitätskontrollen der gescannten Images statt.
	Akten-Rücklieferungen werden genauestens dokumentiert, unsere Kunden erhalten per Lieferschein eine exakte Auflistung der zurückgelieferten Kartons und Akten.
	Alle Datenverarbeitungs-Räumlichkeiten sind durch eine moderne Alarmanlage vor Einbruch geschützt.
	Für uns hat der Schutz Ihrer Daten oberste Priorität - DOCUBYTE besitzt ein Datenschutz-Zertifikat (siehe Datenschutz), alle Mitarbeiter sind dem Datenschutz verpflichtet und werden regelmäßig geschult.