Scanservice auf höchstem Niveau durch Prozess-Management und moderne Technik

Garantierte Sicherheit und Qualität

Um beim Scanservice eine lückenlose Aktendigitalisierung in bester Qualität zu gewährleisten, haben wir diverse Sicherheits-Mechanismen und Verfahren implementiert. Unser Hauptaugenmerk beim Akten scannen liegt nicht nur auf Effizienz, sondern insbesondere auch auf Datenschutz und Qualität. Denn ohne einen hohen Qualitätsanspruch beim Scannen Ihrer Dokumente können auch die dem Scanservice nachfolgenden Prozesse wie die digitale Archivierung oder die Nutzung der digitalen Belege in einem Dokumentenmanagementsystem nicht zum Erfolg führen.

  • Verpackung & Akten-Transport vor dem Scannen
  • Akten-Tracking & Dokumenten-Workflow
  • Professionelle Dokumententrennung vor der Aktendigitalisierung
  • Scandienstleistung in bester Qualität durch Farb-Images
  • Moderne Scanner mit Doppelblatt-Einzugskontrolle
  • Digitale Dokumente durchsuchbar machen
  • Dokumente scannen und indexieren
  • Platzhalter für heterogenes Scan-Material
  • Scandienstleistung mit zertifiziertem Datenschutz

Aktentransport vor dem Scanservice

Um sensible Akten in kleinen wie auch großen Mengen vor Verlust zu schützen, unterhalten wir in Verbindung mit unserem Scanservice einen eigenen Transportdienst. Speziell angefertigte Archiv-Kartons oder – bei erhöhten Sicherheitsanforderungen – verschließbare Metallbehälter lassen sich per Akten-Tracking lückenlos nachverfolgen. Bei höchsten Sicherheitsanforderungen werden alle Akten bereits im Archiv des Kunden mit jeweils eindeutigen Barcode-Labels versehen (siehe auch Akten-Tracking), danach verpackt und direkt nach dem Wareneingang bei DOCUBYTE auf Vollständigkeit geprüft. Diese Vorgehensweise ermöglich bei Bedarf auch den vorzeitigen Zugriff auf noch nicht vollständig digitalisierte Akten.

Details zur Logistik

Aktentracking und Workflow

Unser Produktions-System zur Überwachung Ihres Digitalisierungsauftrags bei DOCUBYTE ist einmalig und wird permanent weiterentwickelt. Wir sprechen von „Akten-Tracking“ bzw. Akten-basiertem Scanservice. Basis dieses Systems sind standardisierte Barcode-Aufkleber oder Deckblätter, die jede einzelne Akte eindeutig kennzeichnen und bei jedem Arbeitsschritt mit Barcode-Pistolen in die Software eingegeben werden. Auf diese Weise lässt sich jederzeit nachvollziehen wie viele und Akten welcher Art zu welchem Zeitpunkt eingegangen sind und wie der aktuelle Bearbeitungsstatus des gesamten Projekts oder einer bestimmten Akte ist.

Details zum Aktentracking
0

Scanservice mit perfekter Dokumententrennung

Insbesondere wenn digitale Dokumente versioniert werden oder ein softwaregesteuerter Workflow auf Dokumenten-Ebene installiert wurde, müssen Akten vor dem Scannen in Einzeldokumente aufgetrennt werden. Je nach Anforderung und Beleggut setzen wir verschiedene Methoden zur Trennung von Papierdokumenten ein. Die Trennung einzelner Registerblätter wird meist durch sog. Leitbelege (z.B. Patchcode-Blätter) realisiert. Einzelne Dokumente können druch Barcode-Blätter oder (bei geringem Seitenumfang pro Dokument) durch Barcode-Aufkleber während der Belegaufbereitung zur Trennung vormarkiert werden. Durch diese präventive Vorgehensweise können sich unsere Mitarbeiter an Büroklammern oder der Tackerung orientieren und so die Zusammengehörigkeit einzelner Seiten zum jeweiligen Dokument besser feststellen. Die eingelegten Patch- oder Barcodes werden dann beim anschließenden Scanservice oder auch nach dem Scannen in einem serverbasierten Prozess ausgelesen. Dabei findet immer ein Abgleich zwischen der Menge und Bezeichnung der eingelegten Barcodes und der tatsächlich gescannten bzw. erkannten Barcodes statt. Auf diese Weise können Fehler bei der Erkennung zu 100% ausgeschlossen werden. Durch die Vielzahl an Möglichkeiten sind wir sehr flexibel und haben zahlreiche Scanservice-Projekte in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden erfolgreich umgesetzt.

Ordner Scannen ohne Informationsverlust

Da unsere Scanproduktion immer auf dem aktuellen Stand der Technik ist, können wir im Gegensatz zu anderen Scandienstleistern alle Dokumente in Farbe einscannen – uns zwar ohne Aufpreis. Das hat einen entscheidenden Vorteil gegenüber bitonalen Scanverfahren: eine Binarisierung (Konvertierung von Farbinformation, Helligkeits- und Grauabstufungen in schwarz-weiß) ist grundsätzlich immer mit einem gewissen Informationsverlust verbunden. Bei Farbscans hingegen werden selbst farbige Logos und Markierungen im digitalisierten Dokument wiedergegeben. Weil die Dateigrößen dadurch zunehmen, setzen wir auf Wunsch zusätzlich ein spezielles PDF-Hochkomprimierungs-Verfahren ein (siehe auch Datenausgabe) – ebenfalls vollständig ohne Mehrkosten. Dieses Extra an Leistung kann nicht jeder Scandienstleister anbieten.

Details zur Datenausgabe

Akten Scannen mit Doppelblatt-Einzugskontrolle

Alle bei der Aktendigitalisierung eingesetzten Produktions-Scanner sind mit drei Ultraschallsensoren zur sicheren Erkennung von Doppelblatteinzügen ausgestattet. Durchlaufen mehrere Blätter gleichzeitig den Einzugsschacht des Scanners, stoppt das Gerät unmittelbar und fordert den Scanoperator zur Lösung des Problems auf. Durch bedarfsgerechtes Konfigurieren dieser Sensoren ist es uns möglich, auch bei stark gemischtem Beleggut eine lückenlose Aktendigitalisierung zu garantieren.

Dokumentenscans mit Volltextsuche

Nicht nur farbige Markierungen bleiben in der digitalen Akte erhalten. Auch der abgedruckte Inhalt Ihrer Dokumente wird in einem software-gesteuerten Texterkennungsprozess für eine Volltextsuche verfügbar gemacht. Sie erhalten im Ergebnis kleine Dateien im PDF-Format mit Farbinformation, die nach Stichworten durchsuchbar sind. Selbstverständlich ist gegen Aufpreis auch eine manuelle Korrektur der Ergebnisse möglich, wenn Sie z.B. Textbausteine aus Dokumenten kopieren und für neue Versionen verwenden möchten.

Details zur Texterkennung

Indexierung gescannter Akten

Wenn die Volltextsuche durch Texterkennungsverfahren nicht ausreichend ist – z.B. im Fall von vielen handschriftlichen Informationen – dann ist eine professionelle Indexierung der gescannten Dokumente sinnvoll. Unsere erfahrenen Typisten erfassen beispielsweise Aktenzeichen, Teilenummern, Klientennamen, Kundennummern, Personalnummern, Kennzeichen und viele andere Begriffe, die Sie anschließend im digitalen Archiv spielend einfach und schnell per Knopfdruck finden.

Details zur Datenerfassung

Platzhalter-System für Pläne, Urkundenscans und Datenträger

Großformatige Pläne und Zeichnungen, Urkunden mit Siegel, sonsige gebundene Originale und eingelegte Datenträger wie CDs können einen reibungslosen Scanprozess verhindern, da eine Akte physisch aufgetrennt und an verschiedenen Scannern digitalisiert werden muss. Wir haben dieses Problem durch ein Barcode-gesteuertes Platzhalter-System gelöst, das bereits bei der Belegaufbereitung zum Einsatz kommt. Durch dieses System ist sichergestellt, dass keine herausgetrennten Aktenteile verloren gehen und jeder Ordner bei Bedarf wieder in die exakte Ursprungsform zurückversetzt werden kann. Gleichwohl entspricht die Reihenfolge der einzelnen Seiten in der digitalen Akte dem Original.

Sicherer Scanservice mit Datenschutz-Zertifizierung

Unsere Produktionsräumlicheiten sind allesamt durch eine moderne Alarmanlage, Videoüberwachung und Rauchmelder geschützt. Durch die Vielzahl an einsatzbereiten Geräten können wir einzelne Ausfälle ohne Probleme kompensieren. Es erfolgt täglich eine Datensicherung. Zudem sind sowohl unser Rechenzentrum als auch das Firmennetzwerk durch Servervirtualisierung, Netzwerkvirtualisierung, starke Firewalls und ein strenges Rechtesystem bestens geschützt. Da das Thema Datenschutz für uns einen besonderen Stellenwert einnimmt können Sie auf einer eigenen Seite mehr dazu lesen.

Details zum Datenschutz