Digitale Verwaltung

Möchten Sie auch so komfortabel arbeiten?

Nehmen Sie Abschied vom Papier – papierloses Arbeiten lohnt sich langfristig immer.

Die Kosten sinken, der Aufwand reduziert sich und Ihren Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Mit digitalen Verwaltungsprozessen arbeitet es sich ca. 20 % schneller als mit papierbasierten Prozessen; denn der Weg des Papierdokumentes durch das Unternehmen und die verschiedenen Abteilungen braucht einiges an Zeit. Manuelles erfassen, manuelles ablegen, manuelles weiterleiten, manuelles Archivieren – das sind einige Prozesse unter vielen, die wenig bis nichts mit unternehmerischer Wertschöpfung zu tun haben. Bei standortübergreifender Bearbeitung von Verwaltungsprozessen verschärft sich das Problem nochmals. Zudem leidet die Transparenz und die Möglichkeit, dass sich Verzögerungen und weitere Fehler einschleichen steigt.

Elektronische Dokumente in Verbindung mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) ermöglichen eine Zentralisierung der Datenablage. Das erleichtert den Zugriff der Mitarbeiter auf die gesamte Datenlage – sofern den jeweiligen Personen die Zugriffsrechte erteilt wurden. Zudem können Informationsflüsse im DMS mit vorhandenen ERP-, CRM- oder Buchhaltungssystemen verknüpft werden. Anhand dieser Verknüpfungen herrscht eine hohe Transparenz in den Prozessen und die Verarbeitungsgeschwindigkeit steigt. So lassen sich z. B. digital erfasste Rechnungen mit Bestelldokumenten, Frachtbriefen und Lieferscheinen und Verträgen verknüpfen.

Welches Dokumenten Management System nutzen?

Wir sind durch Zufall auf das Made-in-Germany Dokumentenmanagement-System DOCUframe der Firma GSD aufmerksam geworden. Dass es sich so dermaßen gut bewähren würde, konnten wir damals nicht ahnen. Seit mehreren Jahren steuern wir das gesamte Unternehmen mit diesem DMS. Ein ganz wunderbares Feature ist die eingebaute Programmiersprache, anhand der wir das System perfekt auf unsere und die Bedürfnisse unserer Kunden anpassen können. Ein Pendant dafür ist am Markt kaum zu finden. Wir erzählen Ihnen sehr gerne, was wir alles damit machen und in welchen Bereichen es für uns und unsere Kunden Gold wert war.

Welchen Vorteil haben Metadaten?

Metadaten sind Daten über Daten. Sie beschreiben die eigentlichen Daten, wie damals Zettelkataloge (oder Kartenkataloge) einen Bibliothekskatalog über alle Werke darstellte. Im Rahmen von Verwaltungstätigkeiten dienen die Metadaten dazu, die großen Datenmengen zu verwalten und strukturiert zu speichern.

Eine digitale Arbeitsweise mit Dateien, Datensätzen und Metadaten in Verbindung mit Datenbank-Systemen macht – wenn es gut umgesetzt ist – Ihre Arbeit sehr effizient und flexibel. Zum einen, weil Informationen in der Regel schneller gefunden und von A nach B transportiert werden können als mit Papier. Zudem können bestehende Prozesse recht zügig an unternehmerische Entwicklungen und Gesetze angepasst werden. Auch der Datenschutz und lässt sich viel einfacher nach geltender DSGVO umsetzen: Lese- und Schreibrechte könne nämlich sehr individuell vergeben werden und gewissen Daten zum Beispiel auch automatisch nach einer gewissen Frist gelöscht werden. Dem Wort „automatisch“ kommt auch eine große Bedeutung zu. Digitale Prozesse machen manuelles Eingreifen hier und da überflüssig. Das ist immer da sinnvoll, wo sich Mitarbeiter langweilen oder ärgern, weil die Tätigkeit zwar gemach werde muss aber nicht sonderlich wertschöpfend ist.

Die Digitalisierung in den Verwaltungen schafft die Voraussetzungen für zeit- und ortsunabhängiges arbeiten.

Digitales Arbeiten = Mobiles arbeiten

Anfang der 20er-Jahre waren viele Arbeitnehmer gezwungen, von Zuhause aus zu arbeiten. Jene Unternehmen, die ihre Prozesse bereits auf digital umgestellt hatten, traf das längst nicht so sehr. Das galt im Besonderen jenen Unternehmen, in denen es kaum noch Dokumente in Papierform gab und die Verwaltungsmitarbeiter mit einem Laptop und einer sicheren Remote-Anbindung mehr oder weniger entspannt von Zuhause aus arbeiten konnten.

Technisches aufrüsten, um Mitarbeitern Homeoffice zu ermöglichen, war wohl die Realität so gut wie aller Unternehmen. Wer allerdings noch komplett mit Papier arbeitete, guckte in die Röhre. Mitarbeiter mussten in die Firma kommen, damit das Geschäft weiterlaufen konnte und haben zum Teil Dokumente mitgenommen, um sie Kollegen vorbei zu fahren. Das war zwar eine ganz spezielle Situation, doch sie zeigte auch zwei Sachverhalte auf:

-> Digitales Verwalten funktionierte schon davor

-> Digital arbeitende Unternehmen waren deutlich flexibler

„Das Internet ist nur ein Hype (der wieder abklingen wird).“

So ähnlich ging der Satz doch oder? Gleiches gilt für die digitale Verwaltung.

Die Digitalisierung ist weltweit auf dem Vormarsch. In vielen Büros, national sowie international arbeiten die Mitarbeiter inzwischen komplett papierlos. Das bringt mehrere Vorteile mit sich, aber noch nicht alle sind dazu bereit, diesen Schritt zu gehen. In den meisten Bereichen ist es eine strukturelle Hürde, auf digital umzustellen. Besonders die Generation von Chefs, die keine Digital Natives sind, kennen es, mit Papier zu arbeiten und möchten aus Gewohnheit dabei bleibe. Dabei kann so gut wie jeder von der Umstellung profitieren: Mitarbeiter, Kunden und die Natur.

Expertise selbst aufbauen oder outsourcen?

Jedes Unternehmen hat einen eigenständigen Kompetenzbereich und sind wir mal ehrlich: Man muss auch nicht alles können – mit den richtigen Partnern ist alles möglich.

Wir sagen Ihnen ehrlich, was unserer Expertise nach sinnvoll oder nicht so sinnvoll ist, aber wir richten uns genau so nach Ihren Wünsche und Vorgaben. Weil wir so sind wie wir sind, zählen wir sowohl erfolgreiche Einzelunternehmer als auch Multi-Milliarden-Euro Konzerne zu unseren Kunden.

Wenn Sie die Umstellung Ihrer Verwaltungsprozesse weitestgehend selbst in die Hand und die Prozesse zur Gänze intern belassen möchten, stehen wir Ihnen gerne mit unserem Wissen, unserem Können und unserer Erfahrung zur Seite. Wie die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse angegangen wird, ist sehr individuell. Wir verstehen unsere Dienstleistungen daher sowohl im Sinne eines Wissenstransfers auf Augenhöhe als auch im Sinne der Ausführung.

Was für Sie nicht wertschöpfendend ist, kann es aber für uns sein. Wenn Sie merken, dass es für Sie sinnvoller ist, einen verlässlichen Partner zu haben, der die Digitalisierung für Sie übernimmt, statt die Prozesse intern zu behalten, kommen Sie gerne auf uns zu. Natürlich besteht auch immer die Möglichkeit, dass wir nur gewisse Arbeitsschritte und Aufgaben für Sie übernehmen, wie z. B. das Scannen großer Archivbestände und das lesbar machen von Dokumenten.

Exkurs: Mitarbeiterportale

Mitarbeiterportale und Unternehmensportale sind eine hervorragende Möglichkeit, Zeit und Nerven im Verwaltungsalltag zu sparen. Zwei tolle Möglichkeiten sind z. B. das zur Verfügung Stellen von Gehaltsabrechnungen oder das Hochladen von Arbeitsunfähigskeitsbescheinigungen. Natürlich können diese Prozesse in der Verwaltung zu einem hohen Teil automatisiert werden; das spart viel Zeit und mindert zugleich die Fehlerrate.

Was kann ich mir unter so einem Portal vorstellen? Es handelt sich im Prinzip um einen Austauschserver, auf dem Dokumente abgelegt und heruntergeladen werden können. Der Zugriff auf die verschiedenen Ablageordner erfolgt via einer App bzw. dem Browser auf dem Smartphone oder dem PC. Zugriff auf die einzelnen Daten hat jeweils nur der- oder diejenige, der die Zugriffsrechte dazu hat und dass kann ganz präzise eingestellt werden. Jeder kann nur dort etwas hochladen, wo es ihm erlaubt ist, und jeder kann nur das sehen, was er sehen darf.

Mitarbeiterportale können ganz einfach gestrickt sein und zugleich einen großen Nutzen bringen. Im Vordergrund steht immer die Sicherheit der Daten. Die Daten sollten immer auf sicheren Servern liegen und der Zugriff über verschlüsselte Verbindungen erfolgen. Beim Anmeldevorgang des Mitarbeiters auf das Portal sollte auf eine Zwei-Faktor-Authentifizierung gesetzt werden. Die meisten kennen das vom Anmeldevorgang beim Online-Banking.

Der zweitwichtigste Punkt ist der Komfort. Niemand möchte ein Portal mit Daten befüllen, wenn der Vorgang kompliziert ist und genau so wenig möchte man ein Portal nutzen, dass kompliziert in der Bedienung ist. Daher sind unsere Lösungen auch auf die Bedienung mit einem Smartphone optimiert und zudem minimalistisch gehalten. Sicher, komfortabel, schnell sind die drei Aspekte, auf die es hier ankommt. Sprechen Sie uns gerne darauf an; diese Tools sind für alle interessant.

Welchen Nutzen haben Sie?

1

Erhebliche Kosten- und Zeitersparnis

2

Hohe Effizienz durch umfassenden Zugriff und schnelle Auffindbarkeit

3

Optimierung der Arbeitsabläufe und Entlastung der Mitarbeiter

4

Transparenz durch Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge

5

Garantierte Datensicherheit

6

Imagesteigerung durch aktiven Umweltschutz

zufriedener Kunde, kundenlösungen

Das sagen unsere Kunden