Digitale Krankmeldung

Arbeitsunfähigkeit elektronisch managen!

Krankmeldung in Unternehmen

Jeder Arbeitgeber und sicherlich auch die meisten Arbeitnehmer kennen sie: die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AUB). Die meist gelben Scheine sind ein schriftlicher Nachweis dafür, dass ein Arzt mittels einer Untersuchung die Arbeitsunfähigkeit festgestellt hat. Der Arzt druckt sowohl eine Ausfertigung für den Arbeitgeber für die Entgeltfortzahlung als auch eine Variante für die Krankenkasse aus. Für die Übermittlung an die Krankenkassen ist es den meisten Ärzten bereits heute möglich auf die Daten der Gesundheitskarte zurückgreifen. Während die Einreichung dieser Papierbelege an die Krankenkassen also meist schon in elektronischer Form möglich ist, sind viele Arbeitgeber nach wie vor an den Papierbeleg gebunden. Solche papierbasierten Prozesse sind nicht nur ineffizient, sondern auch Aufwand und Ärgernis für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Digitale Krankmeldung: Vorteile

  • Reduzierte Verwaltungskosten (teilautomatisierte Verarbeitung)
  • Weniger Aufwand für Arbeitnehmer (kein Porto, kein Postversand)
  • Keine Zeitverzögerung durch physischen Transport
  • Informations- und Fehlzeitenmanagement: bessere Planbarkeit
  • Schnelle Auskunft bei Anfragen: schnell finden statt lange suchen
  • Personalabteilung wird entlastet und kann sich Kernaufgaben widmen
  • Burn-out-Prävention durch gepflegte Datenbasis und diverse Tools
  • Das betriebliche Eingliederungsmanagement wird digital unterstützt
  • Revisionssichere Archivierung aller Krankmeldungen

Video zum Workflow bei der digitalen Krankmeldung

Elektronische Krankmeldung

AU-Bescheinigungen in Papierform verursachen einen hohen Aufwand

Hoher Aufwand bei Krankmeldung und papierbasierter AU-Bescheinigung

Viele Unternehmen schreiben vor, dass die Bescheinigung spätestens am dritten Tag in der Personalabteilung oder beim Vorgesetzten eingehen muss. Um seine Pflichten zu erfüllen, muss sich der geschwächte Angestellte nicht nur bei seinem Vorgesetzten abmelden, sondern sich auch mühsam zum Arzt schleppen. Die meisten Arbeitgebern bürden ihm außerdem auf, die AU-Bescheinigung in ein Briefkuvert zu stecken, dieses zu beschriften, mit einer Briefmarke zu bekleben und in den nächstgelegenen Briefkasten einzuwerfen. Und das alles zeitnah, denn es handelt sich hierbei um eine Fristsache! Sobald die Krankmeldung in der Poststelle bzw. der Personalabteilung eintrifft, entsteht erneut Aufwand durch das Stück Papier. Denn das Attest wird zumeist entkuvertiert, gegebenenfalls eingescannt und erfasst oder zumindest als Papierbeleg in der Personalakte abgelegt.

Die digitale Krankmeldung: Win-Win für Arbeitgeber und Angestellte

Mit der elektronischen Krankmeldung gestaltet sich dieser Prozess nicht nur wesentlich einfacher für alle Beteiligten, sondern er läuft auch deutlich schneller und effizienter ab. So erhält beispielsweise der Vorgesetzte automatisch eine Nachricht über die voraussichtliche Dauer der Erkrankung. Sowohl Krankmeldung als auch AU-Bescheinigung werden einfach über ein Self-Service-Portal eingereicht. Das Portal kann zudem zur schriftlichen Krankmeldung genutzt werden, ohne telefonischen Kontakt. Das hat den Vorteil, dass eine lückenlose Dokumentation aller Krankmeldungen vorliegt und in der Abteilung keinerlei Aufwand für die Erfassung und Weiterleitung an den Vorgesetzten entsteht! Der Verwaltungskosten bei der digitalen Krankmeldung tendieren folglich gegen Null. Zudem ergeben sich neue Möglichkeiten. So ist es etwa möglich, das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) als digitalen Workflow darzustellen. Denn nur ein durchgängiges und einfaches Meldesystem liefert die nötige Transparenz für BEM!

Digitale Krankmeldung via Tablet

Digitale Krankmeldung via Tablet – angenehm für alle Beteiligten

Unterstützung bei Burnout-Prävention und betrieblichem Eingliederungsmanagement

Burnout ist bei Arbeitgebern, insbesondere aber bei Angestellten nach wie vor ein Tabuthema. Viele Beschäftigte fürchten sich davor, eigene Probleme anzusprechen. Denn noch verbinden viele Unternehmen Burnout mit mangelnder Belastbarkeit. Daher ist es von elementarer Bedeutung, dass sich der betriebliche Arbeitsschutz dieses Themas annimmt. Damit sich vorausschauende Arbeitgeber und Führungskräfte im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht um diese Themen kümmern können, ist eine ausreichend gute Datenbasis unerlässlich. Und genau diese Daten und die entsprechenden Auswertungen liefert Ihnen DOCUBYTE.

Die digitale Krankmeldung unterstützt Sie nicht nur vorbeugend bei der Burnout-Prävention. Sie hilft auch, wenn die Erkrankung schon da ist: beim betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) und allgemein beim betrieblichen Gesundheitsmanagement. Seit 2004 müssen Arbeitgeber ein BEM durchführen, wenn ein Mitarbeiter innerhalb von zwölf Monaten mehr als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war. Um die entsprechende Zielgruppe zu ermitteln ist also eine monatliche Auswertung über den Krankenstand der Mitarbeiter ohnehin erforderlich.

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Krankmeldung (FAQ)

Ist die Installation von Software auf unseren Rechnern erforderlich?

Nein, Sie müssen keine Software installieren. Sie erhalten auf Wunsch alle erforderlichen Dienstleistungen und die entsprechende Software von DOCUBYTE. Die eingesetzten Plattformen sind sowohl von Administratoren als auch von Benutzern via Browser bedienbar.

Wie gelangen die AU-Bescheinigungen ins Archiv-System?

Wie Sie der Workflow-Grafik oben auf dieser Seite entnehmen können, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten. Der Königsweg: der erkrankte Mitarbeiter meldet sich per Smartphone an der Web-App an, gibt die erforderlichen Daten ein und legt die Krankmeldung als Imagedatei bzw. Smartphone-Foto über eine verschlüsselte Verbindung im System ab. Natürlich kann jeder Mitarbeiter die Krankmeldung nach wie vor per Post versenden. Die Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung wird dann unter Angabe eines neutralen Stichwortes an ein Postfach von DOCUBYTE gesendet, eingescannt und ebenfalls im System archiviert.

Wie gewährleistet DOCUYBTE den Schutz solch sensibler Daten?

Normale Benutzer – sprich: erkrankte Mitarbeiter – melden sich via Browser mit Benutzername und Kennwort an. Bei starken Passwörtern (mindestens 8 Zeichen mit Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen) ist es sehr unwahrscheinlich, dass diese Daten geknackt werden können – denn auch die Zugangsdaten sind bereits durch die 256bit SSL-Verschlüsselung geschützt. Neben der elektronischen Krankmeldung und der Upload-Möglichkeit der fotografierten Bescheinigung besitzen Standard-Benutzer keinerlei weitere Rechte. Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen, z.B. bei administrativem Zugriff der Personalabteilung, ist die Implementtierung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ohne Probleme möglich. Dann wird neben Benutzername und Passwort zusätzlich eine PIN abgefragt.

Sind die Daten rechtskonform und revisionssicher archiviert?

Ja, die verarbeiteten Dokumente sind absolut sicher verwahrt. Alle Daten werden nach den gängigen Methoden der Datensicherung permanent redundant gespeichert und zusätzlich auf einem räumlich getrennten Backup-Server gesichert. Selbst beim Worst-Case-Szenario eines Totalausfalls des gesamten Rechenzentrums stehen alle Daten im Backup-Rechenzentrum bereit. Die Umschaltung erfolgt automatisch. Die Zertifizierung des Archiv-Systems nach ISO 9001 beweist Sicherheit und Qualität.

Wie erhalten Benutzer ihre persönlichen Kennwörter?

Das System versendet die Kennwörter automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des jeweiligen Mitarbeiters. Nach erfolgreichem Login können User ihr Kennwort jederzeit ändern.

Wie erfahren Vorgesetzte und die Personalabteilung von einer Krankmeldung?

Alle relevanten Stellen erfahren per automatisierter E-Mail-Nachricht unmittelbar von neuen Krankmeldungen. Berechtigte Mitarbeiter können sich außerdem jederzeit an der Plattform anmelden und alle vorliegenden Dokumente einsehen.

Wie kann man Mitarbeiter überzeugen, die skeptisch sind und nicht digital arbeiten möchten?

Kein Mitarbeiter ist gezwungen sein Smartphone zu benutzen. Selbstverständlich kann die Krankmeldung nach wie vor per Anruf oder auch per E-Mail stattfinden. Die AU-Bescheinigung selbst kann ebenfalls weiterhin per Post versendet werden.

Wie können wir unseren Mitarbeitern unsere Corporate Identity vermitteln?

Es ist problemlos möglich Ihr eigenes Unternehmenslogo und Ihre Corporate Identity in die Plattform zu integrieren. Auf diese Weise erscheint die Oberfläche für die Benutzer wie ein unternehmenseigenes System.

Können die gescannten AU-Bescheinigungen datenschutzgerecht vernichtet werden?

Da alle gescannten Bescheinigungen revisionssicher archiviert werden, steht einer datenschutzgerechten Vernichtung nichts im Wege. DOCUBYTE bietet auch diese Dienstleistung zu günstigen Konditionen an.

Was ist bei der Umstellung auf die digitale Krankmeldung technisch zu beachten?

Besonders wichtig ist die Definition der Berechtigungen von Vorgesetzten und der Personalabteilung. Außerdem muss regelmäßig ein Datenaustausch zwischen Ihrem Unternehmen und DOCUBYTE stattfinden, um die Stammdaten der Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand zu halten. Um alle anderen technischen Angelegenheiten kümmern wir uns!

Wie lange bin ich vertraglich an DOCUBYTE gebunden?

Der Vertrag läuft mindestens zwölf Monate, ansonsten rentieren sich Einrichtung und Initialkosten tendenziell nicht.

Was geschieht mit all den Daten, wenn der Vertrag ausläuft und nicht verlängert wird?

Es besteht die Möglichkeit alle archivierten Daten zu exportieren und auf Ihren unternehmenseigenen Servern abzulegen. Auf diese Weise ist ein Wechsel zu Alternativsystemen oder die Umstellung auf eine firmeninterne Lösung zeitnah umsetzbar.

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