Digitale Archivierung schafft Platz und macht das Leben leichter!

Elektronische Archivierung verändert die Welt

Das Thema digitale Archivierung ist in aller Munde und viele Unternehmen nutzen bereits die Vorteile des digitalen Archivierens. Elektronische Archivierung bietet Ihnen zahllose Möglichkeiten eigene Ansprüche wie auch Ansprüche Dritter an ein funktionierendes Dokumenten-Management-System zu erfüllen. Früher war es nötig Akten und Dokumente umständlich in Papierform von A nach B zu transportieren. Heutzutage sind wichtige Informationen durch digitale Archivierungslösungen per Mausklick weltweit rund um die Uhr abrufbar. Es ist beispielsweise nicht mehr notwendig vor einer Geschäftsreise alle benötigten Dokumente zu sammeln. Ein funktionierender Internetzugang und eine passende Archivsoftware, die den Betrieb eines nutzerfreundlichen digitalen Archivs ermöglicht, reichen vollkommen aus. So können Sie jederzeit auf das passende Dokument zugreifen.

Revisionssichere Digitale Archivierung

Einer der Kernaspekte der digitalen Archivierung ist die Revisions- und Beweissicherheit. Zum Thema Beweissicherheit ist mit einer Studie der Universität Kassel gezeigt worden, dass der eingescannte Beleg vor Gericht meist dasselbe Gewicht hat wie ein originaler Papierbeleg. Daher können Sie dank digitaler Archivierung in den meisten Fällen sicher sein, selbst im Falle eines Gerichtsverfahrens auf Knopfdruck die passenden digitalen Belege zur Hand zu haben. Revisionssicherheit ist gewährleistet, wenn ein Dokument unveränderbar im digitalen Archiv abgelegt wird. Während manche Dokumente i.d.R. nicht geändert werden – beispielsweise Eingangsrechnungen – kann es bei anderen Unterlagen wie etwa Verfahrensanweisungen sinnvoll sein, Änderungen zuzulassen. Dank automatischer Versionsverwaltung in den meisten DMS-Systemen – denn Revisionssicherheit impliziert wie gesagt die Nichtveränderbarkeit eines einmal abgelegten Dokuments – bleibt alles jederzeit nachvollziehbar.

Digitale Archivierung mit Revisionssicherheit

Revisionssichere digitale Archivierung wird für die Verwaltung von Unternehmen zunehmend wichtiger

Elektronische Archivierung erhöht die Produktivität

Die Kosten von digitaler Archivierung und physischer Papierarchivierung unterscheiden sich deutlich

Digital Archivieren und Kosten senken

Digitale Archivierung kann Ihr Unternehmen deutlich produktiver machen, denn Ihre Mitarbeiter können diverse Automatismen der eingesetzten Archivierungssoftware nutzen und dadurch eine Menge Zeit sparen. So lassen sich beispielsweise Dokumente digitalisieren und sofort mit der richtigen Kategorisierung in das digitale Archiv laden. Mit Hilfe moderner Texterkennungssoftware wird eine Volltextsuche im digitalen Archiv auch bei eingescannten Dokumenten möglich. So ist das elektronische Archiv nach verschiedensten Kriterien durchsuchbar und Dokumente werden schnell gefunden. Der Zeitaufwand für das Finden einer Information sinkt gegenüber einer papierbasierten Ablage enorm. Werden digitales Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung miteinander kombiniert, ergibt sich ein nahezu unschlagbarer Wettbewerbsvorteil gegenüber konkurrierenden Unternehmen.

Qualifizierte Elektronische Signatur

Zusätzliche Sicherheit bei der elektronischen Archivierung schafft die digitale Signatur, die sich zunehmend durchsetzt und die digitale Archivierung sowohl in der staatlichen Verwaltung als auch für Unternehmen vereinfacht. Denn eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt gemäß dem deutschen Signaturgesetzt die nötige Schriftform bei Rechtsgeschäften. Damit löst die digitale Signatur die bisher als unangetasteter Standard geltende händische Unterschrift in zunehmendem Maße ab.

Digitale Archivierung mit elektonischer Signatur

Eine digitale Signatur kann heutzutage die händische Unterschrift ersetzen. Wer auf Nummer sicher gehen möchte setzt auf die qualifizierte elektronische Signatur.

Digitale Archivierung und Datensicherheit

Bei DOCUBYTE sind nicht nur Papierdokumente gut geschützt. Unsere Archivierungslösungen schützen auch digitale Dokumente vor Datenverlust.

Digitale Archivierung & Datensicherheit

Durch digitale Archivierung oder ein zentrales Dokumenten-Management-System erreichen Sie zwei Ziele gleichzeitig: Datensicherheit und Datenredundanz. Hohe Datensicherheit wird erreicht, indem eine zentrale Datenspeicherung auf virengeschützten Servern an deutschen Standorten erfolgt. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept verhindert unbefugte Einsichtnahme und Manipulation wichtiger Dokumente. Digitale Archivierung sorgt zudem auf einfache Weise dafür, dass Sie immer über eine Sicherungskopie Ihrer Dokumente verfügen. Diese Datenredundanz ist wichtig: denn Papier kann allzu leicht zerstört werden durch Feuer, Wasser oder schlicht durch Verlust.

Fazit: Digitale Archivierung ist Pflicht für zukunftsorientierte Unternehmen

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Die richtige Archivierungs-Lösung für Ihr Unternehmen hängt von den spezifischen Erfordernissen ab. Die Produkte von DOCUBYTE helfen Ihnen bei verschiedensten Aspekten der digitalen Archivierung weiter. Haben Sie Interesse an revisionssicherer digitaler Archivierung?

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