Enterprise Content Management
Mit DOCUframe – dem Multitalent für zukunftsorientierte Unternehmen
- Sie benötigen eine Lösung, mit der Sie alle Dokumente Ihres Unternehmens managen und jederzeit und überall bereitstellen können?
- Sie brauchen die Sicherheit, dass alle Ihre Dokumente revisionssicher archiviert werden?
- Sie möchten Ihre täglichen Abläufe und Prozesse mühelos steuern und vereinfachen können, um effizienter zu arbeiten?
- Sie wollen Zeit und Kosten einsparen und gleichzeitig die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern?
DOCUframe – das Multitalent für zukunftsorientierte Unternehmen
Dann ist unser Enterprise Content Management (ECM) DOCUframe die ideale Wahl. Es umfasst alle Funktionen, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Archivierung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten. Zentral auf einer Plattform und anpassbar auf Ihre speziellen Bedürfnisse.
Unser Enterprise Content Management (ECM) DOCUframe eignet sich sowohl für mittelständische Firmen, öffentliche Verwaltungen wie Konzerne.
DOCUframe enthält standardmäßig Dokumentenmanagement, Archivierung, Kommunikation (E-Mail, Fax, SMS, mobile Client und Telefonie) und Workflow-Management.
Es lässt sich über eine integrierte Programmiersprache an Ihre individuellen Geschäftsprozesse anpassen. Zudem kann es mit nahezu jeder anderen Software kommunizieren.
Die Geschäftsleitung von Docubyte HM GmbH steuert das gesamte Unternehmen mit DOCUframe. Viele unserer Kunden haben bereits ein CRM / ECM, weshalb ein Umstieg eine zu große Hürde darstellen würden – dennoch erkennen auch Sie, anhand fehlender Module bei Ihrem CRM / ECM, das DOCUframe eine hochinteressante Lösung darstellt.
Wir haben unter anderem optionale Erweiterungen von GSD wie: Warenwirtschaft, Personalzeiterfassung, Dokumentenversionierung, elektronische Signatur, Projekt- und Kapazitätenplanung implementiert. Darüber hinaus haben wir intern Makros, APIs und Workflows programmiert, mit denen unsere Prozesse, wie auch Prozesse in Kundenprojekten automatisiert und perfekt angepasst werden konnten.
Die Zusammenarbeit wird deutlich vereinfacht. Ob Projekt- und Aufgabenplanung, Korrespondenz und Dokumente. Alle Informationen sind für alle berechtigten Nutzer jederzeit verfügbar. Ohne unnötige Duplikate, was Daten- und Informationsredundanz vermeidet und Revisionssicherheit gewährleistet. Alle Beteiligten arbeiten mit demselben Daten- und Dokumentenpool.
ECM-Komponenten:
- Dokumentenmanagement
- Projektmanagement
- Contentmanagement
- Workflowmanagement
Arbeitsablauf Mit Docuframe
Arbeiten mit und ohne Docuframe - Der Unterschied
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Ihre Vorteile auf einen Blick
- Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf alle Informationen
- Steigerung der Produktivität Ihrer Mitarbeiter und Verbesserung der Zusammenarbeit
- Klare Struktur und Zugriffsregelung
- Effiziente Prozesse durch digitale Workflows
- Revisionssichere Archivierung
- Kostenersparnis durch Wegfall von Materialbeschaffung und Lagerraum
- Zeitersparnis durch Beschleunigung und Standardisierung von Geschäftsprozessen
- Transparenz durch Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungssschritte
Enterprise Content Management - was genau ist das?
Die Mehrzahl der Arbeitsprozesse kann in kleinen und großen Unternehmen digitalisiert ablaufen. Die Optionen für die Ersparnis sind enorm: Die digitale Verwaltung von Dokumenten und wiederkehrenden Workflows erspart Zeit und Geld.
Büros lassen sich verschlanken, weil die Reihen von Aktenschränken entfernt werden können. Zudem ist bei der Verwendung von einem ECM-System der Umstieg aufs Homeoffice möglich: Mitarbeiter haben die Möglichkeit, von jedem Ort und zu jeder Zeit auf die Inhalte zuzugreifen.
Das Unternehmen kann Berechtigungen für die einzelnen ECM-Lösungen erteilen und diese auch wieder entziehen. So kann eine gemeinschaftliche Arbeit auch in der Distanz funktionieren.
Warum Docubyte?
Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.
Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.
Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.
Holger Martens - Geschäftsführer
ECMS für die Verwaltung von Dokumenten und Arbeitsprozessen
Eine ECM-Software ist in der Lage, die digitale Verwaltung von Dokumenten aller Art zu übernehmen. Die Daten werden sicher in einer persönlichen Cloud abgelegt und sind über das Internet jederzeit abrufbar. Eine Verschlagwortung und intelligente Suchfunktionen erlauben das schnelle Auffinden einer Datei. Die aufwändige Suche nach einer Akte im Archiv gehört der Vergangenheit an.
Die ECM-Anbieter haben auch das Projektmanagement in die Software integriert. Befähigte Mitarbeiter können ortsunabhängig gemeinsam planen. Der Fortschritt des Projekts lässt sich in dem ECM jederzeit einsehen. Eine gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist möglich.
Ein weiterer wichtiger Bereich ist das Contentmanagement. Dabei handelt es sich um Inhalte, die auf den Webseiten eines Unternehmens veröffentlicht werden. Ohne einen hochwertig gestalteten Webauftritt ist es für ein modernes Unternehmen schwierig, am Markt zu bestehen. Die Inhalte sollten stets aktuell sein. Mit einem modernen Contentmanagement gelingt es, die Übersicht zu behalten und auf einfachem Weg neue Inhalte zu generieren.
Enterprise Content Management Systeme erlauben die Planung eines individuellen Workflows. Es lassen sich Erinnerungen und Vorausplanungen einstellen. So gelingt ein effektives Zeitmanagement, auch in Zeiten, in denen viele Aufgaben gleichzeitig zu erfüllen sind.
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
Mit ECM-Systemen in eine digitale Zukunft
Die Funktionsweise von SCM-Systemen ist ausgesprochen einfach. Wir bieten unseren Kunden eine gut strukturierte Plattform als Lösung an. Die einzelnen Komponenten lassen sich individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Nicht alle Funktionen des ECMS müssen zwingend genutzt werden. Enterprise Content Management Systeme bieten exakt die Lösungen, die ein Unternehmen benötigt.
Ein zentrales Element ist das Dokumentenverwaltungssystem. Es ist für ein Unternehmen eine große Erleichterung, wenn Akten, Dokumente und die Post in eine ECM-Software überführt werden können. Zum einen sind die Papiere sehr sicher aufbewahrt. Zum anderen besteht für alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit Zugriff. Die Zeiten, in der Arbeitsprozess mit dem Warten auf eine Akte unterbrochen werden musste, sind vorbei.
Sie benötigen mehr Informationen?
Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.
Das sagen unsere Kunden
Entdecken Sie die Einsatzgebiete von DOCUframe
Mobiles Dokumenten-Management (DMS)
Ob im Büro, im Homeoffice, auf Geschäftsreisen oder im Außendienst: Mit dem digitalen Dokumentemanagement (DMS) von DOCUframe können Sie und Ihre Mitarbeiter zeit- und standortunabhängig auf alle Informationen und Dokumente sicher zugreifen. Dadurch beschleunigen Sie die Workflows im Unternehmen und sorgen für mehr Effizienz.
Digitale Vertriebsprozesse
Gerade im Vertrieb sind Informationen die wertvollsten Ressourcen. Mit Docuframe können Sie vorhandene Informationen analysieren und entsprechende Verkaufsmaßnahmen einleiten. Lernen Sie Ihre Bestandskunden besser kennen und gewinnen Sie neue Kunden. Nutzen Sie mit Docuframe statistische Auswertungen, Kennzahlenanalysen oder Statusberichte und organisieren und optimieren Sie dadurch Ihre Vertriebsprozesse.
Projektmanagement
Das Projektmanagement-Modul von Docuframe bietet Ihnen eine systematische und lückenlose Projektdokumentation und Kommunikation. Alle projektbezogenen Ressourcen des Dokumentenmanagements lassen sich zuverlässig steuern und den einzelnen Aufgaben zuweisen. So können Sie auf einen Blick erkennen, welche Aufgaben von welchen Personen erledigt werden können. Mit dem integrierten Berechtigungssystem stellen Sie sicher, dass nur zuständige Personen Einblick haben.
Zeiterfassung
Arbeits-, Pausen- und Fehlzeiten sowie Überstunden richtig zu erfassen und auszuwerten, ist oft mit einem hohen Aufwand verbunden. Mit der in Docuframe integrierten Zeiterfassung lässt sich das Thema für Arbeitgeber und Arbeitnehmer optimal lösen. Passen Sie die Erfassungsmasken einfach an die Bedürfnisse Ihrer Angestellten an. Mit einem Knopfdruck können Sie sich alle Stundenkonten anzeigen, analysieren und grafisch darstellen lassen.
Dokumenten-Workflow
Besonders in der Verwaltung müssen Dokumente und Prozesse regelmäßig überarbeitet bzw. abgeändert werden. Mit Docuframe ist dies auf einfache Weise möglich. Sie können Veränderungen an Dokumenten leicht nachvollziehen und selbst nach Jahren auf frühere Informationen zurückgreifen. Es ist sichergestellt, dass alle Dokument-Empfänger immer die aktuellsten Daten erhalten. Typische Verwaltungsfehler und interne Kommunikationsprobleme werden so vermieden.
Der Austausch digitaler Dokumente wird lückenlos dokumentiert. Auf diese Weise können Sie auch die die Ziele einer Qualitätsmanagement-Zertifizierung nach ISO 9001 erfüllen.
Warenwirtschaftssystem
Mit dem Warenwirtschaftsmodul von Docuframe haben Sie Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung und Logistik im Griff. Automatisieren Sie regelmäßige Bestellungen, überwachen Sie Ihre Bestände, generieren Sie Stücklisten und optimieren Sie aufwändige Inventuren. Nutzen Sie die Schnittstelle zu DATEV und überblicken Sie alle Dokumente vom Angebot über den Auftrag bis hin zu Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften. Docuframe Warenwirtschaft unterstützt Barverkauf, Belegzahlung, Kartenzahlung und mehr.
"Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden."
Wernher von Braun
Häufig gestellte Fragen
"Den Besten zu gefallen, ist kein geringes Lob"
Horaz
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Es gilt, eine Infrastruktur für die Verwaltung der erzeugten Scans zu etablieren. Zudem müssen die Assets rasch auffindbar und einsatzbereit sein. Darüber hinaus sind die Anforderungen der DSGVO sowie der betriebsinternen Datensicherheit zu erfüllen.
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