Das Papierlose Büro – 5 Gründe, die eindeutig dafür sprechen!

Viele Unternehmen, in denen das erste Mal das Wort „papierloses Büro“ die Runde macht, sind zunächst einmal hin- und hergerissen: Einerseits verspricht das papierlose Büro ein effizienteres und umweltfreundlicheres Arbeiten, gleichzeitig fürchten Mitarbeiter komplizierte Dokumentenmanagementsysteme – und dass das papierlose Büro vor allen Dingen zu einer Sparmaßnahme gerät.

Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten Gründe für ein papierloses Büro und verwandeln das vielgehörte „Dürfen wir noch drucken?“ in ein „Warum sollten wir noch drucken?“. Egal auf welcher Seite Sie stehen: Mit diesen fünf Argumenten wird es Ihnen leicht fallen, Ihren Chef oder Ihre Mitarbeiter von den Vorzügen des papierlosen Büros zu überzeugen.

1. Ein papierloses Büro bringt massive Zeitersparnisse und vereinfacht die Kommunikation enorm

 

Direkter Datenzugriff auf ein sauber angelegtes elektronisches Dokumentenarchiv gepaart mit den heutigen Möglichkeiten der digitalen Kommunikation verkürzt Kommunikationswege und kann helfen, Arbeit auch von der menschlichen Komponente her betrachtet angenehmer zu gestalten. Sofort ist dank einem eindeutigen elektronischen ID-Schlüssel jedes Dokument dort verfügbar, wo es gebraucht wird. Zusätzlich bietet sich das papierlose Büro auch vom Dokumentationsaspekt her an – im digitalen Office ist es einfach viel leichter, Arbeit zu dokumentieren und nachzuverfolgen ohne dabei eine Papierflut zu verursachen.

Weitere Informationen: Siehe unser vollintegriertes Software-Tool DOCUframe. Umfassend abgedeckt, wunderbar anpassbar. DMS/CRM/PM: Dokumente, Kunden, Projekte leichter modern & mobil managen!

Papier als Informationsträger ist gegenüber einem digitalen Dokumentenmanagement ein Hindernis für Produktivität im Büro. Denken Sie nur an folgende Punkte:

  • Handling / Druck (plus Bestückung & Wartung des Druckers)
  • Doppelablage / Archivierung
  • Informationsbereitstellung, -übermittlung, -verbreitung und -archivierung
  • Transportwege
  • Suchen & Finden
  • Zusammenarbeit / (globale) Kommunikation
  • Sicherheit
  • Bürokratie
  • Dokumentation
  • Knowledge-Management (Nachverfolgung von Änderungen/Ergänzungen)

Fazit: Schon in diesem ersten Argument der Zeitersparnis liegt enormes Überzeugungspotenzial. Um mit den vielfältigen Instrumenten des papierlosen Büros richtig umzugehen, ist zwar in der Regel eine kleine Schulung notwendig. Aufwand und Ertrag liegen jedoch in keinstem Verhältnis zueinander – Selbst die extensivste Schulung ist nach spätestens einer Woche wieder reingeholt:

Denn durchschnittlich erwirtschaften Unternehmen durch die Einführung eines papierlosen Büros einen Arbeitszeitgewinn von 67 Min./Tag pro Mitarbeiter!

2. Ein papierloses Büro und digitales Arbeiten gehen Hand in Hand

Wie viele Unternehmen kennen Sie, die tägliche Büroarbeiten nicht größtenteils digital erledigen? Ob Briefe, Projektplanung, Telefonieren oder Termine – die meisten Office-Arbeiten werden heutzutage digital ausgeführt. Ein papierloses Büro kommt dieser neuen, effizienteren Art zu arbeiten entgegen, indem auch die letzten Bastionen der papierbasierten Verwaltung durch digitale Archivierung und Cloud-basiertes Dokumentenmanagement intelligent ersetzt werden.

3. Die geeignete Infrastruktur für ein durch und durch reibungslos funktionierendes papierloses Büro existiert bereits

Mobil zu arbeiten ist für viele Berufsgruppen mittlerweile eine Selbstverständlichkeit und bringt viele Vorteile mit sich. Neue Übertragungstechnologien wie LTE (Long Term Evolution, ersetzt 3G), eine neue Generation von Endgeräten wie Tablet-PCs und moderne Kommunikations-Software wie Voice over IP (VoIP) haben dafür gesorgt, dass mobile Kommunikation 100% praktikabel geworden ist.

4. Cloud-Dienste erobern die Unternehmenswelt

 

Der Abruf von Nachrichten auf mehreren Endgeräten begann mit der E-Mail. Heute ist es möglich, Dokumente, Termine, Meetings und vieles mehr mit Kollegen online, weltweit gemeinsam zu erledigen- ein papierloses Büro ist immer öfter auch ein „Büro in der Wolke“. Dabei geht der Trend eindeutig hin zu „Software as a Service“, d.h. Software läuft nicht auf einem lokalen Rechner, sondern auf einem Server, der die „Datenwolke“ global und rund um die Uhr bereitstellt. Komplizierte Installationen teurer Software gehören damit der Vergangenheit an. Auch die laufenden Gebühren halten sich im Rahmen- inklusive automatischer Sicherheitsupdates und meist sehr gutem Kundenservice.

Weitere Informationen: siehe DOCUBYTE Online Archiv, die wunderbar einfach bedienbare Lösung für eine revisionssichere und automatisierbare digitale Dokumentenablage. Halten Sie weltweit Daten optimal geschützt auf deutschen Servern abrufbar- in 48 Stunden eingerichtet, kaum Anfangsinvestitionen erforderlich.

5. Kosteneinsparung und zufriedene Mitarbeiter durch flexible Arbeitsplätze im papierlosen Büro

 

Nicht nur Mitarbeiter im Außendienst sondern auch die internen genießen zahlreiche Vorteile bei einem flexiblen Arbeitsplatz im papierlosen Büro. So wird etwa die Zusammenarbeit von Teams verschiedener Niederlassungen einfacher. Auch hier zeichnet sich ein Trend ab: Große Unternehmen wie Siemens oder Vodafone gehen bereits dazu über, feste Arbeitsplätze abzuschaffen. Ein wichtiger Grund dafür sind die hohen Kosten für unbesetzte Arbeitsplätze.

Ein papierloses Büro ändert Arbeitsatmosphäre und -gewohnheiten, die neu gewonnene Flexibilität kann Innovation und Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern. Auch das Home-Office ist heute in vielen Unternehmen etabliert. Besonders für die bestqualifiziertesten jungen Mitarbeiter und auch natürlich Mütter sind Home-Office Möglichkeiten immer öfter ein wichtiges Zusagekriterium. Modelle wie das Shared Office zeigen, dass sich Teams auch ohne festen Arbeitsplatz persönlich treffen können. Ein digitales Dokumentenmanagement ist bei so einer Arbeitsweise allerdings unerlässlich.

Wenn Sie sich in Ruhe all diese Vorteile betrachten, werden Sie merken, dass ein papierloses Büro gerade für erfolgreiche und gut funktionierende Unternehmen in diesen Tagen keine Option mehr, sondern fast schon ein Muss darstellt.