Elektronische Archivierung: 6 Tipps für stressfreies, schnelles Arbeiten mit dem digitalen Archiv

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Elektronische Archivierung spart Platz und Nerven

In unserer von digitalen Informationen getriebenen Welt ist intelligentes digitales Dokumentenmanagement für den effizienten Betriebsablauf unerlässlich. Egal ob Sie sich für ein digitales Archiv von DOCUBYTE entscheiden oder auf eine Alternativlösung zurückgreifen wollen: Es gibt einige Organisationstipps für elektronische Archivierung die Sie sofort umsetzen können. Cleveres digitales Archivieren fängt nämlich schon auf der eigenen Festplatte an.

Konstruieren Sie ein skalierbares elektronisches Archiv für die Ewigkeit- DOCUBYTE erklärt Ihnen die sechs wichtigsten Regeln:

1. Die optimale Dateienbenennung im digitalen Archiv

Sobald Sie auf das kleine Icon mit der Diskette klicken, beginnt die digitale Archivierung. Auch wenn in vielen Archivlösungen inklusive dem DOCUBYTE Onlinearchiv Dokumente per Indexfeld beim Upload in die Cloud-Archivablage deklariert werden, lohnt sich eine gute Dokumentenbezeichnung. Empfehlenswert ist daher, schon auf der Festplatte bei der lokalen Datenspeicherung eine feste Benennungsformel zu haben. Bei uns haben wir mit folgender Vorlage immer recht gute Erfahrungen gemacht:

JJJJMMDD(Datum der Erstellung)-[INHALT]-V.Nr.+[ZUSATZ](optional)

Beispiele:

  • 20131130-webtext-online_archiv-2
  • 20131213-keywordanalyse-ocr-1_mit_kommentar
  • 20130511-content_artikel-papierloses_buero-2-clean

Auf diese Weise ordnet sich das Dokument in einem Ordner automatisch auf die richtige Weise. Zudem fällt Ihnen vielleicht auf, dass wir alles klein schreiben und keine Leerzeichen lassen. Umlaute werden ebenfalls vermieden.

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Chaos bei den Dateien oder intelligentes System? Ordnung im digitalen Archiv.

Diese Dateinamen sind ziemlich lang geraten. Besser für eine ideale Darstellung im typischen MS-Windows Dateien-Explorer ist ein Dateiname, der nicht länger als 27 Zeichen ist. Tipp: manche mögen es, die automatische Dateienreihenfolge auszunutzen, um besonders dringende Dateien sofort zu finden. Wenn Sie ein Sonderzeichen an den Anfang stellen, wird die Datei vor den Zahlen und Buchstaben in Ihrem Ordner an erster Stelle gelistet.

PS: All diese Regel gelten nicht, wenn die Datei als Webinhalt hochgeladen wird, der Optimierungsmöglichkeiten für Suchmaschinen hat. In diesem Fall sollten Sie den Dateinamen mit 2-3 SEO-wertvollen Schlüsselwörtern anreichern und einfach nur eine kleine Laufnummer anhängen, da Ihnen dies bei der Suchmaschinenoptimierung helfen wird.

2. Die optimale Ordnerstruktur für elektronische Archivierung

Für Ihr lokales digitales Archiv sollten Sie nie mehr als 7-8 Dateien in einem Ordner ablegen, sondern lieber sofort eine weitere Ordnerebene einziehen. Eine clevere Ordnerstruktur bauen Sie möglichst nach einem selbsterklärenden und intuitiven Schema auf und machen auch wieder Gebrauch von der automatischen Dateienorganisationen mithilfe von Laufnummern.

Lf.Nr.(gerne nach Prioritäten geordnet)-[INHALT]

Was könnten Sie als „Inhalt“ nehmen? Auf der ersten Ordnerebene bieten sich Kategorienamen an, wie beispielsweise „Buchhaltung“, „Vertrieb“ oder schematische Kategorien wie etwa „NAME_SERIE“. Auf tieferen Ebenen könnten es auch Zeitraumangaben (bspw. KW1, Januar, 2010 etc.), betriebsorganisatorische oder geographische Angaben sein, nach denen Sie differenzieren. Jedenfalls sollten Sie Ihr digitales Archiv pragmatisch organisieren, so dass sie häufig benötigte Dateien schnell zur Hand haben- mehr dazu später.

PS: Wie bei der Dokumentenbezeichnung gilt auch für Orderstrukturaufbau, dass in Cloud-Archiven diese Organisation mitunter überflüssig ist, da das Archiv über das Auslesen der Indexfeldern geordnet werden kann.

3. Digitales Archiv schlank halten

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Schlank dank Technik – Digitale Archivierung im papierlosen Büro

Wenn Sie beim elektronischen Archivieren die beiden oben genannten Regeln strikt befolgen, werden Ihnen unnötige Dateien relativ schnell auffallen. Sie sollten auf jeder Ordnerebene einen Ordner anlegen (mit einer auf eine geringere Priorität lautende Laufnummer) in den Sie alte Versionen und generell alle Dateien verschieben, die Sie wahrscheinlich nie wieder benötigen. Dies sind beispielsweise redundante Dateien oder Dateien mit temporärer Relevanz (bspw. Recherche-Rohdateien oder Arbeitsdateien u.Ä.). Behalten Sie die 7-Objekte-Regel im Hinterkopf. Ein schlankes elektronisches Archiv erleichtert die Arbeit um ein Vielfaches.

4. Konsistenz und Kontinuität im digitalen Dokumentenmanagement

Wenn Sie Regeln aufstellen oder Regeln brechen seien Sie 100% konsistent und kommunizieren Sie einmal Festgelegtes auch Ihren Mitarbeitern. Gestalten Sie Ihre elektronische Archivierung in Echtzeit (legen Sie alles sofort korrekt ab und nehmen Sie sich jeden Tag einen Moment zur Ordnerpflege) und achten Sie auf Vollständigkeit. Auf diese Weise wächst Ihr digitales Archiv skalierbar und Sie können sich immer darauf verlassen, dass man das Archiv gut nach Suchfiltern und Schlüsselwörtern organisieren kann. Begreifen Sie die elektronische Archivierung als Chance zum internen Qualitätsmanagement und Sie werden bald sehen, wie viel angenehmer und flüssiger Ihnen die Dokumentenverwaltung von der Hand geht.

5. Elektronische Archivierung für Fortgeschrittene: Abkürzungsverzeichnisse

Halten Sie Ihr digitales Archiv optisch kompakt und leben Sie die 27-Zeichen-Regel, indem Sie eine kleine Excel Datei mit abteilungsweit zu benutzenden Abkürzungen festlegen. Das können Kategorie- als auch Mitarbeiter-, Produkt-, Projekt- oder Kundennamen sein. Alle Bezeichnungen, die eine kritische Länge und eine kritische Erwähnungshäufigkeit haben, sollten wenn möglich abgekürzt werden. Nat. knn mns auch ü.trbn. Aber Sie finden bestimmt Potenziale, die es sich zu heben lohnt.

PS: Treffen sich bei Abkürzungen Intuition und Pragmatik, schaffen es die Abkürzungen auch in den täglichen internen E-Mail-Verkehr. In manchen Fällen kann die Verwendung von Abkürzungen dann richtig Spaß machen, weil die Kommunikation schön kompakt wird und sich eine kleine Geheimsprache entwickelt, die nebenbei das Zugehörigkeitsgefühl im Team steigert.

6. Suchfilter zur raschen Orientierung im digitalen Archiv

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Digitales Dokumentenmanagement ab kritischer Archivgröße in Betracht ziehen

Ab einer bestimmten Größe Ihres elektronischen Archivs werden Sie für die Orientierung mithilfe von Suchfiltern sehr dankbar sein, da die 7-Objekte-Regel nicht in allen Fällen einzuhalten sein wird. Wenn Sie eine vollkonsistente Dateienbenennung einhalten, werden Sie seltener nach dem Erstellungszeitpunkt organisieren (denn der ist ja im Dateinamen) und können zum Beispiel nach dem Namen des Autors oder anderen Suchkriterien (Dokumenteneigenschaften) organisieren. Aber machen Sie unbedingt wann immer nötig sofort Gebrauch von Suchfiltern. So sparen Sie kostbare Zeit und fallen nicht aus dem „Flow“- dem großartigen Gefühl, gerade effizient und zielgerichtet zu arbeiten.

Fazit & Rechtliches

Wir haben gesehen, dass cleveres Dateienmanagement im digitalen Archiv den ganzen Unterschied macht zwischen einem unproduktiven Chaos und fließenden Abläufen. Ein Artikel mit Tipps zum effizienten Aufbau und Management von digitalen Archiven wäre nicht vollständig ohne eine Erwähnung von gesetzlichen Archivierungsfristen und „Best Practices“-Richtlinien zur Verwendung von digitalen Dokumenten vor Gericht.

Bitte lesen Sie mehr hierzu auf unserer Webseite („Ersetzendes Scannen“ TR RESISCAN) oder kommen Sie direkt auf uns zu.

Wir beraten Sie gerne rund um alle Fragen zu den verschiedenen digitalen Archivierungslösungen auf Ihrem Weg zum papierlosen Büro. Sie erreichen uns unter 089 12509366 oder per E-Mail an kontakt@docubyte.de. Nachfolgend der Link zum beliebten DOCUBYTE Onlinearchiv, wo wir über die Vorteile unserer Einstiegslösung in die Welt der digitalen Aktenverwaltung berichten.