Erfassung von Indexwerten in Verbindung mit Scandienstleistung

Bei der Indexierung geht es um die Erfassung von Stichworten, die ein Schriftstück und dessen Inhalt beschreiben. Ziel der Indexierung ist es, die Suche nach einem bestimmten Dokument innerhalb eines Systems zu ermöglichen. Bei DOCUBYTE unterscheiden wir zwei verschiedene Vorgehensweisen bei der Erfassung von Indexdaten, auf die nachfolgend näher eingegangen wird.

Anfrageformular

Beispiele für Indexwerte:

Akte: Beschriftung des Ordnerrückens / Akten-Registers

Dokument: Rechnungs-Nr. / Personal-Nr. / Datum / Teile-Nr. / etc.

Adresse: Vorname / Nachname / Geburtsdatum / PLZ / Straße / Ort

Datenerfassung ohne Scanservice

Bei der Vorerfassung findet die Indexierung vor dem eigentlichen Digitalisierungsprozess statt. Die Indexdaten werden also vom Original abgelesen und in eine Erfassungsmaske eingegeben. Die Papierakte, die später angefertigten Scans und die erfassten Daten werden über eine eindeutige Nummer miteinander verknüpft. Eine besondere Variante der Vorerfassung setzen wir bei Ordnerrücken ein: alle Ordner werden mit dem Rücken nach oben in Transportbehälter verpackt und mit Barcode-Labels beklebt (Akten-Tracking-System). Anschließend wird mit einem speziell angefertigten Scanner von oben ein hochauflösendes Foto der Ordnerrücken geschossen. Diese Fotos dienen als Basis für einen schnellen Erfassungsprozess. Durch diese Vorgehensweise können auch kurzfristige Anfragen nach Originalakten oder entsprechenden digitalen Dokumenten bedient werden. Die Vorerfassung von Akten oder Dokumenten wird gelegentlich auch von unseren Kunden genutzt, wenn die Erfassung vor Ort von Mitarbeitern der entsprechenden Abteilung durchgeführt werden soll. Auf Anforderung senden wir gerne entsprechende Barcode-Aufkleber zur Verknüpfung von Index und Papierakte.

Siehe auch Manuelle Datenerfassung

Manuelle Datenerfassung Indexierung

Indexerfassung mit Scandienstleistung

Datenerfassung vom digitalen Beleg

Nacherfassung bedeutet, dass alle Daten vom digitalen Dokument erfasst werden. Dieses Verfahren kommt bei den meisten Digitalisierungs-Projekten zum Einsatz, da eine (teil-) automatisierte Auslesung von Dokumentinhalten aus den zuvor produzierten Rasterimages mit Hilfe von OCR-Software möglich ist. Die Erfassung vom digitalen Dokument bringt zudem eine höhere Sicherheit und Qualität mit sich. Auch eine Doppelerfassung kann auf diese Weise elektronisch gesteuert und damit optimal umgesetzt werden. Durch diese Vorgehensweise ist außerdem die digitale Archivierung alle Dokumente möglich. Natürlich kann die Indexerfassung in diesem Fall erst nach dem Scan-Prozess stattfinden.

Siehe auch Scanservice

Output-Format und Schnittstellen

Indexwerte können in vielen verschiedenen Formaten und Strukturen übergeben werden. Unser Datenerfassungs-System erlaubt die passgenaue Ausgabe aller Indexwerte in jedem vorgegebenen Format. Kommt das DOCUBYTE Online Archiv oder das Dokumenten-Management-System DOCUframe zum Einsatz, brauchen Sie sich um Indexierung, Schnittstellenbeschreibung und Import nicht zu kümmern. Falls Sie Ihre Dokumente aber doch selbst erfassen möchten, können Sie das auch im Online-Archiv im Browserfenster über einen komfortablen Indexierungs-Client erledigen.

Details zum Online Archiv

Gängige Output-Formate sind z.B.:

  • CSV (Comma Separated Value)
  • TXT (diverse Trennzeichen möglich)
  • XML (Extensible Markup Language)
  • MS Excel

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