Digitale Personalakte – Personalmanagement 4.0

Endlich Datenschutzkonform arbeiten!

Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Papierprozesse
in digitale Workflows zu verwandeln.

✔️ Verringerung des Personalaufwands

✔️ Erfüllung aller Datenschutz-Vorgaben

✔️ Automatisierbarkeit

Digitale Personalakte - zeitlich und örtlich unabhängiges Arbeiten

Die Einführung der digitalen Personalakte bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Personalverwaltung in Unternehmen einfacher und übersichtlicher zu gestalten. Ein wesentlicher Vorteil liegt darin, dass der Abruf der Daten von jedem beliebigen Ort aus möglich ist.

So können Mitarbeiter gemeinsam arbeiten, die nicht an einem Schreibtisch sitzen. Dies ist einer der Vorteile, die eine digitale Personalakte mit sich bringt: zeitlich und örtlich unabhängiges Arbeiten an der Datei. Zudem lässt sich steuern, welche Mitarbeiter Zugriffsrechte auf alle oder einen Teil der Dateien bekommen.

Im Vergleich mit der klassischen Personalakte auf Papier sind die Informationen viel schneller zugänglich. Sie lassen sich mit einem Mausklick abrufen. Dies erlaubt ein effizientes und schnelles Arbeiten.

Docubyte digitalisiert alle für das Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters interessanten Daten – durchgängig und transparent. Alle digital erfassten Daten werden revisionssicher und datenschutzsicher archiviert.

Diese Vorteile bietet die digitale Personalakte

  • Zeitersparnis durch sofortige Auffindbarkeit, Verfügbarkeit und problemlose Versionierbarkeit der Dokumente
  • Erhebliche Verringerung des Personalaufwands
  • Ausschluss von Medienbrüchen (analog/digital)
  • Vermeidung von Kosten für die Papierbeschaffung sowie für notwendigen Archivierungsraum
  • Hohe Sicherheit für Ihre Daten bei Erfüllung aller Datenschutz-Vorgaben
  • Aktiver Umweltschutz und damit Steigerung des Images Ihres Unternehmens

Digitale Personalakten auch für kleine Unternehmen eine Option

Die Vorteile einer digitalen Personalakte, kommen Betrieben unterschiedlicher Größe und Ausrichtung zugute. Bereits ab einer Beschäftigung von mehr als fünf Mitarbeiter kann sich die Digitalisierung der Personalakte lohnen. Der Aufwand ist deutlich geringer, die Daten lassen sich bei Bedarf exportieren.

Warum Docubyte beim Thema digitale Personalakte?

Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.

Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.

Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.

Holger Martens Portrait

Holger Martens - Geschäftsführer

Digitale Personalakte

Elektronische Verwaltung der Personalakte und der Datenschutz

Elektronische Verwaltung der Personalakte und der Datenschutz

Im Zusammenhang mit der Implementierung einer digitalen Personalakte stellt sich immer wieder die Frage nach dem Datenschutz: Wenn Sie sich entscheiden, eine digitale Personalakte zu führen, können Sie versichert sein, dass alle Vorschriften bezüglich des Datenschutzes in das System eingearbeitet sind.

Genau genommen ist es einfacher, die Bestimmungen des Datenschutzes einzuhalten, wenn Sie die Personalakten digital verfügbar machen. Bei Papierakten ist eine durchgehende Beaufsichtigung der Akten im Aktenschrank nicht immer möglich.

Datendiebstahl lässt sich nicht ausschließen. Verwalten Sie die Personalakte digital, ist eine unberechtigter Zugangsmöglichkeit nicht möglich. Die sensiblen Daten der Angestellten sind mehrfach geschützt.

Digitale Personalakte

Sie benötigen mehr Informationen zur Einführung einer digitalen Personalakte?

Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.

digitale Verwaltung
digitale Verwaltung

Optimaler Workflow für Ihre HR Abteilung und maximale Sicherheit

Optimaler Workflow für Ihre HR Abteilung und maximale Sicherheit

Sämtliche Personaldaten und personenbezogenen Personaldokumente sind in der digitalen Version der Personalakte übersichtlich hinterlegt. Diese digitale Personalakte sorgt dafür, dass Sie im Zuge eines digitalen Dokumentenworkflows schnell und problemlos von den dazu autorisierten Beschäftigten gepflegt werden können. Jederzeit und von überall aus.

Die digitale Personalakte ermöglicht nicht nur eine einfache und übersichtliche Ablage aller für das Arbeitsverhältnis relevanten Dokumente und Stammdaten, sondern auch eine effiziente Gestaltung der digitalen HR-Prozesse. Durch individuell festgelegte Zugriffsrechte können sowohl HR-Mitarbeiter als auch Führungskräfte und der Betriebsrat jederzeit die benötigten Informationen einsehen, ohne dabei die Datenschutzbestimmungen zu verletzen. Durch die Umstellung auf die digitale Personalakte erhalten Sie somit eine effektive und transparente Kommunikation und Zusammenarbeit aller Beteiligten. 

Für die maximale Sicherung Ihrer Daten empfehlen wir Ihnen unser Docubyte Online-Archiv. Dort sind alle Dokumente revisionssicher und auf ISO-zertifizierten deutschen Sicherheitsservern gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) archiviert, somit ist eine ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung der Personalakte sicher.

"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."

Michael Pachmajer

Personalakte Digitalisierung

Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Aufwand erfordert die Verwaltung der Personalakten. Als Unternehmer müssen Sie für jeden Mitarbeiter verpflichtend eine Akte anlegen.

Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie sich für die analoge Variante auf dem Papier oder für eine digitale Form der Personalakte entscheiden. Die Umstellung auf eine elektronische Personalakte gibt Ihnen die Möglichkeit, für die Angestellten in der Buchhaltung den Aufwand bei der Führung der Personalakten zu reduzieren.

Zudem ist der Bedarf in Platz geringer, weil Sie die Akten nach der Digitalisierung nicht mehr archivieren müssen. In der Folge haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der Angestellten in der Buchhaltung zu reduzieren.

Sie können den Beschäftigten neue Aufgaben übertragen. Mittelfristig ist es eine Option, die Büroflächen zu verkleinern. Somit können Sie im Zuge der Digitalisierung der Personalakten Kosten einsparen.

Sie haben weitere Fragen?

Wenn Sie Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich gerne jederzeit an uns. Unser Team nimmt sich gerne die Zeit für ein persönliches Beratungsgespräch, damit wir Ihnen bei allen Herausforderungen begleitend zur Seite stehen können.

Häufig gestellte Fragen

Seit dem 01.01.2020 ist die digitale Personalakte in Deutschland Pflicht. Unternehmen sind verpflichtet, alle personenbezogenen Daten digital zu speichern und zu verwalten. Sowohl für Neueinstellungen als auch für bestehende Mitarbeiter müssen die entsprechenden Vorgaben erfüllt werden. Mit unseren Digitalisierungslösungen können Sie die Anforderung der digitalisierten Personalakte schnell, unkompliziert und effizient erfüllen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Digitalisierung Ihrer Personalakte oder anderen Dokumentenmanagementsysteme, so dass Sie jederzeit das richtige Dokument zur Hand haben!

In die digitale Personalakte gehören alle relevanten personenbezogenen Daten und Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters stehen. Hierzu zählen beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge oder Mitteilungen des Arbeitgebers. Außerdem sind auch sonstige fortlaufende Korrespondenz und Informationen relevant, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen.

Es gibt einige Unterlagen, die nach dem Gesetzgeber unbedingt in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören unter anderem Beurteilungen und Zwischenzeugnisse, die Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Berufsausbildungsverträge, Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben. Darüber hinaus muss eine Liste der bezahlten Urlaubstage jedes Mitarbeiters in Papierform gespeichert werden.

Der Inhalt der digitalen Personalakte darf keine personenbezogenen Daten enthalten, die nach dem Gesetzgeber ausschließlich in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören Beurteilungen und Zwischenzeugnisse, Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Berufsausbildungsverträge, Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben. Darüber hinaus sollten keine anderen Informationen gespeichert werden, die nicht unmittelbar mit dem Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters in Verbindung stehen.

Nach Kündigung eines Mitarbeiters sollte die digitale Personalakte geschlossen und gesichert werden. Sie kann entweder an den Mitarbeiter weitergegeben oder von einem anderen Unternehmen übernommen werden. Der Arbeitgeber muss alle personenbezogenen Daten jedoch weiterhin nach den geltenden Datenschutzbestimmungen mit einer Verschlüsselung schützen, sodass der Zugriff auf die Akte durch unbefugte Dritte unterbunden wird.

"Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden."

Wernher von Braun

Variable Lösungen für Ihr digitales Unternehmen

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Alle Digitalisierungslösungen von Docubyte sind modular aufgebaut. Das heißt, alle Lösungen lassen sich variabel miteinander kombinieren. Ganz so, wie Sie es brauchen und wünschen.

Glücklicher Docubyte Kunde

Das sagen unsere Kunden

"Den Besten zu gefallen, ist kein geringes Lob"

Horaz

Sie wünschen eine persönliche Beratung?

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Kontaktieren Sie uns und profitieren Sie von kompetenter Beratung. Unser Ansatz ist ganzheitlich orientiert, denn wir wissen, dass die digitale Transformation mehr beinhaltet als nur das Erzeugen einer Menge digitaler Assets aus analogen Vorlagen.

Wir können Sie unterstützen, indem Sie eine Strategie für die Digitalisierung entwickeln, den Geschäftsprozess optimieren und verschiedene Tools einsetzen. Dadurch erreichen Sie redimensionierte Kosten, verbesserte Produktivität und ein modernes Workflow-Management.

Mit unserem umfangreichen Angebot an Produkten und Dienstleistungen können wir eine maßgeschneiderte digitale Lösung für Ihr Unternehmen finden.

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2025 kommt die Pflicht zur XRechnung – Sind Sie vorbereitet?

Ab 01.01.2025 wird die XRechnung zur Pflicht für alle öffentlichen Auftraggeber und Unternehmen. Stellen Sie sich schon jetzt optimal auf die neuen Anforderungen ein!

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