Aktendigitalisierung in verschiedensten Formaten und Strukturen

Dateiformate beim Scanservice

Wir scannen Bücher und Dokumente in jedes gewünschte Format und setzen gerne auch individuelle Wünsche um. Auch das Erstellen von spezifischen Index-Dateien für den Import in Ihr Dokumentenmanagement-System ist für DOCUBYTE eine Routineaufgabe. Bei Aktenscans erhalten Sie auf Wunsch bei der Datenübermittlung eine umfangreiche Excel-Checkliste mit allen wichtigen Informationen. Wenn Sie sich mit den verschiedenen Formaten nicht auskennen beraten wir Sie gerne!

Ausgabeformate:

PDF

TIFF

JPEG

RAW

Kompressionsverfahren:

CCITT Fax 4

Mixed Raster Content

LZW

JPEG2000

Komprimierungsmethoden bei der Aktendigitalisierung

Insbesondere bei farbig gescannten Images können große Datenmengen entstehen. Um dennoch digitale Dokumente mit vernünftigen Dateigrößen liefern zu können, setzen wir verschiedene Kompressionsverfahren ein.

JPEG und JPEG2000 sind die wohl bekanntesten und verbreitetsten Verfahren zur Reduzierung der Dateigrößen bei Farbscans. Beim Scannen von Akten verwenden wir hauptsächlich verlustbehaftete Kompressionsverfahren, da die Unterschiede bei normalen Dokumentenscans kaum ins Gewicht fallen und sich die Datenmenge auf diese Weise erheblich reduzieren lässt.

Durch die sogenannte Mixed-Raster-Content Kompression (MRC) können in Farbe gescannte Dokumente bis auf die Größe von Schwarz-weiß-Scans reduziert werden. Dieses Verfahren ist allerdings nur für PDF möglich, da verschiedene Methoden zur Reduzierung der Dateigröße in Kombination angewendet werden. Der Vorteil: Farbinformationen gehen nicht verloren und die Dateigrößen können auf ein Minimum reduziert werden.

Schwarz-weiß Scans werden mit der CCITT Gruppe 4 Kompression auf bis zu ein Zwanzigstel der ursprünglichen Dateigröße verringert – und das ohne Qualitätsverlust. Die so entstehenden Images können nicht nur in PDF, sondern auch in das vielseitige TIF-Format eingebettet werden.

Scanservice – Ausgabestrukturen

Die im Folgenden beschriebenen Ausgabestrukturen sind die gängigsten Standards, die sich im Rahmen vieler Scanning-Projekte ergeben haben. Diese Art der Ausgabe ist insbesondere für die Archivierung der gescannten Dokumente im Dateisystem ohne eigenes Dokumentenmanagement-System (DMS) gedacht. Für Scanprojekte mit vorhandenem DMS programmieren wir selbstverständlich geeignete Schnittstellen für Dokumentenscans und die entsprechenden Indexwerte. Grundsätzlich sind wir in der Lage jede gewünschte Datenstruktur zu liefern.

(1) Akte = PDF

 

(2) Akte = Verzeichnis | 1 Dokument = 1 PDF

 

(3) Akte = Verzeichnis | Register = Verzeichnis | 1 Dokument = 1 PDF

(1) Akte = PDF

Pro Ordner / Akte wird eine durchsuchbare Multi-PDF-Datei erstellt. Die Dateibenennung erfolgt nach der Beschriftung auf dem Ordnerrücken oder nach Kundenvorgabe (vorheriges Bekleben mit Akten-Barcodes und Erfassung der entsprechenden Dateibenennung durch den Kunden erforderlich).

Optional können pro Registertrennblatt Lesezeichen in das PDF eingefügt werden. Dabei werden die Lesezeichen entweder fortlaufend nummeriert (automatisierte Variante) oder nach der jeweiligen Register-Beschriftung benannt (manuelle Datenerfassung erforderlich).

Scanservice Datenausgabe Variante 1

Einfache Struktur für Aktenscans

Scanservice Datenausgabe Variante 2

Aktenscans: Ausgabestruktur mit Dokumenten- oder Registertrennung

(2) Akte = Verzeichnis | 1 Dokument = 1 PDF

Pro Akte wird ein Verzeichnis (Ordner im Dateisystem) erstellt. Die Akten-Verzeichnisse werden nach der Beschriftung der jeweiligen Ordnerrücken benannt. Jedes Verzeichnis enthält jeweils die einzelnen Register oder Einzeldokumente in derselben Reihenfolge, in der diese auch im Papierordner abgeheftet waren. Die einzelnen Register / Dokumente werden mit einer fortlaufenden Nummer versehen und als durchsuchbare PDF-Datei ausgegeben.

Optional erfassen unsere Typisten von der Registerbeschriftung oder aus dem Inhalt der Dokumente einem jeweils aussagekräftigen Namen, der dann für die Benennung der einzelnen PDF-Dateien verwendet wird. Selbstverständlich ist es auch möglich definierte Indexwerte pro Dokument zu erfassen, wie z.B. Aktenzeichen, Teilenummern, Personalnummern, usw.

(3) Akte = Verzeichnis | Register = Verzeichnis | 1 Dokument = 1 PDF

Diese dritte Variante erfordert den höchsten Aufwand bei Dokumententrennung und Datenerfassung und wird deshalb nur selten angewendet.

Pro Akte wird ein Verzeichnis erstellt. Die Akten-Verzeichnisse werden nach der Beschriftung der jeweiligen Ordnerrücken benannt. Im Gegensatz zu Variante 2 wird in diesem Fall auch die Struktur von Registern als Verzeichnis abgebildet. Jedes Register-Verzeichnis wiederum enthält die entsprechend zugeordneten Dokumente. Diese Einzeldokumente werden wie bei Variante 2 mit einer fortlaufenden Nummer versehen und als durchsuchbare PDF-Datei ausgegeben.

Optional erfassen unsere Typisten sowohl die Registerbeschriftung auch aussagekräftige Dateinamen für die jeweiligen Dokumente.

 

Scanservice Datenausgabe Variante 3

Aktenscans: komplexe Ausgabestruktur mit Unterordnern und Dokumententrennung