Papier durch digitale Daten zu ersetzen spart Platz und sorgt für effiziente Prozesse

Befreit von Papier ist die Arbeit sicherer, flexibler und nachhaltiger.

Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Papierprozesse
in digitale Workflows zu verwandeln.

✔️ Schneller finden statt lange suchen

✔️ Geld sparen & Platz schaffen

✔️ Ortsunabhängig & Sicher

Digitalisierung - Von Papier Befreit
Digitalisierung - Von Papier Befreit

Variable Lösungen für digitale Unternehmen

Digitale Verwaltung

Wir bieten Ihnen individuelle digitale Lösungen, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind.

  • Archivierungssoftware

  • Enterprise Content Management (ECM)

  • Digitalisierungsberatung

  • Digitaler Posteingang

  • Digitaler Rechnungseingang

  • Digitale Lohnabrechnung

  • Digitale Personalakte

  • Digitale Krankenakte

  • Digitale Krankmeldung

  • Meldecenter

  • Digitale Signatur

  • X-Rechnung

Scannen & Archivieren

Wir digitalisieren Ihre Daten verlustfrei und legen diese dann korrekt und sicher in unserem Online-Archiv ab.

  • Daten erfassen

  • Akten Digitalisieren

  • Archivbestände Digitalisieren

  • Belege Digitalisieren

  • Bücher Digitalisieren

  • Dokumente Digitalisieren

  • Ordner Digitalisieren

  • Pläne & Zeichnungen Digitalisieren

  • Revisionssicher Archivieren

  • Scanservice deutschlandweit

  • TR Resiscan

Wir befreien Sie von Papier und begleiten Ihr Unternehmen in die digitale Zukunft

Docubyte - von Papier befreit

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Digitalisierung - Kleine Schritte, großes Potenzial

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Welchen Nutzen haben Sie?

1

Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis

2

Effiziente Prozesse und ungehinderter Workflow

3

Produktive und zufriedene Mitarbeiter

4

Maximale Datensicherheit

5

Kundenfreundlichkeit und Imagegewinn

6

Aktiver Klimaschutz

FAQ zum Scannen von Akten, Dokumenten und Plänen

Wir scannen nach Ihren Anforderungen. Dokumente wie zum Beispiel standardisierte Rechnungen, können in Schwarz-Weiß gescannt werden. Historische Dokumente oder Firmenchroniken sollten unbedingt in Farbe gescannt werden. Beim Schwarz-Weiß-Scan von Altakten mit vergilbtem Papier, können handschriftliche Notizen mit dem Bleistift auch verloren gehen. Unser Standard ist daher der Farb-Scan: Dadurch werden mehr Informationen aus Ihren Dokumenten extrahiert.

Die Benennung der Scans folgt den für Ihre späteren Arbeitsabläufe relevanten Merkmalen. Zum Beispiel einem Namen oder Datum, einem Geschäftskennzeichen, einer Kundennummer oder schlicht einer fortlaufenden Nummerierung. Das ist natürlich sowohl für Einzelseiten als auch für gesamte Ordner oder Register möglich.

Ja, die Abholung von Dokumenten wird von Kunden oft in Anspruch genommen. Nach der Besprechung über die Menge an Dokumenten und den zeitlichen Horizont machen wir einen Termin für die Abholung aus. Wir kommen mit Archivkartons und verpacken Ihre Aktenordner, Dokumente, Sammlungen, Briefe oder Pläne sicher und nachvollziehbar.

Eine Scandienstleistung ist mehr als nur das reine digitalisieren. Unsere Scanner sind hochspezielle Arbeitstiere – scannen ist mit Ihnen sehr effizient und einfach. Fast wichtiger als das „womit“ sind z. B. das „wie“ und das „warum“. Eine gut geplante Digitalisierung von Dokumenten ist die Voraussetzung für schnellere und effizientere Geschäftsprozesse. Und hier hat ein Scandienstleister richtig viel Erfahrung; in unserem Fall sind es mehr als 20 Jahre. Wenn das Sortieren, Aufbereiten, Scannen, Klassifizieren und Automatisieren von digitalen Geschäftsprozessen nicht zu Ihren Kernkompetenzen gehören, sind Sie mit einem Dienstleister oftmals viel besser beraten. Rufen Sie gerne an, um Ihre Wünsche und Vorhaben zu besprechen.

Ja, im Prinzip schon. Wir raten von der ordnerbasierten Speicherung von Dokumenten auf jeden Fall ab. Dem einen oder der anderen mag das in den Sinn kommen, richtig gut arbeiten lässt es sich allerdings nur mit entsprechendem DMS oder EMC (Enterprise Content Management). So können Dokumente, Vorgängen und Personen zugeordnet, Textinhalte per Volltextsuche schnell gefunden oder GoBD- und DSGVO-konform gearbeitet werden. Wir beraten Sie gerne.

Das kommt immer darauf an. Wenn Sie Platz schaffen wollen oder müssen, können Sie mit dem Scannen der Archivdokumente und Archivakten anfangen. Diese dann durch eine Texterkennung laufen zu lassen und idealerweise noch eine Dokumentenklassifizierung durchzuführen, ist ratsam. Dann können die Dokumente samt Metadaten in ein DMS geladen werden und Sie haben quasi jederzeit Zugriff auf die Daten, die Sie Dank der Volltextsuche auch schnell finden.
Möchten Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren ist es in der Regel ratsam, mit der Digitalisierung der aktuellen Dokumente zu beginnen. Die meisten Verwaltungsprozesse werden heute in der Poststelle eines Unternehmens angestoßen; daher ist es wichtig, an genau dieser Stelle mit der Optimierung der Geschäftsprozesse zu beginnen. Sind die neuen Prozesse gut implementiert, können die Alt- bzw. Bestandsakten folgen.

Viele Unternehmen, die Ihre Post digitalisieren möchten, stehen vor der Frage, ob sie selber scannen oder einen Dienstleister damit beauftragen sollen?
Wir als Dienstleister plädieren für letztere Option - weil das meistens im Sinne der Kunden ist.
Zum einen haben wir jahrelange Erfahrung - etwas, dass wir gerne mit Ihnen teilen, doch auch die beste Schulung ersetzt keine langjährige Erfahrung.
Im Lauf der Zeit wird man mit so vielen kleinen Detailproblemen konfrontiert, dass der gesamte Wissensumfang riesig wird. Nur mit diesem Wissen, lassen sich viele aufkommende Probleme schnell lösen.
Zum anderen haben wir komplett standardisierte Prozesse, die sich im Lauf der Zeit bewährt haben. Darunter fallen zum Beispiel auch Scanner, Texterkennung und Dateibenennung. Bei uns durchlaufen alle ihre Dokumente in Windeseile den gleichen Scanner und die gleiche OCR. Im Unternehmen kann es sein, dass ein Standort oder eine Abteilung abweichende Technik benutzt oder Dateien doch mal anders benennt. Irgendwann, wenn man es am wenigsten gebrauchen kann, kann sich das rächen. Oft stecken Unzulänglichkeiten im Detail, daher ist ein bewährter standardisierter Prozess von Vorteil.
Wenn Sie Abschied vom analogen Prozess nehmen möchten, nehmen Sie doch gleich Abschied vom gesamten Prozess. Man gewöhnt sich schnell daran, keine Post mehr zu erhalten und stattdessen jeden Vormittag durchsuchbare PDFs im Dokumentenmanagementsystem vorzufinden. Wenn die Post gar nicht erst bei Ihnen aufschlägt, fallen viele kleine Tätigkeiten, Prozesse und Überlegungen weg. Allein schon der Papier-Mülleimer muss seltener geleert werden. Eine Kleinigkeit die ins Gewicht fällt. Massivere Posten sind zum Beispiel der Platz für das Papierarchiv und die Zeitvergeudung beim Suchen nach Informationen.
Ob die Post besser selbst oder von einem Dienstleister gescannt oder werden soll, kommt immer auf den Einzelfall an. Wichtig ist, dass sie das Für und Wider anhand der richtigen Kriterien abwägen.
Glücklicher Docubyte Kunde

Das sagen unsere Kunden

Warum Docubyte?

Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.

Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.

Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.

"Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden."

Wernher von Braun

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die Pflicht zur XRechnung kommt 2025

Ab 01.01.2025 wird die XRechnung zur Pflicht für alle öffentlichen Auftraggeber und Unternehmen. Stellen Sie sich schon jetzt optimal auf die neuen Anforderungen ein!

Mit DOCUFrame von Docubyte bieten wir Ihnen die ideale Lösung, um XRechnungen gesetzeskonform zu empfangen, bearbeiten und speichern zu können. Seien Sie der Umstellung voraus und vermeiden Sie spätere Hürden.