Führendes Photonics Unternehmen Thorlabs GmbH betraut DOCUBYTE mit elektronischer Archivierung – 1.000 Ordner in 2 Monaten eingescannt

DOCUBYTE ist bereits für viele führende Unternehmen die Lösung für Ihre elektronische Archivierung. Mit dem jüngst abgeschlossenen Projekt bei der deutschen Tochter des führenden US-Laborausrüstungsherstellers Thorlabs Inc. hat DOCUBYTE erneut Kompetenz und Professionalität demonstriert.

Der Einkaufsleiter der Thorlabs GmbH, Wolfgang Hermann, ist zufrieden: „Die elektronische Archivierung von DOCUBYTE wurde optimal durchgeführt. Die Logistik, also die Abholung der Akten, Datenlieferung, dann das eigentliche Akten digitalisieren und die anschließende Vernichtung der fertig digitalisierten Papier-Akten, hat tadellos geklappt.“ In dieser kurzen Aussage finden sich bereits viele Gründe, warum Unternehmen wie Thorlabs DOCUBYTE beauftragen. Eine elektronische Archivierung als Dienstleistung fängt eben nicht erst mit dem Scannen der Dokumente an und hört auch nicht damit auf. Vielmehr ist eine elektronische Komplettarchivierung wie im Falle Thorlabs ein facettenreicher Prozess, der im Wesentlichen fünf Schritte abdeckt:

  1. Transportlogistik der Akten
  2. Die eigentliche Digitalisierung (per Scan)
  3. Die Datenerfassung bei digitalisierten Akten (etwa die Zuordnung eines numerischen Schlüssels für jedes Dokument)
  4. Die Einrichtung des digitalen Dokumentenmanagementsystems und die Vernichtung der Papierakten
  5. Schulung im Umgang mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem

Auf jeder Stufe dieses Prozesses gibt es andere Herausforderungen zu bewältigen. Bei Thorlabs war man sehr froh, dass DOCUBYTE über die richtige Ausstattung, sowohl von der Hardware als auch von der Software verfügt: „Die Qualität der gescannten Dokumente ist hervorragend und die Arbeit mit DOCUframe erleichtert uns die tägliche Arbeit mit den Dokumenten enorm.  Unser Projektziel haben wir zu 100% erreicht.“ DOCUframe ist ein Programm zum Dokumentenmanagement, welches an verschiedene Bedürfnisse angepasst werden kann. Auf diese Weise ist die elektronische Archivierung für jedes beliebige Unternehmen möglich und kann auf wirtschaftlicher Art und Weise vollzogen werden.

Falls Sie noch weitere Fragen haben oder mit uns gemeinsam Ihre elektronische Archivierung planen möchten, stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung. Kommen Sie auf uns zu.