Papier durch digitale Daten zu ersetzen spart Platz und sorgt für effiziente Prozesse

Befreit von Papier ist die Arbeit sicherer, flexibler und nachhaltiger.

Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Papierprozesse
in digitale Workflows zu verwandeln.

✔️ Schneller finden statt lange suchen

✔️ Geld sparen & Platz schaffen

✔️ Ortsunabhängig & Sicher

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Papier fliegt in die Luft, Befreit von Papier

Wir befreien Sie von Papier und begleiten Ihr Unternehmen in die digitale Zukunft

Digitale Verwaltung

Alles, was Sie dazu benötigen, finden Sie bei uns – als kleine oder große Lösung. So, wie es zu Ihrem Unternehmen passt.

Enterprise Content Management (ECM)
Posteingang
Rechnungseingang
Gehaltsabrechnung
Personalakten
Krankmeldungen
Signatur

Scanservice

Mit unseren Hightech- und Spezial-Scannern digitalisieren wir für Sie verlustfrei und – bei hochempfindlichen Vorlagen – äußerst schonend.

Bücher und Zeitschriften
Ordner, Dokumente und Akten
Pläne und Zeichnungen
Fotos
Microfiche

Archivierung

Alle Ihre Daten werden bei uns richtig abgelegt, zugeordnet und sind für Sie weltweit rund um die Uhr abrufbar. Bequem und sicher in unserem Online-Archiv.

Archivbestände archivieren
Daten revisionssicher speichern und aufbewahren.

Mehr zur digitalen Verwaltung

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Docubyte - von Papier befreit

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Digitalisierung - Kleine Schritte, großes Potenzial

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Welchen Nutzen haben Sie?

Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis

Effiziente Prozesse und ungehinderter Workflow

Produktive und zufriedene Mitarbeiter

Maximale Datensicherheit

Kundenfreundlichkeit und Imagegewinn

Aktiver Klimaschutz

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FAQ zum Scannen von Akten, Dokumenten und Plänen

Welche Dokumente können digitalisiert werden?

Im Prinzip kann jedes physische Dokument digitalisiert werden. Die beiden gängigen Verfahren sind das Scannen und das Abfotografieren. Einfach und schnell zu digitalisieren sind alle Dokumente aus normalem Papier in regulären DIN A Formaten oder Zwischengrößen.

Zum Beispiel: Anforderungsscheine, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Bauakten, Baupläne, Bedienungsanleitungen, Befundhefte, Behandlungsausweise, Berichte, Bestellkarten, Bordbücher, Briefe, Buchhaltungsdokumente, Dokumentationen, Etiketten, Fahrtenbücher, Frachtbriefe, Fragebögen, Jahresabschlüsse, Karteiblätter, KFZ-Briefe, Klappkarten, Krankenblätter, Labordokumentationen, Laborscheine, Leistungsbücher, Lieferscheine, Nachweise, Pässe (Allergiepässe / Röntgenpässe, etc.), Personalakten, Privatrezepte, Projektunterlagen, Protokolle, Quittungen, Rechnungen, Rezepte, technische Dokumentationen, Überweisungen, Umlaufzettel, Urkunden, Verordnungen, Verträge etc.

Diese können mit sogenannten Dokumentenscannern im Stapel gescannt werden. Einige professionelle Dokumentenscanner digitalisieren Dokumente in DIN A3 und so gut wie alle professionellen Dokumentenscanner beherrschen DIN A4 und kleiner. Diese Maschinen arbeiten mit Einzelblatteinzug und scannen in der Regel die Vorderseite und die Rückseite des Dokumentes gleichzeitig. Wenn keine Einzelblätter eingezogen werden können, wird auf das Abfotografieren zurückgegriffen, zum Beispiel bei Büchern, Zeitungen, Zeitschriften, Bauplänen, Magazinen sowie sensiblen historischen Dokumenten, Zeichnungen und Bildern. Alternativ kommen hierfür auch Flachbettscanner oder Grossformatscanner zum Einsatz.

Wenn die oben genanten Medientypen aufgetrennt werden dürfen, können sie unter Umständen auch in Dokumentenscannern gescannt werden. Dafür werden zum Beispiel Bücher mithilfe von hydraulischen Stapelschneidern von ihrem Buchrücken beschnitten, womit alle Seiten wieder entbunden sind und in Scanner passen.

Wann sind Farbige Scans und wann sind Schwarz-Weiß-Scans sinnvoll?

Wir scannen nach Ihren Anforderungen. Dokumente wie zum Beispiel standardisierte Rechnungen, können in Schwarz-Weiß gescannt werden. Historische Dokumente oder Firmenchroniken sollten unbedingt in Farbe gescannt werden. Beim Schwarz-Weiß-Scan von Altakten mit vergilbtem Papier, können handschriftliche Notizen mit dem Bleistift auch verloren gehen. Unser Standard ist daher der Farb-Scan: Dadurch werden mehr Informationen aus Ihren Dokumenten extrahiert.

Nach welchem Schema werden die gescannten Dokumente benannt?

Holen wir zu scannende Dokumente auch bei Ihnen ab?

Lohnt es sich, einen Scandienstleister zu beauftragen?

Eine Scandienstleistung ist mehr als nur das reine digitalisieren. Unsere Scanner sind hochspezielle Arbeitstiere – scannen ist mit Ihnen sehr effizient und einfach. Fast wichtiger als das „womit“ sind z. B. das „wie“ und das „warum“. Eine gut geplante Digitalisierung von Dokumenten ist die Voraussetzung für schnellere und effizientere Geschäftsprozesse. Und hier hat ein Scandienstleister richtig viel Erfahrung; in unserem Fall sind es mehr als 20 Jahre. Wenn das Sortieren, Aufbereiten, Scannen, Klassifizieren und Automatisieren von digitalen Geschäftsprozessen nicht zu Ihren Kernkompetenzen gehören, sind Sie mit einem Dienstleister oftmals viel besser beraten. Rufen Sie gerne an, um Ihre Wünsche und Vorhaben zu besprechen.

Braucht es unbedingt ein Dokumenten Management Systeme (DMS)?

Ja, im Prinzip schon. Wir raten von der ordnerbasierten Speicherung von Dokumenten auf jeden Fall ab. Dem einen oder der anderen mag das in den Sinn kommen, richtig gut arbeiten lässt es sich allerdings nur mit entsprechendem DMS oder EMC (Enterprise Content Management). So können Dokumente, Vorgängen und Personen zugeordnet, Textinhalte per Volltextsuche schnell gefunden oder GoBD- und DSGVO-konform gearbeitet werden. Wir beraten Sie gerne.

Soll mit Archivakten oder mit aktuellen Akten angefangen werden?

Das kommt immer darauf an.   Wenn Sie Platz schaffen wollen oder müssen, können Sie mit dem Scannen der Archivdokumente und Archivakten anfangen. Diese dann durch eine Texterkennung laufen zu lassen und idealerweise noch eine Dokumentenklassifizierung durchzuführen, ist ratsam. Dann können die Dokumente samt Metadaten in ein DMS geladen werden und Sie haben quasi jederzeit Zugriff auf die Daten, die Sie Dank der Volltextsuche auch schnell finden.

Möchten Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren ist es in der Regel ratsam, mit der Digitalisierung der aktuellen Dokumente zu beginnen. Die meisten Verwaltungsprozesse werden heute in der Poststelle eines Unternehmens angestoßen; daher ist es wichtig, an genau dieser Stelle mit der Optimierung der Geschäftsprozesse zu beginnen. Sind die neuen Prozesse gut implementiert, können die Alt- bzw. Bestandsakten folgen.

Sollen Unternehmen Briefe und Post selber scannen oder an einen Dienstleister geben?

Viele Unternehmen, die Ihre Post digitalisieren möchten, stehen vor der Frage, ob sie selber scannen oder einen Dienstleister damit beauftragen sollen?

Wir als Dienstleister plädieren für letztere Option - weil das meistens im Sinne der Kunden ist.

Zum einen haben wir jahrelange Erfahrung - etwas, dass wir gerne mit Ihnen teilen, doch auch die beste Schulung ersetzt keine langjährige Erfahrung.

Im Lauf der Zeit wird man mit so vielen kleinen Detailproblemen konfrontiert, dass der gesamte Wissensumfang riesig wird. Nur mit diesem Wissen, lassen sich viele aufkommende Probleme schnell lösen.

Zum anderen haben wir komplett standardisierte Prozesse, die sich im Lauf der Zeit bewährt haben. Darunter fallen zum Beispiel auch Scanner, Texterkennung und Dateibenennung. Bei uns durchlaufen alle ihre Dokumente in Windeseile den gleichen Scanner und die gleiche OCR. Im Unternehmen kann es sein, dass ein Standort oder eine Abteilung abweichende Technik benutzt oder Dateien doch mal anders benennt. Irgendwann, wenn man es am wenigsten gebrauchen kann, kann sich das rächen. Oft stecken Unzulänglichkeiten im Detail, daher ist ein bewährter standardisierter Prozess von Vorteil.

Wenn Sie Abschied vom analogen Prozess nehmen möchten, nehmen Sie doch gleich Abschied vom gesamten Prozess. Man gewöhnt sich schnell daran, keine Post mehr zu erhalten und stattdessen jeden Vormittag durchsuchbare PDFs im Dokumentenmanagementsystem vorzufinden. Wenn die Post gar nicht erst bei Ihnen aufschlägt, fallen viele kleine Tätigkeiten, Prozesse und Überlegungen weg. Allein schon der Papier-Mülleimer muss seltener geleert werden. Eine Kleinigkeit die ins Gewicht fällt. Massivere Posten sind zum Beispiel der Platz für das Papierarchiv und die Zeitvergeudung beim Suchen nach Informationen.

Ob die Post besser selbst oder von einem Dienstleister gescannt oder werden soll, kommt immer auf den Einzelfall an. Wichtig ist, dass sie das Für und Wider anhand der richtigen Kriterien abwägen.

Das sagen unsere Kunden

Das Kreismuseum Peine hat gemeinsam mit Docubyte einen Bestand von 25.000 Karteikarten erfolgreich digitalisiert. Sehr kompetentes Projektmanagement, alle Zeit- und Kostenpläne wurden eingehalten! Außerdem sind die Ansprechpartner:innen sehr nett - eine tolle Zusammenarbeit!

Doreen Götzky, Kreismuseum Peine

Die elektronische Archivierung von Docubyte wurde optimal durchgeführt. Die Logistik, also die Abholung der Akten, Datenlieferung, dann das eigentliche Akten digitalisieren und die anschließende Vernichtung der fertig digitalisierten Papier-Akten, hat tadellos geklappt.

Wolfgang Hermann, Einkaufsleiter Thorlabs GmbH

Wir sind mit der Zusammenarbeit mit der Firma Docubyte mehr als zufrieden. Momentan lassen wir Akten digitalisieren. Der komplette Prozess, angefangen mit der unaufdringlichen Beratung, der Koordination des Projektes und vor allem das Endergebnis hat unsere Erwartungen mehr als erfüllt. Insbesondere die unkomplizierte Kommunikation und die Flexibilität haben uns überzeugt.

Daniela Becker, HEINE Optechnik GmbH & Co. KG

Mit Docubyte machen wir Riesenschritte in Richtung digitale Arbeitsumgebung. Von der einmaligen Lösung für die voll digitale Gehaltsabrechnung bis zur digitalen und vollautomatischen Poststelle für die komplette Korrespondenz inklusive Rechnungswesen hat Docubyte für alle wichtigen Schnittstellen eine individuelle Lösung."

Stephan Alexander Schmuck

Was und von Docubyte vollständig überzeugt hat, ist die kreative Lösungsfindung und die schnelle und fehlerfreie Umsetzung.

Sandra Wiesgigl, Belmoto

Wir schätzen die Zusammenarbeit mit der Firma Docubyte sehr. Nicht nur wegen der Qualität der gescannten Dokumente sondern wegen der nützlichen Vorschläge für die Änderung unserer Dokumentenprozesse. Unsere Mitarbeiter finden blitzschnell alle Dokumente im Online-Archiv und verschwenden keine Zeit mehr mit der Suche in Aktenordnern. Wir sind froh, mit so einem engagierten Dienstleister zusammenzuarbeiten.

Armin Gauggel, Shared Business Services Market Lead Germany/Austria, MSD Sharp & Dohme GmbH

Die Ergebnisse und die Kommunikation sind stets auf höchstem Niveau und haben uns bereits erheblich in der Verschlankung unserer Prozesse geholfen.

Omega AG

Warum Docubyte?

Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.

Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.

Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.