Denken Sie in den vergangenen Jahren immer häufiger an das papierlose Büro? Zieht Ihr Unternehmen bald um? Oder wird Ihre Firma demnächst ein Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem einführen? Dann haben Sie sich wahrscheinlich im Internet kundig gemacht, wo der nächste Scan-Dienstleister sitzt. Aber Vorsicht: räumliche Nähe ist nicht das einzige und in vielen Fällen auch nicht das entscheidende Kriterium bei der Auswahl eines kompetenten Dienstleisters.
Im folgenden Artikel erläutern wir fünf Kriterien für Ihre Entscheidungsfindung bei der Auswahl eines Scandienstleisters.
Alle erforderlichen Services sollten aus einer Hand erbracht werden
Was sich in der Theorie einfach anhört, kann in der Praxis relativ komplex werden. Um größere Scanprojekte erfolgreich umzusetzen sind i.d.R. eine Vielzahl an Geräten, diverse Prozessschritte und eine ganze Menge Know-How erforderlich.
Oft erkennen Sie einen guten Scan-Dienstleister bereits während des Beratungsgesprächs.
- Reagiert der Dienstleister innerhalb von 24 Stunden auf Ihre Anfrage?
- Werden Sie tatsächlich umfassend beraten?
- Schlägt Ihnen Ihr Ansprechpartner eine kostenlose Probeverarbeitung vor?
Wenn Sie diese Fragen mit ja beantworten können, sind zumindest Grundvoraussetzungen für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit gegeben.
Auch das Thema Logistik ist wichtig.
- Unterhält das Unternehmen einen eigenen Transportdienst oder beauftragt es ein Subunternehmen?
- Stellt Ihnen der Dienstleister Archivkartons zur Verfügung?
- Wie stellt der Dienstleister sicher, dass der Aufenthaltsort jeder einzelnen Akte jederzeit bekannt ist (z.B. Akten-Tracking)?
Ein Scandienstleister sollte immer in der Lage sein sowohl gemischtes Beleggut bis DIN A3, als auch gebundene Dokumente und Großformate zu digitalisieren.
Außerdem sollte Ihr Dienstleister diese Leistungen erbringen:
- Bei Bedarf: Rücksortierung aller Belege in die Originalakte
- Qualifizierte elektronische Signatur nach dem Scannen
- Erfassung von definierten Indexwerten für eine spätere Datenbank-Recherche
- Qualitativ hochwertige Texterkennung für Volltextsuche
- Erzeugung von Index-Dateien im benötigten Format (z.B. XML, CSV, JPL, etc.)
- Datenschutzgerechte Vernichtung der Unterlagen nach Freigabe
Ihr Scan-Dienstleister sollte auch hohe Qualitätsansprüche erfüllen (können)
Seien Sie skeptisch, wenn Ihnen Farbscans nur gegen Aufpreis angeboten werden. Das kann ein Hinweis dafür sein, dass der Scan-Dienstleister veraltete Geräte im Einsatz hat. Das Scannen in Farbe ist heutzutage Standard. Es stehen diverse Komprimierungsmethoden zur Reduzierung der Dateigröße zur Verfügung. Je nach Qualität der Papierdokumente kann das Scannen in schwarz-weiß zu einem ernsthaften Qualitätsproblem führen. Gerade in Altarchiven finden sich sehr oft ausgebleichte Dokumente oder schlecht lesbare Kopien. Das bitonale Scannen solcher schlechten Belege führt entweder dazu, dass die Scanoperatoren viele Rescans machen müssen – was bedeutet, dass der Dienstleister ineffizient arbeitet oder sein Personal schlecht bezahlt. Oder aber es werden schlecht oder gar unlesbare Bilddateien ausgeliefert.
Erkundigen Sie sich bei Bedarf auch nach dem genauen Prozessablauf bezüglich Datenerfassung, Export und Datenübermittlung. Da die meisten verfügbaren DMS-Systeme auch eine Volltextsuche ermöglichen, empfiehlt es sich Bilder mit gedrucktem Text durch einen Texterkennungsprozess entsprechend zu erschließen. Diese Leistung sollte also im Angebot nicht fehlen. Je nach Qualitätsanforderungen sollten Sie sich nach den Verfahren zur Vermeidung von Fehlern erkundigen. Wird z.B. eine Doppelerfassung angeboten? Da sich erhöhte Qualitätsansprüche natürlich auch auf den Preis auswirken: erläutern Sie Ihre Vorstellungen möglichst eindeutig und fragen Sie nach, was der Dienstleister empfiehlt.
Bei der Auflösung eines Altarchivs werden meist größere Mengen pro Charge abgeholt. Das kann zu einem Problem werden, wenn Sie dringend Zugriff auf eine bestimmte Akte benötigen. Sie sollten daher unbedingt nachfragen, ob eine Ad-hoc-Digitalisierung im Angebot enthalten ist. Das bedeutet, dass der Dienstleister eine Akte innerhalb einer kurzen Zeitspanne verarbeitet und Ihnen das gescannte Dokument vorab digital zur Verfügung stellt. Optimalerweise ist das Unternehmen auch in der Lage eine Plattform zum Datenaustausch zur Verfügung zu stellen.
Der Scan-Dienstleister sollte Datenschutzmaßnahmen und Zertifizierungen vorweisen
Vertrauen ist gut, Nachweis ist besser. Wenn man hinter die Kulissen mancher Datenverarbeitungsunternehmen blickt, wird einem regelmäßig angst und bange. Machen Sie sich bewusst, dass Sie Mitverantwortung tragen und insbesondere personenbezogene Daten bestmöglich geschützt werden müssen.
Achten Sie aus diesem Grund darauf, dass es mindestens schriftliche Dokumente oder bestenfalls aktuelle Zertifikate in Bezug auf Datenschutz und Qualitätsmanagement gibt.
Fragen Sie auch, ob eine Besichtigung der Datenverarbeitungsräumlichkeiten möglich ist – unabhängig davon, ob Sie Zeit für einen Besuch haben oder nicht. Denn diese Frage sollte in jedem Fall mit ja beantwortet werden.
Im Vertrag sollten alle Verarbeitungsprozesse und Regelungen definiert sein
Abhängig davon, wie umfangreich Ihr Projekt ist bzw. wie regelmäßig die Verarbeitung stattfinden muss, sollten Sie mit Ihrem Scan-Dienstleister einen umfassenden Vertrag vereinbaren.
Viele Dinge müssen in jedem Fall schriftlich geregelt werden, beispielsweise durch die möglichst detaillierte Definition eines Service-Level-Agreements. Zu den wichtigen Dokumenten gehört in diesem Zusammenhang auch eine Verfahrensdokumentation. Darin sollten alle wichtigen Informationen, Prozessschritte und Beteiligte aufgeführt und beschrieben sein.
Das Angebot des Scandienstleisters sollte mit anderen vergleichbar sein
Der Preis alleine sollte zwar nicht das ausschlaggebende Kriterium bei der Auswahl Ihres Dienstleisters sein. Trotzdem empfiehlt sich natürlich die Einholung mehrerer miteinander vergleichbarer Angebote. Üblicherweise werden Scanservices mit einem Preis pro Seite abgerechnet.
Wichtig ist letzten Endes, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt. Ein hohes Datenschutzniveau, Qualitätsstandards und gutes Personal verursachen Kosten, sind aber gleichzeitig wichtige Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Scangeschäft.
