Scandienstleister für Unternehmen: Akten und Dokumente scannen lassen

Um ihre Dokumente in kleinen wie großen Mengen vor Beschädigung oder Verlust zu schützen, unterhalten wir einen eigenen Transportdienst und verpacken sie in speziellen Archiv-Kartons bzw. verschließbaren Metallbehälter. Alle Kartons und Transportbehälter werden mit eindeutigen Barcode-Labels versehen. Per Akten-Tracking lassen Sie sich lückenlos nachverfolgen.

Ein Verlust bei der Beförderung oder während der Digitalisierung ist somit ausgeschlossen.

Unser System zur Überwachung Ihres Digitalisierungsauftrags ist einmalig. Die Basis dieses Systems sind standardisierte Barcode-Aufkleber oder Deckblätter, die jede einzelne Akte eindeutig kennzeichnen und bei jedem Arbeitsschritt in die Software eingegeben werden. Auf diese Weise können der Eingang sowie der aktuelle Bearbeitungsstatus jederzeit bestimmt werden.

Ja, unsere Mitarbeitender übernehmen die sorgfältige Aufbereitung der Dokumente, bevor sie gescannt werden. Dazu zählt unter anderem das Entfernen von Büroklammern, Heftklammern oder Klebestreifen, das Glätten zerknitterter Seiten und, bei Bedarf, eine manuelle Nachbearbeitung. So stellen wir sicher, dass auch stark beanspruchte Papierunterlagen zuverlässig digitalisiert und als hochwertige digitale Abbilder gespeichert werden können.

Häufig müssen Akten vor dem Scannen in Einzeldokumente aufgetrennt werden. Um eine exakte Zuordnung der einzelnen Blätter zu gewährleisten, setzen wir verschiedene Methoden wie Patchcode-Blätter oder Barcodes ein. Fehler können hier ausgeschlossen werden.

Alle Dokumente können in Farbe eingescannt werden – und zwar ohne Aufpreis. Das hat einen entscheidenden Vorteil: Bei Farbscans werden selbst farbige Logos und farbige Markierungen im digitalisierten Dokument wiedergegeben. Weil die Dateigrößen dadurch zunehmen, setzen wir auf Wunsch zusätzlich ein spezielles PDF-Hochkomprimierungs-Verfahren ein – ebenfalls ohne Mehrkosten.

Ihre Daten erhalten Sie als PDF, TIFF, JPEG oder RAW Dateien. Für größere Datenmengen komprimieren wir die Daten mit gängigen Kompressionsverfahren. Auf Wunsch erhalten Sie beim Scannen von Akten bei der Datenübermittlung eine umfangreiche Excel-Checkliste mit allen wichtigen Informationen.

Alle bei der Aktendigitalisierung eingesetzten Produktions-Scanner sind mit drei Ultraschallsensoren zur sicheren Erkennung von Doppelblatteinzügen ausgestattet. Mit Hilfe dieser Sensoren ist es uns möglich, auch bei stark gemischtem Beleggut eine lückenlose Aktendigitalisierung zu garantieren.

Der Inhalt Ihrer Dokumente wird in einem software-gesteuerten Texterkennungsprozess für eine Volltextsuche verfügbar gemacht. Sie erhalten im Ergebnis kleine Dateien im PDF-Format, die nach Stichworten durchsuchbar sind.

Wenn die Volltextsuche durch Texterkennungsverfahren nicht ausreichend ist, z.B. im Fall vieler handschriftlichen Notizen – dann ist eine professionelle Indexierung der gescannten Dokumente sinnvoll. Unsere erfahrenen Mitarbeiter erfassen beispielsweise Aktenzeichen, Teilenummern, Klientennamen, Kundennummern, Personalnummern, Kennzeichen und viele andere Begriffe, die Sie anschließend im digitalen Archiv spielend einfach und schnell per Knopfdruck finden.

Für beilegte großformatige Pläne, Urkunden mit Siegel oder Datenträger haben wir ein Barcode-gesteuertes Platzhalter-System eingeführt, das bereits bei der Belegaufbereitung zum Einsatz kommt. Durch dieses System stellen wir sicher, dass keine herausgetrennten Aktenteile verloren gehen und jeder Ordner bei Bedarf wieder in die exakte Ursprungsform zurückversetzt werden kann.

Unsere Räumlichkeiten sind durch eine moderne Alarmanlage, Videoüberwachung und Rauchmelder geschützt. Durch die Vielzahl an einsatzbereiten Geräten können wir einzelne Ausfälle ohne Probleme kompensieren. Es erfolgt eine tägliche Datensicherung. Zudem sind sowohl unser Rechenzentrum als auch das Firmennetzwerk durch Server- und Netzwerkvirtualisierung, starke Firewalls und ein strenges Rechtesystem bestens geschützt.

Auch die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Akten können Sie bequem von uns erledigen lassen. Falls Sie Ihre Papierdokumente nach der Aktendigitalisierung nicht mehr benötigen, übernehmen wir gerne die Entsorgung für Sie. Um Ihnen ausreichend Zeit für eine ausführliche Kontrolle der gelieferten Daten einzuräumen, werden alle Akten standardmäßig vier Wochen ab Datenlieferung kostenfrei im Docubyte Papierarchiv zwischengelagert.

Von der Seitenzahl, vom Zustand der Unterlagen (Klammern, Heftungen, Formate) und davon, ob Dokumente einzeln erfasst oder mit OCR durchsuchbar gemacht werden sollen. Mit dem Angebotsrechner sehen Sie Ihren Preis sofort.

Ein guter Scandienstleister sollte Erfahrung in der Dokumentendigitalisierung, sichere Transportwege, nachvollziehbare Qualitätskontrollen und DSGVO-konforme Prozesse bieten. Achten Sie außerdem auf OCR-Texterkennung, geeignete Dateiformate wie PDF/A, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und transparente Preise. Wichtig ist auch, wie die Originaldokumente nach dem Scannen behandelt werden.

Ja, Docubyte bietet seinen Scanservice deutschlandweit an – unter anderem in Berlin, Hamburg, München und Frankfurt sowie in allen weiteren Regionen Deutschlands. Wir organisieren die sichere Abholung Ihrer Akten und Dokumente durch einen Transport- oder Kurierdienst. Die Digitalisierung erfolgt anschließend an unserem Standort in Planegg bei München.