Scandienstleister für Unternehmen: Akten und Dokumente scannen lassen
Docubyte ist Ihr Scandienstleister für Unternehmen, Kanzleien und Verwaltungen. Wir holen Ihre Akten, Ordner und Pläne deutschlandweit ab, scannen sie DSGVO-konform und liefern durchsuchbare PDF/A-Dateien – auf Wunsch direkt in Ihr DMS oder unser Online-Archiv. Scans gibt es ab 0,06 € pro Seite, Ihren genauen Preis berechnen Sie in einer Minute mit unserem Angebotsrechner.
Scandienstleister mit deutschlandweitem Abholservice
Abholung und Rücktransport deutschlandweit – sicher und nachvollziehbar
Große Aktenmengen digitalisieren – vom Einzelordner bis zum Großprojekt
Durchsuchbare PDF/A-Dateien dank OCR-Texterkennung
DSGVO-konform und revisionssicher nach gesetzlichen Vorgaben
Für Unternehmen, Kanzleien, Verwaltungen und Gesundheitswesen
Direkt in Ihr DMS, ERP oder das Docubyte Online-Archiv
Zukunftssicheres Dokumentenmanagement
Warum Unternehmen Docubyte als Scandienstleister wählen
Ein guter Scandienstleister nimmt Ihnen mehr ab als das Scannen. Er holt Ihre Akten sicher ab, bereitet sie vor, prüft jede Seite auf Vollständigkeit und liefert durchsuchbare PDF/A-Dateien mit sinnvollen Dateinamen. Docubyte digitalisiert seit über 20 Jahren Unterlagen für Unternehmen, Kanzleien und Verwaltungen – mit Stichprobenkontrolle, Seitenzählung und Doppeleinzugsprüfung. Nach dem Scan erhalten Sie Ihre Originale zurück oder wir vernichten sie datenschutzkonform.
Unser Service schafft die Grundlage für modernes Dokumentenmanagement und eine erfolgreiche digitale Transformation.
GoBD-konforme Digitalisierung Ihrer Unterlagen
DSGVO-konforme Prozesse & Datenverarbeitung
Umfassender Scan- und Archivierungsservice
Individuelle Lösungen für Ihren Unternehmensbereich
Sparen Sie jetzt wertvolle Zeit
Unsere Services für die Digitalisierung Ihrer Dokumente
Sie möchten Ihre physischen Dokumente endlich effizient verwalten? Wir übernehmen das Scannen und Digitalisieren von Akten, Papierunterlagen, Büchern, Plänen, Dokumenten und Belegen direkt an Ihrem Standort oder über unsere sichere Logistik. Ob einzelne Schriftstücke oder ganze Archive – DOCUBYTE bietet passgenaue Lösungen für jeden Geschäftsbereich. Schnell, sorgfältig und in höchster Qualität.
Effektiver Scanprozess durch Profis
Warum sich ein professioneller Scanservice für Sie lohnt
1
Platzersparnis: Schaffen Sie durch die elektronische Archivierung Platz in Ihrem Büro.
2
Zeitersparnis: Finden Sie Dokumente in Sekundenschnelle mittels Volltextsuche smarter Suche nach Dokumenten.
3
Kostensenkung: Reduzieren Sie Lager- und Verwaltungskosten digitale Archivierung.
4
Verbesserter Zugriff: Greifen Sie jederzeit und von überall auf Ihre Scans zu.
5
Höhere Sicherheit: Schützen Sie Ihre Daten vor Verlust und Beschädigung.
6
Umweltschutz: Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und schonen Sie die Umwelt.
Wir verwandeln Papier in sichere Daten
Scanservice in vier Schritten
Angebot anfordern: Fordern Sie bequem online oder telefonisch ein unverbindliches Angebot an.
Abholung oder Versand: Wir holen Ihre Akten ab oder setzen für den Versand einen Kurierdienst ein.
Professionelles Scannen: Wir digitalisieren Ihre Dokumente sicher und in höchster Qualität.
Datenübergabe & Archivierung: Sie erhalten Ihre digitalen Daten verschlüsselt auf unserem Server oder per Datenträger. Ihre Papierdokumente lagern wir kostenlos ein und liefern sie auf Wunsch zurück oder vernichten sie datenschutzkonform.
Ihr digitales Dokumentenarchiv
Docubyte Online Archiv
Verwalten Sie Ihre digitalisierten Dokumente sicher und effizient in unserem Online Archiv. Mit dem Docubyte Online Archiv greifen Sie jederzeit und von überall auf Ihre Dokumente zu – ganz einfach per Webbrowser.
Profitieren Sie von einer übersichtlichen Struktur, verschiedenen Suchfunktionen und maximaler Datensicherheit.
Ihre Vorteile: Niedrige Kosten, schnelles Setup, einfacher Zugriff per Webbrowser, hohe Sicherheit und keine Wartung – das Docubyte Online Archiv bietet Ihnen die perfekte Lösung für Ihre digitale Dokumentenverwaltung.
Transparente Preise für Ihre Dokumentendigitalisierung
Was kostet ein Scandienstleister?
Egal ob wenige Ordner oder ein ganzes Archiv: Bei DOCUBYTE erhalten Sie eine nachvollziehbare und faire Preisstruktur. Keine versteckten Kosten. Sie wissen genau, womit Sie rechnen können. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot, das zu Ihrem Projekt passt.
Pro gescannter Seite ab 0,06 € – abhängig vom Volumen und gewünschtem Format
Aufbereitung inklusive – Entfernen von Büroklammern und Heftungen, Glätten der Dokumente
Optional: OCR-Texterkennung & Indexierung – für durchsuchbare und strukturierte Dateien
Deutschlandweit für Sie im Einsatz
Scandienstleister in Ihrer Nähe
Ob Berlin, Hamburg oder München – wir sind in ganz Deutschland für Sie da. Als Scandienstleister holen wir Ihre Dokumente direkt bei Ihnen ab oder setzen für den Versand einen Kurierdienst ein. So sparen Sie Zeit und Aufwand und profitieren von unserer Expertise.
Ihre Stadt ist nicht dabei? Kein Problem. Sprechen Sie uns gerne an und wir finden gemeinsam eine individuelle Lösung. Wir verfügen über jahrelange Erfahrung als Scandienstleister. Somit können Sie sicher sein, dass Sie mit uns als Scandienstleister, den richtigen Partner für den Schritt in ein papierloses Büro gewählt haben.
Was unsere Kunden sagen
Echte Partnerschaften. Greifbare Ergebnisse. Digitale Erfolge.
Gemeinsam erfolgreich digital: Unsere Kunden vertrauen nicht nur auf unsere Lösungen, sondern auf echte Partnerschaft. Mit persönlicher Begleitung, technischem Know-how und einem klaren Blick für moderne Anforderungen gestalten wir den digitalen Wandel – verlässlich, engagiert und immer auf Augenhöhe.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Um ihre Dokumente in kleinen wie großen Mengen vor Beschädigung oder Verlust zu schützen, unterhalten wir einen eigenen Transportdienst und verpacken sie in speziellen Archiv-Kartons bzw. verschließbaren Metallbehälter. Alle Kartons und Transportbehälter werden mit eindeutigen Barcode-Labels versehen. Per Akten-Tracking lassen Sie sich lückenlos nachverfolgen.
Ein Verlust bei der Beförderung oder während der Digitalisierung ist somit ausgeschlossen.
Unser System zur Überwachung Ihres Digitalisierungsauftrags ist einmalig. Die Basis dieses Systems sind standardisierte Barcode-Aufkleber oder Deckblätter, die jede einzelne Akte eindeutig kennzeichnen und bei jedem Arbeitsschritt in die Software eingegeben werden. Auf diese Weise können der Eingang sowie der aktuelle Bearbeitungsstatus jederzeit bestimmt werden.
Ja, unsere Mitarbeitender übernehmen die sorgfältige Aufbereitung der Dokumente, bevor sie gescannt werden. Dazu zählt unter anderem das Entfernen von Büroklammern, Heftklammern oder Klebestreifen, das Glätten zerknitterter Seiten und, bei Bedarf, eine manuelle Nachbearbeitung. So stellen wir sicher, dass auch stark beanspruchte Papierunterlagen zuverlässig digitalisiert und als hochwertige digitale Abbilder gespeichert werden können.
Häufig müssen Akten vor dem Scannen in Einzeldokumente aufgetrennt werden. Um eine exakte Zuordnung der einzelnen Blätter zu gewährleisten, setzen wir verschiedene Methoden wie Patchcode-Blätter oder Barcodes ein. Fehler können hier ausgeschlossen werden.
Alle Dokumente können in Farbe eingescannt werden – und zwar ohne Aufpreis. Das hat einen entscheidenden Vorteil: Bei Farbscans werden selbst farbige Logos und farbige Markierungen im digitalisierten Dokument wiedergegeben. Weil die Dateigrößen dadurch zunehmen, setzen wir auf Wunsch zusätzlich ein spezielles PDF-Hochkomprimierungs-Verfahren ein – ebenfalls ohne Mehrkosten.
Ihre Daten erhalten Sie als PDF, TIFF, JPEG oder RAW Dateien. Für größere Datenmengen komprimieren wir die Daten mit gängigen Kompressionsverfahren. Auf Wunsch erhalten Sie beim Scannen von Akten bei der Datenübermittlung eine umfangreiche Excel-Checkliste mit allen wichtigen Informationen.
Alle bei der Aktendigitalisierung eingesetzten Produktions-Scanner sind mit drei Ultraschallsensoren zur sicheren Erkennung von Doppelblatteinzügen ausgestattet. Mit Hilfe dieser Sensoren ist es uns möglich, auch bei stark gemischtem Beleggut eine lückenlose Aktendigitalisierung zu garantieren.
Der Inhalt Ihrer Dokumente wird in einem software-gesteuerten Texterkennungsprozess für eine Volltextsuche verfügbar gemacht. Sie erhalten im Ergebnis kleine Dateien im PDF-Format, die nach Stichworten durchsuchbar sind.
Wenn die Volltextsuche durch Texterkennungsverfahren nicht ausreichend ist, z.B. im Fall vieler handschriftlichen Notizen – dann ist eine professionelle Indexierung der gescannten Dokumente sinnvoll. Unsere erfahrenen Mitarbeiter erfassen beispielsweise Aktenzeichen, Teilenummern, Klientennamen, Kundennummern, Personalnummern, Kennzeichen und viele andere Begriffe, die Sie anschließend im digitalen Archiv spielend einfach und schnell per Knopfdruck finden.
Für beilegte großformatige Pläne, Urkunden mit Siegel oder Datenträger haben wir ein Barcode-gesteuertes Platzhalter-System eingeführt, das bereits bei der Belegaufbereitung zum Einsatz kommt. Durch dieses System stellen wir sicher, dass keine herausgetrennten Aktenteile verloren gehen und jeder Ordner bei Bedarf wieder in die exakte Ursprungsform zurückversetzt werden kann.
Unsere Räumlichkeiten sind durch eine moderne Alarmanlage, Videoüberwachung und Rauchmelder geschützt. Durch die Vielzahl an einsatzbereiten Geräten können wir einzelne Ausfälle ohne Probleme kompensieren. Es erfolgt eine tägliche Datensicherung. Zudem sind sowohl unser Rechenzentrum als auch das Firmennetzwerk durch Server- und Netzwerkvirtualisierung, starke Firewalls und ein strenges Rechtesystem bestens geschützt.
Auch die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Akten können Sie bequem von uns erledigen lassen. Falls Sie Ihre Papierdokumente nach der Aktendigitalisierung nicht mehr benötigen, übernehmen wir gerne die Entsorgung für Sie. Um Ihnen ausreichend Zeit für eine ausführliche Kontrolle der gelieferten Daten einzuräumen, werden alle Akten standardmäßig vier Wochen ab Datenlieferung kostenfrei im Docubyte Papierarchiv zwischengelagert.
Von der Seitenzahl, vom Zustand der Unterlagen (Klammern, Heftungen, Formate) und davon, ob Dokumente einzeln erfasst oder mit OCR durchsuchbar gemacht werden sollen. Mit dem Angebotsrechner sehen Sie Ihren Preis sofort.
Achten Sie auf Abholung und Transport, eine nachvollziehbare Qualitätskontrolle, DSGVO-konforme Verarbeitung mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Ausgabe in PDF/A.
Ja. Wir holen deutschlandweit ab, auch in Berlin, Hamburg, München, Frankfurt und vielen weiteren Städten.
Beratung vom Profi
Sie suchen einen professionellen Scandienstleister?
Als erfahrener Scandienstleister bieten wir ein großes Know-how und unterstützen Sie dabei, Ihre Papierflut zu reduzieren und mehr Effizienz in den Arbeitsalltag zu bringen. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Sie im Bereich der Digitalisierung gezielt entlasten können.
Gemeinsam in Richtung Zukunft
Scanservices nach Maß: Wir digitalisieren Ihre Dokumente
Setzen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente auf einen Partner, der nicht nur scannt, sondern versteht. Mit DOCUBYTE profitieren Sie von einem Scanservice, der individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Ob für klassische Akten, die digitale Personalakte oder strukturierte Datenerfassung. Unsere Lösungen sind sicher, effizient und sofort einsatzbereit. Lassen Sie uns gemeinsam den Weg in eine papierarme Arbeitswelt gestalten