Akten digitalisieren
Professionelle Akten Digitalisierung am Arbeitsplatz
Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Papierprozesse
in digitale Workflows zu verwandeln.
✔️ Schneller finden statt lange suchen
✔️ Geld sparen & Platz schaffen
✔️ Ortsunabhängig & Sicher
Zusammen mit Docubyte in eine digitale Zukunft
Alles, was Sie dazu benötigen, finden Sie bei uns – als kleine oder große Lösung. So, wie es zu Ihrem Unternehmen passt.
- Enterprise Content Management (ECM)
- Posteingang
- Rechnungseingang
- Gehaltsabrechnung
- Personalakten
- Krankmeldungen
- Signatur
Mit unseren Hightech- und Spezial-Scannern digitalisieren wir für Sie verlustfrei und – bei hochempfindlichen Vorlagen – äußerst schonend.
- Bücher und Zeitschriften
- Ordner, Dokumente und Akten
- Pläne und Zeichnungen
- Fotos
- Microfiche
Alle Ihre Daten werden bei uns richtig abgelegt, zugeordnet und sind für Sie weltweit rund um die Uhr abrufbar. Bequem und sicher in unserem Online-Archiv.
- Archivbestände archivieren
- Daten revisionssicher speichern und aufbewahren.
Alles, was Sie dazu benötigen, finden Sie bei uns – als kleine oder große Lösung. So, wie es zu Ihrem Unternehmen passt.
- Enterprise Content Management (ECM)
- Posteingang
- Rechnungseingang
- Gehaltsabrechnung
- Personalakten
- Krankmeldungen
- Signatur
Scanservice
Mit unseren Hightech- und Spezial-Scannern digitalisieren wir für Sie verlustfrei und – bei hochempfindlichen Vorlagen – äußerst schonend.
- Bücher und Zeitschriften
- Ordner, Dokumente und Akten
- Pläne und Zeichnungen
- Fotos
- Microfiche
Archivierung
Alle Ihre Daten werden bei uns richtig abgelegt, zugeordnet und sind für Sie weltweit rund um die Uhr abrufbar. Bequem und sicher in unserem Online-Archiv.
- Archivbestände archivieren
- Daten revisionssicher speichern und aufbewahren.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Mehr Produktivität und Zeitersparnis durch schnelle Auffindbarkeit aller Daten
- Kostensenkung durch geringeren Zeitfaktor und Verzicht auf Archivierungsflächen
- Örtlich und zeitlich unbeschränkter Zugriff
- Verhinderung von unbefugter Einsicht und Manipulation
- Schutz vor Verlust von Dokumenten
Akten scannen und digitalisieren mit Docubyte
In Ihrem Unternehmen wimmelt es vor Papierdokumenten, gefüllt in unzähligen Akten, die im Archiv vergilben?
In wenigen Jahren ist ein Teil der wichtigen Informationen, die auf den Papieren niedergeschrieben sind, nicht mehr zu entziffern. Die Digitalisierung von Akten mithilfe von Docubyte hilft Ihnen, die Daten auf den Dokumenten zu sichern.
Denken Sie daran, dass Steuerunterlagen, Verträge und relevante Aufzeichnungen bis zu mehreren Jahrzehnten aufzubewahren sind. Sie dienen als Nachweis für Behörden, um Betriebsabläufe langfristig nachzuvollziehen.
Docubyte sammelt über einen Kurierdienst Ihre Unternehmensunterlagen ein und wickelt alle beauftragten Arbeitsprozesse transparent und fristgerecht ab. Akten einscannen, um sie digital zu erfassen, erfolgt durch die Mitarbeiter.
Hierfür stehen moderne Scanner für Großaufträge zur Verfügung. Zur Akten-Digitalisierung werden alle Dokumente offline sortiert und anschließend für Sie in digitale Aktenordner abgelegt. Wir garantieren Ihnen, alle Akten unter den Vorgaben der DSGVO zuverlässig zu digitalisieren.
Warum Docubyte?
Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.
Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.
Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.
Holger Martens - Geschäftsführer
Akten digitalisieren schützt Unternehmensdaten
Sie und Ihre Kollegen machen sich Gedanken und fragen, warum Akten einscannen durch ein externes Unternehmen erfolgen sollte. Es gibt handelsübliche Scanner in jedem Elektrofachmarkt, wahrscheinlich steht mindestens einer in einem der Betriebsbüros.
Um die Akten scannen zu können, ordnen Sie mit Ihren Mitarbeitern alle Unterlagen nach der Timeline und deren Relevanz. Am Ende müssen digitale Ordner entstehen, geordnet nach einzelnen Fachbereichen und keine Fremddateien enthalten.
Die Akten mit einem herkömmlichen Scanner zu digitalisieren, ist unmöglich. Die Geräte sind nicht für hohe Prozessleistungen ausgelegt. Der Aufwand ist für Sie oder mithilfe von wenigen Mitarbeitern nicht fachgerecht zu bewältigen. Des Weiteren mangelt es Firmen an ausreichend digitaler Sicherheit. Sie müssen gewährleisten, dass alle digitalisierten Datenakten vor dem Zugriff und Missbrauch durch Dritte effizient geschützt sind.
Papiere können Fremde aus den Räumen Ihres Betriebs entwenden. Verschlüsselte digitale Akten sehen nur autorisierte Personen. Sie erhalten weltweiten Zugriff auf alle einzeln gescannten Seiten und müssen keine Aktenberge auf Ihren Dienstreisen mitnehmen.
"Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden."
Wernher von Braun
Papierfrei in vier einfachen Schritten
Schritt 1
Sie fordern bequem per Web-Formular oder Telefon ein Angebot an. Wir nehmen mit Ihnen Kontakt auf und Sie erhalten unkompliziert ein unverbindliches Angebot.
Schritt 2
Wir holen Ihre Akten durch unseren Docubyte Transportdienst ab oder setzen für den Versand einen Kurierdienst ein. Möglich ist auch die Umleitung Ihrer Post an ein Docubyte Postfach.
Schritt 3
Wir scannen Ihre Dokumente und stellen alle Daten verschlüsselt auf unserem DataExchange-Server für Sie bereit. Alternativ übermitteln wir sie per Datenträger.
Schritt 4
Ihre Papierdokumente werden bei uns 4 Wochen lang kostenlos eingelagert, anschließend je nach Wunsch zurückgeliefert oder vernichtet.
Die Aktendigitalisierung im Detail
Mit der Akten-Digitalisierung erhalten Assets dank unserer Expertise einen zutreffenden und identifizierbaren Dokumententitel. Mit dem Scan eines herkömmlichen Scanners werden Dokumente in digitalen Ordnern nach der Scan-Nummer zugeordnet.
Wodurch die Identifizierung des Inhalts erschwert wird. Im Rahmen des Content-Managements, welches zu unseren Serviceleistungen gehört, erhalten alle Papiere digital die richtige Bezeichnung, damit Sie sie auf Anhieb zuordnen können.
Gerne nehmen wir Ihre Anregungen entgegen, wenn die Identifizierungsbezeichnungen bestimmte Kennzeichen enthalten müssen.
Welchen Nutzen haben Sie?
1
Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis
2
Effiziente Prozesse und ungehinderter Workflow
3
Produktive und zufriedene Mitarbeiter
4
Maximale Datensicherheit
5
Kundenfreundlichkeit und Imagegewinn
6
Aktiver Klimaschutz
Das sagen unsere Kunden
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
Häufig gestellte Fragen
Sie benötigen mehr Informationen?
Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.
Sie wünschen eine persönliche Beratung?
Wir stehen Ihnen zur Seite, wenn Sie den Schritt wagen möchten, Ihre Akten zu digitalisieren. Unser erfahrenes Team bietet Ihnen eine individuelle Beratung und beantwortet kompetent alle Ihre Fragen. Wir arbeiten mit aktuellen Technologien, die den Prozess der Akten-Digitalisierung effizient, zügig und qualitativ hochwertig gestalten.
Durch unsere breit gefächerten Produkte und Dienstleistungen bieten wir maßgeschneiderte Lösungen für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, Ihrer Verwaltung oder im Gesundheitsbereich. Nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf, um mehr über unsere vielfältigen Angebote zu erfahren.
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