Professioneller Scan-Service vs. papierloses Büro per Do-It-Yourself: Welche Vor-und Nachteile haben die verschiedenen Lösungen? Brauchen Unternehmen grundsätzlich Scandienstleistungen oder kommen kleinere Betriebe auch ohne Scandienstleister aus? Wie kann man leicht größere Mengen Dokumente scannen und bearbeiten und mit einem digitalen Archiv verwalten?
Ab einer bestimmten Größe der Verwaltung wünscht sich jeder, egal ob Selbstständiger/Freiberufler, kleines/mittelständisches Unternehmen oder Großkonzern ein möglichst gut funktionierendes papierloses Büro. Nicht nur frisst es Platz, all die Aktenberge im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist einzulagern, auch sind Papierakten schlicht und einfach unpraktisch. Man könnte meinen, das Wort Papierakte kommt daher, dass es doch meist ein ziemlicher Akt ist etwas sofort zu finden- insbesondere wenn nach vielen Jahren auch noch verwitterte Handschriften zu entziffern sind.
Wesentlich praktischer ist Dokumente-Einscannen, entweder in Eigenregie oder per Scan-Service vom professionellen Scandienstleister. Dadurch können Sie all Ihre Dokumente digitalisieren, und ggf. danach in einem digitalen Archiv auf Knopfdruck abrufbar machen. Digitalisierte Dokumente können Sie zudem per OCR-Texterkennung in Textbestandteile zerlegen und per Mausklick auf Textinhalte durchsuchen. Aber egal welches digitales Dokumentenmanagementsystem Sie bevorzugen: Zunächst werden Sie die Dokumente scannen müssen.
Selbst Dokumente einscannen: Das Do-It-Yourself papierlose Büro ohne Scanning Service
Für das 1-3 Mann papierlose Büro mit einem überschaubaren Papierarchiv und geringem monatlichem Dokumentenaufkommen ist die Inanspruchnahme von Scandienstleistungen vielleicht etwas zu hoch gegriffen. Mit der richtigen Hardware und wenigen Softwaretricks können Sie ohne größere Probleme mit ein wenig Zeit und Sorgfalt auch ohne externen Scanning Service alle wichtigen Dokumente einscannen und Ihr gesamtes Dokumentenmanagement in ein papierloses Büro überführen. Wir als erfahrener Scandienstleister empfehlen Ihnen die Verwendung eines handelsüblichen Multigerätes von einer der bekannten Marken. Achten Sie beim Kauf unbedingt darauf, dass Ihr Gerät über einen Einzug verfügt. Praktisch ist es auch, wenn sich der Dokumentenscanner so einstellen lässt, das automatisch eingescannte Dokumente begradigt und möglicherweise sogar zugeschnitten ausgegeben werden.
Mit einem solchen Dokumentenscanner können Sie meist über den Zeitraum von ein paar Monaten sämtliche Akten digitalisieren. Zusätzlich zu einem großen Multiscanner sollten Sie auf Ihrem Schreibtisch noch ein kleineres Gerät aufstellen, um Ihren täglichen Zeitaufwand für Dokumentendigitalisierung möglichst gering zu halten.
Unser Tipp für Sie, wenn Sie das Do-It-Yourself papierlose Büro anstreben: Schaffen Sie sich eine intelligente Ordnerstruktur für die Ablage der digitalisierten Dokumente oder denken Sie über ein digitales Archiv in der Cloud nach (z.B. das DOCUBYTE Onlinearchiv). Ein internetgestütztes digitales Archiv hat große Vorteile gegenüber der risikoreichen Speicherung auf der Festplatte.
Scan-Service für mittelständische Unternehmen mit schlankem Document Management
Für diejenigen, die einige mehr Ressourcen zur Verfügung haben eine rasch implementierbare, nachhaltige Lösung für den Übergang in das papierlose Büro wünschen, ist eine Mischung aus Scan-Service und einem schlanken browsergestützten digitalen Archiv die wahrscheinlich beste Alternative.
Was kann ein Scandienstleister, was Sie nicht selbst können? Ab einer gewissen Menge von einzuscannenden Dokumenten ist es nicht mehr ökonomisch sinnvoll, große, leistungsfähige Dokumentenscanner und zusätzlich benötigte Software zur nachträglichen Erhöhung der Scanqualität zu erwerben. Als zusätzlich benötigte interne Ressourcen zählt natürlich auch die Arbeitszeit der Mitarbeiter, welche die Dokumente scannen und bearbeiten müssen und damit wahrscheinlich über viele Wochen ausgelastet sein werden (zudem zählt Dokumente Einscannen nicht zu den Lieblingstätigkeiten vieler Büromitarbeiter).
Ein professioneller Scan-Service, wie der, der von DOCUBYTE angeboten wird, nutzt technische und personelle Skaleneffekte zum effizienten Dokumente Digitalisieren und Aufbereiten- und bietet darüber hinaus zahlreiche weitere Dienstleistungsbestandteile. Zu diesen Zusatzleistungen zum eigentlichen Scan-Service gehören beispielsweise die Abholung der Papierakten oder auch deren Vernichtung am Ende der erfolgreich abgeschlossenen Dokumentendigitalisierung.
Viele Unternehmen haben Bedenken, vertrauliche Akten einem externen Scandienstleister zur Verfügung zu stellen. Seriöse Scandienstleister wie DOCUBYTE sind datenschutzzertifiziert und verfügen über Sicherungsmaßnahmen, die sowohl Betriebssicherheit, als auch technische Umsetzung der Dokumentendigitalisierung, die Logistik und die Arbeit der Mitarbeiter, die die Dokumente einscannen, umfassen. Verlassen Sie sich bei Ihrem Scandienst auf aussagekräftige Referenzen und Sie werden immer auf der sicheren Seite sein.
Quantensprung Dokumentendigitalisierung: Scanservice ist nur der Anfang
Auch in diesem Bereich kann Sie DOCUBYTE effektiv unterstützen: Als Partner von DOCUframe, einem der Marktführer im Bereich der Entwicklung von Softwarelösungen für digitale Dokumentenmanagementsysteme, erstellen wir schnell und passgenau die Art von Document Management, die Sie sich immer gewünscht haben. All Ihre per Scanservice digitalisierten PDF-Dokumente sind sofort auffindbar in einem digitalen Archiv aufbereitet (gerne auch mit OCR-Texterkennung, die Dokumente auf Textebene durchsuch- und editierbar macht). Eingehende Briefpost wird sofort digitalisiert und per digitalen Posteingang dem richtigen Sachbearbeiter zugeführt.
Sparen Sie jetzt Zeit, Kosten und Nerven mit dem Umstieg auf das papierlose Büro. Egal auf welcher Ebene, egal welche Unternehmensgröße: Der professionelle Scan-Service bringt Ihnen einen schnellen Befreiungsschlag und einen nahtlosen Übergang in das neue Zeitalter des papierlosen Büro.
Bei weiteren Fragen zu Scandienstleistungen oder Aktendigitalisierung kommen Sie bitte jederzeit auf uns zu. Wir beraten Sie gerne. Sie erreichen uns unter 089 12509366 oder per Email an kontakt@docubyte.de.
