Christian Schmidtner berichtet auf dem 4. Münchner BVMW Impulstag (Bundesverband mittelständische Wirtschaft) über unsere Lösung zu digitalen Meldeprozessen im Krankheitsfall. Eine DOCUBYTE Kooperation, die seit 11 Jahren von gegenseitigem Erfolg gekrönt ist.

 DOCUBYTE, Goethe und die Digitalisierung

DOCUBYTE könnte selbst erzählen, warum eine angewandte Digitalisierung in Ihrem Unternehmen Kostenvorteile bringt. Aber wir halten uns hier an J.W. von Goethe, der vor 200 Jahren schon wusste: „Der Autor ist selten ein unparteiischer Richter seiner eigenen Sache“. Deshalb lassen wir lieber jemanden zu Wort kommen, der tiefgehende Praxiserfahrung in der Zusammenarbeit mit DOCUBYTE hat – Christian Schmidtner von MSD Deutschland.

 Was tut Christian Schmidtner eigentlich?

Wenn jemand weiß, wie komplex Prozesse sein können, dann Christian Schmidtner. Er arbeitet in der strategischen Planung und verantwortet Prozesse für 2.100 Mitarbeiter. Auch wenn Sie Christian Schmidtner bislang nicht kennen, den amerikanischen Namen von MSD haben Sie garantiert schon gehört: Merck.

Merck als Global Player setzt ganz auf Digitalisierung

Der Gesundheitskonzern gehört mit 69.000 Mitarbeitern zu den fünf größten seiner Art weltweit. An sieben Standorten in der ganzen Bundesrepublik forscht das Unternehmen vor allem an neuen Medikamenten.

Ein Konzern dieser Größenordnung gibt sich nicht mit unausgegorenen Lösungsansätzen zufrieden. Dass man im Hause MSD auf die Technik von DOCUBYTE setzt, ist für uns eine ganz besondere Auszeichnung.

Christian Schmidtner – MSD (Merck) beim 4. BVMW Impulstag in München

Krank – einfach mal digital

Krankmeldungen gehören für jedes Unternehmen zum Alltag, schließlich erwischt jeden von uns mal eine Erkältung. Der Ablauf einer typischen Krankmeldung ist Ihnen also wahrscheinlich bekannt.

Während die Kommunikation zwischen Arzt und Krankenkasse inzwischen größtenteils digital funktioniert, fangen für ein Unternehmen die Probleme hier erst an. Schließlich wird die berühmtberüchtigte AUB (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) dem Patienten in aller Regel auf einem gelben Zettel ausgehändigt.

Diese muss er rechtzeitig einreichen, jemand in der Verwaltung muss sich darum kümmern, der Vorgang frisst Zeit, ist fehleranfällig und erzeugt jede Menge Papier. Die neuen Regeln der DSGVO sorgen für noch mehr Schwierigkeiten, denn die Krankmeldung muss auf sicherem Weg zum Arbeitgeber gelangen und sicher archiviert werden.

Der herkömmliche Weg verbrennt wertvolle Arbeitszeit, ohne dass Ihr Unternehmen dabei auch nur einen Euro Umsatz macht. Wesentlich sinnvoller ist es hier einzugreifen und den Prozess durch eine digitale Strategie zu ersetzen. Eine automatisiertes Krankmeldungsverfahren spart effektiv interne Ressourcen.

Die Vorteile einer digitalen Krankmeldung

Ein digitalisierter Ablauf der Krankmeldung ist in der Lage sämtliche Nachteile des analogen Vorgangs mit einem Schlag zu eliminieren:

Web-App für weniger Fehler: Die Krankmeldung erfolgt über eine Web-App mit standardisierter Eingabemaske. Alle relevanten Informationen werden zuverlässig übermittelt, jede eingehende Meldung ist nach dem gleichen Schema aufgebaut.
Automatisierung für weniger Arbeit: Viele Vorgänge können automatisiert werden. Von den Abrechnungsdaten über die Benachrichtigung von Kollegen und Vorgesetzen bis hin zur Archivierung erledigt der Computer den Großteil der Arbeit. Die Personalabteilung kann sich ihren Kernaufgaben zuwenden.
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Hohe Planungssicherheit: Die Krankmeldung muss nicht per Telefon zu Geschäftszeiten erfolgen, da die AUB nicht umständlich auf dem Postweg eingereicht werden. Die Web-App steht schließlich 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche zur Verfügung. Eine umgehende automatisierte Information an alle betroffenen Kollegen versetzt sie in die Lage, den Umständen entsprechend umzuplanen.
Datensicherheit im Blick: Auf alle Krankmeldungen haben ausschließlich Berechtigte Zugriff. Ein sicherer Umgang mit sensiblen Informationen im Sinne der DSGVO ist garantiert. Gleichzeitig ist der Zugriff auf alle wesentlichen Akten dank digitaler Datenhaltung einfach und schnell erledigt.
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Die eigentliche Krankmeldung wird dabei für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zum Kinderspiel. Per Web-App erfolgt bequem von zu Hause aus die Eingabe der wichtigsten Daten.

Es werden unter anderem die voraussichtliche Dauer des Krankenstandes und die Personalnummer erfasst. Es wird auch registriert, ob es sich um einen Arbeitsunfall handelt oder nicht. Anschließend noch ein Bild der AUB per Smartphone abschicken und schon ist alles erledigt.

Und wieso DOCUBYTE?

Es bleibt die Frage, warum DOCUBYTE und niemand sonst? Ganz einfach: Weil wir für MSD genau die Lösung ausgearbeitet haben, die sich der Konzern wünschte.  Schließlich verkaufen wir unseren Kunden nicht die Katze im Sack, sondern gehen direkt ins Unternehmen und klopfen jeden relevanten Vorgang dort gründlich ab.

Bei uns gibt es kein Standardprodukt von der Stange, sondern eine individuell zugeschnittene Lösung. Sie wird immer vollständig an die Bedürfnisse Ihrer Firma angepasst. Zukunftssicherheit für eben einfachere Abläufe, weniger Arbeitsaufwand und moderne Datenhaltung.

Digitalisierung: von komplexen zu simplen Prozessen

Wir sind stolz auf die Zufriedenheit unserer Kunden, der seine digitale Zukunft in unsere Hände gelegt hat. Die elektronische Krankmeldung ist dabei nur ein kleines Stück unseres gesamten Portfolios; darin finden Sie unter anderem auch Gehaltsabrechnung, Rechnungs- oder Posteingang, um nur ein paar weitere zu nennen. Mit DOCUBYTE werden komplexe Prozesse auf einmal simpel. Wir begleiten Sie gerne auf dem Weg dorthin!