Digitale Lohnabrechnung mit E-Payslip

Nein, mit ePayslip müssen Sie nicht auf Ihr bestehendes Lohnabrechnungssystem wechseln. Vielmehr ermöglicht es Ihnen, das bestehende System an die geltenden Vorschriften und Trends zu adaptieren. Dadurch sparen Sie Kosten und erhalten die volle Kontrolle über Ihre ePayslips. Dieser Prozess ist schnell, einfach und wirksam.

Die Mindestvertragslaufzeit von ePayslip beträgt ein Jahr. Aufgrund des Kommunikationsaufwands bei der initialen Einrichtung lohnt sich eine geringere Laufzeit nicht.

Die Installation spezieller Software ist nicht nötig. Denn ePayslip kann sowohl von Administratoren als auch Endbenutzern über alle gängigen Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari) bedient werden. Außerdem ist die Nutzung auch mit Android und Apple Smartphones oder entsprechenden Tablets möglich.

Neue Benutzer legen Sie einfach über einen entsprechenden Administratorzugang an. Die Bedienoberfläche ist sehr benutzerfreundlich und über eine verschlüsselte Browserverbindung erreichbar, sodass diese Arbeit auch intern Ihrer Personalabteilung erledigt werden kann. Sie können allerdings auch entscheiden, dass diese Aufgabe alternativ als Dienstleistung durch Docubyte erbracht werden soll.

Sie können die Auszüge als PDF-Dateien einfach per Upload in das digitale ePayslip-System integrieren lassen. Alternativ übernehmen wir diese Aufgabe für Sie.

Wenn Sie unsicher sind beziehungsweise die Bescheinigungen noch nicht als einzelne PDF-Dateien vorliegen, können wir die nötigen Vorbereitungen für Sie erledigen. Wir haben auch die Möglichkeit, mittels einer speziellen Multi-Upload-Software einen verschlüsselten Massenimport einzurichten, der sämtliche Abrechnungen verarbeitet und automatisch zustellt.

Die Benutzer-Authentifizierung an der Plattform erfolgt via Browser mit Benutzername und Passwort. Bei starken Passwörtern (mindestens 8 Zeichen mit Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen) ist es sehr unwahrscheinlich, dass diese Daten geknackt werden können – denn auch die Zugangsdaten werden bereits mit einer 256bit SSL-Verschlüsselung übertragen. Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist es möglich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einzurichten. Dabei wird neben Benutzer und Passwort auch eine PIN abgefragt, die z.B. per SMS oder E-Mail versendet wird. Auch spezifische IP-Sperren bzw. -Freigaben sind möglich, um nicht autorisierten Zugriff auszuschließen.

Die Software ePayslip ist nach ISO 9001 zertifiziert und garantiert damit höchste Sicherheit und Qualität. Alle hochgeladenen Lohnabrechnungen werden im ePayslip-System grundsätzlich redundant gespeichert und außerdem auf einem separaten Backup-Server gesichert. Dadurch hätten Sie auch dann Zugriff auf alle Bescheinigungen, wenn das gesamte Rechenzentrum einmal komplett ausfallen würde. Bei Störungen erfolgt die Umschaltung automatisch, sodass für die Endbenutzer keine Unannehmlichkeiten entstehen.

Der Versand der Passwörter verläuft vollautomatisch und wird an die hinterlegten E-Mail-Adressen gesendet. Nach der erstmaligen Anmeldung bei ePayslip kann jeder User sein Passwort ändern.

Sie können bei Bedarf automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, um Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer über neu eingegangene Abrechnungen im Postfach des ePayslip-Systems zu informieren. Dies ist jedoch normalerweise nur dann wirklich sinnvoll, wenn Sie keine festen Abrechnungszeitpunkte einhalten. Ansonsten können sich alle Nutzer jederzeit im Portal anmelden und die eingegangenen Dokumente einsehen.

Sofern Beschäftigte nichts ändern und ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Papier haben wollen, gibt es verschiedene Lösungen:

• Er bekommt keinen Zugang zu ePayslip, sondern weiterhin wird einen Ausdruck per Brief zugestellt.
• Er erhält einen Zugang zu ePayslip und kann alle Dokumente jederzeit selbst drucken.
• Er erhält einen Zugang und kann anschließend alle Dateien direkt aus ePayslip heraus per E-Mail an seinen Steuerberater weiterleiten.

Ja, es ist möglich, Ihr Corporate Design in ePayslip einzubringen. Wir bieten hochwertige Branding-Möglichkeiten, mit denen Sie Ihr Corporate Design schnell und einfach auf der Plattform umsetzen können.

ePayslip ist nicht auf digitale Gehaltsdokumente beschränkt. Mit der Freischaltung weiterer Funktionen kann die Plattform beispielsweise als digitale Personalakte genutzt werden. Nahezu alle Dateiformate, einschließlich PDF-Dateien, Word- und Excel-Dateien, JPEGs, TIFF-Dateien oder Dokumentenscans können digital archiviert werden. Um diese Vielzahl von Dokumenten im Auge zu behalten, bietet die Plattform eine Volltextsuche sowie eine Indexierung der Dokumente mit Hilfe einer integrierten Erfassungsmaske an.

Die Rechenzentren von ePayslip sind allesamt an Internet Backbones angebunden. Dadurch ist – bei entsprechender Download-Geschwindigkeit des Clients – eine maximale Leistungsfähigkeit gegeben. Denn die Systeme sind so dimensioniert, dass zahlreiche gleichzeitige Zugriffe problemlos möglich sind und auch sehr große Datenmengen zügig verarbeitet werden.

Bei ePayslip sind alle Dokumente revisionssicher archiviert, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt werden. Steuerrelevante Unterlagen in diesem System entsprechen den Grundsätzen der GoDB (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die seit 01.01.2015 gelten.

Es ist jederzeit möglich, die in ePayslip archivierten Dokumente auf Ihren Servern zu speichern. Die erfassten Indexwerte für jedes einzelne Dokument können in strukturierter Form exportiert werden. Dadurch ist der Wechsel auf alternative Systeme oder unternehmensinterne Lösungen problemlos möglich.

Ja, es gibt gesetzliche Vorschriften. Derzeit sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die Grundlage für die ordnungsmäßige Buchführung in Deutschland. Diese Regelung trat am 1. Januar 2015 in Kraft und ist für Steuerpflichtige verbindlich geltend gemacht worden.

Auch für die Kommunikation und den Datenaustausch mit externen Stellen, wie etwa Krankenkasse, gesetzliche Rentenversicherung oder Arbeitslosenversicherung muss kein zusätzlicher Aufwand betrieben werden. Im Gegenteil: Die Situation ist so, dass auch hier eine Umstellung auf die elektronische Gehaltsdokumente technisch verhältnismäßig unkompliziert ist. Denn sämtliche Abrechnungsprozesse und Meldeverfahren der monatlichen Entgeltabrechnung, etwa mit den Sozialkassen, sind schon digitalisiert.

Unternehmen und Mitarbeiter können viele Vorteile erwarten. Zunächst ist sie deutlich effizienter als herkömmliche Papierformulare, da jede Abrechnungsinformation automatisch direkt verarbeitet und aufbereitet wird. Dies spart dem Unternehmen Zeit und Geld, da es keine manuellen Eingaben mehr benötigt. Darüber hinaus ist eine elektronische Lohnabrechnung fehlerfrei und bietet noch mehr Sicherheit bei der Verarbeitung sensibler Daten. Angestellte profitieren davon, dass sie die Dokumente jederzeit online einsehen können, was die Transparenz erhöht.