Es ist uns eine große Freude, unsere neue Partnerschaft mit dem Personaldienstleister VRG HR bekanntgeben zu können. Wobei Ihnen genau VRG HR in Ihrer Personalwirtschaft weiterhelfen kann, erfahren Sie auf der VRG-HR-Webseite.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro: Personalakten digitalisieren beim Experten

Mit dem Münchener Scan-Dienstleister DOCUBYTE hat VRG HR einen zuverlässigen Partner für die Digitalisierung von Papierdokumenten gefunden. Gemeinsam begleiten sie Unternehmen auf dem Weg zum papierlosen Büro und zu mehr Prozesseffizienz im Tagesgeschäft einer modernen Personalabteilung.

 

Die Ausgangssituation:

Per Post, E-Mail und Fax gehen in einem Unternehmen viele Informationen ein, die für das Tagesgeschäft unabdingbar sind – meist besteht zudem ein nicht minder wichtiger „Dokumentenschatz“ in den Aktenschränken. Gerade in der Personalabteilung entstehen mit der Zeit viele Dokumente, Verträge, Akten sowie Informationen zu Arbeitnehmern und ehemaligen Mitarbeitern, die aufbewahrt werden müssen.

Hier knüpft das Portfolio von VRG HR an: Als Lösungsanbieter von Software und Services für die Personalwirtschaft begleitet VRG HR Unternehmen aus allen Branchen auf dem Weg zum papierarmen oder papierlosen Büro. Ob Archivlösung, elektronische Personalakte, elektronische Verdienstabrechnung oder Dokumentenmanagement-System – VRG HR bietet leistungsstarke und flexible Lösungen für die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten.

 

Die Herausforderung

Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die Digitalisierung aller papierbasierten Dokumente, die in einem Unternehmen vorhanden sind und täglich neu eingehen. Von Hand geschriebene Notizzettel, zerknickte oder beidseitig beschriftete Dokumente können schnell zur scheinbar unlösbaren Herausforderung werden. VRG HR suchte daher für die Erstverscannung einen zuverlässigen und erfahrenen Partner, der das Portfolio aus Software und HR-Services bestmöglich unterstützt.

 

Das Unternehmen

DOCUBYTE ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Sitz in Planegg, am Stadtrand von München. Im Jahr 2002 gegründet, fokussierte sich DOCUBYTE zunächst auf das Anbieten von Datenerfassungs-Dienstleistungen. In den nachfolgenden Jahren wurde das Portfolio durch die Bereiche Scan-Service und Dokumenten-Management erweitert. DOCUBYTE hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen bei der Umsetzung und Einführung papierloser Prozesse zu unterstützen. Die 25 Mitarbeiter von DOCUBYTE leben die Philosophie „Von Papier befreit“ und kennen und schätzen die zahlreichen Vorteile papierloser Informationsverarbeitung.

 

Die Zusammenarbeit mit VRG HR

Bei der Einführung einer Lösung für das Dokumentenmanagement oder für die Archivierung bietet VRG HR auf Wunsch Unterstützung bei der Erstverscannung an. Auf der Suche nach einem zuverlässigen und erfahrenen Partner informierte sich VRG HR am Markt und führte persönliche Gespräche mit Hans-Peter Huber, Vertriebsleiter von DOCUBYTE, und Holger Martens, Inhaber von DOCUBYTE. Schnell zeigte sich, dass beide Unternehmen ein sehr ähnliches Selbstverständnis als Dienstleister haben: Nur eine auf Vertrauen basierende, ehrliche und partnerschaftliche Beziehung zu Kunden und Geschäftspartnern ist auf Dauer tragfähig. Gegenseitiger Respekt, Fairness, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Glaubwürdigkeit sind dabei eine Selbstverständlichkeit.

Mit DOCUBYTE hat VRG HR einen zuverlässigen Kooperationspartner gefunden, der im Rahmen einer Erstvercannung dafür Sorge trägt, dass Daten zeitnah, strukturiert und vollständig digitalisiert in das entsprechende System überführt werden. Seit 2012 konnten die beiden Unternehmen bereits zahlreiche Projekte gemeinsam zum Erfolg führen.

 

Die Erstverscannung

Die Erstverscannung ist ein zentraler Schritt auf dem Weg zum effizienten papierlosen beziehungsweise papierarmen Büro. Bei der Einführung einer Dokumentenmanagement- oder Archivierungslösung kann das Scannen der vorhandenen Dokumente ohne professionelle Unterstützung schnell zum Stolperstein werden. Hier schafft DOCUBYTE Entlastung: Entweder chargenweise oder auf einen Schlag verwandelt der Dienstleister Dokumente in Bits und Bytes. Aktenberge werden so sukzessive abgebaut und die Informationen in die leicht verwaltbare elektronische Form gebracht.

DOCUBYTE hat eine spezielle Software für die Klassifizierung entwickelt, die es erlaubt, die richtige Dokumentenklasse sicher und schnell auszuwählen. So wird gewährleistet, dass alle gescannten Dokumente der richtigen digitalen Akte zugeordnet werden. DOCUBYTE scannt grundsätzlich alle Akten ohne Mehrkosten in Farbe. Das hat den Vorteil, dass alle digitalen Dokumente den Originalen entsprechen und farbige Markierungen sichtbar bleiben. Durch die anschließende Hochkomprimierung werden die Dateigrößen so reduziert, dass sie nur unwesentlich größer als schwarz/weiß-Dateien sind.

Geschäftsakten enthalten naturgemäß personenbezogene Daten. Diese müssen gemäß Datenschutz-Richtlinien geschützt werden und dürfen nicht in falsche Hände geraten. DOCUBYTE ist entsprechend zertifiziert und hat einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt.

 

Vorteile und Nutzen

Mit der Einführung einer digitalen Archivierungslösung können Unternehmen eine effizientere Arbeitsweise in allen Geschäftsbereichen ermöglichen, Kosten reduzieren und die Umwelt entlasten. Zeit, die bislang in die Suche von Dokumenten investiert wurde, kann nun in das Kerngeschäft investiert werden. Als erfahrener Scandienstleister führt DOCUBYTE die Erstverscannung zuverlässig und datenschutzkonform durch – für eine Archivlösung im Mittelstand oder bei der Einführung einer digitalen Personalakte bei einem Großkonzern.

 

Das papierlose Büro bedeutet echte Dokumentenmanagement-Power. Wir laden Sie dazu ein, sich von uns in allen Belangen rund um Scanservice, digitale Archivierung und digitales Dokumentenmanagement beraten zu lassen. Kommen Sie auf uns zu- Sie erreichen uns telefonisch unter 089 12509366 oder per E-Mail an kontakt@docubyte.de.