Belege digitalisieren
Professionelle Digitalisierung von Belegen
Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Papierprozesse
in digitale Workflows zu verwandeln.
✔️ Schneller finden statt lange suchen
✔️ Geld sparen & Platz schaffen
✔️ Ortsunabhängig & Sicher
Leistungen von Docubyte
In jedem Unternehmen dienen Belege als wichtige Nachweise, um die Übersicht im Bezug auf geschäftliche Ausgaben und Einnahmen zu behalten. Dabei handelt es sich um Dokumente, welche alle erforderlichen Daten zu den jeweiligen Geschäftsabläufen enthalten.
Bei diesen finanziellen Ereignissen wird das betriebliche Vermögen beeinflusst, zum Beispiel bei der Zahlung einer Rechnung. Aber auch Kassenbons und Quittungen zählen zu den Belegen, um unter anderem die Investitionen in neue Geräte oder Maschinen zu dokumentieren.
Allerdings fallen im Verlauf der Zeit extrem viele Belege an, sodass es für die involvierten Mitarbeiter nicht immer einfach ist, sie zu kontrollieren. Deshalb hat es sich als extrem hilfreich bewährt, alle anfallenden Belege zu digitalisieren. Docubyte kümmert sich um Ihren Papierkram und kann die gewünschten Belege erfassen.
Unser Scanservice ist für Geschäftskunden gedacht, wir holen die Dokumente überall per Kurier ab. Das Scannen erfolgt aber nicht vor Ort, sondern in unseren Geschäftsräumen.
Warum Docubyte?
Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.
Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.
Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.
Holger Martens - Geschäftsführer
Belege Digitalisieren: Nutzen und Vorteile
Basierend auf der gegenwärtigen Modernisierung setzt sich die Digitalisierung immer mehr durch. So zeigen digitale Belege in der Arbeitswelt ihren geschäftlichen Nutzen und ihre zahlreichen Vorteile. Mit unseren Hightech- und Spezial-Scannern können wir Belege digital archivieren, ohne Verluste und besonders schonend bei sehr empfindlichen Vorlagen. Auf diese Weise gehen keine wichtigen Dokumente verloren und alle involvierten Mitarbeiter behalten stets den Überblick. Des Weiteren ist eine Erhöhung der Effizienz bei der Arbeitsweise möglich, welche sich in allen Geschäftsbereichen bemerkbar macht.
Darüber hinaus können Sie die bisherigen Kosten deutlich reduzieren, wenn wir Ihre Belege digitalisieren. So lassen sich Dokumente einfacher archivieren und besser per E-Mail verschicken, ohne dass dafür Kopien und der Versand auf dem Postweg notwendig sind. Da die zuständigen Mitarbeiter zu jederzeit einen Zugriff auf die Belege haben, ergibt sich eine produktive Arbeitsatmosphäre.
Die Arbeitskräfte können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren, ohne lange Suchaktionen nach den Dokumenten in Papierform. Außerdem leisten digitale Belege einen wichtigen Beitrag zur Entlastung der Umwelt und Förderung im Hinblick auf den Klimaschutz.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Höhere Datensicherheit
- geringer Platzbedarf
- maschinenlesbare Informationen
- schnelle Verfügbarkeit der Daten
- rechtskonform, legal und sicher
- Sichern von Altdaten
Papierfrei in vier einfachen Schritten
Schritt 1
Sie fordern bequem per Web-Formular oder Telefon ein Angebot an. Wir nehmen mit Ihnen Kontakt auf und Sie erhalten unkompliziert ein unverbindliches Angebot.
Schritt 2
Wir holen Ihre Akten durch unseren Docubyte Transportdienst ab oder setzen für den Versand einen Kurierdienst ein. Möglich ist auch die Umleitung Ihrer Post an ein Docubyte Postfach.
Schritt 3
Wir scannen Ihre Dokumente und stellen alle Daten verschlüsselt auf unserem DataExchange-Server für Sie bereit. Alternativ übermitteln wir sie per Datenträger.
Schritt 4
Ihre Papierdokumente werden bei uns 4 Wochen lang kostenlos eingelagert, anschließend je nach Wunsch zurückgeliefert oder vernichtet.
Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter
Prinzipiell können wir alle physischen Belege scannen und digitalisieren. Dafür kommen professionelle Belegscanner zum Einsatz, welche die Formate DIN A4 und kleiner beherrschen. Darüber hinaus ist auch das Erfassen von Dokumenten in DIN A3 möglich. Wenn die Anzahl der Belege sehr groß ist, erfolgt das Scannen im Stapel.
Belegscanner arbeiten mit einem praktischen Einzelblatteinzug. Sie scannen normalerweise nicht nur die Vorderseite, sondern auch gleichzeitig die Rückseite der Belege. Wenn das Einziehen von einzelnen Belegen aufgrund ungewöhnlicher Formate nicht möglich ist, greifen wir auf das Abfotografieren zurück. So lassen sich die erforderlichen Belege digital archivieren und permanent sicher aufbewahren.
Welchen Nutzen haben Sie?
1
Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis
2
Effiziente Prozesse und ungehinderter Workflow
3
Produktive und zufriedene Mitarbeiter
4
Maximale Datensicherheit
5
Kundenfreundlichkeit und Imagegewinn
6
Aktiver Klimaschutz
Variable Lösungen für digitale Unternehmen
Wir bieten Ihnen individuelle digitale Lösungen, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind.
Wir digitalisieren Ihre Daten verlustfrei und legen diese dann korrekt und sicher in unserem Online-Archiv ab.
Das sagen unsere Kunden
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
Häufig gestellte Fragen
Welche Vorteile haben digitale Belege für die Buchhaltung?
Wenn Sie Belege digital archivieren, herrscht endlich Ordnung in der Buchhaltung. So behalten Sie dank dem digitalen Belegmanagement stets alle Ausgaben im Blick und haben die Belege sofort parat. Damit ist auch ortsunabhängig der Zugriff auf die benötigten Belege möglich. So können Sie chaotische Papierberge und eine unübersichtliche Zettelwirtschaft vermeiden, welche in vielen Unternehmen üblich sind.
Was ist der beste Modus für das Scannen von Belegen?
Idealerweise erfolgt das Scannen von Belegen in einem Schwarz-Weiß-Modus, wobei die Auflösung 300 dpi beträgt. So erhalten Sie kleine Dateien, die mit einer guten Lesbarkeit punkten. Das Scannen von Belegen in Farbe sollte nur in Ausnahmefällen erfolgen, da die Dateien dadurch unnötig groß werden.
Große Belegdateien nehmen deutlich mehr Speicherplatz in Anspruch, dazu verlängern sich unnötigerweise die Ladezeiten. Digitale Belege in Farbe machen zum Beispiel dann Sinn, wenn ein negativer Betrag im Original in einer roten Schrift erscheint. So lassen sich Gutschriften oder Korrekturen bei Rechnungen optisch besser sehen und verarbeiten.
Warum sollten Unternehmen ihre Belege digitalisieren?
Die Digitalisierung von Belegen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter eine verbesserte Effizienz, eine einfachere Zusammenarbeit, eine kostengünstigere und umweltfreundliche Archivierung, sowie eine höhere Datensicherheit. Durch die Digitalisierung von Belegen können Mitarbeiter schneller auf Informationen zugreifen, gleichzeitig reduziert sich der benötigte physische Raum für die Aufbewahrung von Papierdokumenten.
Wie werden die digitalisierten Belege archiviert und welche Suchfunktionen sind verfügbar?
Die digitalisierten Belege werden in einem elektronischen Archivsystem gespeichert, das nach modernsten Standards aufgebaut ist und individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden kann.
Unsere Lösungen ermöglichen eine einfache und schnelle Suche nach relevanten Informationen, indem sie Stichwörter, Kategorien oder definierte Suchfilter verwenden. Zusätzlich können wir auch individuelle Workflows und Prozessautomatisierung integrieren, um die Arbeit mit den digitalisierten Belegen noch effizienter zu gestalten.
Sie benötigen mehr Informationen?
Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.
Sie wünschen eine persönliche Beratung?
Sie suchen eine individuelle Beratung zur Digitalisierung Ihrer Belege? Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung, um maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Bedürfnisse zu entwickeln.
Unser vielseitiges Angebot an digitalen Produkten und Dienstleistungen, wie beispielsweise die digitale Signatur, ermöglicht es uns, individuelle Lösungen für jedes Unternehmen anzubieten.
Zögern Sie nicht, uns heute noch zu kontaktieren, um mehr über unsere attraktiven Angebote und personalisierten Beratungsmöglichkeiten zu erfahren.
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