Best Practice: Wie Sie Papierfragebögen maschinenlesbar gestalten

Auch in Zeiten von Industrie 4.0, dem Internet of Things (IoT) und der zunehmenden Digitalisierung der Welt benutzen viele Umfrageinstitute und Unternehmen weiterhin den guten alten Fragebogen. Die Gründe dafür sind vielfältig. Eine große Rolle spielen beispielsweise die Themen Datenschutz, Zielgruppenerreichung oder Netzausbau.

In diesem Artikel erfahren Sie deshalb die wichtigsten Kriterien für das Design von maschinenlesbaren Formularen und Fragebögen.

Regeln zum Hintergrund von Fragebogen und Feldern

Der Hintergrund des Fragebogens sollte generell möglichst „sauber“ sein. Das bedeutet, dass das Formular selbst entweder in Weiß oder einem anderen hellen Farbton – beispielsweise Gelb – gestaltet sein sollte.

Ähnliches gilt auch für die einzelnen Felder. Für die Markierung bzw. Begrenzung der auszufüllenden Felder existieren drei gängige Methoden.

Umrandung

Fragebogen Markierung Umrandung

Farbige Markierung

Fragebogen Markierung in Farbe

Kamm

Fragebogen Markierung Kamm

Farbige Umrandung

Fragebogen Markierung rote Umrandung

Optimal ist aus unserer Sicht die Kombination dieser Möglichkeiten, also eine rote Umrandung. Denn beim Scannen von Papierfragebögen ist es möglich, eine sogenannte Blindfarbe zu definieren. Die am häufigsten verwendete Bildfarbe ist rot. Erinnern Sie sich noch an Überweisungsträger bei der Bank? In diesem Fall wird schon seit Jahrzehnten die Blindfarbe Rot angewendet. Dadurch erscheinen auf dem gescannten Beleg nur die mit blauem oder schwarzem Stift geschriebenen Zeichen. Der Vorteil dabei ist, dass die handschriftlich eingetragenen Zeichen nicht durch Markierungen unlesbar gemacht werden.
Wichtig ist übrigens auch der Abstand der Feldbeschreibung bzw. der abgedruckten Hinweise zum Formularfeld. Wenn Sie diese Hinweise  allerdings in derselben Blindfarbe abdrucken wie die Feldumrandung, ist der Abstand nicht weiter wichtig. Denn die Schrift kann beim Scannprozess ohnehin entfernt werden.
Unsere Erfahrung zeigt, dass sich die ausfüllenden Personen bei einer Umrandung am wahrscheinlichsten an die Feldbegrenzung halten. Beim Kamm und den hellroten Kästchen kommt es wesentlich häufiger vor, dass  die Ausfüller die Markierungen missachten und über die
SEPA Überweisungsträger Blindfarben

Die Anwendung der Blindfarbe Rot bringt diverse Vorteile mit sich.

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Achtung: verwenden Sie bitte niemals dunkle Farbtöne oder gar Blau als Bildfarbe. Geben Sie wenn möglich den Empfängern Ihrer Fragebögen in Form von Ausfüllhinweisen auf der ersten Seite die Empfehlung, die Formularfelder nur in kräftigem Schwarz oder Blau auszufüllen.

Beachten Sie die Größe von Markierungsfeldern

Auch die Größe der auszufüllenden Kästchen ist von großer Bedeutung bei der automatisierten Auswertung von Fragebögen. Bei Feldmarkierungen für Buchstaben und Ziffern empfehlen wir eine Kästchengröße von 4 x 5 mm (Höhe x Breite). Die Linienstärke sollte 1 Punkt betragen, das entspricht etwa 0,4 mm. Der Abstand zwischen den einzelnen Kästchen soll optimalerweise 1,5 mm betragen. Der Abstand stellt sicher, dass unserer Software kein Fehler unterläuft, selbst wenn Personen über die Begrenzungslinien hinausschreiben.

Wenn Sie einen sogenannten Kamm verwenden, gelten ähnliche Regeln. Die Breite für einen Buchstaben sollte bei ca. 5 mm liegen. Einen Abstand zwischen den einzelnen Zeichen-Modulen gibt es beim Kamm nicht. Achten Sie bitte auf einen Mindestabstand von ca. 8 mm, wenn Sie mehrere Kämme untereinander platzieren. Die senkrecht stehenden Linien, die ein Feld links und rechte begrenzen, sollten etwa 0,9 bis 1,2 mm hoch sein.

Markierungsfeld mit Rahmen
Markierungsfeld mit Kamm

Regeln zur Gestaltung von Referenzzeichen und Markierungen

Damit eine qualitativ hochwertige Auswertung per Software möglich ist, sollten Sie sogenannte Referenzzeichen einfügen. Funktionstüchtige Referenzzeichen ermöglichen es, Verzerrungen zu identifizieren und ggf. automatisch zu korrigieren. Referenzzeichen können schwarze Quadrate (keine Rechtecke!), Ecken oder auch Kreuze sein.
Fragebogen-Quadrate als Referenzzeichen
Fragebogen-Ecken als Referenzzeichen
Fragebogen-Kreuze als Referenzzeichen
  • Wichtig ist, dass alle Referenzzeichen auf einem Fragebogen dieselbe Form und Größe aufweisen. Wir empfehlen Maße von mindestens 5 x 5 mm.
  • Sie sollten mindestens vier solcher Zeichen abdrucken, je eines für die vier Eckbereiche des Formulars.
  • Alle Referenzzeichen sollten mindestens 0,5 cm Abstand von anderen Elementen des Fragebogens haben.
  • Außerdem sollten Sie nicht zu nahe an den Rand gedruckt werden. Etwa 1 cm Abstand sollten Sie beim Design einberechnen.
  • Auch mehrere senkrecht und / oder waagrecht abgedruckte Trennlinien oder gleichbleibende Textbausteine können bei der Erkennung von Vorteil sein.
  • Wenn Sie keine der oben aufgeführten Techniken anwenden möchten, empfehlen wir zumindest eindeutige Fomular- und / oder Seitenkennzeichnungen.
  • Achten Sie bitte darauf, dass alle Referenzzeichen in einem möglichst dunklen Farbton abgedruckt sind, am besten schwarz.

Barcode-Beispiel
Auf Formular-Ebene werden in der Praxis oft Barcodes oder eindeutige Zeichenketten auf der ersten Seite eines Bogens abgedruckt. Das ist übrigens auch eine beliebte Methode zur Anonymisierung von Rückläufern. Beachten Sie aber, dass Barcodes keine Umlaute und Sonderzeichen enthalten dürfen. Zur Verbesserung der Erkennungsqualität empfehlen wir bei Strichcodes eine Mindestgröße von 60 x 15 mm. Die im Code verschlüsselte Zeichenkette sollte unbedingt auch menschenlesbar abgedruckt sein. Als Barcode-Art kommen z.B. Code 128 oder Code 39 in Frage.

Was ist bei der Produktion der physischen Papierbögen zu beachten?

Bei der Produktion Ihrer Formulare sollten Sie einige Regeln beachten. Damit ermöglichen Sie eine effiziente Digitalisierung und schaffen gleichzeitig die Voraussetzungen für ausgezeichnete Datenqualität!

1
Lassen Sie ihre Fragebögen am besten durch eine professionelle Druckerei produzieren. Wir empfehlen das nahezu allen Kunden, da die Auflage bei Umfragen i.d.R. relativ hoch ist. Abhängig von der erwarteten Rückläuferquote muss zum Teil ein Vielfaches an Papierbögen hergestellt werden.
2
Pro Fragebogen darf nur eine einzige Druckvorlage existieren. Wenn mehrere Vorlagen erstellt werden, kann das zu einer deutlichen Erhöhung der Erfassungskosten führen. Machen Sie sich also am besten frühzeitig Gedanken über das Fragebogen-Design und fragen Sie im Zweifel nach. Zur Einrichtung der Erfassungssoftware ist eine Übermittlung der Druck-PDF zwar ausreichend. Wir bevorzugen allerdings unausgefüllte Originale, damit auch Abweichungen beim Druck- und Scanprozess später nicht zu unerwarteten Problemen führen können.
3
Wenn Sie die Bögen selbst drucken möchten, benutzen Sie bitte unbedingt einen Laserdrucker mit einer Auflösung von mindestens 600 dpi. Alle Exemplare sollten am selben Drucker oder zumindest an möglichst identischen Drucker-Modellen entstehen.
4
Es sollten immer ausschließlich die am Drucker entstandenen Dokumente verwendet werden. Denn bei Kopien kann es zu Verschiebungen und Verzerrungen kommen. Auch das bringt erfahrungsgemäß erhöhte Kosten bei der Datenerfassung mit sich.
5
Achten Sie in jedem Fall auf ausreichend große Abstände zu den Seitenrändern. Das gilt insbesondere für gebundene Dokumente, unabhängig davon, ob diese geklappt, geleimt oder geklammert sind. Der Bundsteg sollte mindestens eine Breite von 1,5 cm haben – 2 cm sind noch besser! Der Sicherheitsabstand ist deshalb so wichtig, weil die Fragebögen vor dem Einscannen an einem Stapelschneider aufgeschnitten werden. Da beim Druck immer mal wieder kleinere oder manchmal auch größere Verschiebungen auftreten, sollte der Abstand so groß wie möglich gewählt werden.
Fragebogen-Produktion-Bundsteg

Hinweise zum Ausfüllen von maschinenlesbaren Fragebögen

Wie bereits erwähnt, sollen beim händischen Ausfüllen nur kräftige Farben verwendet werden. Konkret lautet unsere Empfehlung: blauer oder schwarzer Kugelschreiber. Sie sollten keine Filzstifte oder Ähnliches verwenden, weil diese auf die Rückseite durchdrücken oder die Schrift zu kräftig erscheinen lassen. Diese Effekte können die Erkennungsergebnisse massiv verfälschen und den Aufwand bei der Qualitätskontrolle – und damit auch die Kosten – vervielfachen. Auch Bleistift und andere helle Schriftfarben sind i.d.R. nicht für das Ausfüllen von maschinenlesbaren Fragebögen geeignet. Für die Erkennungssoftware ist es wichtig, dass beim Ausfüllen nur Großbuchstaben verwendet werden. Jeder Buchstabe sollte eine Zelle gut ausfüllen, aber die Begrenzungslinie möglichst nicht überschreiten. Nachfolgend stellen wir Ihnen ein Beispiel für Ausfüllhinweise zur Verfügung.

Bitte füllen Sie diesen Fragebogen in Großbuchstaben mit einem schwarzen oder dunkelblauen Kugelschreiber aus. Fragebogen Ausfüllhinweis