Elektronische Archivierung ist ein spannendes Thema. Die Produktivitätszuwächse, die eine einfach zu handhabende Lösung erzielen kann, lässt sie verschiedene Lösungen vergleichen. Wir wollen in diesem Beitrag mehrere Ansätze vergleichen, die effiziente digitale Archivierung zur Realität werden lassen können.
1. Die digitale Archivierung- eine selbstgebastelte Lösung als Einstieg
Wenn Sie frisch in die Thematik elektronische Archivierung einsteigen, werden Sie vielleicht denken: Dokumente digital archivieren, das kann ja nicht so schwer sein. Doch worum genau geht es Ihnen? Sie wollen ja nicht nur einen Bruchteil Ihrer Akten und Korrespondenz archivieren, sondern umfassend jedes einzelne Schriftstück und Dokument. Dazu gehören:
- E-Mails,
- Eingehende Post,
- Ausgehender Briefverkehr,
- Faxe (ein- und ausgehend),
- Intern genutzte Unterlagen und Dokumente.
Um einen Einstieg zu schaffen, können Sie bei einem Cloudspeicher-Anbieter Speicherplatz günstig im Internet ordern. Eine Übersicht einiger bewährter Anbieter haben wir im nachfolgenden Abschnitt für Sie aufgelistet. In diese "Datenwolke" werden dann alle genannten Dokumente im Rahmen Ihrer digitaler Archivierung Marke Eigenbau gespeichert. Mit einem zentralen Speicherort im Internet gewährleisten Sie einen gemeinsamen Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf die elektronisch archivierten Dokumente. E-Mails und intern genutzte Unterlagen landen im Originalformat in einer hierarchisch angelegten Struktur und können so leicht durchsucht und gefunden werden.
Papierdokumente hingegen müssen vor der digitalen Archivierung gescannt werden. Damit die Unterlagen maschinenlesbar sind, benötigen Sie zusätzlich noch eine OCR-Texterkennungssoftware (falls diese nicht schon in Ihrem Scan- oder PDF-Programm angelegt ist, was heute immer öfter der Standard ist). Diese liest Ihren Scan direkt ein und erzeugt - im Idealfall ohne weitere Nacharbeiten - ein indizierbares Volltext-Dokument für die spätere elektronische Archivierung.
So einfach sich diese erste Lösung für digitale Archivierung realisieren lässt, sie lässt einige Fragen offen:
- Wie schränken Sie den Zugriff auf vertrauliche Dokumente wirksam ein?
- Wie aufwendig ist die manuelle Nacharbeit sowohl bei der Dokumentenablage als auch ggf. der gescannten Papierdokumente im OCR-Verfahren?
- Ist diese Lösung für elektronische Archivierung revisionssicher?
- Kann ich Cloudspeicher in mein bestehendes Dokumenten Management System einbinden?
- Welchen Aufwand verursacht die Wartung der Lösung? Ohne regelmäßige Updates entstehen Sicherheitslücken
- Sind die Dokumente in der Cloud sicher aufgehoben?
Dies sind nur einige Fragen, die unbeantwortet bleiben, wenn Sie mit einer eigenen Lösung in das Thema digitale Archivierung starten. Einfacher geht es mit einer ausgereiften Lösung von DOCUBYTE. Dazu kommen wir am Ende des Artikels.
2. Cloud-Anbieter für die eigene digitale Archivierung
Damit Sie eine Übersicht bekommen, wo Sie denn Ihre digitalisierten Dokumente im Internet optimal ablegen können, haben wir hier ein paar Angebote für Sie aufgelistet, die in der Basisvariante kostenlos sind. Bei einem höheren Bedarf an Speicherplatz für Ihr digitales Archiv können Sie bei allen Anbietern Speicherkapazität günstig zukaufen, bei Google z.B. kosten 100 GB weniger als 1,50 Euro- dafür lesen dann aber auch die Geheimdienstler garantiert mit.
Den Serverstandort haben wir in die Tabelle mit aufgenommen, da nach der NSA-Affäre viele Unternehmen eine Speicherung ihrer Dokumente auf Servern in den USA vermeiden wollen. Alle Daten, die für Wirtschaftsspionage interessant wären, laden Sie um ganz sicher zu gehen am besten generell nicht in die Wolke. Auch die Zugänge der deutschen Anbieter sind schließlich vor den Passwortknackern aus Übersee nicht sicher.
| Anbieter | Speicher | Serverstandort | Link zum Angebot |
| Telekom |
25 |
Deutschland | http://mediencenter.telekom.de |
| Mega |
50 |
Neuseeland | https://mega.co.nz |
| Dropbox |
2 |
USA | https://www.dropbox.com |
| Google Drive |
15 |
USA | https://drive.google.com |
| Amazon |
5 |
USA | http://www.amazon.de/gp/feature.html?ie=UTF8&docId=1000655923 |
Zusätzlich gibt es als deutschen Anbieter noch Strato. Doch leider bietet diese Firma keinen kostenlosen Test-Zugang an. Die Preise für Speicherplatz im Netz starten bei Strato bei rund 1,50 Euro für vergleichsweise magere 20 GB. Manche Anbieter führen auch spezielle Angebote für Firmenkunden, so zum Beispiel Dropbox und auch Strato. Auf den Webseiten der Anbieter finden sich hierzu detaillierte Informationen und Preise.
3. Kostengünstige Archivsoftware für den Start in die digitale Archivierung
Wir wollen Ihnen noch ein paar Lösungen vorstellen, die zusammen mit dem Cloudspeicher digitale Archivierung ermöglichen.
- RetSoft Archiv : Mit diesem Programm für Windows können Sie Dokumente einscannen und mit einer eingebauten OCR-Funktion indexieren lassen.
- Pretty-Small-Dokumentenverwaltung : Kleines Windows-Programm zur Strukturierung der eingescannten Dokumente und Belege. Es existiert eine 30 Tage Testversion.
- ClaDoc : Kostet rund 25 Euro und scannt Belege direkt in eine eigene Datenbank, die gerne auch in der Cloud liegen darf.
Dies sind nur drei Beispiele, mit denen kleinere Unternehmen in die Thematik starten können. Um aus ihnen eine runde Lösung zu bauen, die für alle Mitarbeiter bequem zu bedienen ist, muss meist noch einiges angepasst werden. Deswegen haben wir im folgenden Punkt noch einen weiteren Vorschlag für Sie, wie Sie bequemer ein digitales Archiv anlegen können.
4. Professionelle Lösungen für digitale Archivierung von DOCUBYTE
Die Fragen, die eine Eigenbaulösung offen lässt, beantwortet DOCUBYTE mit der DMS-Software DOCUframe und dem DOCUBYTE Online-Archiv. Mit diesen leistungsfähigen Werkzeugen ist digitale Archivierung
- revisionssicher,
- mit hoher Datensicherheit,
- integriert in ein leistungsfähiges Dokumenten Management System,
- mit einem erfahrenen Dienstleister im Rücken und
- mit deutschem Service und Serverstandort realisierbar.
DOCUBYTE bietet ebenfalls einen Scanservice mit dem Sie Ihre Papier-Dokumente beliebiger Menge und Art bequem, schnell und günstig erfassen lassen können.
Die Ergebnisse, die wir dank leistungsfähiger, ausgereifter Konzepte für Sie erzielen können, werden Ihre Investition in wenigen Monat amortisieren. Sie müssen für den Einstieg auch kaum zusätzliches Know-How im Bereich elektronische Archivierung aufbauen, vor allem das DOCUBYTE Online Archiv ist 100% intuitiv bedienbar. Ein beliebig fein auszuprägendes Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass nur diejenigen Nutzer Dokumente einsehen oder ändern dürfen, die auch dafür autorisiert sind. Die zentrale Datenhaltung schafft Sicherheit und durch Integration in Ihr bestehendes Backup-Konzept kann dank digitaler Archivierung kein wichtiges Dokument mehr verloren gehen.
Informationen sind weltweit rund um die Uhr in Sekundenschnelle verfügbar- Denn Ihre Mitarbeiter können den gesamten Datenbestand durchsuchen, für den sie die passenden Berechtigungen haben. Durch integrierte Versionierung innerhalb des Dokumenten Management Systems sind alle bearbeiteten Akten und Dokumente revisionssicher gespeichert.
Fazit: Digitale Archivierung ist zu vielschichtig, um selbst an alles zu denken
Natürlich können Sie mit einer eigenen Lösung beginnen und erstmal Zeit und Energie in das Ausloten der verschiedenen Möglichkeiten der digitalen Archivierung investieren. Die Gefahr, dass diese Investition nicht das gewünschte Ergebnis bringt, ist jedoch ziemlich hoch. Vertrauen Sie auf Profi-Kompetenz, erhalten Sie ein ausgereiftes, integriertes System eines kompetenten deutschen Anbieters zu einem guten Preis und alle Beratung, die Sie sich wünschen können. Das ist vor allem für Betriebe einer Do-it-yourself-Lösung bei der digitalen Archivierung in 9 von 10 Fällen vorzuziehen.
Haben Sie Interesse an einer Implementierung der Vorteile von digitaler Archivierung für Ihre Organisation? Kommen Sie auf uns zu. Sie erreichen uns telefonisch unter 089 12509366 oder per E-Mail an kontakt@docubyte.de.
