Die Vision des papierlosen Büros verfolgen viele Unternehmen beharrlich schon seit einigen Jahren. Doch viele Organisationen stoßen immer wieder auf Grenzen und Probleme bei der Umsetzung des Konzeptes. Die elektronische Gehaltsabrechnung ist ein wichtiger Baustein einer papierlosen Büroorganisation, jedoch gibt es viele Bedenken. In diesem Blogbeitrag wollen wir die größten „Schwachpunkte“ anhand des ePayslip / Der digitalen Gehaltsabrechnung herausarbeiten.

1. ePayslip und Datenschutz – das geht nicht zusammen?

ePayslip-Elektronische-Gehaltsabrechnung-Flyer

Die elektronische Gehaltsabrechnung schützt die Umwelt und ist auch für die Mitarbeiter äußerst praktisch.

Der klassische Brief hat ein wirklich gutes Image. Er gilt als verlässlich, rechtssicher und absolut vertrauenswürdig. Angesichts vieler Sicherheitslücken und der Snowden-Enthüllungen scheint er sicherer zu sein als die digitale Übermittlung der elektronischen Gehaltsabrechnung. Doch auch Briefe sind anfällig für Öffnung und Sichtung durch Unbefugte. Richtig gemanagt können Sie mit der elektronischen Gehaltsabrechnung nahezu lückenlos verhindern, dass ein unbefugter Dritter die sensiblen Daten einsehen kann.

Der ePayslip wird standardmäßig als gehostete Lösung angeboten, Sie können das System aber auch auf Ihrem eigenen Server / Intranet installieren, wenn die Daten das eigene Unternehmen nicht verlassen sollen. Jeder Mitarbeiter bekommt seinen eigenen Zugang, der nur ihm bekannt ist. Das heißt nur der jeweilig berechtigte Mitarbeiter kann auf seine Dokumente zugreifen. Das ist ein echtes Plus an Datenschutz. Im grundsätzlich mit allen gängigen Mitteln des Datenschutzes gesicherten Bereich des ePayslip können Ihre Mitarbeiter sensible Daten verschlüsselt ablegen. In Deutschland gehostet und nach ISO zertifiziert, ist die mit dem ePayslip realisierbare Lagerung und Abruf Ihrer Dokumente als hätten Sie einen digitalen Panzerschrank. In vielen anderen Cloudlösungen, vor allen Dingen solche aus den USA kommenden, sollten Organisation besser keine sensiblen Dokumente verwalten.

2. Das bestehende System muss für die digitale Gehaltsabrechnung geändert werden?

Die Einführung eines neuen Prozesses im Bereich der Personalverwaltung ist mit Aufwand verbunden. Arbeitsabläufe und Softwaresysteme müssen meist angepasst werden. Die überlastete IT-Abteilung hat für solche Innovationen selten ein offenes Ohr. Doch die Änderungen, die Sie an bestehenden Systemen für den DOCUBYTE ePayslip durchführen müssen, sind minimal. Es müssen lediglich drei Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Statt die Abrechnungen auszudrucken, müssen PDF-Dateien generiert werden

2. Für jeden Mitarbeiter muss im ePayslip Online Archiv / System ein Account angelegt werden (erledigt in der Regel Ihr ePayslip-Partner). Import und Pflege der Mitarbeiter kann auch automatisiert erfolgen

3. Monatlich muss die PDF-Gehaltsabrechnungen automatisiert hochgeladen werden können , dazu benötigt man eine eindeutige Kennung wie z. B. Personalnummer

3. Mitarbeiter finden die elektronische Gehaltsabrechnung möglicherweise kompliziert?

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Überall elektronisch abrufen: Die digitale Gehaltsabrechnung

Kein monatlicher Brief mehr, ein Login im ePayslip-Account ersetzt den monatlichen Papierbrief. Niemand verteilt mehr den Gehaltsnachweis und hält dabei ein kleines Schwätzchen. Beim ersten Kontakt mit dem ePayslip mögen Ihre Mitarbeiter noch Vorbehalte gegen die neue Form der monatlichen Gehaltsabrechnung haben. Das ist ganz normal und wird sich schnell ändern, wenn deren Vorteile „erlebt“ werden. Denn der ePayslip kann – effektive digitale Archivierung und Backup vorausgesetzt – unbegrenzt lange aufbewahrt und nachgedruckt werden. Außerdem entfällt das lästige Abheften in Papierordnern. Ein paar Klicks und schon haben die Mitarbeiter ihren Gehaltsnachweis in Händen. Sehr bequem, sicher und ohne lästige Telefonate mit den Kollegen aus der Personalabteilung.

Praktische Zusatzfunktion: Im persönlichen Bereich des DOCUBYTE ePayslip-Archivs können die Mitarbeiter auch selbst eigene wichtige Dokumente wie z. B. Verträge, gescannte Ausweisdokumente etc. hochladen. Wenn solche Dokumente verloren gehen oder die Originale nicht mehr gefunden werden, hat man eine zusätzliche “digitale Sicherheitskopie”.

Es gab schon Fälle, bei denen einem Mitarbeiter alle persönlichen Dokumente im Urlaub abhanden gekommen sind und durch den Zugriff auf den ePayslip Account der Nachweis der Identität schnell möglich war und weiteren Ärger ersparte. Diese Sekundärverwendung des ePayslip-Onlinearchivs ist ein echter Zusatznutzen für Mitarbeiter.

4. Mit dem ePayslip kann man unterm Strich nicht viel Geld sparen!

Die Aufwände für Implementierung und Betrieb des Systems fressen einen Großteil der potenziellen Ersparnis wieder auf denken Sie? Das stimmt in dieser Form auf keinen Fall, denn bares Geld sparen können Sie mit dem ePayslip schon ab geringen Mitarbeiterzahlen sehr wohl. A) Sie müssen Ihre Gehaltsabrechnungen nicht mehr ausdrucken. B) Die Mitarbeiter, die bisher mit dem monatlichen Ausdrucken und Eintüten der Gehaltsnachweise beschäftigt waren, können nun anspruchsvollere und wertschöpfendere Aufgaben übernehmen – ein echter Gewinn. C) Dazu fällt das Porto weg. Selbst, wenn Sie einen Post-Konkurrenten als Partner für den Versand engagieren – umsonst befördert dieser Ihre Gehaltsabrechnungen leider auch nicht. So können Sie mit der Einführung der elektronischen Gehaltsabrechnung bis zu 70% der Gesamtkosten sparen. Als Richtwert gilt: 1 Euro pro Mitarbeiter pro Monat.

5. Dateiformate und Aufbewahrungsfristen – da ist Papier doch einfacher!

Man muss sich schon für das richtige Format entscheiden, wenn man auf die digitale Gehaltsabrechnung setzt. Denn Sie sind zur Aufbewahrung und Archivierung der Dokumente verpflichtet. Klingt kompliziert? Ist es nicht, denn ausgeklügelte Konzepte zur digitalen Archivierung und ein plattformübergreifendes Dateiformat wie PDF, das zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente vorgesehen ist, nehmen diesen Anforderungen den Schrecken. Papierberge in unzähligen Aktenordnern sind mittlerweile antiquiert.

Fazit: Es gibt nach gängiger Auffassung sowohl in Anwender- als auch Expertenkreisen kein Argument, welches nach einem genaueren Blick noch gegen den ePayslip spricht. Hingegen spricht eine ganze Menge dafür. Wir würden uns freuen, wenn Sie die Möglichkeit für sich nutzen würden, sowohl Ihrer Budgets als auch der Umwelt zuliebe. Der ePayslip macht Ihr Leben einfacher- Kommen Sie einfach auf uns zu, falls Sie noch Fragen zur Implementierung haben.