ePayslip: die digitale Gehaltsabrechnung

Kosten senken & Komfort erhöhen

Kostenfaktor Lohnabrechnung

Die Gehaltsabrechnung zu verteilen ist in vielen Unternehmen ein monatlich wiederkehrendes Ritual. Denn Verdienstbescheinigungen werden ausgedruckt, kuvertiert und anschließend per Post an die Mitarbeiter versendet. Auch wenn die Verteilung firmenintern erfolgt entstehen zum Teil erhebliche Kosten. Denn Druck- und Kuvertierkosten fallen ohnehin an. Bei der Verteilung von Gehaltsabrechnungen in Papierform entsteht somit ein monatlicher Betrag von bis zu 1,50 € pro Mitarbeiter. Aufgrund des relativ hohen Aufwands bei Erstellung und Verteilung suchen viele Firmen nach einer Alternative zur papierbasierten Lohnabrechnung. Die digitale Gehaltsabrechnung – auch als ePayslip oder elektronischer Lohnsteuernachweis bekannt – ist die optimale Lösung für dieses Problem! Denn bei ePayslip handelt es sich um eine moderne Online-Plattform, auf der Unternehmen ihren Mitarbeitern kostengünstig und effizient ihre monatlichen Gehaltsabrechnungen als digitales Dokument zur Verfügung stellen können.

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Mögliche Kosteneinsparung mit ePayslip

  • Kosten bei papierbasierter Gehaltsabrechnung 100%
  • Kosten bei digitaler Gehaltsabrechnung 30%

Berechnen Sie Ihr Einsparpotenzial mit dem ePayslip-Kalkulator

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Außerdem schonen Sie mit ePayslip die Umwelt! Eingesparte Ressourcen pro Jahr*:

*Die Zahlen zeigen lediglich die Einsparungen durch Vermeidung der Papierproduktion. Es wird von einem Verbrauch von durchschnittlich zwei DIN A4 Blatt Frischfaserpapier pro Mitarbeiter und Monat ausgegangen. Unter Berücksichtigung von Druckvorgang und Post-Transport erhöhen sich die Werte entsprechend.

Digitale Lohnabrechnung senkt Kosten

Drucken Sie die Lohnabrechnungen nicht mehr aus, sondern nutzen Sie die digitale Gehaltsabrechnung. Dadurch entfallen der zentrale Druckvorgang und das aufwändige Kuvertieren vollständig. Außerdem müssen Sie keine Papierdokumente im Unternehmen verteilen oder per Post verschicken. Mit der elektronischen Lohnabrechnung ist eine Kosteneinsparung von immerhin bis zu 70% im Vergleich zur papierbasierten Verarbeitung möglich. Die ePayslip Lösung von DOCUBYTE finanziert sich im Grunde genommen von selbst und erwirtschaftet ab dem ersten Monat Profit. Denn das System ist innerhalb von kürzester Zeit einsatzbereit, ohne Anfangsinvestitionen in Hardware oder kostspielige On-Premise-Lizenzen. Für große Unternehmen kann die jährliche Ersparnis hierdurch leicht im fünfstelligen Bereich liegen! Unter dem Strich liegt die Kostenersparnis durch die digitale Gehaltsabrechnung  bei 0,75 und 1,50 Euro pro Lohnzettel*. Außerdem tun Sie etwas Gutes für die Umwelt! Denn Sie und Ihre Mitarbeiter verzichten durch ePayslip auf viele unnötige Ausdrucke und senken Papier- und Tonerverbrauch. Eine manuelle Datenerfassung ist dabei nicht erforderlich, weil alle relevanten Mitarbeiterinformationen per Texterkennung aus der elektronischen Gehaltsabrechnung extrahierbar sind.

* = Kalkulation basierend auf Kostenschätzung an Portoeinsparung, Verbrauchsmaterial und Arbeitszeit für Dokumenten-Handling abzüglich den monatlichen Nutzungsgebühren für das Online-Archiv.

Digitale Gehaltsabrechnung: Ihre Vorteile

Sie sparen bis zu 70% Kosten pro Monat

Wir garantieren schnelle und unkomplizierte Umsetzung

ePayslip funktioniert mit allen Lohnsystemen

Umweltschutz durch geringeren Ressourcenverbrauch

Alle Dokumente sind redundant und sicher gespeichert

TLS-Verschlüsselung & 2-Faktor-Authentifizerung

Digitale Gehaltsabrechung Animation

Digitale Gehaltsabrechnung elektronisch versenden

Mit der elekronischen Gehaltsabrechnung (ePaslip) haben Unternehmen die Möglichkeit ihren erstklassigen Mitarbeitern einen erklassigen Service zu bieten.

Digitale Gehaltsabrechnung als Mitarbeiterservice

Tun Sie Ihren Mitarbeitern – sowohl innerhalb als auch außerhalb der Personalabteilung – etwas Gutes und vereinfachen Sie die Bereitstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung. Alle Dokumente werden in digitaler Form ausgehändigt und können danach von jedem Mitarbeiter jederzeit über einen persönlichen Account abgerufen werden. Die Personalabteilung spart dadurch eine Menge Zeit und Geld und schont zugleich die Umwelt. Außerdem kann der Zugriff auf die digitale Gehaltsabrechnung nicht nur über Desktop-PCs erfolgen, sondern funktioniert auch via Tablet oder Smartphone. Deshalb finden Ihre Mitarbeiter alle Abrechnungen bequem und schnell, auch wenn sie gerade nicht am PC sitzen. Einen Verdienstnachweis, z.B. für den neuen Vermieter, können Angestellte zukünftig einfach in elektronischer Form versenden. Bei Bedarf sind natürlich auch weiterhin Ausdrucke direkt aus dem System heraus möglich. In ePayslip können Sie des Weiteren nicht nur die digitale Gehaltsabrechnung zur Verfügung stellen, sondern auch Zeugnisse, Schulungsnachweise, Dokumentenscans und vieles mehr.

Häufig gestellte Fragen zu ePayslip (FAQ)

Welche Kostenreduzierung ist mit der digitalen Gehaltsabrechnung möglich?

Mit ePayslip ist eine Kostenreduzierung von bis zu 70% möglich. Dieses Einsparpotenzial ergibt sich unter anderem durch den Wegfall sämtlicher Druckkosten und aufgrund der Reduzierung des regelmäßigen Aufwandes für Kuvertierung, Postversand oder Aushändigung.

Muss ich bei der Umstellung auf ePayslip das System für die Lohnabrechnung ändern?

Die elektronische Gehaltsabrechnung mit ePayslip ist vollständig plattformunabhängig und kann mit jedem existierenden Lohnabrechnungssystem zusammenarbeiten. Deshalb können Sie in Bezug auf die Erstellung und Buchung der Lohnabrechnungen exakt so weiterarbeiten wie vor der Einführung von ePayslip.

Wie lange muss ich mich bei der Bestellung von ePayslip vertraglich binden?

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt ein Jahr. Aufgrund des Kommunikationsaufwands bei der initialen Einrichtung lohnt sich eine geringere Laufzeit nicht.

Ist es erforderlich zusätzliche Software zur Bedienung der Plattform zu installieren.

Nein, die Installation spezieller Software ist nicht nötig. Denn ePayslip kann sowohl von Administratoren als auch Endbenutzern über alle gängigen Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari) bedient werden. Außerdem ist die Nutzung auch mit Android und Apple Smartphones oder entsprechenden Tablets möglich.

Wie kann ich neue Benutzer bzw. neue Mitarbeiter in der Datenbank anlegen?

Neue Mitarbeiter legen Sie einfach über einen entsprechenden Administratorzugang an. Die Bedienoberfläche ist sehr benutzerfreundlich und über eine verschlüsselte Browserverbindung erreichbar, sodass diese Arbeit auch intern von Mitarbeitern Ihrer Personalabteilung erleditg werden kann. Sie können allerdings auch entscheiden, dass diese Aufgabe alternativ als Dienstleistung durch DOCUBYTE erbracht werden soll.

Wie gelangen die Gehaltsabrechnungen in das ePayslip-System?

 

Der Upload auf die Plattform kann entweder durch die Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung erfolgen oder als zusätzliche Dienstleistung von DOCUBYTE erledigt werden – vorausgesetzt die Verdienstabrechnungen liegen jeweils als einzelne PDF-Datei vor und halten eine definierte Struktur ein. Denn dann können alle Abrechnungen automatisiert per Software in das richtige Postfach eines jeden Mitarbeiters hochgeladen werden. Ein verschlüsselter Massenimport durch eine eigens zu diesem Zweck programmierte Multi-Upload-Software ist möglich.

Wie funktioniert die Datenübertragung bei der elektronischen Gehaltsabrechnung?

Die Benutzer-Authentifizierung an der Plattform erfolgt via Browser mit Benutzername und Passwort. Bei starken Passwörtern (mindestens 8 Zeichen mit Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen) ist es sehr unwahrscheinlich, dass diese Daten geknackt werden können – denn auch die Zugangsdaten werden bereits mit einer 256bit SSL-Verschlüsselung übertragen. Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist es möglich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einzurichten. Dabei wird neben Benutzer und Passwort auch eine PIN abgefragt, die z.B. per SMS oder E-Mail versendet wird. Auch spezifische IP-Sperren bzw. -Freigaben sind möglich um nicht autorisierten Zugriff auszuschließen.

Sind die Gehaltsabrechnungen in ePayslip auch wirklich sicher verwahrt?

Ja, Ihre Dokumente sind absolut sicher verwahrt und bestens vor Verlust geschützt. Denn alle hochgeladenen Abrechnungen werden nach den üblichen Methoden der Datensicherung permanent redundant gespeichert und zudem auf einem räumlich getrennten Backup-Server gesichert. Selbst bei theoretischem Totalausfall des gesamten Rechenzentrums stehen folglich alle Daten im Backup-Rechenzentrum bereit. Die Umschaltung erfolgt bei Störungen automatisch, sodass die Endbenutzer gar nichts bemerken. Außerdem garantiert die Zertifizierung nach ISO 9001 nachweislich höchste Sicherheit und Qualität.

Wie kommen die Benutzer an ihre persönlichen Passwörter für die digitale Gehaltabrechnung?

Der Versand der Passwörter erfolgt anfangs vollautomatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des entsprechenden Mitarbeiters. Anschließend kann das Passwort jederzeit vom Benutzer geändert werden.

Wie erhalten die Mitarbeiter Informationen zu neuen Gehaltsabrechnungen im ePayslip?

 

Um über neue Dokumente im Postfach des ePayslip zu informieren ist es möglich eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung zu aktivieren. Wenn Ihr Unternehmen allerdings feste Abrechnungszeitpunkte einhält, ist dies nicht unbedingt notwendig. Alle Mitarbeiter können sich jederzeit an der Plattform anmelden und alle vorliegenden Abrechnungen einsehen. Außerdem werden alle Benutzer ohnehin schon durch die Gutschrift auf ihr Bankkonto auf eine neue Gehaltsabrechnung aufmerksam.

Wie kann man Mitarbeiter von ePayslip überzeugen, die ihre Lohnabrechnung weiterhin in Papierform brauchen?

Sofern bestimmte Mitarbeiter nichts ändern und ihre Abrechnungen weiterhin in Papierform an den Steuerberater übergeben wollen, gibt es verschiedene Lösungen.

1) Der Mitarbeiter bekommt keinen Zugang zu ePayslip, sondern weiterhin einen Ausdruck per Post.

2) Der Mitarbeiter erhält einen Zugang zu ePayslip und kann alle Abrechnungen jederzeit selbst ausdrucken.

3) Der Mitarbeiter erhält einen Zugang und kann anschließend alle Abrechnungen direkt aus ePayslip heraus per E-Mail an seinen Steuerberater weiterleiten.

Wie können wir unseren Mitarbeitern auch in ePayslip unsere Corporate Identity vermitteln?

Das Unternehmenslogo und der Name der Plattform kann der Corporate Identity Ihres Unternehmens angepasst werden. Dadurch erscheint die Oberfläche für die Benutzer wie ein firmen-internes System.

Kann man in ePayslip nur Gehaltsabrechnungen archivieren?

 

Das ePayslip-System ist nicht auf digitale Gehaltsabrechnungen beschränkt. Durch die Freischaltung weiterer Funktionen kann die Plattform beispielsweise auch als digitale Personalakte genutzt werden. Grundsätzlich lassen sich nahezu alle Dateiformate digital archivieren. Neben PDF-Dateien können z.B. auch Word- und Excel-Dateien, JPEGs, TIFF-Dateien oder alle Arten von Dokumentenscans gespeichert werden. Um diese Vielzahl von Dokumenten schnell finden zu können, ist neben der Volltextsuche außerdem eine Indexierung der Dokumente mit Hilfe einer integrierten Erfassungsmaske möglich.

Mit welcher Performance ist bei der ePayslip-Plattform zu rechnen?

Die Rechenzentren von ePayslip sind allesamt an Internet Backbones angebunden. Dadurch ist – bei entsprechender Download-Geschwindigkeit des Clients – eine maximale Leistungsfähigkeit gegeben. Denn die Systeme sind so dimensioniert, dass zahlreiche gleichzeitige Zugriffe problemlos möglich sind und auch sehr große Datenmengen zügig verarbeitet werden.

Sind Daten in ePayslip revisionssicher abgelegt und darf ich gescannte Papierdokumente vernichten?

Ja, mit ePayslip können Sie alle Dokumente revisionssicher archivieren, sodass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Steuerrelevante Unterlagen sind in diesem System gemäß den Grundsätzen der seit 01.01.2015 geltenden GoDB (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gespeichert.

Was geschieht mit den Gehaltsabrechnungen, wenn der Vertrag ausläuft und nicht verlängert wird?

Es ist jederzeit möglich die in ePayslip archivierten Dokumente auf Ihren eigenen Servern zu speichern. Zudem können auch die erfassten Indexwerte zu jedem einzelnen Dokument in strukturierter Form mit exportiert werden. Daher ist ein Wechsel zu alternativen Systemen oder unternehmensinternen Lösungen problemlos möglich.