Digitaler Posteingang – Prozesse optimieren und Effizienz steigern

VON PAPIER BEFREIT

Die Posteingangsstelle mittlerer und großer Unternehmen ist ein zentral wichtiges Instrument der Informationsverteilung. Viele Firmen sehen sich nach wie vor gezwungen Sichtung, Sortierung, Erfassung, Weiterleitung, Archivierung und Recherche eingehender Briefpost in Papierform zu organisieren. In einigen Fällen werden sogar E-Mails ausgedruckt und zusammen mit der Papierpost in Aktenordnern abgelegt. Das impliziert Zeitverlust und entsprechende Kosten. Das muss aber nicht sein! Mit dem digitalen Posteingang von DOCUBYTE gehen Sie genau den entgegengesetzten Weg: Sie empfangen jedes in Papierform versendete Poststück einfach als Dokumentenscan. Mit Papierbriefen kommen Sie gar nicht mehr in Berührung. Durch den digitalen Posteingang ist es vor allem möglich die i.d.R. sehr großen Effizienzvorteile von digitalen Prozessen gegenüber der manuellen Bearbeitung zu nutzen. Viele Dokumente können beispielsweise elektronisch zugeordnet und ohne Zeitverzögerung automatisch weitergeleitet werden.

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  • Effizienzsteigerung bei der Postbearbeitung (Prozessoptimierung)
  • Keine physische Verteilung von Papierdokumenten (Hauspost)
  • Keine Ressourcenbindung (bei externer Dienstleistung)
  • Abbau von Schnittstellen (Dokumenten-Workflows)
  • Reduzierung von Lagerfläche (Aktenordner / Archiv)
  • Kosteneinsparungen und Umweltschutz (keine Papierkopien)
  • Standort-unabhängiger Mehrfachzugriff möglich (Teamwork)
  • Schnell finden statt lange suchen (keine langen Wege)
  • Besserer Kundenservice (Reaktionszeit / Auskunftsfähigkeit)
  • Kein Verlustrisiko von Dokumenten (digitale Redundanz)
  • Vermeidung von Medienbrüchen (Ablage 100% digital)

Digitaler Posteingang mit System

Papiergebundene Dokumente werden mit Hilfe von Produktions-Scannern digitalisiert, indiziert und softwaregestreuert in ein digitales Postfach importiert (siehe Workflow digitaler Posteingang rechts). Die Möglichkeiten für ein solches digitales Postfach sind zahlreich, zum Beispiel

  • Automatisierte Weiterleitung der Dokumente per E-Mail
  • Online Archiv als Dokumentenmanagement-System in der Cloud
  • DOCUframe als flexibles offline oder online DMS
  • Microsoft Sharepoint
  • Individuelle Workflow-Lösungen i.V.m. vorhandenen Systemen

Elektronisch generierte Dokumente können direkt in den digitalen Posteingang einfließen. Eventuell ist eine Vorgangszuordnung oder eine manuelle Datenerfassung erforderlich, z.B. wenn die vollautomatisierte Verarbeitung zu risikoreich erscheint.

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Digitaler Posteingang-Papierpost einscannen

Beleggut beim digitalen Posteingang

Grundsätzlich können so gut wie alle Papierdokumente eingescannt werden. Allerdings gibt es Standard-Belege, die sich aufgrund des i.d.R. höheren Aufkommens tendenziell besser für den digitalen Posteingang und die anschließende digitale Verteilung und Verarbeitung eignen. Zwar ist auch die Digitalisierung von Urkunden, Verträgen, etc. problemlos möglich. Dabei ist aber zu beachten, dass eine digitale Signatur erforderlich ist, um die Rechtssicherheit des Papierdokuments auf die digitale Reproduktion zu übertragen.

Beispiele: Verträge / Eingangsrechnungen / Spesenbelege / Formular-Rückläufer / Frachtbriefe / Lieferscheine / u.v.m.

 

Wann lohnt sich ein Scandienstleister?

Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten. Im Allgemeinen ist ein Outsourcing der Scandienstleistung interessant wenn

  • Im eigenen Betrieb Ressourcen zur Digitalisierung nicht oder nur rudimentär vorhanden sind
  • Relativ große Mengen von Papierpost in regelmäßigen Abständen im Unternehmen eingehen
  • Mehrere Mitarbeiter (zeitgleich) Zugriff auf bestimmte Dokumente brauchen
  • Indexierung und Hosting hohen Aufwand erfordern oder ein hohes Automatisierungspotential besteht
  • Schnelle Verarbeitungsprozesse bzw. ein hohes Service-Level erforderlich sind

Bei Bedenken bezüglich der Abhängigkeit vom Dienstleister oder wenn es sich beim Digitalisierungsprozess um eine zentral wichtige Kompetenz handelt, kann es unter Umständen sinnvoller sein, den digitalen Posteingang hausintern zu realisieren. DOCUBYTE hat durch Millionen gescannter Dokumente einschlägige Erfahrung in diesem Bereich und bietet Beratung und Unterstützung bei der Implementierung einer Scanstrecke bzw. entsprechenden Nachfolgeprozessen an.

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