Seit Juli 2015 verteilt die SBB Cargo International AG (SBB CInt) die Gehaltsabrechnungen seiner Mitarbeiter nicht mehr in Papierform, sondern übermittelt sie in elektronischer Form als "ePayslip" über eine Online-Plattform von DOCUBYTE.
Diese Lösung für die elektronische Gehaltsabrechnung basiert auf dem DOCUBYTE Online Archiv. Jeder Mitarbeiter von SBB CInt erhält einen persönlichen Account, mit dem er sich via Browser an der verschlüsselten Plattform anmelden kann. Die monatlichen Gehaltsabrechnungen werden jedem Angestellten von SBB CInt jeweils als PDF-Datei zur Verfügung gestellt und zugleich revisionssicher archiviert. Dabei hat jeder Nutzer nicht nur die Möglichkeit auf alle archivierten Abrechnungen zuzugreifen – er kann darüber hinaus alle Dokumente auf seinen Computer oder sein Smartphone herunterladen, einzelne PDFs nach Bedarf an den Steuerberater weiterleiten, oder direkt aus dem ePayslip Ausdrucke für die private Papierablage erzeugen.
Vor Einführung stand SBB Cargo International vor der Wahl eine interne Lösung mit einem Alternativsystem zu realisieren, oder den Rundumservice von DOCUBYTE zu nutzen. Da die Implementierungskosten für die Inhouse-Lösung mit rund 20.000 € vergleichsweise hoch waren, fiel die Entscheidung zugunsten des ePayslip-Systems von DOCUBYTE.
Mit Einführung der elektronischen Gehaltsabrechnung bietet SBB CInt seinen Mitarbeitern nicht nur einen exzellenten und zeitgemäßen Service, sondern nutzt zugleich die mit der digitalen Archivierung verbundenen Einsparpotenziale. So müssen beispielsweise die zahlreichen Gehaltsabrechnungen nicht mehr in der Personalabteilung ausgedruckt, händisch kuvertiert und per Post versendet werden. Üblicherweise besteht jede Abrechnung im Durchschnitt aus zwei Seiten. Bei 250 Mitarbeitern entstehen somit 500 Seiten, die vor der Einführung von ePayslip einzeln in Papierform verarbeitet und mit hohen Portokosten verschickt werden mussten. Die Personalabteilung kann auf diese Weise eine Menge Zeit sparen und sich verstärkt um die Belange der Mitarbeiter kümmern.
Den Projektleiter bei SBB CInt, Herr Noel Leibundgut, haben vor allem der Komplettservice und die schnelle Projektumsetzung von DOCUBYTE überzeugt. Anstatt einmal im Monat alle Gehaltsabrechnungen auszudrucken, in einen Briefumschlag zu stecken und mit einer Briefmarke versehen zur Post zu bringen, wird aus dem Abrechnungssystem von SBB CInt monatlich eine Gesamtdatei mit allen Gehaltsabrechnungen generiert und verschlüsselt an DOCUBYTE übertragen.
Alle weiteren Arbeiten werden von DOCUBYTE durchgeführt. Dort wird die Gesamtdatei in einzelne Gehaltabrechnungen aufgeteilt und anschließend jeweils als PDF in das verschlüsselte Archiv eines jeden SBB CInt-Mitarbeiters übertragen.
Die Personalabteilung hat mehr Zeit für ihre Kernaufgaben und spart durch die neue Vorgehensweise mit ePayslip mehrere Hundert Franken pro Monat.
ÜBER SBB Cargo International:
Webseite: www.sbbcargo-international.com
ÜBER DOCUBYTE:
