Digitale Gehaltsabrechnung
Kosten senken mit ePayslip

Kostenfaktor Lohnabrechnung

Die Gehaltsabrechnung zu verteilen ist in vielen Unternehmen ein monatlich wiederkehrendes Ritual. Die Verdienstbescheinigungen werden ausgedruckt, kuvertiert und anschließend per Post an die Mitarbeiter versendet. Oder sie werden firmenintern verteilt, wobei auch erhebliche Kosten entstehen können – Druck- und Kuvertierkosten fallen ohnehin an. Bei der Verteilung von Gehaltsabrechnungen in Papierform entstehet ein monatlicher Betrag von bis zu 1,50 € pro Mitarbeiter. Aufgrund des relativ hohen Aufwands bei Erstellung und Verteilung suchen viele Firmen nach einer Alternative zur papierbasierten Lohnabrechnung. Die digitale Gehaltsabrechnung, auch als ePayslip oder elektronischer Lohnsteuernachweis bekannt, ist die optimale Lösung für dieses Problem! Bei ePayslip handelt es sich um eine moderne Online-Plattform, auf der Unternehmen ihren Mitarbeitern kostengünstig und effizient ihre monatlichen Gehaltsabrechnungen als digitales Dokument zur Verfügung stellen können.

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Mögliche Kosteneinsparung mit ePayslip

  • Kosten mit Papierbasierter Gehaltsabrechnung 100%
  • Kosten mit digitaler Gehaltsabrechnung 30%

 

Berechnen Sie Ihr Einsparpotenzial mit dem ePayslip-Kalkulator

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Außerdem schonen Sie mit ePayslip die Umwelt! Eingesparte Ressourcen pro Jahr*:

Wasser sparen mit digitaler Gehaltsabrechnung
Strom sparen mit der elektronischen Gehaltsabrechnung
CO2 vermeiden mit der digitalen Lohnabrechnung

*Die Zahlen zeigen lediglich die Einsparungen durch Vermeidung der Papierproduktion. Es wird von einem Verbrauch von durchschnittlich zwei DIN A4 Blatt Frischfaserpapier pro Mitarbeiter und Monat ausgegangen. Unter Berücksichtigung von Druckvorgang und Post-Transport erhöhen sich die Werte entsprechend.

Digitale Lohnabrechnung senkt Kosten

Drucken Sie die Lohnabrechnungen nicht mehr aus, sondern nutzen Sie die digitale Gehaltsabrechnung. Der zentrale Druckvorgang und das aufwändige Kuvertieren entfallen vollständig. Außerdem müssen Sie keine Papierdokumente im Unternehmen verteilen oder per Post verschicken. So ist mit der elektronischen Lohnabrechnung eine Kosteneinsparung von bis zu 70% im Vergleich zur papierbasierten Verarbeitung möglich. Die ePayslip Lösung von DOCUBYTE finanziert sich auf diese Weise nicht nur selbst, sie erwirtschaftet sogar ab dem ersten Monat Profit und ist innerhalb von kürzester Zeit ohne Anfangsinvestition in Hardware oder kostspielige Softwarelizenzen einsatzbereit. Für große Unternehmen kann die jährliche Ersparnis so leicht im fünfstelligen Bereich liegen! Die Kostenersparnis durch die digitale Gehaltsabrechnung liegt zwischen 0,75 und 1,50 Euro pro Lohnzettel*. Zusätzlich tun Sie etwas Gutes für die Umwelt, denn Sie und Ihre Mitarbeiter verzichten durch den ePayslip auf viele unnötige Ausdrucke und senken Papier- und Tonerverbrauch. Eine manuelle Datenerfassung ist nicht erforderlich, da alle relevanten Mitarbeiterinformationen per Texterkennung aus der elektronischen Gehaltsabrechnung extrahiert und übertragen werden können.

* = Kalkulation basierend auf Kostenschätzung an Portoeinsparung, Verbrauchsmaterial und Arbeitszeit für Dokumenten-Handling abzüglich den monatlichen Nutzungsgebühren für das Online-Archiv.

  • Keine anfänglichen Investitionen
  • Bis zu 70% Kosteneinsparung pro Monat
  • Schnelle Einrichtung und Umsetzung
  • Funktioniert mit allen Lohnsystemen
  • Kann als elektronische Personalakte genutzt werden
  • Schützt die Umwelt durch geringen Ressourcenverbrauch
  • Schutz aller Dokumente durch redundante Speicherung
  • Zugriffsicherheit durch starke TLS (SSL) Verschlüsselung

Digitale-Gehaltsabrechung-Kosteneinsparungen

Digitale-Gehaltsabrechnung-elektronisch-versenden

Mit der elekronischen Gehaltsabrechnung (ePaslip) haben Unternehmen die Möglichkeit ihren erstklassigen Mitarbeitern einen erklassigen Service zu bieten.

Elektronische Gehaltsabrechnung als Mitarbeiterservice

Tun Sie Ihren Mitarbeitern – sowohl innerhalb als auch außerhalb der Personalabteilung – etwas Gutes und vereinfachen Sie die Bereitstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung. Alle Dokumente werden in digitaler Form ausgehändigt und können von jedem Mitarbeiter über einen persönlichen Account jederzeit abgerufen werden. Die Personalabteilung spart eine Menge Zeit und Geld und schont zugleich die Umwelt. Der Zugriff auf die digitale Gehaltsabrechnung kann nicht nur über Desktop-PCs erfolgen, sondern funktioniert auch via Tablet oder Smartphone. Alle Abrechnungen können bequem und schnell gefunden werden. Ein Verdienstnachweis, z.B. für den neuen Vermieter, kann einfach aus dem digitalen Archiv in elektronischer Form versendet werden. Bei Bedarf sind natürlich auch weiterhin Ausdrucke direkt aus dem ePayslip möglich. Im ePayslip kann übrigens nicht nur die digitale Gehaltsabrechnung zur Verfügung gestellt werden, sondern auch Zeugnisse, Schulungsnachweise und z.B. Dokumentenscans.

ePayslip-Rechner

Häufig gestellte Fragen zu ePayslip (FAQ)

Welche Kostenreduzierung ist mit der digitalen Gehaltsabrechnung möglich?

Mit ePayslip ist eine Kostenreduzierung von bis zu 70% möglich. Dieses Einsparpotenzial ergibt sich unter anderem durch den Wegfall sämtlicher Druckkosten und durch die Reduzierung des regelmäßigen Aufwandes für Kuvertierung und Versand bzw. Aushändigung.

Muss bei der Umstellung auf ePayslip das System für die Lohnabrechnung geändert werden?

Die elektronische Gehaltsabrechnung mit ePayslip ist vollständig plattformunabhängig und kann mit jedem existierenden Lohnabrechnungssystem zusammenarbeiten. Sie können also in Bezug auf die Erstellung und Buchung der Lohnabrechnungen exakt so weiterarbeiten wie vor der Einführung von ePayslip.

Wie lange muss ich mich bei der Bestellung von ePayslip vertraglich binden?

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt ein Jahr.

Ist es erforderlich zusätzliche Software zur Bedienung der Plattform zu installieren.

Nein, die Installation spezieller Software ist nicht nötig. Die Plattform kann sowohl von Administratoren als auch Endbenutzern über alle gängigen Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari) bedient werden. Die Nutzung ist auch mit Android und Apple Smartphones oder entsprechenden Tablets möglich.

Wie werden neue Benutzer bzw. Mitarbeiter angelegt?

Neue Mitarbeiter können einfach über einen entsprechenden Administratorzugang durch Mitarbeiter der Personalabteilung angelegt werden – die Bedienoberfläche ist sehr Benutzerfreundlich und über eine verschlüsselte Browserverbindung erreichbar. Diese Arbeiten können selbstverständlich auch als Dienstleistung durch DOCUBYTE erledigt werden.

Wie gelangen die Gehaltsabrechnungen in das ePayslip-System?

Der Upload auf die Plattform kann entweder durch die Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung erfolgen oder als zusätzliche Dienstleistung von DOCUBYTE erledigt werden. Die Verdienstabrechnungen müssen jeweils als einzelne PDF-Datei vorliegen und eine bestimmte Struktur einhalten. Dann können alle Abrechnungen automatisiert per Software in das richtige Postfach eines jeden Mitarbeiters hochgeladen werden. Ein verschlüsselter Massenimport durch eine eigens zu diesem Zweck programmierte Multi-Upload-Software ist möglich.

Wie funktioniert die Datenübertragung bei der elektronischen Gehaltsabrechnung?

Die Benutzer-Authentifizierung an der Plattform erfolgt via Browser mit Benutzername und Passwort. Bei starken Passwörtern (mindestens 8 Zeichen mit Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen) ist es sehr unwahrscheinlich, dass diese Daten geknackt werden können – denn auch die Zugangsdaten werden bereits mit einer 256bit SSL-Verschlüsselung übertragen. Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist es möglich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einzurichten. Dabei wird neben Benutzer und Passwort auch eine PIN abgefragt, die z.B. per SMS oder E-Mail versendet wird. Auch spezifische IP-Sperren bzw. -Freigaben sind möglich um nicht autorisierten Zugriff auszuschließen.

Sind die Gehaltsabrechnungen in ePayslip auch wirklich sicher verwahrt?

Ja, Ihre Dokumente sind absolut sicher verwahrt und bestens vor Verlust geschützt. Alle hochgeladenen Abrechnungen werden nach den üblichen Methoden der Datensicherung permanent redundant gespeichert und zusätzlich auf einem räumlich getrennten Backup-Server gesichert. Selbst bei theoretischem Totalausfall des gesamten Rechenzentrums stehen alle Daten im Backup-Rechenzentrum bereit – die Umschaltung erfolgt bei Störungen automatisch, sodass die Endbenutzer gar nichts bemerken. Die Zertifizierung nach ISO 9001 garantiert höchste Sicherheit und Qualität.

Wie kommen die Benutzer des ePayslip an ihre persönlichen Passwörter?

Der Versand der Passwörter erfolgt vollautomatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des entsprechenden Mitarbeiters. Nach den ersten Login kann das Passwort jederzeit vom Benutzer geändert werden.

Wie erhalten die Mitarbeiter Informationen zu neuen Gehaltsabrechnungen im ePayslip?

Um über neue Dokumente im Postfach des ePayslip zu informieren ist es möglich eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung zu aktivieren. Wenn Ihr Unternehmen aber feste Abrechnungszeitpunkte einhält, ist dies nicht unbedingt notwendig. Alle Mitarbeiter können sich jederzeit an der Plattform anmelden und alle vorliegenden Abrechnungen einsehen. Außerdem werden alle Benutzer ohnehin schon durch die Gutschrift auf ihr Bankkonto auf eine neue Gehaltsabrechnung aufmerksam gemacht.

Wie kann man Mitarbeiter von ePayslip überzeugen, die ihre Verdienstabrechnung weiterhin in Papierform brauchen?
Wenn bestimmte Mitarbeiter nichts ändern möchten und ihre Abrechnungen weiterhin in Papierform an den Steuerberater übergeben wollen, gibt es verschiedene Lösungen.

1) Der Mitarbeiter bekommt keinen Zugang zum ePayslip, sondern weiterhin einen Ausdruck per Post.

2) Der Mitarbeiter erhält einen Zugang zum ePayslip und kann alle Abrechnungen jederzeit selbst ausdrucken.

3) Der Mitarbeiter erhält einen Zugang und kann alle Abrechnungen direkt aus ePayslip heraus per E-Mail an seinen Steuerberater weiterleiten.

Wie können wir unseren Mitarbeitern auch in ePayslip unsere Corporate Identity vermitteln?

Das Unternehmenslogo und der Name der Plattform kann der Corporate Identity Ihres Unternehmens angepasst werden. Auf diese Weise erscheint die Oberfläche für die Benutzer wie ein unternehmenseigenes System.

Kann man in ePayslip nur Gehaltsabrechnungen archivieren?

Das ePayslip-System ist nicht auf digitale Gehaltsabrechnungen beschränkt. Durch die Freischaltung weiterer Funktionen kann die Plattform auch als digitale Personalakte genutzt werden. Grundsätzlich lassen sich nahezu alle Dateiformate digital archivieren. Neben PDF-Dateien können z.B. auch Word- und Excel-Dateien, JPEGs, TIFF-Dateien oder alle Arten von Dokumentenscans hochladen. Um diese Vielzahl von Dokumenten schnell finden zu können ist neben der Volltextsuche auch eine Indexierung der Dokumente mit Hilfe einer integrierten Erfassungsmaske möglich.

Mit welcher Performance ist bei der ePayslip-Plattform zu rechnen?

Die Rechenzentren von ePayslip sind allesamt an Internet Backbones angebunden. Dadurch ist – bei entsprechender Download-Geschwindigkeit des Clients – eine maximale Leistungsfähigkeit gegeben. Die Systeme sind so dimensioniert, dass zahlreiche gleichzeitige Zugriffe problemlos möglich sind und auch sehr große Datenmengen zügig verarbeitet werden können.

Sind die Dokumente in ePayslip revisionssicher abgelegt, sodass gescannte Papierdokumente vernichtet werden können?

Ja, mit ePayslip können alle Dokumente revisionssicher archiviert werden. Steuerrelevante Unterlagen sind in diesem System gemäß den Grundsätzen der seit 01.01.2015 geltenden GoDB (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gespeichert.

Was geschieht mit den Gehaltsabrechnungen, wenn der Vertrag ausläuft und nicht verlängert wird?

Alle auf der Plattform archivierten Dokumente können zu jedem Zeitpunkt exportiert und auf unternehmenseigenen Servern gespeichert werden. Auch die erfassten Indexwerte zu jedem Dokument können in strukturierter Form mit exportiert werden. Dadurch ist ein Wechsel zu alternativen Systemen oder unternehmensinternen Lösungen problemlos möglich.