Akten digitalisieren
Professionelle Akten Digitalisierung am Arbeitsplatz
Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Papierprozesse
in digitale Workflows zu verwandeln.
✔️ Schneller finden statt lange suchen
✔️ Geld sparen & Platz schaffen
✔️ Ortsunabhängig & Sicher
Akten scannen und digitalisieren mit Docubyte
In Ihrem Unternehmen wimmelt es vor Papierdokumenten, gefüllt in unzähligen Akten, die im Archiv vergilben?
In wenigen Jahren ist ein Teil der wichtigen Informationen, die auf den Papieren niedergeschrieben sind, nicht mehr zu entziffern. Die Digitalisierung von Akten mithilfe von Docubyte hilft Ihnen, die Daten auf den Dokumenten zu sichern.
Denken Sie daran, dass Steuerunterlagen, Verträge und relevante Aufzeichnungen bis zu mehreren Jahrzehnten aufzubewahren sind. Sie dienen als Nachweis für Behörden, um Betriebsabläufe langfristig nachzuvollziehen.
Docubyte sammelt über einen Kurierdienst Ihre Unternehmensunterlagen ein und wickelt alle beauftragten Arbeitsprozesse transparent und fristgerecht ab. Akten einscannen, um sie digital zu erfassen, erfolgt durch die Mitarbeiter.
Hierfür stehen moderne Scanner für Großaufträge zur Verfügung. Zur Akten-Digitalisierung werden alle Dokumente offline sortiert und anschließend für Sie in digitale Aktenordner abgelegt. Wir garantieren Ihnen, alle Akten unter den Vorgaben der DSGVO zuverlässig zu digitalisieren.
Warum Docubyte?
Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.
Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.
Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.
Holger Martens - Geschäftsführer
Akten digitalisieren schützt Unternehmensdaten
Sie und Ihre Kollegen machen sich Gedanken und fragen, warum Akten einscannen durch ein externes Unternehmen erfolgen sollte. Es gibt handelsübliche Scanner in jedem Elektrofachmarkt, wahrscheinlich steht mindestens einer in einem der Betriebsbüros.
Um die Akten scannen zu können, ordnen Sie mit Ihren Mitarbeitern alle Unterlagen nach der Timeline und deren Relevanz. Am Ende müssen digitale Ordner entstehen, geordnet nach einzelnen Fachbereichen und keine Fremddateien enthalten.
Die Akten mit einem herkömmlichen Scanner zu digitalisieren, ist unmöglich. Die Geräte sind nicht für hohe Prozessleistungen ausgelegt. Der Aufwand ist für Sie oder mithilfe von wenigen Mitarbeitern nicht fachgerecht zu bewältigen. Des Weiteren mangelt es Firmen an ausreichend digitaler Sicherheit. Sie müssen gewährleisten, dass alle digitalisierten Datenakten vor dem Zugriff und Missbrauch durch Dritte effizient geschützt sind.
Papiere können Fremde aus den Räumen Ihres Betriebs entwenden. Verschlüsselte digitale Akten sehen nur autorisierte Personen. Sie erhalten weltweiten Zugriff auf alle einzeln gescannten Seiten und müssen keine Aktenberge auf Ihren Dienstreisen mitnehmen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Mehr Produktivität und Zeitersparnis durch schnelle Auffindbarkeit aller Daten
- Kostensenkung durch geringeren Zeitfaktor und Verzicht auf Archivierungsflächen
- Örtlich und zeitlich unbeschränkter Zugriff
- Verhinderung von unbefugter Einsicht und Manipulation
- Schutz vor Verlust von Dokumenten
Papierfrei in vier einfachen Schritten
Schritt 1
Sie fordern bequem per Web-Formular oder Telefon ein Angebot an. Wir nehmen mit Ihnen Kontakt auf und Sie erhalten unkompliziert ein unverbindliches Angebot.
Schritt 2
Wir holen Ihre Akten durch unseren Docubyte Transportdienst ab oder setzen für den Versand einen Kurierdienst ein. Möglich ist auch die Umleitung Ihrer Post an ein Docubyte Postfach.
Schritt 3
Wir scannen Ihre Dokumente und stellen alle Daten verschlüsselt auf unserem DataExchange-Server für Sie bereit. Alternativ übermitteln wir sie per Datenträger.
Schritt 4
Ihre Papierdokumente werden bei uns 4 Wochen lang kostenlos eingelagert, anschließend je nach Wunsch zurückgeliefert oder vernichtet.
Die Aktendigitalisierung im Detail
Mit der Akten-Digitalisierung erhalten Assets dank unserer Expertise einen zutreffenden und identifizierbaren Dokumententitel. Mit dem Scan eines herkömmlichen Scanners werden Dokumente in digitalen Ordnern nach der Scan-Nummer zugeordnet.
Wodurch die Identifizierung des Inhalts erschwert wird. Im Rahmen des Content-Managements, welches zu unseren Serviceleistungen gehört, erhalten alle Papiere digital die richtige Bezeichnung, damit Sie sie auf Anhieb zuordnen können.
Gerne nehmen wir Ihre Anregungen entgegen, wenn die Identifizierungsbezeichnungen bestimmte Kennzeichen enthalten müssen.
Welchen Nutzen haben Sie?
1
Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis
2
Effiziente Prozesse und ungehinderter Workflow
3
Produktive und zufriedene Mitarbeiter
4
Maximale Datensicherheit
5
Kundenfreundlichkeit und Imagegewinn
6
Aktiver Klimaschutz
Variable Lösungen für digitale Unternehmen
Wir bieten Ihnen individuelle digitale Lösungen, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind.
Wir digitalisieren Ihre Daten verlustfrei und legen diese dann korrekt und sicher in unserem Online-Archiv ab.
Das sagen unsere Kunden
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
Häufig gestellte Fragen
Gibt es Limits bei der Digitalisierung?
Alle handschriftlichen oder maschinell erstellten Schriftstücke und Grafiken in Form von Papieren aller Größen wie Bücher, Fotografien und Bilder lassen sich scannen und digitalisieren.
Die Akten, die wir digitalisieren, unabhängig ihres Formats, werden beim Prozess nicht beschädigt oder erleiden einen Qualitätsverlust. Unser Service ist deshalb für das Scannen und Digitalisieren von historischen Schriftstücken geeignet.
Wohin mit den Papierakten?
Prüfen Sie zunächst die Pflicht der Aufbewahrung physischer Dokumente mittels eines Gutachtens. Einige Unterlagen sind aufgrund ihres Ausstellungsdatums in physischer Form aufzubewahren und auf Verlangen nachzuweisen. Welche das sind, können wir ohne Sichtung der Dokumente nicht mitteilen.
Nach der Digitalisierung von Akten können Sie irrelevante Unterlagen vernichten. Gerne sind wir Ihnen dabei behilflich. Denken Sie daran, die Papiere sorgfältig zu entsorgen, damit Unbefugte keine Daten daraus entnehmen. Entsorgt wird das Papier umweltgerecht auf einem dafür vorgesehenen Betriebshof.
Was sind die Vorteile von der Aktendigitalisierung für mein Unternehmen?
Die Digitalisierung von Akten bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Dazu gehören u. a. eine einfachere und schnellere Suche nach Informationen, weniger Platzbedarf für die Aufbewahrung von Papierdokumenten, verbesserte Zusammenarbeit durch einfacheren Zugang zu Informationen, erhöhte Datensicherheit durch Backups und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten.
Welche Dokumente können bei DOCUBYTE im Rahmen des Akten-Digitalisierungsprozesses erfasst und verarbeitet werden?
Bei DOCUBYTE können alle Arten von geschäftlichen Dokumenten digitalisiert werden, einschließlich Verträge, Rechnungen, Lohnabrechnungen, Personalakten, Patientenakten, technische Zeichnungen, Pläne, historische Archive und vieles mehr. Wir passen unsere Digitalisierungslösungen an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an.
Wie gewährleistet DOCUBYTE die Sicherheit und den Datenschutz beim Digitalisieren von Akten?
DOCUBYTE legt großen Wert auf die Sicherheit und den Datenschutz Ihrer Daten. Wir halten uns strikt an die geltenden Datenschutzgesetze und stellen sicher, dass alle Daten während des gesamten Digitalisierungsprozesses sorgfältig und sicher behandelt werden. Unsere Mitarbeiter sind entsprechend geschult, um die Vertraulichkeit der Daten zu wahren, und wir nutzen moderne Verschlüsselungstechniken, um Datenverlust oder -diebstahl zu verhindern.
Ist die Digitalisierung von Akten auch für Unternehmen im Gesundheitsbereich geeignet?
Ja, die Digitalisierung von Akten ist besonders vorteilhaft für Unternehmen im Gesundheitsbereich. Die Verwaltung von Patienteninformationen, medizinischen Berichten und Abrechnungsdaten wird durch digitale Akten deutlich vereinfacht und effizienter gestaltet. Durch die Digitalisierung können Ärzte, Kliniken und Krankenhäuser schnell auf wichtige Informationen zugreifen und diese austauschen, was zu einer besseren Patientenversorgung und einer Reduzierung von Verwaltungsaufwand führt. DOCUBYTE versteht die besonderen Datenschutzanforderungen im Gesundheitswesen und gewährleistet die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften.
Sie benötigen mehr Informationen?
Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.
Sie wünschen eine persönliche Beratung?
Wir stehen Ihnen zur Seite, wenn Sie den Schritt wagen möchten, Ihre Akten zu digitalisieren. Unser erfahrenes Team bietet Ihnen eine individuelle Beratung und beantwortet kompetent alle Ihre Fragen. Wir arbeiten mit aktuellen Technologien, die den Prozess der Akten-Digitalisierung effizient, zügig und qualitativ hochwertig gestalten.
Durch unsere breit gefächerten Produkte und Dienstleistungen bieten wir maßgeschneiderte Lösungen für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, Ihrer Verwaltung oder im Gesundheitsbereich. Nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf, um mehr über unsere vielfältigen Angebote zu erfahren.
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