Weniger Papierkram, mehr Flexibilität und Sicherheit
Die herkömmliche Gehaltsabrechnung in Papierform frisst viel Zeit und Geld. Schließlich müssen die Verdienstbescheinigungen für sämtliche Mitarbeiter zuerst ausgedruckt und kuvertiert und anschließend verteilt oder gar postalisch versendet werden.
Stellen Sie sich vor, Sie könnten sich alle diese Schritte sparen und gleichzeitig die Flexibilität, Sicherheit und Umweltfreundlichkeit Ihres Unternehmens erhöhen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Reduktion der Kosten um bis zu 70 Prozent
- Kombinationsmöglichkeit mit allen gängigen Lohnsystemen (z.B. Datev)
- Schnell und unkomplizierte Umsetzung
- Maximale Sicherheit durch redundante Datensicherung, TLS-Verschlüsselung und 2-Faktor-Authentifizierung.
- DSGVO-konform & rechtssicher
- Ein echtes Plus an Service für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
- Umweltfreundlichkeit und Ressourcenschonung
Lohnabrechnung in einer App bereitstellen
Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihren Angestellten die Lohn- und Gehaltsabrechnungen digital zur Verfügung zu stellen. Zu diesem Zweck nutzen wir ePayslip, eine moderne Online-Plattform, die genau darauf ausgerichtet ist, lästigem Papierkram ein Ende zu setzen und eine unkomplizierte Abrufbarkeit der Bescheinigungen zu gewährleisten.
Wir helfen Ihnen aktiv, Gehaltsabrechnungen rasch in das digitale System zu integrieren, wo sie für Ihre Beschäftigen jederzeit einfach zugänglich sind - ganz nach individuellem Bedarf.
ePayslip - so funktioniert´s
Optimieren Sie Ihre internen Arbeitsabläufe mit elektronischer Gehaltsabrechnung. Mit ePayslip erhalten Sie eine moderne Online-Plattform, die Ihnen hilft, Ihren Beschäftigen digital die Lohnabrechnung zu stellen und so die Kosten um bis zu 70% im Vergleich zur papierbasierten Bearbeitung zu reduzieren.
Die Implementierung des Tools ist gering an Aufwand und kein Installieren von spezielle Software oder Investition in neue Hardware ist notwendig. Durch den überschaubaren zeitlichen Rahmen kann das System schnell einsatzbereit sein und finanziert sich beinahe von allein - schon ab dem ersten Monat Gewinn.
Warum Docubyte?
Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.
Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.
Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.
Holger Martens - Geschäftsführer
Vorteile der digitalen Lohnabrechnung
Wenn Sie auf eine elektronische Zustellung umsteigen, haben Sie mehr Ressourcen für Ihr Kerngeschäft und können sich demnach verstärkt um die Entwicklung neuer Produkte, die Verbesserung Ihrer Dienstleistungen sowie um Ihre Kunden kümmern.
Des Weiteren trägt sie zu noch mehr Zufriedenheit bei Ihren Angestellten bei. Diese können sich die benötigten Lohnbescheinigungen jederzeit ganz ohne Umwege einfach selbst aus ihrem digitalen Postfach laden.
Die elektronische Lohnabrechnung mittels ePayslip ist für jedes Unternehmen sehr einfach umzusetzen. Es bedarf weder einer speziellen Hardware noch besonderer Kenntnisse. Mit der Software hält sich der Aufwand in jeder Hinsicht in Grenzen.
Ein weiterer Vorteil ist die Umweltfreundlichkeit. Da Sie die Bescheinigungen nicht mehr ausdrucken und versenden müssen, sparen Sie Papier, Tinte und Abfall und reduzieren den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens.
Mit unserer Unterstützung gelingt Ihnen die Umstellung auf die digitale Lohnabrechnung schnell und mühelos. Kontaktieren Sie uns unverbindlich!
Sie benötigen mehr Informationen?
Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.
Digitale Lohnabrechnung im Überblick
Die digitale Lohnabrechnung ist ein vertrauenswürdiger Prozess, der mit Docubyte nahtlos umgesetzt werden kann. Sie bietet für Unternehmen und Verwaltungen eine einfachere und effizientere Methode zur Verwaltung ihrer Gehaltsabrechnungen. Docubyte stellt sicher, dass der Prozess gemäß der Gewerbeordnung (§ 108 GewO) erfolgt, die eine ordnungsgemäße Abrechnung und rechtzeitige Auszahlung der Gehälter vorschreibt. Darüber hinaus arbeiten wir DSGVO-konform, um sicherzustellen, dass die Sicherheit und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten gewährleistet sind. Wir ermöglichen die problemlose Einhaltung dieser Vorschriften und stellen gleichzeitig sicher, dass das Unternehmen den Übergang zu einer papierlosen Umgebung reibungslos vollzieht.
"Den Besten zu gefallen, ist kein geringes Lob"
Horaz
Häufige gstellte Fragen
Muss ich bei der Umstellung auf ePayslip das System ändern?
Nein, mit ePayslip müssen Sie nicht auf Ihr bestehendes Lohnabrechnungssystem wechseln. Vielmehr ermöglicht es Ihnen, das bestehende System an die geltenden Vorschriften und Trends zu adaptieren. Dadurch sparen Sie Kosten und erhalten die volle Kontrolle über Ihre ePayslips. Dieser Prozess ist schnell, einfach und wirksam.
Wie lange muss ich mich bei der Bestellung von ePayslip vertraglich binden?
Die Mindestvertragslaufzeit von ePayslip beträgt ein Jahr. Aufgrund des Kommunikationsaufwands bei der initialen Einrichtung lohnt sich eine geringere Laufzeit nicht.
Muss ich zusätzliche Software zur Bedienung der Plattform installieren?
Die Installation spezieller Software ist nicht nötig. Denn ePayslip kann sowohl von Administratoren als auch Endbenutzern über alle gängigen Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari) bedient werden. Außerdem ist die Nutzung auch mit Android und Apple Smartphones oder entsprechenden Tablets möglich.
Wie kann ich neue Benutzer in der Datenbank anlegen?
Neue Benutzer legen Sie einfach über einen entsprechenden Administratorzugang an. Die Bedienoberfläche ist sehr benutzerfreundlich und über eine verschlüsselte Browserverbindung erreichbar, sodass diese Arbeit auch intern Ihrer Personalabteilung erledigt werden kann. Sie können allerdings auch entscheiden, dass diese Aufgabe alternativ als Dienstleistung durch Docubyte erbracht werden soll.
Wie gelangen die digitalen Lohnabrechnungen in das ePayslip-System?
Sie können die Auszüge als PDF-Dateien einfach per Upload in das digitale ePayslip-System integrieren lassen. Alternativ übernehmen wir diese Aufgabe für Sie.
Wenn Sie unsicher sind beziehungsweise die Bescheinigungen noch nicht als einzelne PDF-Dateien vorliegen, können wir die nötigen Vorbereitungen für Sie erledigen. Wir haben auch die Möglichkeit, mittels einer speziellen Multi-Upload-Software einen verschlüsselten Massenimport einzurichten, der sämtliche Abrechnungen verarbeitet und automatisch zustellt.
Wie funktioniert die Datenübertragung?
Die Benutzer-Authentifizierung an der Plattform erfolgt via Browser mit Benutzername und Passwort. Bei starken Passwörtern (mindestens 8 Zeichen mit Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen) ist es sehr unwahrscheinlich, dass diese Daten geknackt werden können – denn auch die Zugangsdaten werden bereits mit einer 256bit SSL-Verschlüsselung übertragen. Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist es möglich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einzurichten. Dabei wird neben Benutzer und Passwort auch eine PIN abgefragt, die z.B. per SMS oder E-Mail versendet wird. Auch spezifische IP-Sperren bzw. -Freigaben sind möglich, um nicht autorisierten Zugriff auszuschließen.
Sind die Lohnabrechnungen im ePayslip-System wirklich sicher verwahrt?
Die Software ePayslip ist nach ISO 9001 zertifiziert und garantiert damit höchste Sicherheit und Qualität. Alle hochgeladenen Lohnabrechnungen werden im ePayslip-System grundsätzlich redundant gespeichert und außerdem auf einem separaten Backup-Server gesichert. Dadurch hätten Sie auch dann Zugriff auf alle Bescheinigungen, wenn das gesamte Rechenzentrum einmal komplett ausfallen würde. Bei Störungen erfolgt die Umschaltung automatisch, sodass für die Endbenutzer keine Unannehmlichkeiten entstehen.
Wie kommen die Arbeitnehmer an ihre persönlichen ePayslip-Passwörter?
Der Versand der Passwörter verläuft vollautomatisch und wird an die hinterlegten E-Mail-Adressen gesendet. Nach der erstmaligen Anmeldung bei ePayslip kann jeder User sein Passwort ändern.
Wie werden die Mitarbeiter über eine neue Lohnabrechnung in der App informiert?
Sie können bei Bedarf automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, um Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer über neu eingegangene Abrechnungen im Postfach des ePayslip-Systems zu informieren. Dies ist jedoch normalerweise nur dann wirklich sinnvoll, wenn Sie keine festen Abrechnungszeitpunkte einhalten. Ansonsten können sich alle Nutzer jederzeit im Portal anmelden und die eingegangenen Dokumente einsehen.
Wie kann man Angestellte von ePayslip überzeugen, die ihre Lohnabrechnung in Papierform brauchen?
Sofern Beschäftigte nichts ändern und ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Papier haben wollen, gibt es verschiedene Lösungen:
- Er bekommt keinen Zugang zu ePayslip, sondern weiterhin wird einen Ausdruck per Brief zugestellt.
- Er erhält einen Zugang zu ePayslip und kann alle Dokumente jederzeit selbst drucken.
- Er erhält einen Zugang und kann anschließend alle Dateien direkt aus ePayslip heraus per E-Mail an seinen Steuerberater weiterleiten.
Können wir unser Corporate Design in ePayslip einbringen?
Ja, es ist möglich, Ihr Corporate Design in ePayslip einzubringen. Wir bieten hochwertige Branding-Möglichkeiten, mit denen Sie Ihr Corporate Design schnell und einfach auf der Plattform umsetzen können.
Kann man in ePayslip nur Lohnabrechnungen digital archivieren?
ePayslip ist nicht auf digitale Gehaltsdokumente beschränkt. Mit der Freischaltung weiterer Funktionen kann die Plattform beispielsweise als digitale Personalakte genutzt werden. Nahezu alle Dateiformate, einschließlich PDF-Dateien, Word- und Excel-Dateien, JPEGs, TIFF-Dateien oder Dokumentenscans können digital archiviert werden. Um diese Vielzahl von Dokumenten im Auge zu behalten, bietet die Plattform eine Volltextsuche sowie eine Indexierung der Dokumente mit Hilfe einer integrierten Erfassungsmaske an.
Mit welcher Performance ist bei der ePayslip-Plattform zu rechnen?
Die Rechenzentren von ePayslip sind allesamt an Internet Backbones angebunden. Dadurch ist – bei entsprechender Download-Geschwindigkeit des Clients – eine maximale Leistungsfähigkeit gegeben. Denn die Systeme sind so dimensioniert, dass zahlreiche gleichzeitige Zugriffe problemlos möglich sind und auch sehr große Datenmengen zügig verarbeitet werden.
Sind bei ePayslip die Daten revisionssicher abgelegt?
Bei ePayslip sind alle Dokumente revisionssicher archiviert, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt werden. Steuerrelevante Unterlagen in diesem System entsprechen den Grundsätzen der GoDB (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die seit 01.01.2015 gelten.
Was geschieht nach Vertragsende?
Es ist jederzeit möglich, die in ePayslip archivierten Dokumente auf Ihren Servern zu speichern. Die erfassten Indexwerte für jedes einzelne Dokument können in strukturierter Form exportiert werden. Dadurch ist der Wechsel auf alternative Systeme oder unternehmensinterne Lösungen problemlos möglich.
Gibt es gesetzliche Vorschriften für die Lohnabrechnung?
Ja, es gibt gesetzliche Vorschriften. Derzeit sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die Grundlage für die ordnungsmäßige Buchführung in Deutschland. Diese Regelung trat am 1. Januar 2015 in Kraft und ist für Steuerpflichtige verbindlich geltend gemacht worden.
Wie läuft bei Umstellung auf eine digitale Abrechnung die Kommunikation mit externen Stelen?
Auch für die Kommunikation und den Datenaustausch mit externen Stellen, wie etwa Krankenkasse, gesetzliche Rentenversicherung oder Arbeitslosenversicherung muss kein zusätzlicher Aufwand betrieben werden. Im Gegenteil: Die Situation ist so, dass auch hier eine Umstellung auf die elektronische Gehaltsdokumente technisch verhältnismäßig unkompliziert ist. Denn sämtliche Abrechnungsprozesse und Meldeverfahren der monatlichen Entgeltabrechnung, etwa mit den Sozialkassen, sind schon digitalisiert.
Welchen Nutzen haben Unternehmen und Mitarbeiter von elektronischen Lohnabrechnungen?
Unternehmen und Mitarbeiter können viele Vorteile erwarten. Zunächst ist sie deutlich effizienter als herkömmliche Papierformulare, da jede Abrechnungsinformation automatisch direkt verarbeitet und aufbereitet wird. Dies spart dem Unternehmen Zeit und Geld, da es keine manuellen Eingaben mehr benötigt. Darüber hinaus ist eine elektronische Lohnabrechnung fehlerfrei und bietet noch mehr Sicherheit bei der Verarbeitung sensibler Daten. Angestellte profitieren davon, dass sie die Dokumente jederzeit online einsehen können, was die Transparenz erhöht.
"Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden."
Wernher von Braun
Das sagen unsere Kunden
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
Sie wünschen eine persönliche Beratung?
Docubyte bietet Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Unser erfahrenes Expertenteam unterstützt Sie mit individueller Beratung, die auf Ihre speziellen Anforderungen zugeschnitten ist. Wenn Sie sich also für die Erstellung von digitalen Prozessen und Lösungen in diesem Bereich interessieren, zögern Sie nicht uns noch heute zu kontaktieren!
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