Dokumente scannen in München

Scanservice schützt Dokumente

Papierdokumente können ein kostspieliger Begleiter im Unternehmensalltag sein. Trotzdem arbeiten auch heute noch viele Abteilungen mit Papier. Moderne Technik bietet allerdings intelligente Alternativen. So ist das Archivieren digitaler Dokumente per Scanservice nicht nur wesentlich einfacher – es bietet auch zusätzliche Sicherheit. Dokumente können mit Passwörtern vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Das Scannen der Dokumente sorgt außerdem dafür, dass die Informationen trotz empfindlichem und anfälligem Papier dauerhaft verfügbar bleiben. Papier ist weder vor Wasser noch vor Feuer geschützt, verbleicht mit der Zeit und viele Dokumente sind Unikate.

Zudem ist die Wiederherstellung mit großem Aufwand verbunden. Digitale Dokumente haben zudem den Vorteil, dass sie beliebig versendet werden können.

Auf diese Weise kann jeder Verantwortliche die benötigten Dokumente direkt auf seinem eigenen Computer verwalten und erspart sich Wege zu Aktenschränken oder den zuständigen Mitarbeitern.

Das Scannen von Dokumenten aller Art bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Für Ihre Fragen stehen wir Ihnen an unserem Standort nahe München gerne zur Verfügung.

Sparen Sie Zeit und Geld

Nutzen Sie Ihre Büro­fläche produktiv

Greifen Sie weltweit auf Dokumente zu

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Schützen Sie Ihre Dokumente vor Verlust

Automatisieren Sie Ihre Prozesse

Arbeiten Sie durchgängig digital

Aktentransport vor dem Scannen Ihrer Dokumente

Dokumente scannen in München: Sicherer Aktentransport mit Datenschutzkoffern Ein sicherer Aktentransport ist wesentlicher Bestandteil von Scandienstleistung, insbesondere wenn es um größere Mengen oder sensible Dokumente geht. Neben speziell angefertigten Archivkartons verwenden wir bei besonders schützenswerten Akten auch verschließbare Metallbehälter für die Beförderung Ihrer Akten.

Bei kleineren Mengen können Ihre Akten auch mit UPS, DHL oder anderen Kurierdiensten befördert werden. Unser Scanservice für den digitalen Posteingang wird über eines unserer Postfächer abgewickelt.

Dokumente scannen im Raum München gestalten wir für unsere Kunden auf diese Weise so einfach wie möglich. Unserer besonderer Augenmerk liegt dabei immer auf Sicherheit und Komfort: Beim Aktenordner Scannen kommen spezielle Archivkartons oder abschließbare Datenschutzkoffer zum Einsatz.

Profi-Belegaufbereitung nahe München

Scanservice mit professioneller BelegaufbereitungDie  Aufbereitung von Papierdokumenten für das Scannen ist Basis für eine möglichst fehlerfreie Digitalisierung. Die primären Ziele sind ja Lesbarkeit und Qualität.

Vor dem Scannen der Dokumente werden Heft- und Büroklammern, Knicke und Haftnotizen händisch entfernt und unlesbare Belege aussortiert oder gestempelt. Büroklammern, Tacker, Post-Its und Eselsohren von unseren erfahrenen Sortierkräften zuverlässig entfernt. Recycling und umweltgerechte Entsorgung gehören zu unserer Standardleistung.

Großformate, wie Pläne, Zeichungen oder versiegelte Dokumente, werden durch Barcodes markiert und an speziellen Scannern (Planscanner und Buchscanner) digitalisiert.

Selbstverständlich sortieren wir auf Wunsch alle Dokumente nach dem Scanservice in die entsprechenden Aktenordner zurück. Für den gesamten Digitalisierungsprozess achten wir, je nach Anforderung, bei allen Akten auf eine klar strukturierte Dokumententrennung.


Profi-Aufbereitung bei DOCUBYTE: alle Belege werden sauber sortiert, alle Dokumente eingescannt und rückgeordnet oder auf Wunsch auch vernichtet. Entscheidend ist, den Zugriff für unsere Kunden über ein geeignetes digitales Archivsystem deutlich zu vereinfachen.

Akten & Dokumente scannen

Aktendigitalisierung an Hochleistungsscannern Die Aktendigitalisierung wird an Hochleistungsscannern durchgeführt. Jeder unserer Produktionsscanner ist mit drei Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppelblatteinzügen ausgestattet.

Der Scanservice in München wird grundsätzlich für alle Dokumente ohne Aufpreis in Farbe durchgeführt – auf diese Weise vermeiden wir jeden Informationsverlust bei der Digitalisierung, etwa wenn farbige Diagramme oder Bilder in den Dokumenten enthalten sind.

Während der Belegdigitalisierung findet eine permanente Sichtkontrolle durch den Scanoperator statt.

Für die verschiedenen Formate steht eine Vielzahl von Dokumentenscannern verschiedener Hersteller bereit. Deshalb können wir bei DOCUBYTE auch Zeichnungen und Pläne scannen, die das DIN-A0 Format übersteigen. An speziellen Buchscannern erstellt unser Digitalisierungsteam aus Produktbroschüren und Urkunden optimale Digitalakten.

Verschlüsselte Datenlieferung

Dokumentenscans sicher übertragen durch SSL und SFTP
Jedes Unternehmen hat anderen Präferenzen. Uns ist es wichtig, auf Ihre Wünsche einzugehen und verschiedene Möglichkeiten anzubieten. Eingescannte Akten erhalten Sie deshalb je nach Anforderung auf verschiedenen Wegen:

  1. Datenträger, i.d.R. USB-Stick (verschlüsselt oder unverschlüsselt)
  2. Download auf Plattform DOCUBYTE DataExchange (SFTP / HTTPS)
  3. Upload auf Ihre eigenen Server / Import in Ihr DMS
  4. Archivierung im DOCUBYTE Online-Archiv

Gerne beraten wir Sie, welche der Varianten für Ihr Unternehmen die größten Vorteile mit sich bringt.

Datenerfassung nach dem Scanservice

Dokumente scannen mit anschließender DatenerfassungDamit eingescannte Akten im Archiv digital auffindbar sind, müssen je nach Anforderung verschiedene Indexwerte erfasst werden. In der einfachsten Variante wird ein kompletter Digitalordner erstellt und indexiert. Das jeweils gesuchte Dokument kann dann digital via Volltextsuche mit wenigen Klicks aufgerufen werden.

Bei komplexeren Strukturen oder sehr umfangreichen Akten wird eine Dokumententrennung durchgeführt und ein oder auch mehrere Indexwerte (Suchbegriffe) pro Dokument erfasst.

In unserem Rechenzentrum durchlaufen alle Aktenscans eine automatisierte Texterkennung (OCR). Nach diesem Prozess sind alle Dokumente nach Freitext durchsuchbar. Das erleichtert das Sichten auch von umfangreichen Akten extrem. Das „Durchwühlen“ von Papierbergen ist damit Vergangenheit – und unsere Kunden sparen Zeit und Geld. Unser Anspruch: Wir vereinfachen den Umgang mit Akten durch das Scannen von Dokumenten in München zum Wohle unserer Auftraggeber.