Enterprise Content Management
Mit DOCUframe – dem Multitalent für zukunftsorientierte Unternehmen
- Sie benötigen eine Lösung, mit der Sie alle Dokumente Ihres Unternehmens managen und jederzeit und überall bereitstellen können?
- Sie brauchen die Sicherheit, dass alle Ihre Dokumente revisionssicher archiviert werden?
- Sie möchten Ihre täglichen Abläufe und Prozesse mühelos steuern und vereinfachen können, um erfolgreicher zu arbeiten?
- Sie wollen Zeit und Kosten einsparen und gleichzeitig die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern?
DOCUframe: Modernes Enterprise-Content-Management und Document Management (DMS)
Unser Enterprise-Content-Management (ECM), DOCUframe, ist die ideale Lösung für Ihr Unternehmen. Es stellt alle erforderlichen Funktionen, Methoden und Werkzeuge bereit, um Inhalte und Dokumente zu erfassen, verwalten, archivieren und bereitzustellen - alles auf einer zentralen Plattform und an Ihre speziellen Anforderungen anpassbar.
DOCUframe ist für mittelständische Betriebe, öffentliche Verwaltungen und Großunternehmen gleichermaßen geeignet. Es beinhaltet standardmäßig Funktionen für das Dokumentenmanagement, die Archivierung, die Kommunikation und das Workflow-Management.
Mit seiner integrierten Programmiersprache kann es an Ihre individuellen Geschäftsprozesse angepasst werden und bietet die Möglichkeit, mit nahezu jeder anderen Software zu kommunizieren. Diese umfangreiche Palette an Content-Services und Business-Process-Management ermöglicht es der Geschäftsleitung von Docubyte HM GmbH, das gesamte Unternehmen mit DOCUframe zu steuern.
Obwohl viele unserer Kunden bereits über CRM/ECM-Lösungen verfügen, erkennen sie den Mehrwert, den DOCUframe durch seine zusätzlichen Module bietet. Wir haben optionale Erweiterungen wie Warenwirtschaft, Personalzeiterfassung, Dokumentenversionierung, elektronische Signatur, Projekt- und Kapazitätenplanung integriert.
Zudem haben wir Makros, APIs und Workflows entwickelt, die unsere Prozesse sowie Kundenprojekte automatisieren und perfekt anpassen. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit erheblich, da alle Projekt- und Aufgabenplanungen, Korrespondenzen und Dokumente jederzeit für alle berechtigten Nutzer verfügbar sind. Dies vermeidet unnötige Duplikate und garantiert Datenintegrität und Revisionssicherheit durch effektives Records Management. Alle Anwender arbeiten mit einem einheitlichen Daten- und Dokumentenpool.
Fünf Komponenten eines ECM
- Capture (Erfassung)
- Manage (Bearbeitung und Nutzung)
- Store (Speicherung)
- Preserve (Archivierung)
- Deliver (Bereitstellung)
Arbeiten mit und ohne Docuframe - Der Unterschied
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Arbeitsablauf Mit Docuframe
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf alle Informationen
- Steigerung der Produktivität Ihrer Mitarbeiter und Verbesserung der Zusammenarbeit
- Klare Struktur und Zugriffsregelung
- Effiziente Prozesse durch digitale Workflows
- Revisionssichere Archivierung
- Kostenersparnis durch Wegfall von Materialbeschaffung und Lagerraum
- Zeitersparnis durch Beschleunigung und Standardisierung von Geschäftsprozessen
- Transparenz durch Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungssschritte
ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) - WAS GENAU IST DAS?
Die Mehrzahl der Arbeitsprozesse kann in kleinen und großen Unternehmen digitalisiert ablaufen. Die Optionen für die Ersparnis sind enorm: Die digitale Verwaltung von Dokumenten und wiederkehrenden Workflows erspart Zeit und Geld.
Büros lassen sich verschlanken, weil die Reihen von Aktenschränken entfernt werden können. Zudem ist bei der Verwendung von einem ECM-System der Umstieg aufs Homeoffice möglich: Mitarbeiter haben die Möglichkeit, von jedem Ort und zu jeder Zeit auf die Inhalte zuzugreifen.
Das Unternehmen kann Berechtigungen für die Enterprise Content Management-Lösung erteilen und diese auch wieder entziehen. So kann eine gemeinschaftliche Arbeit auch in der Distanz funktionieren.
WARUM DOCUframe ALS ECM-SOFTWARE?
Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um das Digitalisieren von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.
Das Ziel von ECM ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Services aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.
Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echter Partner.
Holger Martens - Geschäftsführer
ECM-SYSTEM FÜR DAS DOKUMENTENMANAGEMENT UND DIE VERWALTUNG VON PROZESSEN
Eine ECM-Lösung kann die digitale Verwaltung von Dokumenten jeglicher Art übernehmen. Die Daten werden sicher in einer individuellen Cloud durch das ECM-System abgelegt und können jederzeit über das Internet abgerufen werden. Durch die Verwendung von Verschlagwortung und intelligenten Suchfunktionen, kann eine Datei schnell gefunden werden, wodurch die zeitaufwändige Suche nach einer Akte im Archiv eliminiert wird.
Die Anbieter von ECM-Systems haben auch Projektmanagement-Funktionen in ihre Anwendung integriert. So können qualifizierte Mitarbeiter unabhängig vom Standort gemeinsam planen. Der Fortschritt des Projekts kann jederzeit im ECM-System eingesehen werden und eine kollaborative Arbeit an Dokumenten ist möglich.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der ECM-Services ist das Contentmanagement. Dies bezieht sich auf Inhalte, die auf den Unternehmenswebseiten veröffentlicht werden. Ein professionell gestalteter Webauftritt ist für ein modernes Unternehmen unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Inhalte sollten immer aktuell sein. Mit einem modernen Contentmanagement-System ist es einfach, den Überblick zu behalten und neue Inhalte zu erstellen.
ECM-Lösungen ermöglichen die Planung eines individuellen Workflows. Es können Erinnerungen und Vorplanungen eingestellt werden, was ein effektives Zeitmanagement ermöglicht, auch in Zeiten, in denen viele Aufgaben gleichzeitig erledigt werden müssen.
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
MIT EINEM ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT SYSTEM IN DIE DIGITALE ZUKUNFT
Die Funktionsweise von ECM-Systemen ist ausgesprochen einfach. Wir bieten unseren Kunden eine gut strukturierte Plattform als Lösung an. Die einzelnen Komponenten lassen sich individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.
Ein Kernelement von ECMS ist das Management von Dokumenten. Es bietet Unternehmen erhebliche Vorteile, wenn Akten, Dokumente und Post automatisiert und digitalisiert in eine ECM-Software integriert werden können. Dies garantiert nicht nur eine sichere Aufbewahrung der digitalen Dokumente, sondern ermöglicht auch einen ständigen Zugang für alle autorisierten Mitarbeiter. Der Workflow wird somit erheblich beschleunigt, da das Warten auf physische Akten der Vergangenheit angehört. Alles wird automatisch und effizient abgewickelt.
Entdecken Sie die Einsatzgebiete von DOCUframe
Mobiles Dokumenten-Management (DMS)
Ob im Büro, im Homeoffice, auf Geschäftsreisen oder im Außendienst: Mit dem digitalen Dokumentemanagement (DMS) von DOCUframe können Sie und Ihre Mitarbeiter zeit- und standortunabhängig auf alle Informationen und Dokumente sicher zugreifen. Dadurch beschleunigen Sie die Workflows im Unternehmen und sorgen für mehr Effizienz.
Digitale Vertriebsprozesse
Gerade im Vertrieb sind Informationen die wertvollsten Ressourcen. Mit Docuframe können Sie vorhandene Informationen analysieren und entsprechende Verkaufsmaßnahmen einleiten. Lernen Sie Ihre Bestandskunden besser kennen und gewinnen Sie neue Kunden. Nutzen Sie mit Docuframe statistische Auswertungen, Kennzahlenanalysen oder Statusberichte und organisieren und optimieren Sie dadurch Ihre Vertriebsprozesse.
Projektmanagement
Das Projektmanagement-Modul von Docuframe bietet Ihnen eine systematische und lückenlose Projektdokumentation und Kommunikation. Alle projektbezogenen Ressourcen des Dokumentenmanagements lassen sich zuverlässig steuern und den einzelnen Aufgaben zuweisen. So können Sie auf einen Blick erkennen, welche Aufgaben von welchen Personen erledigt werden können. Mit dem integrierten Berechtigungssystem stellen Sie sicher, dass nur zuständige Personen Einblick haben.
Zeiterfassung
Arbeits-, Pausen- und Fehlzeiten sowie Überstunden richtig zu erfassen und auszuwerten, ist oft mit einem hohen Aufwand verbunden. Mit der in Docuframe integrierten Zeiterfassung lässt sich das Thema für Arbeitgeber und Arbeitnehmer optimal lösen. Passen Sie die Erfassungsmasken einfach an die Bedürfnisse Ihrer Angestellten an. Mit einem Knopfdruck können Sie sich alle Stundenkonten anzeigen, analysieren und grafisch darstellen lassen.
Dokumenten-Workflow
Besonders in der Verwaltung müssen Dokumente und Prozesse regelmäßig überarbeitet bzw. abgeändert werden. Mit Docuframe ist dies auf einfache Weise möglich. Sie können Veränderungen an Dokumenten leicht nachvollziehen und selbst nach Jahren auf frühere Informationen zurückgreifen. Es ist sichergestellt, dass alle Dokument-Empfänger immer die aktuellsten Daten erhalten. Typische Verwaltungsfehler und interne Kommunikationsprobleme werden so vermieden.
Der Austausch digitaler Dokumente wird lückenlos dokumentiert. Auf diese Weise können Sie auch die die Ziele einer Qualitätsmanagement-Zertifizierung nach ISO 9001 erfüllen.
Warenwirtschaftssystem
Mit dem Warenwirtschaftsmodul von Docuframe haben Sie Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung und Logistik im Griff. Automatisieren Sie regelmäßige Bestellungen, überwachen Sie Ihre Bestände, generieren Sie Stücklisten und optimieren Sie aufwändige Inventuren. Nutzen Sie die Schnittstelle zu DATEV und überblicken Sie alle Dokumente vom Angebot über den Auftrag bis hin zu Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften. Docuframe Warenwirtschaft unterstützt Barverkauf, Belegzahlung, Kartenzahlung und mehr.
Sie benötigen mehr Informationen?
Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.
Variable Lösungen für digitale Unternehmen
Wir bieten Ihnen individuelle digitale Lösungen, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind.
Wir digitalisieren Ihre Daten verlustfrei und legen diese dann korrekt und sicher in unserem Online-Archiv ab.
Das sagen unsere Kunden
"Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden."
Wernher von Braun
Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert ein ECM-System?
Der Zugang zur ECM-Software ist digital und unkompliziert. Es ist nicht notwendig, ein komplexes Rechensystem zu haben oder Dateien zu installieren. Der Zugang auf die Software kann von einem PC oder Laptop und sogar von mobilen Geräten erfolgen. Die Konfiguration der Content Management-Systeme kann individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
Die Systemstruktur ist klar und einfach zu verstehen, sodass eine lange Einarbeitungszeit nicht erforderlich ist. Die gemeinsame Nutzung und Ablage von Dateien ist ebenso möglich wie die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter an einem Projekt. Die Bereitstellung von Content, die Versionierung von Dokumenten und die Verwaltung von Metadaten sind weitere wichtige Funktionen, die von ECM-Software unterstützt werden.
Welche Vorteile haben ECM-Lösungen gegenüber der klassischen Verwaltung?
Ein ECM-System bietet zahlreiche Vorteile. Sie ermöglichen die digitale Verwaltung von Dokumenten, Dateien und Ordnern, was als sicher und zukunftsorientiert angesehen wird. Die Notwendigkeit, physische Dokumente zu suchen oder auf eine Akte zu warten, wird durch die Nutzung von Enterprise Content Management (ECM) eliminiert.
Ein ECM ermöglicht es, Dokumente mehrfach und gleichzeitig an verschiedenen Standorten zu verwenden. Darüber hinaus kann ein ECM bei der Planung und Umsetzung von Projekten und Workflows hilfreich sein, wobei mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Zugangsberechtigungen erhalten können. Enterprise Content Management, auch bekannt als Content Services, kann unternehmensweit in jeder Abteilung eingesetzt werden.
Lassen sich ECM-Systeme auf den Bedarf eines Unternehmens anpassen?
Das ECM-System bietet den großen Vorteil der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Jede Abteilung eines Unternehmens kann individuell festlegen, welche Services sie innerhalb des Enterprise Content Management-Systems nutzen möchte. Darüber hinaus kann das ECM hinsichtlich seiner Funktionen und Schnittstellen erweitert werden. Die Anbieter bieten neue Services an, die aktiviert werden können. Das ECM ist so konfigurierbar, dass es unternehmensweit und branchenunabhängig eingesetzt werden kann. Es unterstützt die Automatisierung und Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Inhalten.
"Den Besten zu gefallen, ist kein geringes Lob"
Horaz
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Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und profitieren Sie von unserer Expertise! In unserer Beratungsleistung verfolgen wir einen ganzheitlichen Ansatz. Uns ist klar, dass die digitale Transformation weit mehr ist, als nur das Abbilden von analogen Vorlagen in zahlreiche digitale Assets und Systeme.
Es ist notwendig, eine Infrastruktur für die Verwaltung der erstellten Scans zu schaffen. Außerdem müssen die Assets schnell auffindbar und einsatzbereit sein. Ebenso müssen die Anforderungen der DSGVO und der betriebsinternen Datensicherheit erfüllt werden, um einen sicheren Zugriff auf die Informationen zu gewährleisten, ob sie nun in Form von E-Mails oder anderen digitalen Formaten vorliegen.
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