Digitaler Posteingang

E-Mails

Der digitale Posteingang für ein papierloses Büro – mit dem Post Scan Service der Firma Docubyte

Von der Postabteilung zur digitalen Schaltzentrale: Die (digitale) Poststelle ist die zentrale Einrichtung für die Verwaltung aller eingehenden Daten und Dokumente ins Unternehmen und somit direkt am Erfolg des Unternehmens beteiligt.

Unser digitaler Posteingang bedeutet für Sie: Ohne Umwege, ohne Ortsbindung und ohne Ausfallzeiten durch Urlaub oder Krankheitstage, kommt Ihre Briefpost auf direktem Weg digital zu Ihnen ins Unternehmen. E-Mails, Formulare, Rechnungen und Belege werden in sehr vielen Unternehmen noch manuell erfasst und sortiert, um danach in ein Dokumentenmanagement System (DMS), eine Enterprise Resource Planning Software (ERP) oder eine Finanzbuchhaltung (FiBu) übertragen zu werden. Dieser Vorgang ist leider sehr ineffizient und kostet viel Zeit, Geld und Geduld.

Befreien Sie sich von Papier und beginnen Sie dort, wo am meisten davon anfällt – in Ihrer Postabteilung.

Posteingang, Postverteilung und Postausgang sind die drei großen Organisationseinheiten der Postabteilung im Unternehmen. Hier geht es sowohl um die Bearbeitung von Eingangspost als auch um Pakete, Faxe und E-Mails. Die digitale Eingangspostverarbeitung ist wird in Zukunft für jedes Unternehmen eine zentrale Instanz für die Verwaltung aller eingehenden Daten und Dokumente. Grund genug, jetzt und an dieser Stelle mit der Digitalisierung zu beginnen und den digitalen Posteingang einzuführen. Mit unserem digitalen Posteingangssystem werden alle eingehenden analogen Dokumente wie Verträge, Bestellungen, Briefe und Rechnungen – egal ob Tagespost oder Archivbestände – gescannt und automatisiert an den richtigen Empfänger weitergeleitet. E-Mails, Verträge, Bestellungen, Briefe und Rechnungen werden automatisch verarbeitet, ohne einen einzigen Klick.

Elektronische Dokumente können auch direkt in den digitalen Posteingang einfließen, womit alle eingehenden Informationen an einer Stelle gesammelt werden.

Durch einen digitalen Posteingang werden alle Dokumente und Dateien unabhängig von ihrer Quelle digital erfasst, klassifiziert, verteilt und archiviert. Docubyte stellt Ihnen alles für den digitalen Posteingang zur Verfügung – vom Know-how bis hin zur Software.

Mit dem sogenannten frühen scannen werden, bis auf rechtliche und kundenspezifische Ausnahmen, alle Papierdokumente direkt nach dem Erhalt gescannt. Somit kann jede weitere Bearbeitung der Post komplett elektronisch erfolgen. Beim späten Scannen ist der Prozess umgedreht: Das Dokument durchläuft seine Stationen in Papierform, bevor es erst am Ende vor der endgültigen Ablage digitalisiert wird.

Ein sehr schöner Nebeneffekt bei der Umstellung von einem analogen auf einen digitalen Prozess: Sie kommen dazu, Ihre bestehenden Prozesse und traditionellen Modelle in der Organisation zu hinterfragen.

der digitale Posteingang - So geht's

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So funktioniert der digitale Posteingang & unser Scan Service

Die Anlieferung

Hier gibt es je nach Bedürfnis verschiedene Möglichkeiten. Ihre Briefpost kann z. B. direkt anhand eines Nachsendeauftrages zu uns bzw. zu einem Postfach weitergeleitet werden. Ein Postfach kann auch dazu genutzt werden, um nur die Post ausgewählter Geschäftskontakte oder Kunden zu uns zu senden. Ein Versand der Post oder Teile davon per Kurierdienst sowie das Anliefern oder abholen lassen sind Möglichkeiten. Zusammen finden wir immer die beste Lösung.

Die Vorbereitung

Nach dem Vorsortieren und öffnen der Briefe werden die Dokumente von Eselsohren und Klammern befreit, etwaige Post-its auf ein weißes Blatt Papier geklebt und die einzelnen Briefe mit einem Patch-Blatt voneinander getrennt. Legt man alle Briefe samt Trennblätter übereinander, hat man einen sogenannte Scan Stapel gebildet. Wir überprüfen immer ganz genau, dass nichts in den Kuverts verbleibt, bevor diese entsorgt werden.

Das Scannen

Die soeben gebildeten Scan Stapel von ca. 500 Seiten werden binnen weniger Minuten mit unseren Hochleistungs-Dokumentenscannern bzw. Produktionsscannern digitalisiert. Wir scannen immer in Farbe, damit auch leichte Markierungen mit dem Bleistift im digitalen Dokument zu sehen sind. Am Ende geht es immer um die Informationen in dem Dokument und nicht um das Dokument an sich. Aus langjähriger Erfahrung wissen wir ganz genau, wie wir die besten Scan Ergebnisse für Sie erzielen können. Durch die Trennblätter erkennt die Software vollautomatisch, wann ein neues Dokument zu erstellen ist.

Aufbewahrung bzw. Archivierung

Die Originalpost wird standardmäßig für 4 Wochen bei uns im Haus archiviert und danach datenschutzkonform und protokolliert vernichtet. Auf Wunsch senden wir Ihnen die Dokumente zu oder geben sie ins Langzeitarchiv.

Maschinenlesbarkeit

Aus den Scans erstellt unsere OCR-Software kurzerhand maschinenlesbare PDF-Dokumente, in denen Sie dann eine Volltextsuche durchführen können. Durch diesen Schnitt werden automatisierbare Prozesse (RPA) ermöglicht.

Klassifizierung der Dokumente

Die gesamte Eingangspost kann auf Ihren Wunsch hin klassifiziert werden, z. B. in Rechnungen, Verträgen, Bestellungen, etc. Das übernimmt auch eine Software, die so manche „KI“ nennen. Wenn sich die Software nicht ganz sicher ist, ploppt das Dokument bei den Mitarbeiterinnen in der Datenerfassung auf, damit eine manuelle Klassifizierung stattfinden kann.

Strukturierung der Daten

Auf Wunsch werden auch die im Dokument enthaltenen Daten ausgelesen – für eine einfachere Bearbeitung bei der Rechnungsprüfung zum Beispiel. Hierbei werden spezifizierte Felder ausgelesen und die Inhalte in z. B. eine CSV-Datei geschrieben. So können die Daten in allen möglichen Programmen weiterverarbeitet werden.

Übersendung / Datenlieferung

Ihre digitalisierte Eingangspost wird via FTP-Transfer per Download zur Verfügung gestellt, in Ihre Cloud hochgeladen, per VPN in Ihr Netzwerk übertragen, in unsere Nextcloud-Lösung oder direkt in Ihr ECM bzw. DMS gelegt. Informationen und Dokumente können auch direkt zum richtigen Ansprechpartner geleitet werden. Gerne ermöglichen wir darüber hinaus die Einbindung in andere Systeme.

Unsere Mitarbeiter werden regelmäßig zum Thema Datenschutz geschult und haben sich dazu verpflichtet, diesen auch penibelst genau einzuhalten.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Mehr Kundenorientierung
  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Hohe GOBD-Konformität
  • Kostenersparnis
  • Platzersparnis
  • Zeitersparnis
  • Fehlervermeidung
  • Verfügbarkeit
  • Effizienz
  • Aktiver Umweltschutz
  • Mehr Kundenorientierung

Durch die schnellere Weiterleitung der Dokumente und automatisierte Verarbeitung der Informationen verbessert sich Ihre Reaktionszeit. Die Anfragenbearbeitung wird schneller und Ihre Servicequalität / Ihr Service Level steigt deutlich. Zudem gehen keine Dokumente mehr einfach so verloren.

  • Mitarbeiterzufriedenheit

Eine Entlastung Ihrer Mitarbeiter erfolgt durch den Wegfall von langweiligen und monotonen Tätigkeiten der Postbearbeitung. Es bleibt mehr Zeit für höherwertige und wertschöpfende Arbeiten. Alle Mitarbeiter, ob intern oder extern (zum Beispiel bei Telearbeit oder Homeoffice), haben zudem von überall aus Zugriff auf die relevanten Dokumente und Daten. Darüber hinaus können alle Dokumente direkt nach deren Bearbeitung in der Datenbank gefunden und nach Inhalten durchsucht werden.

  • Hohe GOBD-Konformität

Für den Prozess des digitalen Posteingangs gibt es von uns eine komplette Verfahrensdokumentation. Durch das frühe Scannen und den digitalen Prozess ist jeder Schritt der Postbearbeitung jederzeit nachvollziehbar. Eine sichere Langzeitarchivierung inkl. zertifizierter Vernichtung der Papierdokumente runden das GOBD-konforme Arbeiten ab.

  • Kostenersparnis

Die Betriebskosten werden sowohl in der Poststelle selbst als auch in der gesamten Organisation gesenkt:

- Die Kosten für die manuelle Verteilung der Briefe entfällt

- Die automatische Verarbeitung von Dokumenten befreit Ressourcen von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten

- Traditionelle und behäbige Prozesse, die sich im Lauf der Zeit rund um die manuelle Verarbeitung von Briefpost und anderen Dokumenten eingeschlichen haben und verborgene Kosten verursachen, entfallen wieder

- Es entstehen keine Kosten mehr für die Lagerung des Papiers

- Teure Kurierfahrten zur Postverteilung fallen weg

- Die Telearbeit und die Arbeit im Homeoffice werden durch den digitalen Prozess begünstigt, was ggf. zu einer Reduktion der benötigten Büroflächen führt

  • Platzersparnis

Nicht nur in den Büroräumen wird Platz eingespart, auch benötigter Platz für den Transport und die Lagerung der Dokumente entfällt fast vollständig.

  • Fehlervermeidung

Von Anfang an wird großer Wert darauf gelegt, dass alle Dokumente vollständig sind. Die Geschäftsprozesse sind jederzeit nachvollziehbar und transparent, die direkte Indizierung und revisionssichere Archivierung der Dokumente hilft stets dabei, die Compliance stets zu gewährleisten.

  • Verfügbarkeit

Die Mitarbeiter gewinnen an Flexibilität, da die Daten tagesaktuell und von überall aus einsehbar sind. Die Zentralisierung der Daten ist zwar faktisch gegeben, weil diese auf einem Server liegen, für die Mitarbeiter fühlt es sich allerdings so an, als seien die Daten dezentral gelagert, weil sie überall verfügbar sind und nicht nur in den Räumlichkeiten der Firma. Die Verteilung der Post ist über alle Abteilungen & Standorte hinweg gegeben. Die Informationen werden unabhängig von ihrem ursprünglichen Format verarbeitet. Für alle Arten von Informationen gelten die gleichen Geschäftsregeln unabhängig von ihrer Herkunft. Jedes Dokument sowie deren Inhalt ist jederzeit auffindbar.

  • Effizienz

Durch die Konsolidierung der Sendungsströme verschlanken sich viele Prozesse und durch deren Automatisierung steigt die Verarbeitungsgeschwindigkeit. Der digitale Posteingang ist für sämtliche Input-Quellen geignet. Durch die bessere Datenlage über die Anzahl an Korrespondenz sowie die Informationsverfügbarkeit innerhalb der Dokumente verbessert sich das Controlling im Betrieb. Wir richten uns nach Ihnen. Basta. Sie bekommen Ihre Dokumente und Datensätze dort hin, wo Sie sie haben und in der Form, in der Sie sie wollen.

  • Aktiver Umweltschutz

Das Images Ihres Unternehmens wird durch die Bemühungen, den Papierverbrauch zu reduzieren, gesteigert.

Sonderfall digitaler Rechnungseingang

Eingangsrechnungen manuell zu erfassen und zu bearbeiten, ist sehr zeitintensiv und fehleranfällig.

Erheblich effizienter und kostengünstiger geht das mit unserem digitalen Rechnungseingang. Alle eingehenden Rechnungen werden dabei digital erfasst und durch unsere intelligente Belegerkennung zugeordnet. Die Buchung der Rechnungen und Belege wird so deutlich einfacher.

Die Belmoto GmbH aus Hamburg wollte Ihre Mitarbeiter in der Rechnungsprüfung entlasten und bat uns daher, eine digitale Lösung zu entwickeln. Hierbei handelt es sich um eine ‚komplexe Rechnungsprüfung’: Bei Mietrechnungen können nämlich mehrere Faktoren zusammenkommen, die eine Abrechnung kompliziert und anfällig für Fehler machen. Viele Variablen sind zu beachten:  Ein kleiner Schaden, angefallene Mehrkilometer, keine Betankung vor der Rückgabe, eine verfrühte Rückgabe etc. sind nur einige Variablen, die es für eine Endabrechnung zu beachten gilt. Dazu kam noch, dass die Belege und Rechnungen in verschiedenen Datenformaten angeliefert wurden. Unsere Programmierer hatten mal wieder kniffelige Aufgaben zu lösen … Zufriedene Kunden sagen aber auch mal einem Interview zu, welches Sie hier sehen können:

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Workflows nach Wunsch

Die Erfassung von Dokumenten ist eine sehr eintönige und zeitaufwendige Tätigkeit. Hunderte von Arbeitsstunden werden Monat für Monat für die manuelle Dateneingabe aufgewendet, um Informationen aus Papierdokumenten – die ursprünglich digital erstellt wurden – wieder digital zu erfassen. Wir übernehmen das sehr gerne für Sie. Als Spezialisten in diesem Gebiet arbeiten wir äußerst effizient und können Ihnen die Daten so aufbereiten, wie Sie es benötigen, um optimal arbeiten zu können. Neben dem frühen Scannen der Dokumente und Briefe, die per Post kommen, bestehen weitere Möglichkeiten, Dokumente direkt oder indirekt in Ihr DMS zu übergeben und in bestehende automatisierte Prozesse einzubinden – via RPA (auf Neudeutsch: Robotik Process Automation). Netzwerkscanner können zum Beispiel so konfiguriert werden, dass gescannte Dokumente von einer OCR-Software abgeholt und maschinenlesbar gemacht und anschließend analysiert, verschlagwortet und im DMS abgelegt werden. Dort stehen sie dann den Personen oder Abteilungen zur Verfügung, die sie benötigen. Über ein Self-Service-Portal oder eine App auf dem Smartphone könnten Mitarbeiter auch Belege abfotografieren und hochladen, dort übernimmt dann wieder die OCR und die automatischen Prozesse. Wir befreien Sie von diesen nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten, damit Sie sich noch besser auf Ihr Kunden konzentrieren können.

Indem auch die nachgelagerten Prozesse im Unternehmen digital transformiert werden, wird das volle Potenzial des digitalen Posteingangs ausgeschöpft. Wie bei allen betrieblichen Veränderungen sollten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, insbesondere Führungskräfte und Schlüsselpositionen von Beginn an in den Veränderungsprozess mit eingebunden werden.

Wichtig ist dabei vor allem auch, dass der digitale Posteingang über entsprechende Schnittstellen zu den in den einzelnen Abteilungen genutzten Programmen verfügt. Nur so können die Informationen und Daten aus dem Posteingang sinnvoll nutzbar gemacht werden. Das richtige DMS (Dokumenten Management System) oder ECM (Enterprise Content Management) spielt hierbei eine wichtige Rolle. Wir arbeiten seit Jahren mit DOCUframe, einer ECM-Lösung mit einer dedizierten Programmiersprache; Anpassungen des Systems sind daher jederzeit möglich und somit kann auch immer das gemacht werden, was Sie benötigen.

Variable Lösungen für Ihr digitales Unternehmen

Alle Digitalisierungslösungen von Docubyte sind modular aufgebaut. Das heißt, alle Lösungen lassen sich variabel miteinander kombinieren. Ganz so, wie Sie es brauchen und wünschen.