Elektronische Gehaltsabrechnung: Funktionsweise und Workflow

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Mitarbeiter Ihres Unternehmens die elektronische Gehaltsabrechnung empfangen. Außerdem erläutern wir, wie Sie die monatlichen Abrechnungen entweder eigenständig in der Personalabteilung oder über unseren Service in die ePayslip Datenbank importieren können.

So empfangen Mitarbeiter die elektronische Gehaltsabrechnung

Melden Sie sich via Browser mit Ihren Zugangsdaten an ePayslip an.

Die Anmeldemaske erreichen Sie über den Link https://www.docubyte-archiv.de.

Ihre Verbindung ist per TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt. Das bedeutet, dass die zwischen Ihrem Endgerät und ePayslip übertragenen Daten nicht von Dritten eingesehen werden können.

Wenn Sie großen Wert auf Sicherheit legen, konfigurieren wir für Sie eine 2-Faktor-Authentifizierung.

Elektronische Gehaltsabrechnung Loginmaske

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint zuerst nur eine Maske mit Suchfeldern. Aufgrund der Funktionsweise des Systems werden in dieser Ansicht also noch keine Dokumente angezeigt.

Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche suchen, wenn Sie eine Liste aller Dokumente in (umgekehrter) chronologischer Reihenfolge anzeigen lassen möchten. Das aktuellste Dokument wird immer ganz oben angezeigt.

Natürlich können Sie auch nach Archivierungsdatum, Dokumententyp, Personal-Nr., der Bemerkung oder Freitext filtern und anschließend mit der Schaltfläche Suchen die entsprechenden Ergebnisse anzeigen lassen.

Elektronische Gehaltsabrechnung Suchmaske

Anschließend können Sie das gesuchte Dokument aus der Trefferliste auswählen und per Doppelklick auf die entsprechende Zeile öffnen.

Je nach Einstellung Ihres Endgeräts öffnet sich das Dokument entweder direkt im Browser oder in der im Betriebssystem voreingestellten App. Die gängigen Browsern öffnen PDF-Dokumente direkt in einem neuen Tab.

Danach haben Sie die Möglichkeit das Dokument zu lesen oder lokal auf Ihrem Gerät zu speichern.

Elektronische Gehaltsabrechnung Dokument öffnen

Alternativ funktioniert das ganze natürlich auch via Smartphone.

Benutzen Sie dazu einfach den vorinstallierten Browser und geben Sie in der Adresszeile den abweichenden Link https://www.docubyte-archiv.de/app ein.

Elektronische Gehaltsabrechnung Login per Smartphone

So gelangt die elektronische Gehaltsabrechnung in ePayslip

Um die Benutzer in der Datenbank von ePayslip anlegen zu können, benötigen wir von Ihnen vor Projektbeginn eine aktuelle Liste aller Mitarbeiter. DOCUBYTE ist datenschutz-zertifiziert, Sie müssen sich also keine Sorgen über die Sicherheit von personenbezogenen Daten machen. Auf Wunsch stellen wir Ihnen gerne eine sichere Plattform zur verschlüsselten Übermittlung der Mitarbeiterdaten und der monatlichen PDF-Dateien bereit.

Sie haben zwei verschiedene Möglichkeiten für die monatliche Bereitstellung der Daten in ePayslip.

1

Splitting- und Upload-Service durch DOCUBYTE: Sie müssen nur eine Multi-PDF übertragen und uns benachrichtigen. Den Rest erledigen wir, bei Bedarf inklusive Benachrichtigung Ihrer Mitarbeiter.

Wir empfehlen diese Option!

2

Ihre Personalabteilung erledigt Splitting und Upload: Bei dieser Vorgehensweise muss einmalig ein sog. Multi-Uploader auf einen Ihrer Server installiert werden, um die monatliche Übertragung zu automatisieren. Wenn Ihr Abrechnungssystem nur Multi-PDF-Dateien exportieren kann, stellen wir Ihnen einen fertig konfigurierten PDF-Splitter zur Anwendung in der Personalabteilung zur Verfügung.

 

Unabhängig davon, ob Sie die Bearbeitung für die elektronische Gehaltsabrechnung selbst durchführen oder in Auftrag geben, finden die folgenden drei Schritte statt.

Lohnbuchhaltung

Ihre Lohnbuchhaltung erzeugt eine Multi-PDF mit allen Abrechnungen

PDF-Splitting & Index

Die Multi-PDF wird aufgesplittet und Indexwerte für das Archiv vorbereitet

Multi-Upload

Der Multi-Uploader überträgt alle Abrechnungen im Batchmodus an ePayslip