Digitale Krankmeldung

Arbeitsunfähigkeit elektronisch managen!

Krankmeldung in Unternehmen: Anwendung veralteter Methoden

Jeder Arbeitgeber und sicherlich auch die meisten Arbeitnehmer kennen sie: die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AUB). Die meist gelben Scheine sind ein schriftlicher Nachweis dafür, dass ein Arzt mittels einer Untersuchung die Arbeitsunfähigkeit festgestellt hat. Der Arzt druckt sowohl eine Ausfertigung für den Arbeitgeber für die Entgeltfortzahlung als auch eine Variante für die Krankenkasse aus. Für die Übermittlung an die Krankenkassen ist es den meisten Ärzten bereits heute möglich auf die Daten der Gesundheitskarte zurückgreifen. Während die Einreichung dieser Papierbelege an die Krankenkassen also meist schon in elektronischer Form durchgeführt werden kann, sind viele Arbeitgeber nach wie vor an den Papierbeleg gebunden. Solche papierbasierten Prozesse sind nicht nur ineffizient, sondern auch Aufwand und Ärgernis für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Digitale Krankmeldung: Vorteile

  • Reduzierte Verwaltungskosten (teilautomatisierte Verarbeitung)
  • Weniger Aufwand für Arbeitnehmer (kein Porto, kein Postversand)
  • Keine Zeitverzögerung durch physischen Transport
  • Informations- und Fehlzeitenmanagement: bessere Planbarkeit
  • Schnelle Auskunft bei Anfragen: schnell finden statt lange suchen
  • Personalabteilung wird entlastet und kann sich Kernaufgaben widmen
  • Burn-out-Prävention durch gepflegte Datenbasis und diverse Tools
  • Das betriebliche Eingliederungsmanagement wird digital unterstützt
  • Revisionssichere Archivierung aller Krankmeldungenn
Workflow Digitale Krankmeldung

Workflow Digitale Krankmeldung – Zum Vergrößern bitte Klicken

Elektronische Krankmeldung

AU-Bescheinigungen in Papierform verursachen einen hohen Aufwand

Hoher Aufwand bei Krankmeldung und papierbasierter AU-Bescheinigung

Viele Unternehmen schreiben vor, dass die Bescheinigung spätestens am dritten Tag in der Personalabteilung oder beim Vorgesetzten eingehen muss. Um seine Pflichten zu erfüllen, muss sich der geschwächte Angestellte nicht nur bei seinem Vorgesetzten abmelden, sondern sich auch mühsam zum Arzt schleppen. Von den meisten Arbeitgebern wird ihm zusätzlich aufgebürdet, die AU-Bescheinigung in ein Briefkuvert zu stecken, dieses zu beschriften, mit einer Briefmarke zu bekleben und in den nächstgelegenen Briefkasten einzuwerfen. Und das alles zeitnah, denn es handelt sich um eine Fristsache! Sobald die Krankmeldung in der Poststelle bzw. der Personalabteilung eintrifft, entsteht erneut Aufwand durch das Stück Papier. Das Attest muss entkuvertiert, gegebenenfalls eingescannt und erfasst oder zumindest als Papierbeleg in der Personalakte abgelegt werden.

Die digitale Krankmeldung: Win-Win für Arbeitgeber und Angestellte

Mit der elektronischen Krankmeldung wird dieser Prozess nicht nur wesentlich einfacher für alle Beteiligten, sondern läuft auch deutlich schneller und effizienter ab. So wird beispielsweise der Vorgesetzte automatisch über die voraussichtliche Dauer der Erkrankung informiert. Sowohl die Krankmeldung als auch die AU-Bescheinigung können über ein Self-Service-Portal eingereicht werden. Das Portal kann auch zur schriftlichen Krankmeldung genutzt werden, ohne telefonischen Kontakt. Das hat den Vorteil, dass alle Krankmeldungen lückenlos dokumentiert werden und in der Abteilung kein Aufwand für die Erfassung und Weiterleitung an den Vorgesetzten entsteht! Der Verwaltungsaufwand bei der digitalen Krankmeldung tendiert gegen Null. Zudem ergeben sich neue Möglichkeiten. So ist es etwa möglich, das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) als digitalen Workflow darzustellen. Denn nur ein durchgängiges und einfaches Meldesystem liefert die nötige Transparenz für BEM!

Digitale Krankmeldung via Tablet

Digitale Krankmeldung via Tablet – angenehm für alle Beteiligten

Unterstützung bei Burnout-Prävention und betrieblichem Eingliederungsmanagement

Burnout ist bei Arbeitgebern, insbesondere aber bei Angestellten nach wie vor ein Tabuthema. Viele Beschäftigte fürchten sich davor, eigene Probleme anzusprechen. Denn noch immer wird Burnout in vielen Unternehmen mit mangelnder Belastbarkeit in Verbindung gebracht. Daher ist es von elementarer Bedeutung, dass sich der betriebliche Arbeitsschutz des Themas annimmt. Damit sich vorausschauende Arbeitgeber und Führungskräfte im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht um diese Themen kümmern können, ist eine ausreichend gute Datenbasis unerlässlich. Und genau diese Daten und die entsprechenden Auswertungen liefert DOCUBYTE.

Die digitale Krankmeldung unterstützt nicht nur vorbeugend bei der Burnout-Prävention. Sie hilft auch, wenn die Erkrankung schon da ist: beim betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) und allgemein beim betrieblichen Gesundheitsmanagement. Seit 2004 sind Arbeitgeber gesetzlich zu einem BEM verpflichtet, wenn ein Mitarbeiter innerhalb von zwölf Monaten mehr als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war. Um die entsprechende Zielgruppe zu ermitteln ist eine monatliche Auswertung über den Krankenstand der Mitarbeiter erforderlich.

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Krankmeldung (FAQ)

Ist die Installation von Software auf unseren Rechnern erforderlich?

Nein, Sie müssen keine Software installieren. Sie erhalten auf Wunsch alle erforderlichen Dienstleistungen und die entsprechende Software von DOCUBYTE. Die eingesetzten Plattformen können sowohl von Administratoren als auch von Benutzern via Browser bedient werden.

Wie gelangen die AU-Bescheinigungen ins Archiv-System?

Wie Sie der Workflow-Grafik oben auf dieser Seite entnehmen können, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten. Der Königsweg: der erkrankte Mitarbeiter meldet sich per Smartphone an der Web-App an, gibt die erforderlichen Daten ein und legt die Krankmeldung als Imagedatei bzw. Smartphone-Foto über eine verschlüsselte Verbindung im System ab. Alternativ kann die Krankmeldung wie gehabt per Post versendet werden. Die Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung wird unter Angabe eines neutralen Stichwortes an ein Postfach von DOCUBYTE gesendet, eingescannt und ebenfalls im System archiviert.

Wie wird der Schutz sensibler Daten gewährleistet?

Normale Benutzer – sprich: erkrankte Mitarbeiter – melden sich einfach via Browser mit Benutzername und Kennwort an. Bei starken Passwörtern (mindestens 8 Zeichen mit Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen) ist es sehr unwahrscheinlich, dass diese Daten geknackt werden können – denn auch die Zugangsdaten werden bereits mit einer 256bit SSL-Verschlüsselung übertragen. Neben der elektronischen Krankmeldung und der Upload-Möglichkeit der fotografierten Bescheinigung besitzen Standard-Benutzer keinerlei weitere Rechte. Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen, z.B. bei administrativem Zugriff der Personalabteilung, kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) implementiert werden. Dann wird neben Benutzername und Passwort zusätzlich eine PIN abgefragt.

Sind die Daten rechtskonform und revisionssicher archiviert?

Ja, alle verarbeiteten Dokumente werden absolut sicher verwahrt. Alle Daten werden nach den gängigen Methoden der Datensicherung permanent redundant gespeichert und zusätzlich auf einem räumlich getrennten Backup-Server gesichert. Selbst beim Worst-Case-Szenario eines Totalausfalls des gesamten Rechenzentrums stehen alle Daten im Backup-Rechenzentrum bereit. Die Umschaltung erfolgt automatisch. Die Zertifizierung des Archiv-Systems nach ISO 9001 beweist Sicherheit und Qualität.

Wie erhalten Benutzer ihre persönlichen Kennwörter?

Die Kennwörter werden automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des jeweiligen Mitarbeiters versendet. Nach erfolgreichem Login können User ihr Kennwort jederzeit ändern.

Wie werden Vorgesetzte und die Personalabteilung über eine Krankmeldung informiert?

Alle relevanten Stellen werden per automatisierter E-Mail-Nachricht unmittelbar über neue Krankmeldungen informiert. Berechtigte Mitarbeiter können sich außerdem jederzeit an der Plattform anmelden und alle vorliegenden Dokumente einsehen.

Wie kann man Mitarbeiter überzeugen, die skeptisch sind und nicht digital arbeiten möchten?

Kein Mitarbeiter ist gezwungen sein Smartphone zu benutzen. Selbstverständlich kann die Krankmeldung nach wie vor per Anruf oder auch per E-Mail stattfinden. Die AU-Bescheinigung selbst kann ebenfalls weiterhin per Post versendet werden.

Wie können wir unseren Mitarbeitern unsere Corporate Identity vermitteln?

Es ist problemlos möglich Ihr eigenes Unternehmenslogo und Ihre Corporate Identity in die Plattform zu integrieren. Auf diese Weise erscheint die Oberfläche für die Benutzer wie ein unternehmenseigenes System.

Können die gescannten AU-Bescheinigungen datenschutzgerecht vernichtet werden?

Da alle gescannten Bescheinigungen revisionssicher archiviert werden, steht einer datenschutzgerechten Vernichtung nichts im Wege. DOCUBYTE bietet auch diese Dienstleistung zu günstigen Konditionen an.

Was ist bei der Umstellung auf die digitale Krankmeldung technisch zu beachten?

Besonders wichtig ist die Definition der Berechtigungen von Vorgesetzten und der Personalabteilung. Außerdem muss regelmäßig ein Datenaustausch zwischen Ihrem Unternehmen und DOCUBYTE stattfinden, um die Stammdaten der Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand zu halten. Um alle anderen technischen Angelegenheiten kümmern wir uns!

Wie lange bin ich vertraglich an DOCUBYTE gebunden?

Der Vertrag läuft mindestens zwölf Monate, ansonsten rentieren sich Einrichtung und Initialkosten tendenziell nicht.

Was geschieht mit all den Daten, wenn der Vertrag ausläuft und nicht verlängert wird?

Es besteht die Möglichkeit alle archivierten Daten zu exportieren und auf Ihren unternehmenseigenen Servern abzulegen. Auf diese Weise ist ein Wechsel zu Alternativsystemen oder die Umstellung auf eine firmeninterne Lösung zeitnah umsetzbar.

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