Papier durch digitale Daten zu ersetzen spart Platz und sorgt für effiziente Prozesse

Im Prinzip kann jedes physische Dokument digitalisiert werden. Die beiden gängigen Verfahren sind das Scannen und das Abfotografieren. Einfach und schnell zu digitalisieren sind alle Dokumente aus normalem Papier in regulären DIN A Formaten oder Zwischengrößen.

Zum Beispiel: Anforderungsscheine, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Bauakten, Baupläne, Bedienungsanleitungen, Befundhefte, Behandlungsausweise, Berichte, Bestellkarten, Bordbücher, Briefe, Buchhaltungsdokumente, Dokumentationen, Etiketten, Fahrtenbücher, Frachtbriefe, Fragebögen, Jahresabschlüsse, Karteiblätter, KFZ-Briefe, Klappkarten, Krankenblätter, Labordokumentationen, Laborscheine, Leistungsbücher, Lieferscheine, Nachweise, Pässe (Allergiepässe / Röntgenpässe, etc.), Personalakten, Privatrezepte, Projektunterlagen, Protokolle, Quittungen, Rechnungen, Rezepte, technische Dokumentationen, Überweisungen, Umlaufzettel, Urkunden, Verordnungen, Verträge etc.

Diese können mit sogenannten Dokumentenscannern im Stapel gescannt werden. Einige professionelle Dokumentenscanner digitalisieren Dokumente in DIN A3 und so gut wie alle professionellen Dokumentenscanner beherrschen DIN A4 und kleiner. Diese Maschinen arbeiten mit Einzelblatteinzug und scannen in der Regel die Vorderseite und die Rückseite des Dokumentes gleichzeitig. Wenn keine Einzelblätter eingezogen werden können, wird auf das Abfotografieren zurückgegriffen, zum Beispiel bei Büchern, Zeitungen, Zeitschriften, Bauplänen, Magazinen sowie sensiblen historischen Dokumenten, Zeichnungen und Bildern. Alternativ kommen hierfür auch Flachbettscanner oder Grossformatscanner zum Einsatz.

Wenn die oben genanten Medientypen aufgetrennt werden dürfen, können sie unter Umständen auch in Dokumentenscannern gescannt werden. Dafür werden zum Beispiel Bücher mithilfe von hydraulischen Stapelschneidern von ihrem Buchrücken beschnitten, womit alle Seiten wieder entbunden sind und in Scanner passen.

Wir scannen nach Ihren Anforderungen. Dokumente wie zum Beispiel standardisierte Rechnungen, können in Schwarz-Weiß gescannt werden. Historische Dokumente oder Firmenchroniken sollten unbedingt in Farbe gescannt werden. Beim Schwarz-Weiß-Scan von Altakten mit vergilbtem Papier, können handschriftliche Notizen mit dem Bleistift auch verloren gehen. Unser Standard ist daher der Farb-Scan: Dadurch werden mehr Informationen aus Ihren Dokumenten extrahiert.

Die Benennung der Scans folgt den für Ihre späteren Arbeitsabläufe relevanten Merkmalen. Zum Beispiel einem Namen oder Datum, einem Geschäftskennzeichen, einer Kundennummer oder schlicht einer fortlaufenden Nummerierung. Das ist natürlich sowohl für Einzelseiten als auch für gesamte Ordner oder Register möglich.