Sicherer Scanservice mit dem DOCUBYTE Akten-Tracking-System

Scandienstleistung auf höchstem Niveau

Als Scandienstleister haben wir über viele Jahre ein sehr sicheres System zur Steuerung und Nachverfolgung Ihres Auftrags implementiert. Wir sprechen von Akten-Tracking. Basis dieses Systems sind standardisierte Barcode-Aufkleber oder Deckblätter (Laufzettel), die jede einzelne Akte bzw. jedes Dokument eindeutig kennzeichnen und bei jedem Arbeitsschritt per Barcode-Pistole in das DOCUBYTE Produktionssystem eingelesen werden. Auf diese Weise lässt sich jederzeit nachvollziehen wie viele Akten zu welchem Zeitpunkt eingegangen sind und wie der aktuelle Bearbeitungsstatus des gesamten Projekts oder einer bestimmten Akte ist. Nach Abschluss der Aktendigitalisierung lässt sich schnell und einfach feststellen ob ein Schriftstück auch in Papierform bei DOCUBYTE eingelagert ist oder ob es datenschutzgerecht vernichtet wurde. Alle Informationen werden live während der Verarbeitung in einer umfassenden Datenbank gespeichert. So lässt sich z.B. jederzeit feststellen, welche Mitarbeiter an der Verarbeitung bestimmter Akten beteiligt waren. Neben Informationen zu Transport und Belegaufbereitung werden auch alle für den Scanservice relevanten Daten, wie die Anzahl gescannter Seiten und die exakte Menge der gescannten Dokumente pro Ordner festgehalten.

Aktenordner scannen mit Barcodepistole

Alle Aktenordner werden mit Barcode-Aufklebern versehen und durchlaufen anhand dieser Tracking-ID den gesamten Produktionsprozess.

Akten-Tracking-Workflow beim Scanservice

Scanservice mit Akten-Tracking

Aktentracking beim Scanservice – der Workflow von DOCUBYTE

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1DOCUBYTE arbeitet aktenbasiert. D.h. alle Akten des entsprechenden Projekts werden jeweils mit einer eindeutigen Referenz-Nr. (Barcode-Aufkleber) versehen. Alle Barcodes sind neutral gehalten und bestehen aus einer 10-stelligen, fortlaufenden Ziffernfolge. Im Barcode verschlüsselt sind eine 5-stellige Projekt-Nr. (die gleichzeitig auf den Eigentümer der Akte verweist) und eine 5-stellige, fortlaufende Akten-Nr. Bei Bedarf werden außerdem Barcodes für die Transportbehälter erzeugt. Die „Verschachtelung“ der Akten in Kartons dient einerseits dem Vereinfachen des Wareneingangs bei DOCUBYTE und andererseits dem schnellen Auffinden von Akten, auf die evtl. bereits vor der Digitalisierung zugegriffen werden muss.

2Beim Verpacken der Akten kann optional ein Index vorerfasst werden (i.d.R. ist der Text des Ordnerrückens ein aussagekräftiger Index). Jeder Indexwert einer Akte wird mit dem entsprechenden Barcode verknüpft.
3Variante 1: Kunde beklebt und verpackt
DOCUBYTE versendet die erforderlichen Barcodes an den Kunden – eine Barcodepistole (USB-Schnittstelle) wird auf Wunsch zur Verfügung gestellt. Alle Barcodes (Akten- und Karton-Barcodes) und Indexwerte werden vom Kunden in Excel erfasst. Die Akten werden entsprechend der Liste verpackt und entweder vom Kunden angeliefert oder von DOCUBYTE abgeholt. Ein späterer Zugriff auf Original-Akten ist permanent möglich.
Variante 2: DOCUBYTE beklebt und verpackt
Wie Variante 1, nur dass DOCUBYTE Verpackungsmaterial, Bekleben, Erfassen und Transport komplett übernimmt. Sofern Zugriff auf die Akten während der Verarbeitungszeit nötig ist, werden zur Beschleunigung des Erfassungsprozesses vor Ort alle beklebten Ordnerrücken Fotografiert und nachgelagert erfasst.
4Alle Akten- und Karton-Barcodes werden entweder in Excel (Kunde) oder in einer speziellen Software erfasst und anschließend als elektronischer Lieferschein unterzeichnet. Dieser elektronische Lieferschein stellt die Basis aller weiteren Verarbeitungsschritte dar. Sofern nötig können zusätzlich Indexwerte wie z.B. die Aktenbezeichnung in die Liste eingetragen werden.
5Der elektronische Lieferschein wird bei DOCUBYTE ins Produktionssystem eingelesen. Die tatsächlich eingegangenen Mengen werden per Barcode (Karton- oder Akten-Barcodes) erfasst – das System führt automatisch eine Abweichungsanalyse durch. Sollten Akten fehlen, wird dies unmittelbar an den Kunden kommuniziert.
6Alle Produktions-Schritte von der Scandienstleistung über die Datenerfassung bis hin zum Upload ins DOCUBYTE Online Archiv werden via Barcode überwacht und in der Produktionsdatenbank aufgezeichnet. Bei Rücklieferung von Papierakten wird die ursprüngliche Karton-Zuordnung beibehalten. Dadurch kann jederzeit schnell auf die Originale zugegriffen werden.

 

7Sofern möglich werden alle digitalen Akten bzw. Dokumente in einer den 10-stelligen Barcodes entsprechenden Ordnerstruktur ausgeliefert. Dadurch sind die physische Papierakte und das entsprechende digitale Dokument über eine eindeutige Referenznummer miteinander verknüpft und es ist dem Kunden problemlos möglich eine Qualitätskontrolle durchzuführen.
8/9/10Für die Rücklieferung zurücksortierter Akten wird ein weiterer Lieferschein aus dem DOCUBYTE Produktionssystem generiert. Dieser Lieferschein dient dem Kunden zur Nachkontrolle (Qualitätskontrolle der gescannten Images und Vollständigkeits-kontrolle falls nur bestimmte Akten zurückgeliefert werden). Außerdem stellt er eine umfassende Datenbank zur Verfügung, falls nach längerer Zeit auf Originale (z.B. Urkunden) zurückgegriffen werden muss. Insbesondere bei größeren Aktenmengen hat sich die fortlaufende Nummerierung als großer Vorteil für unsere Kunden erwiesen.

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