Dokumente scannen in München

Scandienstleistung schützt Dokumente

Papierdokumente können ein kostspieliger Begleiter im Unternehmensalltag sein. Trotzdem arbeiten auch heute noch viele Abteilungen mit Papier. Moderne Technik bietet allerdings intelligente Alternativen. So ist das Archivieren digitaler Dokumente per Scanservice nicht nur wesentlich einfacher – es bietet auch zusätzliche Sicherheit. Dokumente können mit Passwörtern vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Das Scannen der Dokumente sorgt außerdem dafür, dass die Informationen trotz empfindlichem und anfälligem Papier dauerhaft verfügbar bleiben. Papier ist weder vor Wasser noch vor Feuer geschützt, verbleicht mit der Zeit und viele Dokumente sind Unikate oder können nur mit großem Aufwand wiederhergestellt werden. Digitale Dokumente haben zudem den Vorteil, dass sie beliebig versendet werden können. Auf diese Weise kann jeder Verantwortliche die benötigten Dokumente direkt auf seinem eigenen Computer verwalten und erspart sich Wege zu Aktenschränken oder den zuständigen Mitarbeitern.

 

Das Scannen von Dokumenten aller Art bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Für Ihre Fragen stehen wir Ihnen an unserem Standort nahe München gerne zur Verfügung.

  • Kosteneinsparungen
  • Reduktion des Platzbedarfs
  • Zeiteinsparung (Teilen von Information & Kollaboration)
  • Effizienzgewinn (schnell Finden statt lange Suchen)
  • Qualitätsgewinn (keine Alterung)
  • Sicherheitsgewinn (kein Verlust durch Feuer / Wasser / etc.)
  • Umweltschutz durch weniger Kopien / Papierverbrauch
  • Dauerhafter und gleichzeitiger Zugriff
Dokumente scannen in München: Sicherer Aktentransport mit Datenschutzkoffern

Beim Aktenordner Scannen kommen spezielle Archivkartons oder abschließbare Datenschutzkoffer zum Einsatz.

Aktentransport vor dem Scannen Ihrer Dokumente

Ein sicherer Aktentransport ist wesentlicher Bestandteil von Scandienstleistung, insbesondere wenn es um größere Mengen oder sensible Dokumente geht. Neben speziell angefertigten Archivkartons verwenden wir bei besonders schützenswerten Akten auch verschließbare Metallbehälter für die Beförderung Ihrer Akten. Bei kleineren Mengen können Ihre Akten auch mit UPS, DHL oder anderen Kurierdiensten befördert werden. Unser Scanservice für den digitalen Posteingang wird über eines unserer Postfächer abgewickelt. Dokumente scannen im Raum München gestalten wir für unsere Kunden auf diese Weise so einfach wie möglich.

Professionelle Belegaufbereitung nahe München

Die scangerechte Aufbereitung von Papierdokumenten ist eine der Grundvoraussetzungen für einen fehlerfreien Digitalisierungsprozess. Optimale Lesbarkeit und Qualität spielt für uns eine besonders wichtige Rolle. Vor dem Scannen der Dokumente werden Heft- und Büroklammern, Knicke und Haftnotizen händisch entfernt und unlesbare Belege aussortiert oder gestempelt. Großformate wie Pläne oder Zeichungen oder versiegelte Dokumente werden durch Barcodes markiert und am Planscanner oder Buchscanner digitalisiert (siehe auch Bücher scannen). Selbstverständlich sortieren wir auf Wunsch alle Dokumente nach dem Scanservice in die entsprechenden Aktenordner zurück. Natürlich achten wir je nach Anforderung bei allen Akten auf eine klar strukturierte Dokumententrennung (siehe Verfahren bei der Aktendigitalisierung). Unser Ziel ist es, alle Belege sauber zu sortieren, anschließend alle Dokumente einzuscannen und den Zugriff für unsere Kunden über ein geeignetes System deutlich zu vereinfachen.

Scanservice mit professioneller Belegaufbereitung

Vor der Akten-Digitalisierung werden Büroklammern, Tacker, Post-Its und Eselsohren von unseren erfahrenen Sortierkräften zuverlässig entfernt.

Aktendigitalisierung an Hochleistungsscannern

Aktenscans werden bei DOCUBYTE ohne Aufpreis an professionellen Hochleistungsscannern in Farbe produziert.

Akten & Dokumente scannen

Die eigentliche Aktendigitalisierung wird an Hochleistungsscannern durchgeführt. Jeder unserer Produktionsscanner ist mit drei Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppelblatteinzügen ausgestattet. Der Scanservice in München wird grundsätzlich für alle Dokumente ohne Aufpreis in Farbe durchgeführt – auf diese Weise vermeiden wir jeden Informationsverlust bei der Digitalisierung, etwa wenn farbige Diagramme oder Bilder in den Dokumenten enthalten sind.

Während der Belegdigitalisierung findet eine permanente Sichtkontrolle durch den Scanoperator statt. Für die verschiedenen Formate steht eine Vielzahl von Dokumentenscannern verschiedener Hersteller bereit. Deshalb können wir bei DOCUBYTE auch Zeichnungen und Pläne scannen, die das DIN-A0 Format übersteigen. An speziellen Buchscannern kann unser Digitalisierungsteam die in vielen Aktenordnern abgelegten Produktproschüren und Urkunden scannen.

Datenerfassung nach dem Scanservice

Damit die eingescannten Akten später im digitalen Archiv auffindbar sind, müssen je nach Anforderung verschiedene Indexwerte erfasst werden. In der einfachsten Variante wird ein kompletter Aktenordner zu einem einzigen digitalen Dokument, das nach dem Ordnerrücken benannt wird. Das gesuchte Dokument kann dann digital via Volltextsuche mit wenigen Klicks aufgerufen werden. Bei komplexeren Strukturen oder sehr umfangreichen Akten wird eine Dokumententrennung durchgeführt und ein oder auch mehrere Indexwerte (Suchbegriffe) pro Dokument erfasst. In unserem Rechenzentrum durchlaufen alle Aktenscans eine automatisierte Texterkennung (OCR). Nach diesem Prozess sind alle Dokumente nach Freitext durchsuchbar. Auf diese Weise können unsere Kunden auch umfangreiche Akten schnell sichten und müssen sich durch keine Papierberge mehr wühlen. Unser Anspruch, den Umgang mit Akten durch das Scannen von Dokumenten in München zu vereinfachen, greift auch hier.

Dokumente scannen mit anschließender Datenerfassung

Nach dem Aktenordner Scannen werden Inhalte durch Texterkennung (OCR) oder manuelle Datenerfassung digital verfügbar gemacht.

Dokumentenscans sicher übertragen durch SSL und SFTP

Sämtliche Aktenscans werden ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen übertragen, die erforderliche Infrastruktur stellt DOCUBYTE zur Verfügung.

Verschlüsselte Datenlieferung

Jedes Unternehmen hat anderen Präferenzen. Uns ist es wichtig, auf Ihre Wünsche einzugehen und verschiedene Möglichkeiten anzubieten. Eingescannte Akten erhalten Sie deshalb je nach Anforderung auf verschiedenen Wegen:

  1. Datenträger, i.d.R. USB-Stick (verschlüsselt oder unverschlüsselt)
  2. Download auf Plattform DOCUBYTE DataExchange (SFTP / HTTPS)
  3. Upload auf Ihre eigenen Server / Import in Ihr DMS
  4. Archivierung im DOCUBYTE Online-Archiv

Gerne beraten wir Sie auch persönlich zu Ihren Möglichkeiten.