Digitaler Posteingang
Mit dem Docubyte Post Scan Service eingehende Post digitalisieren
Wir helfen Unternehmen dabei, ihren Posteingang digital zu erfassen.
✔️ Analoge Post öffnen und Papier archivieren fallen weg
✔️ Digitaler Workflow: spart Zeit und Ressourcen
✔️ Arbeiten aus dem Homeoffice wird vereinfacht
✔️ KI & Automatisierung optimieren die Informationsverarbeitung
✔️ Verwaltungsprozesse werden standardisiert und zügiger erledigt
Für ein papierloses Büro den Posteingang digitalisieren
Von der Postabteilung zur digitalen Schaltzentrale: Die (digitale) Poststelle ist die zentrale Einrichtung für die Verwaltung aller eingehenden Daten und Papierdokumente ins Unternehmen und somit direkt am Erfolg des Unternehmens beteiligt.
Ohne Umwege, ohne Ortsbindung und ohne Ausfallzeiten durch Urlaub oder Krankheitstage, kommt Ihre Briefpost auf direktem Weg digital zu Ihnen ins Unternehmen. E-Mails, Formulare, Rechnungen und Belege werden in sehr vielen Unternehmen noch per Hand erfasst und sortiert, um danach in ein Dokumentenmanagement System (DMS), eine Enterprise Resource Planning Software (ERP) oder eine Finanzbuchhaltung (FiBu) übertragen zu werden. Dieser Vorgang ist leider sehr ineffizient und kostet viel Zeit, Geld und Geduld.
Befreien Sie sich von Papier und beginnen Sie dort, wo am meisten davon anfällt – in Ihrer Postabteilung.
Posteingang, Verteilung und Postausgang sind die drei großen Organisationseinheiten der Postabteilung im Unternehmen. Hier geht es sowohl um die Bearbeitung von Eingangspost als auch um Pakete, Faxe und E-Mails. Die digitale Eingangspostverarbeitung wird in Zukunft für jedes Unternehmen eine zentrale Instanz für die Verwaltung aller eingehenden Dokumente. Grund genug, jetzt und an dieser Stelle mit der Digitalisierung zu beginnen. Mit unserem System werden alle eintreffenden analogen Unterlagen wie Verträge, Bestellungen, Briefe und Rechnungen – egal ob Tagespost oder Archivbestände – eingescannt und automatisiert an den richtigen Empfänger weitergeleitet. E-Mails, Verträge, Bestellungen, Briefe und Rechnungen werden automatisch verarbeitet, ohne einen einzigen Klick.
Elektronische Dokumente können auch direkt in den zentralen Posteingang einfließen, womit alle Informationen an einer Stelle gesammelt werden.
Es werden alle Unterlagen und Dateien unabhängig von ihrer Quelle digital erfasst, klassifiziert, verteilt und archiviert. Docubyte stellt Ihnen alles zur Verfügung – vom Know-how bis hin zur Software für die Digitalisierung Ihres Posteingangs.
Mit dem sogenannten frühen Scannen werden, bis auf rechtliche und kundenspezifische Ausnahmen, alle Papierdokumente direkt nach dem Erhalt gescannt. Somit kann jede weitere Bearbeitung der Post komplett elektronisch erfolgen. Beim späten Einscannen ist es umgedreht: Das Schriftstück durchläuft seine Stationen in Papierform, bevor es erst am Ende vor der endgültigen Ablage digitalisiert wird.
Ein sehr schöner Nebeneffekt bei der Umstellung von einem analogen auf einen digitalen Prozess: Sie kommen dazu, Ihre traditionellen Modelle in der Organisation zu hinterfragen.
Post digitalisieren - so geht´s
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Die wichtigsten Funktionen des digitalen Posteingangs
- Benachrichtigung des Empfängers über eingehende Poststücke.
- Import und Klassifikation vorhandener Dokumente.
- Korrekte Verteilung der Post durch Erkennung der Empfänger.
- Zahlreiche Schnittstellen ermöglichen eine problemlose Verarbeitung von Dokumenten.
- Briefe digitalisieren und sicher archivieren.
So funktioniert ein digitaler Posteingang & unser Scan Service
Die Anlieferung
Hier gibt es je nach Bedürfnis verschiedene Möglichkeiten. Ihre Briefpost kann z. B. direkt anhand eines Nachsendeauftrages zu uns bzw. zu einem Postfach weitergeleitet werden. Ein Postfach kann auch dazu genutzt werden, um nur die Post ausgewählter Geschäftskontakte oder Kunden zu uns zu senden. Ein Versand der Post oder Teile davon per Kurierdienst sowie das Anliefern oder abholen lassen sind Möglichkeiten. Zusammen finden wir immer die beste Lösung.
Die Vorbereitung
Nach dem Vorsortieren und öffnen der Briefe werden die Unterlagen von Eselsohren und Klammern befreit, etwaige Post-its auf ein weißes Blatt Papier geklebt und die einzelnen Briefe mit einem Patch-Blatt voneinander getrennt. Legt man alle Briefe samt Trennblätter übereinander, hat man einen sogenannte Scan Stapel gebildet. Wir überprüfen immer ganz genau, dass nichts in den Kuverts verbleibt, bevor diese entsorgt werden.
Das Scannen
Die soeben gebildeten Scan Stapel von ca. 500 Seiten werden binnen weniger Minuten mit unseren Hochleistungs-Dokumentenscannern bzw. Produktionsscannern digitalisiert. Wir erfassen immer in Farbe, damit auch leichte Markierungen mit dem Bleistift im digitalen Dokument zu sehen sind. Am Ende geht es immer um die Informationen in dem Papierdokument und nicht um es selbst. Aus langjähriger Erfahrung wissen wir ganz genau, wie wir die besten Scan Ergebnisse für Sie erzielen können. Durch die Trennblätter erkennt die Software für den digitalen Posteingang vollautomatisch, wann ein neues Dokument zu erstellen ist.
Aufbewahrung bzw. Archivierung
Die Originalpost wird standardmäßig für 4 Wochen bei uns im Haus archiviert und danach datenschutzkonform und protokolliert vernichtet. Auf Wunsch senden wir Ihnen die Dokumente und Dateien zu oder geben sie ins Langzeitarchiv.
Maschinenlesbarkeit
Aus den Scans erstellt unsere OCR-Software kurzerhand maschinenlesbare PDF Dateien, in denen Sie dann eine Volltextsuche durchführen können. Durch diesen Schnitt werden automatisierbare Prozesse (RPA) ermöglicht.
Klassifizierung
Die gesamte Eingangspost kann auf Ihren Wunsch hin klassifiziert werden, z. B. in Rechnungen, Verträgen, Bestellungen, etc. Das übernimmt auch eine Software, die so manche „KI“ nennen. Wenn sich die Software nicht ganz sicher ist, ploppt das Dokument bei den Mitarbeiterinnen in der Datenerfassung auf, damit eine manuelle Klassifizierung stattfinden kann.
Strukturierung der Daten
Auf Wunsch werden auch die im Dokument enthaltenen Daten ausgelesen – für eine einfachere Bearbeitung bei der Rechnungsprüfung zum Beispiel. Hierbei werden spezifizierte Felder ausgelesen und die Inhalte in z. B. eine CSV-Datei geschrieben. So können die Daten in allen möglichen Programmen weiterverarbeitet werden.
Übersendung / Datenlieferung
Ihre digitalisierte Eingangspost wird via FTP-Transfer per Download zur Verfügung gestellt, in Ihre Cloud hochgeladen, per VPN in Ihr Netzwerk übertragen, in unsere Nextcloud-Lösung oder direkt in Ihr ECM bzw. DMS gelegt. Informationen und Dateien können auch direkt zum richtigen Ansprechpartner geleitet werden. Gerne ermöglichen wir darüber hinaus die Einbindung in andere Systeme.
Unsere Mitarbeiter werden regelmäßig zum Thema Datenschutz geschult und haben sich dazu verpflichtet, diesen auch penibelst genau einzuhalten.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Mehr Kundenorientierung
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Hohe GoBD-Konformität
- Kostenersparnis
- Platzersparnis
- Zeitersparnis
- Fehlervermeidung
- Verfügbarkeit
- Effizienz
- Aktiver Umweltschutz
Mehr Kundenorientierung
Durch die schnellere Weiterleitung und automatisierte Bearbeitung des Posteingangs verbessert sich Ihre Reaktionszeit. Die Anfragenbearbeitung wird schneller und Ihre Servicequalität / Ihr Service Level steigt deutlich. Zudem gehen keine Unterlagen mehr einfach so verloren.
Mitarbeiterzufriedenheit
Eine Entlastung Ihrer Mitarbeiter erfolgt durch den Wegfall von langweiligen und monotonen Tätigkeiten der Postbearbeitung. Es bleibt mehr Zeit für höherwertige und wertschöpfende Arbeiten. Alle Mitarbeiter, ob intern oder extern (z.B. bei Telearbeit oder Homeoffice), haben zudem von überall aus Zugriff auf die relevanten Dokumente und Daten. Darüber hinaus können sie direkt nach deren Bearbeitung in der Datenbank gefunden und nach Inhalten durchsucht werden.
Hohe GoBD-Konformität
Für den Ablauf gibt es von uns eine komplette Verfahrensdokumentation. Durch das frühe Scannen und den digitalen Fortschritt ist jeder Schritt der Postbearbeitung jederzeit nachvollziehbar. Eine sichere Langzeitarchivierung inkl. zertifizierter Vernichtung der Papierdokumente runden das GOBD-konforme Arbeiten ab.
Kostenersparnis
Die Betriebskosten werden sowohl in der Poststelle selbst als auch in der gesamten Organisation gesenkt:
- Die Kosten für die manuelle Verteilung der Briefe entfällt
- Die automatische Verarbeitung von Dokumenten befreit Ressourcen von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten
- Traditionelle und behäbige Arbeitsschritte, die sich im Lauf der Zeit rund um die manuelle Verarbeitung von Briefpost und anderen Unterlagen eingeschlichen haben und verborgene Kosten verursachen, entfallen wieder
- Es entstehen keine Kosten mehr für die Lagerung des Papiers
- Teure Kurierfahrten fallen weg
- Die Telearbeit und die Arbeit im Homeoffice werden durch die digitale Transformation begünstigt, was ggf. zu einer Reduktion der benötigten Büroflächen führt
Platzersparnis
Nicht nur in den Büroräumen wird Platz eingespart, auch benötigter Platz für den Transport und die Lagerung der Unterlagen entfällt fast vollständig.
Fehlervermeidung
Von Anfang an wird großer Wert darauf gelegt, dass alle Unterlagen vollständig sind. Die Geschäftsprozesse sind jederzeit nachvollziehbar und transparent, die direkte Indizierung und revisionssichere Archivierung hilft stets dabei, die Compliance stets zu gewährleisten.
Verfügbarkeit
Die Mitarbeiter gewinnen an Flexibilität, da die Daten tagesaktuell und von überall aus einsehbar sind. Die Zentralisierung der Daten ist zwar faktisch gegeben, weil diese auf einem Server liegen, für die Mitarbeiter fühlt es sich allerdings so an, als seien die Daten dezentral gelagert, weil sie überall verfügbar sind und nicht nur in den Räumlichkeiten der Firma. Die Verteilung der Post ist über alle Abteilungen & Standorte hinweg gegeben. Die Informationen werden unabhängig von ihrem ursprünglichen Format verarbeitet. Für alle Arten von Informationen gelten die gleichen Geschäftsregeln unabhängig von ihrer Herkunft. Jedes Dokument sowie deren Inhalt ist jederzeit auffindbar.
Effizienz
Durch die Konsolidierung der Sendungsströme verschlanken sich viele Geschäftsprozesse und durch deren Automatisierung steigt die Verarbeitungsgeschwindigkeit. Die Digitalisierung des Posteingangs ist für sämtliche Input-Quellen geeignet. Durch die bessere Datenlage über die Anzahl an Korrespondenz sowie die Informationsverfügbarkeit innerhalb der Dokumente verbessert sich das Controlling im Betrieb. Wir richten uns nach Ihnen. Basta. Sie bekommen Ihre Dokumente und Datensätze dort hin, wo Sie sie haben und in der Form, in der Sie sie wollen.
Aktiver Umweltschutz
Das Images Ihres Unternehmens wird durch die Bemühungen, den Papierverbrauch zu reduzieren, gesteigert.
Die intelligente Postverteilung
Ob Homeoffice, Shared Desk-Konzepte oder Mitarbeiter, die überwiegend im Außendienst tätig sind - es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum für Unternehmen eine digitale Verteilung der Eingangspost von großem Nutzen sein kann.
Mit Docubyte wird die ankommende Post direkt in Workflows übergeben. So sparen Sie Zeit und vereinfachen den Prozess. Alle Mitarbeiter haben auf die gesamte Post zentral Zugriff, unabhängig vom Ort. Dies bedeutet, dass sie in Echtzeit auf sämtliche Post reagieren können.
- Durch die zentrale Postverteilung sparen Sie Zeit.
- Die Eingangspost wird verarbeitet und direkt in Workflows übergeben werden.
- Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst.
Holger Martens - Geschäftsführer
Sonderfall digitaler Rechnungseingang
Eingangsrechnungen per Hand zu erfassen und zu bearbeiten, ist sehr zeitintensiv und fehleranfällig.
Erheblich wirtschaftlicher geht das mit unserem digitalen Rechnungseingang. Alle Rechnungen werden dabei digital erfasst und durch unsere intelligente Belegerkennung zugeordnet. Die Buchung der Rechnungen und Belege wird so deutlich einfacher.
Die Belmoto GmbH aus Hamburg wollte Ihre Mitarbeiter in der Rechnungsprüfung entlasten und bat uns daher, eine digitale Lösung zu entwickeln. Hierbei handelt es sich um eine "komplexe Rechnungsprüfung": Bei Mietrechnungen können nämlich mehrere Faktoren zusammenkommen, die eine Abrechnung kompliziert und anfällig für Fehler machen. Viele Variablen sind zu beachten: Ein kleiner Schaden, angefallene Mehrkilometer, keine Betankung vor der Rückgabe, eine verfrühte Rückgabe etc. sind nur einige Variablen, die es für eine Endabrechnung zu beachten gilt. Dazu kam noch, dass die Belege und Rechnungen in verschiedenen Datenformaten angeliefert wurden. Unsere Programmierer hatten mal wieder kniffelige Aufgaben zu lösen … Zufriedene Kunden sagen aber auch mal einem Interview zu, welches Sie hier sehen können:
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Workflows nach Wunsch
Die Eingabe von Daten aus Dokumenten per Hand ist eine langwierige und monotone Arbeit. Jeden Monat verbringen Mitarbeiter unzählige Arbeitsstunden damit, Informationen aus Papiervorlagen, die zuerst digital erstellt wurden, erneut digital zu erfassen. Als Spezialisten für diese Tätigkeit können wir dies gerne für Sie übernehmen.
Wir arbeiten sehr effizient und verarbeiten Ihre Daten genau so, wie Sie sie benötigen, um optimal arbeiten zu können. Dabei gibt es Möglichkeiten, Dokumente und Briefe, die per Post digital ankommen, frühzeitig zu erfassen und direkt in Ihre Workflows zu integrieren.
Mithilfe von Robotik Process Automation (RPA) können gescannte Dokumente von einer OCR-Software erkannt und maschinenlesbar gemacht werden. Anschließend werden sie analysiert, verschlagwortet und in Ihrem Dokumenten-Management-System hinterlegt. Dort stehen sie dann den entsprechenden Personen oder Abteilungen zur Verfügung.
Mitarbeiter könnten sogar über ein Self-Service-Portal oder eine Smartphone-App Belege fotografieren und hochladen, woraufhin die OCR wieder zum Einsatz kommt.
Wir helfen Ihnen dabei, diese nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten loszuwerden, damit Sie sich stärker auf Ihre Kunden konzentrieren können. Dies ist ein großer Schritt in Richtung “papierlose Verwaltung”.
Indem auch die nachgelagerten Arbeitsschritte im Unternehmen digital transformiert werden, wird das volle Potenzial des digitalen Posteingangs ausgeschöpft. Wie bei allen betrieblichen Veränderungen sollten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, insbesondere Führungskräfte und Schlüsselpositionen von Beginn an in den Veränderungsprozess mit eingebunden werden. Dies bietet dem Unternehmen die Möglichkeit, Prozesse effizient zu gestalten und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Wichtig ist dabei vor allem auch, dass der zentrale Posteingang über eine entsprechende Schnittstelle zu den in den einzelnen Abteilungen genutzten Programmen verfügt. Nur so können die Daten digital empfangen und sinnvoll nutzbar gemacht werden. Das richtige Dokumentenmanagementsystem oder ECM (Enterprise Content Management) spielt hierbei eine wichtige Rolle. Wir arbeiten seit Jahren mit DOCUframe, einer ECM-Lösung mit einer dedizierten Programmiersprache; Anpassungen des Systems sind daher jederzeit möglich und somit kann auch immer das gemacht werden, was Sie benötigen.
Sie benötigen mehr Informationen?
Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.
Häufig gestellte Fragen
Wie wird die Post digitalisiert?
Mit dem Post Scan Service von Docubyte wird die eingehende physische Post eingescannt und mithilfe einer speziellen Software digitalisiert.
Was bedeutet "frühes" und "spätes" Scannen?
Unter "frühes Scannen" versteht man das sofortige Scannen der Post nach dem Erhalt, so dass alle weiteren Verarbeitungsschritte elektronisch erfolgen. Bei "spätem Scannen" durchläuft das Dokument seine Stationen in Papierform, bevor es erst am Ende der Prozesskette digitalisiert wird.
Welche Vorteile bietet ein digitaler Posteingang?
Ein digitaler Posteingang bringt viele Vorteile: Zeit- und Kostenersparnis, effizientere Verwaltungsprozesse, höhere Mitarbeiterzufriedenheit, Flexibilität und Zugriff auf Unterlagen von überall aus, um nur einige zu nennen.
Was passiert mit den physischen Originalen der Post?
Die originalen physischen Dokumente werden nach dem Scannen für einen gewissen Zeitraum archiviert und dann datenschutzkonform vernichtet. Auf Wunsch können sie dem Kunden auch zurückgesendet oder einem Langzeitarchiv zugeführt werden.
Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
Docubyte legt höchsten Wert auf den Datenschutz. Die Mitarbeiter sind entsprechend geschult und verpflichtet, datenschutzkonforme Verfahren einzuhalten.
"Den Besten zu gefallen, ist kein geringes Lob"
Horaz
Variable Lösungen für digitale Unternehmen
Wir bieten Ihnen individuelle digitale Lösungen, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind.
Wir digitalisieren Ihre Daten verlustfrei und legen diese dann korrekt und sicher in unserem Online-Archiv ab.
Das sagen unsere Kunden
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
Digitale Post: zeitgemäß & effizient
Der Post Scan Service von Docubyte ebnet den Weg für eine neue Ära der Büroarbeit. Durch den Empfang Ihrer Post in digitaler Form können Sie sowohl Zeit als auch physische Ressourcen einsparen. Sie müssen nicht länger unzählige Stunden damit verbringen, Papierdokumente per Hand zu sortieren und zu verteilen. Es ist an der Zeit, den Schritt zur digitalen Transformation zu gehen. Der Posteingang und -ausgang erfolgen dabei durch eine Komplettlösung, die Zeit spart und zu einer effizienten, papierlosen Verwaltung beiträgt.
Finden Sie heraus, wie unsere digitale Lösung Ihren Büroalltag verbessern kann. Wir stehen Ihnen gerne für alle Fragen zur Verfügung.
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