Ordner digitalisieren
Professionelle Digitalisierung von Ordnern
Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Papierprozesse
in digitale Workflows zu verwandeln.
✔️ Schneller finden statt lange suchen
✔️ Geld sparen & Platz schaffen
✔️ Ortsunabhängig & Sicher
Was leistet Docubyte für Ihr Unternehmen?
Docubyte ist ein Scan-Dienstleister, der Ihnen das archivieren von Daten einfacher macht als jemals zuvor. Wo vormals kiloschwere Papierstapel und meterlange Dokumente notwendig waren, da stehen heute winzige Datenträger mit enormer Speicherkapazität. Aber das Beste am digitalisieren von Akten ist, die Indexierung im DMS und dass Ihre Daten damit maschinenlesbar werden. Wenn früher manuell Seite für Seite nach bestimmten Informationen durchforstet werden mussten, genügt heute eine einfache Suchanfrage. Ob Schlagwort- oder Kapitelsuche, die dringend benötigten Dokumente stehen innerhalb von Sekunden bereit und nicht mehr innerhalb von Stunden oder Tagen.
Um Ihre Akten zu digitalisieren, bringen oder schicken Sie alles zu unserem Standort oder nutzen Sie unseren komfortablen Abholservice, bei dem wir die Abholung Ihrer Dokumente und Belege übernehmen. Bitte beachten Sie, dass Digitalisieren und Dokumente scannen nicht bei Ihnen vor Ort stattfinden kann.
Alles, was Sie dazu benötigen, finden Sie bei uns – als kleine oder große Lösung. So, wie es zu Ihrem Unternehmen passt.
- Enterprise Content Management (ECM)
- Posteingang
- Rechnungseingang
- Gehaltsabrechnung
- Personalakten
- Krankmeldungen
- Signatur
Mit unseren Hightech- und Spezial-Scannern digitalisieren wir für Sie verlustfrei und – bei hochempfindlichen Vorlagen – äußerst schonend.
- Bücher und Zeitschriften
- Ordner, Dokumente und Akten
- Pläne und Zeichnungen
- Fotos
- Microfiche
Alle Ihre Daten werden bei uns richtig abgelegt, zugeordnet und sind für Sie weltweit rund um die Uhr abrufbar. Bequem und sicher in unserem Online-Archiv.
- Archivbestände ablegen
- Daten revisionssicher speichern und aufbewahren.
Alles, was Sie dazu benötigen, finden Sie bei uns – als kleine oder große Lösung. So, wie es zu Ihrem Unternehmen passt.
- Enterprise Content Management (ECM)
- Posteingang
- Rechnungseingang
- Gehaltsabrechnung
- Personalakten
- Krankmeldungen
- Signatur
Scanservice
Mit unseren Hightech- und Spezial-Scannern digitalisieren wir für Sie verlustfrei und – bei hochempfindlichen Vorlagen – äußerst schonend.
- Bücher und Zeitschriften
- Ordner, Dokumente und Akten
- Pläne und Zeichnungen
- Fotos
- Microfiche
Archivierung
Alle Ihre Daten werden bei uns richtig abgelegt, zugeordnet und sind für Sie weltweit rund um die Uhr abrufbar. Bequem und sicher in unserem Online-Archiv.
- Archivbestände ablegen
- Daten revisionssicher speichern und aufbewahren.
Um Informationen aus einem Blatt Papier zu entnehmen, braucht man nur lesen können. Wie leicht gerät ein Dokument so in die falschen Hände. Mit einer gesicherten Datei geschieht das nicht mehr so einfach. Es braucht einiges an Equipment und Wissen zum Überwinden von geschützten Bereichen, um Zugriff auf archivierte Daten zu bekommen. Das gibt den digitalisierten Informationen eine grundsätzlich höhere Datensicherheit, als sie bei den alten Hardcopys vorlag.
Ein Aktenordner mit einem Volumen von 900 cm³ und fünf Kilogramm Gewicht pro Aktenordner kann nur eine sehr begrenzte Menge an Informationen vorhalten. Das gleiche Volumen als moderner Datenträger kann das gesamte verfügbare Weltwissen gleich mehrfach abspeichern. Dazu braucht man sich z.B. nur einmal die neuesten Micro-SD-Karten ansehen: Die winzigen Datenträger sind bereits mit Speicherkapazitäten von über einem Terrabyte verfügbar.
Digitalisierte Daten sind maschinenlesbar und machen die Informationen damit wesentlich schneller verfügbar. Beim Scannen der Akten lassen wir eine OCR Texterkennung mitlaufen. Diese innovativen Programme können heute sogar handgeschriebene Akten scannen und ihr Wissen für spätere Bedarfe verfügbar machen.
Digitale Daten sind rechtskonform, legal und sicher. In den meisten Fällen können sie die traditionelle Hardcopy vollständig ersetzen. Das gilt vor allem für Akten, bei denen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. In der Vergangenheit wurden diese Kopien und Ausdrucke entsorgt. Durch das Akten Digitalisieren kann ein Unternehmen auch alte Informationen unbegrenzt lange vorhalten.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Höhere Datensicherheit
- geringer Platzbedarf
- maschinenlesbare Informationen
- schnelle Verfügbarkeit der Daten
- rechtskonform, legal und sicher
- Sichern von Altdaten
Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter: Scannen und Digitalisieren von Ordnern durch Docubyte
Docubyte macht aus ihrem blockierten Lagerraum wieder wertvolle Nutzfläche. Durch das innovative Akten scannen lassen, gewinnen Sie Platz, Zeit und Sicherheit.
Wir beraten Sie gerne über alles, was Sie zum Dokumente scannen lassen wissen müssen. Durch die Verwendung gesicherter Ordner bleiben Ihre Daten vor neugierigen Blicken und unerwünschtem Zugriff geschützt.
Die Ordner und Akten zu digitalisieren ist eine aufwendige Arbeit, für die einiges an Equipment und Know-How benötigt wird. Anstatt den Praktikanten tagelang die Bürokopierer blockieren zu lassen, kommen Sie lieber zu uns. Wir digitalisieren ihre Dokumente innerhalb kürzester Zeit und in gleichbleibender, exzellenter Qualität. Die optional verfügbare Texterkennung macht Ihre gescannten Dokumente maschinenlesbar. Dadurch ist beispielsweise eine Schlagwortsuche möglich.
Warum Docubyte?
Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.
Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit zu erleichtern, sie effizient und kostensparend werden zu lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern. Wir berechnen Ihnen gerne ein individuelles Angebot, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf und rufen Sie uns einfach an.
Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.
Holger Martens - Geschäftsführer
Vorgehensweise von Docubyte
Sie schicken uns Ihre Dokumente oder Sie nutzen unseren komfortablen und praktischen Abholservice. Wir übernehmen das Ordner und Dokumente Scannen zum Festpreis. Sie bekommen Ihre gescannten Dokumente zusammen mit den Datenträgern zum festgelegten Zeitpunkt zurück. Optional übernehmen wir auch die Entsorgung und Aktenvernichtung sowie das Hochladen Ihrer digitalisierten Akten in die Cloud. Selbstverständlich kommen hierzu nur zertifizierte Dienstleister in Frage, die mittels gesicherter Ordner Ihre Daten abspeichern.
Das Einscannen von Fotos und Dias ist kein Teil unserer Dienstleistung.
Aktenordner scannen vor Ort ist aus organisatorischen Gründen nicht möglich.
Selbstverständlich löschen wir Ihre Dateien nach Abschluss des Auftrags restlos von unseren Systemen.
"Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden."
Wernher von Braun
Papierfrei in vier einfachen Schritten
Schritt 1
Sie fordern bequem per Web-Formular oder Telefon ein Angebot an. Wir nehmen mit Ihnen Kontakt auf und Sie erhalten unkompliziert ein unverbindliches Angebot.
Schritt 2
Wir holen Ihre Akten durch unseren Docubyte Transportdienst ab oder setzen für den Versand einen Kurierdienst ein. Möglich ist auch die Umleitung Ihrer Post an ein Docubyte Postfach.
Schritt 3
Wir scannen Ihre Dokumente und stellen alle Daten verschlüsselt auf unserem DataExchange-Server für Sie bereit. Alternativ übermitteln wir sie per Datenträger.
Schritt 4
Ihre Papierdokumente werden bei uns 4 Wochen lang kostenlos eingelagert, anschließend je nach Wunsch zurückgeliefert oder vernichtet.
Verwandeln Sie Ihren Lagerraum in wertvollen Arbeitsplatz
Die digitale Transformation ist in vollem Gange und viele Unternehmen haben bereits die Vorteile erkannt, die sich aus der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ergeben. Ein entscheidender Schritt in Richtung papierloses Büro ist das scannen lassen der vorhandenen Dokumente und Akten.
Gerade in der heutigen Zeit, in der der Schutz von Informationen und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen eine zentrale Rolle spielen, ist das professionelle Scannen von Akten ein unverzichtbarer Schritt. Die Umstellung auf digitale Dokumente ermöglicht Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, Platz einzusparen und den Zugriff auf wichtige Informationen zu erleichtern.
Welchen Nutzen haben Sie?
1
Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis
2
Effiziente Prozesse und ungehinderter Workflow
3
Produktive und zufriedene Mitarbeiter
4
Maximale Datensicherheit
5
Kundenfreundlichkeit und Imagegewinn
6
Aktiver Klimaschutz
Das sagen unsere Kunden
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
Häufig gestellte Fragen
Was passiert mit den Aktenordnern?
Wenn unsere Arbeit abgeschlossen ist, bekommen Sie nach der Digitalisierung Ihre Akten und Unterlagen zurück. Auf Wunsch können wir sie auch über einen ausgewählten Dienstleister vernichten und entsorgen lassen. Darüber erhalten Sie einen Nachweis.
Wie werden Informationen beim Ordner Scannen maschinenlesbar?
Die Maschinenlesbarkeit von digitalisierten Daten ist einer der größten Vorteile. Mithilfe einer Texterkennungs-Software werden die eingescannten Inhalte mit jedem Textverarbeitungsprogramm verarbeitbar. Die Ausgabe erfolgt beim Ordner Archivieren grundsätzlich auf PDF. Bereits in diesem Format können Sie mit der Tastenkombination STRG+F Ihre Dokumente nach bestimmten Schlagworten durchsuchen.
Warum ist das Ordner digitalisieren lassen für Unternehmen wichtig?
Es bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter eine verbesserte Effizienz, da auf wichtige Dokumente und Daten schnell und einfach zugegriffen werden kann. Darüber hinaus ermöglicht es eine verbesserte Datensicherheit, besseren Datenschutz und eine Optimierung der internen Arbeitsabläufe. Außerdem kann das Platzangebot in Büroräumen und Archiven durch das Reduzieren von physischen Ordnern und Papierkram optimiert werden.
Welche Art von Dokumenten und Daten können von DOCUBYTE digitalisiert werden?
Als erfahrener Dienstleister digitalisieren wir Akten Ordner, einzelne Dokumente, unterschiedliche Dokumententypen und Belege, sowie große Aktenmengen für unsere Kunden. Dazu gehören unter anderem Verträge, Rechnungen, Personal- und Lohndokumente, Patientenunterlagen aus dem Gesundheitsbereich, Finanzberichte sowie verschiedene Arten von Geschäfts- und Verwaltungsdokumenten. Ganz gleich was Sie gescannt lassen möchten, wir können Ihnen helfen. Auch Daten und Dokumente in größeren Formate wie DIN A3 oder sogar bis hin zu DIN A0 können mit Hilfe unserer Hochleistungsscanner problemlos digitalisiert werden.
Ist der Digitalisierungsservice von DOCUBYTE für Unternehmen jeder Größe geeignet?
Ja, unser Digitalisierungsservice ist für Unternehmen aller Größen und Branchen geeignet. Ob es sich um ein kleines Start-up oder ein großes Unternehmen handelt, wir bieten maßgeschneiderte Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind. Unser Ziel ist es, den Arbeitsalltag unserer Kunden zu erleichtern, indem wir ihnen effiziente und sichere digitale Lösungen anbieten, die ihnen ermöglichen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
Sie benötigen mehr Informationen zum Scannen und Digitalisieren lassen von Dokumenten?
Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.
Sie wünschen eine persönliche Beratung?
Sie möchten eine persönliche Beratung für die Digitalisierung Ihrer Akten? Unser Expertenteam steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihnen individuelle Lösungen für Ihre Anforderungen anzubieten. Wir beantworten alle Ihre Fragen und arbeiten dabei mit modernsten Technologien, um den Digitalisierungsprozess effizient, schnell und von höchster Qualität für Ihr Unternehmen zu gestalten.
Unser umfangreiches Portfolio an digitalen Produkten und Dienstleistungen sowie unsere Erfahrung als reprografischer Fachbetrieb ermöglicht es uns, maßgeschneiderte Lösungen für jeden Kunden anzubieten. Zögern Sie nicht, rufen Sie uns gerne heute noch an, um mehr über unsere attraktiven Angebote und individuellen Beratungsmöglichkeiten zu erfahren.
oder