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Wunderbar schlank und produktiv- Das papierlose Büro

Digitales Dokumentenmanagement um die Papierflut einzudämmen, ist im Kommen. Immer mehr Firmen steigen auf die elektronische Archivierung um und lassen Ihre Dokumente digitalisieren. Das ultimative Ziel: Ein papierloses Büro.

Digitales Dokumentenmanagement motiviert die Mitarbeiter – Vorausgesetzt man packt es von Anfang an richtig an und es kann von jedem schnell und ohne Aufwand eingesetzt werden.

Digitale Archivierung hat sich (ebenso wie bspw. die Regeln der Buchführung) nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und Prüfbarkeit der digitalen Unterlagen zu richten. Der Verband für Organisations- und Informationssysteme hat diese Regeln erstellt – Denn sie beinhalten Ratschläge und wichtige Merksätze zur revisionssicheren digitalen Dokumenten Archivierung. In den folgenden Absätzen sind 11 Gebote für eine digitale Dokumenten Bearbeitung aufgelistet.

1. Alle digitalen Dokumente müssen revisionssicher aufbewahrt werden

Bei der digitalen Archivierung wird die verlässliche und rechtskonforme Aufbewahrung jeglicher Schriftstücke vorausgesetzt. Jedoch fallen in der Praxis die speziellen Anforderungen je nach Einsatzgebiet unterschiedlich aus. Ein Unternehmen sollte zur Umsetzung der Vorschriften die internen Regeln bei der elektronischen Archivierung anpassen (Siehe auch Blogbeitrag Digitales Archiv). Sinnvoll ist für jede spezifische Dokumentenklasse ein eindeutiger Identifikationsschlüssel, wie bspw. eine Rechnungs- oder Angebotsnummer.

2. Dokumente digitalisieren darf nur sorgfältig und verlustfrei von statten gehen

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Sorgfalt ist im papierlosen Büro doppelt wichtig

Alle Dokumente müssen bei der Dokumentendigitalisierung vollständig erfasst werden. Danach werden sie im Archiv abgelegt. So können die gesetzlichen Anforderungen im papierlosen Büro erfüllt werden und die Vorgänge können später logisch nachvollzogen werden.

3. Alle Dokumente im papierlosen Büro müssen schnell und rechtzeitig erfasst werden

Dieses Gebot zielt auf eine rechtzeitige und schnelle Verarbeitung und Ablage der Daten und digitalen Dokumente ab. Denn somit ist das elektronische Archivsystem vollständig und hat eine sinnvolle Struktur. Auch ein höheres Sicherheitsniveau im papierlosen Büro ist dabei gegeben. Die digitale Archivierung sollte bei Neugründungen so früh wie möglich geschehen, nicht nur damit die Vorteile des digitalen Dokumentmanagements voll genutzt werden können, sondern auch, damit der Papierberg möglichst flach bleibt.

4. Alle digitalen Dokumente müssen dem Original entsprechen und dürfen nach dem Scannen nicht mehr verändert werden.

Ein elektronisch archiviertes Dokument darf im Original nicht verändert werden, damit es beweissicher ist. Weil das Papieroriginal meistens vernichtet wird, muss das elektronische Originaldokument sicher und möglichst redundant gespeichert werden. Um ganz sicher zu gehen, können die Dokumente nach dem Scannen mit einer qualifizierten Signatur versehen werden. Elektronisch signierte Dokumente haben vor Gericht die gleiche Beweiskraft, wie Papierdokumente. Siehe bezüglich dieser Themen auch unseren Blogbeitrag über die neue technische Richtlinie TR RESISCAN.

5. Nicht alle Dokumente im papierlosen Büro dürfen von allen Nutzern eingesehen werden

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Einmal Digitalisiertes ist mobil & leicht zu vervielfältigen. Vorsicht also vor unkontrollierter Verbreitung sensibler digitaler Informationen!

Bei manchen digitalen Dokumenten handelt es sich um vertrauliche Sachen. Dabei geht es um sogenannte Geschäftsgeheimnisse, wie z. B. um die Einhaltung von personenspezifischen Daten. Dabei empfiehlt sich die Erstellung eines cleveren Berechtigtenkonzepts. Auch nicht jeder Nutzer des papierlosen Büros darf alle Dokumente digitalisieren– die Kanalisierung der Papierdokumente ist auch nach Einführung eines digitalen Archivs aufrechtzuerhalten.

6. Alle digitalisierten Dokumente müssen wiederauffindbar sein und sich jederzeit reproduzieren lassen

Wird im papierlosen Büro ein elektronisch archiviertes Dokument benötigt, dann muss es in einer angemessenen Zeit wiederauffindbar sein. Es gibt dafür laut Verband für Organisation und Information eine gewisse Zeitspanne, in der das Dokument vorhanden sein muss. Wird diese Zeit überschritten, muss man seine elektronische Archivierung noch einmal technisch verbessern.

7. Digitalisierte Dokumente dürfen im papierlosen Büro erst gelöscht werden, wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist

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Umfangreiche Archive gehören auch in digitaler Form zum Alltag im papierlosen Büro.

Der Hintergrund dieses Gebotes ist, dass die Dokumente während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeit verfügbar sein müssen. Der Zeitpunkt zur Löschung von abgelaufenen Dokumenten im digitalen Archiv wird durch die gesetzlichen Vorschriften bestimmt. Dabei geht es um Gesetze zum Datenschutz und technische Erwägungen. So soll der Aufwand verringert werden.

8. Dokumentenänderungen im digitalen Dokumentenmanagement müssen in einem Protokoll festgehalten werden

Analog zu bspw. Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, muss eine nachträgliche Änderung mit einem Vermerk kenntlich gemacht werden. Der ursprüngliche Zustand des digitalen Dokuments darf nicht ohne Weiteres abänderbar sein und das Original muss abrufbar bleiben. Dies gilt für die gesamte Aufbewahrungszeit.

PS: Revisionssicher zu archivierende Dokumente dürfen natürlich nicht nachträglich verändert werden

9. Das Verfahren der digitalen Archivierung muss jederzeit durch Sachverständige prüfbar sein

Ein Sachverständiger kann jederzeit das papierlose Büro prüfen. Eine gesamte Dokumentation des Verfahrens ist deswegen für den Soll/Ist-Vergleich unbedingt notwendig. So muss der Betrieb ordnungsgemäß laufen und anhand von Systemprotokollen kann man alle Eintragungen und Änderungen jederzeit nachvollziehen.

10. Es dürfen keine Migrationen oder Updates am digitalen Dokumentenmanagement ohne Blick auf die anderen Gebote vorgenommen werden

Das Problem ist, dass die Innovationszyklen bei elektronischen Archivsystemen und der Hard- und Software meist viel kürzer sind, als die dazugehörige Aufbewahrungszeit. Es kann immer vorkommen, dass es während der Zeit der Aufbewahrung zu Änderungen an dem digitalen Dokumentenmanagement kommt, angefangen vom Austausch der Geräte bis zur Migration des kompletten elektronischen Archivs. Wenn ein Umstieg notwendig wird, sollten die anderen Gebote nicht außer Acht gelassen werden. Alles muss sorgfältig dokumentiert werden.

11. Rechtliche Vorschriften, die das papierlose Büro betreffen

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Die richtige Technik richtig angewendet- Den Arbeitsalltag nicht noch komplizierter machen, das ist nicht immer leicht.

Die Verwaltung des digitalen Dokumentenmanagements, wie E-Mails, Faxe und Briefe wird wichtiger, weil die Informationsgrundlage rasant wächst, sowohl von der Menge als auch von der Komplexität her. Der Vorteil ist vor allem, dass viele berechtigte Mitarbeiter gleichzeitig auf das Dokument zugreifen können. Auch lange Suchzeiten werden mit leistungsfähiger Software vermieden.

Eine Herausforderung ist die Entwicklung einer langfristigen Aufbewahrung- Denn die ist durch gesetzliche Vorschriften bestimmt. Die Einführung einer digitalen Steuerprüfung gehört – ebenso wie eine Ermessensausübung des Betriebsprüfers vom Finanzamt – dazu. Auch in der Abgabenordnung ist die elektronische Archivierung, ebenso wie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und die zivile Prozessordnung festgeschrieben. Auch der Begriff Revisionssicherheit ist von großer Bedeutung. Denn auch diese hat gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Vor allem betrifft dies aufbewahrungspflichtige Dokumente. So müssen Informationen unverändert bereitgestellt werden, und dürfen nicht verfälscht archiviert werden.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel Ihnen zum Verständnis des digitalen Dokumentenmanagements weitergeholfen hat. Das papierlose Büro hat viele Vorteile gegenüber dem Papierbüro aber erfordert auch einige Vorbereitung und Pflege. Im Schnitt generiert das papierlose Büro für seinen Besitzer eindeutig massive Zeitvorteile und Effizienzgewinne. Auch ist das papierlose Büro nervenschonender.

Bei DOCUBYTE helfen wir Ihnen bei tiefergehenden Fragen und natürlich auch Umsetzung eines digitalen Dokumentenmanagements gerne weiter. Kommen Sie auf uns zu!