Scanservice in München für professionelle Aktenscans

Scandienstleistung schützt Dokumente

Papierdokumente können ein kostspieliger Begleiter im Unternehmensalltag sein, der auch heute noch in den meisten Abteilungen eingesetzt wird. Dabei ist das Archivieren digitaler Dokumente per Scanservice nicht nur wesentlich einfacher – es bietet auch zusätzliche Sicherheit. Papier ist weder vor Wasser noch vor Feuer geschützt, verbleicht mit der Zeit und viele Dokumente sind Unikate oder können nur mit großem Aufwand wiederhergestellt werden. Die Digitalisierung von Geschäftsdokumenten aller Art bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich.

Anfrageformular
  • Kosteneinsparungen
  • Reduktion des Platzbedarfs
  • Zeiteinsparung (Teilen von Information & Kollaboration)
  • Effizienzgewinn (schnell Finden statt lange Suchen)
  • Qualitätsgewinn (keine Alterung)
  • Sicherheitsgewinn (kein Verlust durch Feuer / Wasser / etc.)
  • Umweltschutz durch weniger Kopien / Papierverbrauch
  • Dauerhafter und gleichzeitiger Zugriff
Scanservice München - Transport mit Datenschutzkoffern

Beim Aktenordner Scannen kommen spezielle Archivkartons oder abschließbare Datenschutzkoffer zum Einsatz.

Aktentransport vor dem Scanservice

Ein sicherer Aktentransport ist wesentlicher Bestandteil von Scandienstleistung, insbesondere wenn es um größere Mengen oder sensible Dokumente geht. Neben speziell angefertigten Archivkartons verwenden wir bei besonders schützenswerten Akten auch verschließbare Metallbehälter für die Beförderung Ihrer Akten. Bei kleineren Mengen können Ihre Akten auch mit UPS, DHL oder anderen Kurierdiensten befördert werden. Unser Scanservice für den digitalen Posteingang wird über eines unserer Postfächer abgewickelt.

Details zum Aktentransport

Professionelle Belegaufbereitung

Die scangerechte Aufbereitung von Papierdokumenten ist eine der Grundvoraussetzungen für einen fehlerfreien Digitalisierungsprozess. Dabei werden Heft- und Büroklammern, Knicke und Haftnotizen händisch entfernt und unlesbare Belege aussortiert oder gestempelt. Großformate wie Pläne oder Zeichungen oder versiegelte Dokumente werden durch Barcodes markiert und am Planscanner oder Buchscanner digitalisiert (siehe auch Bücher scannen). Selbstverständlich sortieren wir auf Wunsch alle Dokumente nach dem Scanservice in die entsprechenden Aktenordner zurück. Natürlich achten wir je nach Anforderung bei allen Akten auf eine klar strukturierte Dokumententrennung (siehe Verfahren bei der Aktendigitalisierung).

Details zum Akten-Tracking-System
Akten Scanservice - Metallklammern entfernen

Vor der Akten-Digitalisierung werden Büroklammern, Tacker, Post-Its und Eselsohren von unseren erfahrenen Sortierkräften zuverlässig entfernt.

Scandienstleistung am Einzugsscanner

Aktenscans werden bei DOCUBYTE ohne Aufpreis an professionellen Hochleistungsscannern in Farbe produziert.

Akten & Dokumente Digitalisieren

Die eigentliche Aktendigitalisierung wird an Hochleistungsscannern durchgeführt. Jeder unserer Produktionsscanner ist mit drei Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppelblatteinzügen ausgestattet. Der Scanservice wird grundsätzlich für alle Dokumente ohne Aufpreis in Farbe durchgeführt – auf diese Weise vermeiden wir jeden Informationsverlust bei der Digitalisierung. Während der Belegdigitalisierung findet eine permanente Sichtkontrolle durch den Scanoperator statt. Für die verschiedenen Formate steht eine Vielzahl von Dokumentenscannern verschiedener Hersteller bereit. Deshalb können wir bei DOCUBYTE auch Zeichnungen und Pläne scannen, die das DIN-A0 Format übersteigen. An speziellen Buchscannern kann unser Digitalisierungsteam die in vielen Aktenordnern abgelegten Produktproschüren und Urkunden scannen.

Details zu Verfahren & Methoden

Datenerfassung nach dem Scanservice

Damit die eingescannten Akten später im digitalen Archiv auffindbar sind, müssen je nach Anforderung verschiedene Indexwerte erfasst werden. In der einfachsten Variante wird ein kompletter Aktenordner zu einem einzigen digitalen Dokument, das nach dem Ordnerrücken benannt wird. Bei komplexeren Strukturen oder sehr umfangreichen Akten wird eine Dokumententrennung durchgeführt und ein oder auch mehrere Indexwerte (Suchbegriffe) pro Dokument erfasst. In unserem Rechenzentrum durchlaufen alle Aktenscans eine automatiserte Texterkennung (OCR). Nach diesem Prozess sind alle Dokumente nach Freitext durchsuchbar.

Details zur Datenerfassung
Scanservice mit nachfolgender Datenerfassung

Nach dem Aktenordner Scannen werden Inhalte durch Texterkennung (OCR) oder manuelle Datenerfassung digital verfügbar gemacht.

Dokumentenscans sicher übertragen durch SSL

Sämtliche Aktenscans werden ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen übertragen, die erforderliche Infrastruktur stellt DOCUBYTE zur Verfügung.

Verschlüsselte Datenlieferung

Eingescannte Akten erhalten Sie je nach Wunsch auf verschiedenen Wegen:

  1. Datenträger, i.d.R. USB-Stick (verschlüsselt oder unverschlüsselt)
  2. Download auf Plattform DOCUBYTE DataExchange (SFTP / HTTPS)
  3. Upload auf Ihre eigenen Server / Import in Ihr DMS
  4. Archivierung im DOCUBYTE Online-Archiv
Siehe auch Datenausgabe