Gibt es Nachteile, die digitale Archivierung mit sich bringt?

Edward Snowden hat nicht nur die Welt über NSA-Machenschaften sondern auch seine Vorgesetzten über die Risiken der elektronischen Archivierung aufgeklärt. Bei digitaler Archivierung in der Cloud müssen Sie neben Einsichts- und Kopierrechten außerdem auch sicherstellen, dass Ihre elektronisch archivierten Unterlagen in 30 Jahren noch gelesen werden können. Dazu hilft es unter Anderem, Dokumente im richtigen Format (wie PDF/A) und auf zukunftssicheren Medien zu speichern. In diesem Blogbeitrag lernen Sie alles über Risiken und Nachteile der digitalen Archivierung.

 

Digitale Langzeitarchivierung: Die richtigen Speichermedien

Silhouette Print industry Icons - Vector icon setEs ist gar nicht so einfach, das passende Medium zur Speicherung digitaler Archive zu finden. Denn heutige Datenträger haben verhältnismäßig kurze Lebensdauern, wenn man sie z.B. mit altbewährten Keramiktafeln vergleicht. Hier liegen die Lebensdauern einiger verbreiteter Alternativen laut Wikipedia bei nur rund 10-30 Jahren für magnetische und bis zu 50 Jahren für optische Medien wie eine Blu-Ray Disc.

Eine Studie der TU Wien bietet schön zusammengefasst Lösungen für den Schutz der immensen Datenmengen von Digitalfotografen, die auch Ihnen nützen können. Fotografen produzieren eine Menge Daten, auf die Kunden mitunter nach Jahren noch gerne Zugriff – sprich digitale Abzüge – bestellen können. Da ist ein cleveres Konzept für digitale Archivierung unerlässlich. Die Studie erwähnt auch die beliebte RAID Technik (Redundant Array of Independent Disks), wodurch .die Information physisch zwischen mehreren Festplatten gespiegelt wird und defekte Festplatten einfach ausgetauscht werden.

 

Geschützt in die digitale Archivierung einsteigen: Sicherheitskonzepte gegen Datenmissbrauch

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Eine Dokumenten-Transportbox aus Metall, abschließbar. Auch digitale Archive sollten maximal geschützt werden.

Digitale Akten können nur allzu leicht kopiert und verbreitet werden. Dagegen helfen nur sichere Zugangskonzepte. Die Produkte von DOCUBYTE sind hier bereits bestens ausgerüstet und bringen alle nötigen Werkzeuge für wirksame Zugangsbeschränkungen gleich mit. Bei erhöhtem Bedarf an Datensicherheit setzen Sie am besten zusätzlich auf aktuelle Verschlüsselungssysteme wie beispielsweise das Gratis-Tool Truecrypt.

Durch das Speichern einer ganzen Ordnerstruktur in einem verschlüsselten Volumen kann sich jedoch auch das Risiko eines „ Bit Rot“ erhöhen. Beim Bit Rot führt ein einzelnes defektes Bit in einer viele Giga- oder Terabyte großen Datei zum Verlust sämtlicher Daten. Natürlich würden Sie wahrscheinlich in Ihrer täglichen Büropraxis keine so großen Dateicontainer anlegen. Es macht meist keinen Sinn, ausnahmslos alle im Unternehmen anfallenden Daten verschlüsselt zu speichern, zumal auch der Schutz der Passwörter nicht immer leicht ist. Lieber investieren Sie in eine gute IT Security.

Hilfreich ist auf jeden Fall, immer ein bisschen Speicherplatz freizulassen. Einfach die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Archivierungspflichten im Auge behalten und nur was notwendig ist archivieren. So reduziert sich die Datenmenge und neben dem administrativen Aufwand sinkt wegen der geringeren Dateidichte auch das Risiko eines Datenverlustes.

 

Abhilfe gegen drohenden Datenverlust durch Technikfortschritt bei digitaler Archivierung

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Äußerlich von einer gewöhnlichen CD kaum zu unterscheiden: Die sogenannten Glassmaster CDs. Bildquelle: Wikipedia

Selbst wenn man bei der ersten Speicherung der Daten ein Langzeitarchivierungsformat gewählt hat, müssen die Daten von Zeit zu Zeit auf frische Speichermedien überführt werden, um 100% Data Corruption auszuschließen. Eine leichtere Datenmigration ist mit Datenmigrationssoftware möglich. Heise online stellt eine Menge solcher Migrationsprogramme für elektronische Archive auf ihrer Webseite vor.

Um ältere Daten risikolos zu handhaben und/oder zu migrieren, kann man sich virtueller Maschinen bedienen, die auf moderner Hardware laufen und historische Programme und Betriebssysteme nachahmen (Daten-Emulation). Solche virtuellen Maschinen können mit kostenlosen Tools erstellt werden, die sogar quelloffen vorliegen – VirtualBox ist so ein Beispiel. Natürlich ist manche alte Hardware nicht eingeschlossen. Ein Laufwerk für Floppy-Disks aus den 90er Jahren oder ein ZIP-Drive aus den 2000ern ist heute nur noch mit Mühe aufzutreiben.

Ganz wichtig im Hinterkopf zu behalten: Profis der digitalen Archivierung wie DOCUBYTE verfügen über räumlich getrennte Hochsicherheits-Rechenzentren, wo die redundant gespeicherten Informationen zusätzlich per RAID-Verfahren permanent „frischgehalten“ werden. Dass heißt, Sie brauche sich lediglich um Ihre eigene IT-Abteilung zu kümmern. Diese sollte idealerweise die Daten extern sichern, da bspw. durch ein Feuer im Firmensitz alles verloren ist, wenn alle Server gleichzeitig verloren gehen.

 

Notwendigkeit der Dokumenten-Digitalisierung

Der letzte Nachteil, den Herr Pfund in seiner Nachteile-Zusammenfassung erwähnt, können wir bei DOCUBYTE am leichtesten ausräumen: Der einmalige Aufwand, der bei der Aktendigitalisierung entsteht. Denn per DOCUBYTE Scanservice digitalisieren Sie günstig, schnell und zuverlässig alle Arten von Papierdokumenten. Probieren Sie es aus!

Wir möchten, dass Sie beim Thema digitale Archivierung über alles wichtige Bescheid wissen. Haben Sie Fragen zu den Themen Schutz für digitalisierte Dokumente und Data Corruption? Kommen Sie auf uns zu. Sie erreichen uns über den Menüpunkt Anfrage oder über eine E-Mail an kontakt@docubyte.de.