Digitale Lohnabrechnung mit ePayslip
Mit der digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung bis zu 70% Kosten sparen
Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Papierprozesse
in digitale Workflows zu verwandeln.
✔️ Sicher für alle
✔️ Komfortabel für alle
✔️ Sehr schnell eingerichtet
Flexibilität in der Gehaltsabwicklung durch den Einsatz digitaler Lösungen
Die Abrechnung von Löhnen und Gehältern kann für Unternehmen zeitaufwendig und kostspielig sein, insbesondere wenn die Bereitstellung der Lohnabrechnung in Papierform erfolgt. Dabei müssen Lohnabrechnungen erstellt, ausgedruckt, kuvertiert und für die Zustellung per Post verteilt werden.
Diese Prozesse können jedoch durch den Einsatz digitaler Lösungen, wie dem Tool ePayslip, vereinfacht und kosteneffizienter gestaltet werden. Zudem bringt die digitale Abwicklung Vorteile hinsichtlich Flexibilität, Sicherheit und Umweltfreundlichkeit mit sich. Unternehmen können die Zustellung per digitalen Weg vornehmen, was zusätzliches Potenzial zur Kosteneinsparung bietet.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Reduktion der Kosten um bis zu 70 Prozent
- Kombinationsmöglichkeit mit allen gängigen Lohnsystemen (z.B. Datev)
- Schnell und unkomplizierte Umsetzung
- Maximale Sicherheit durch redundante Datensicherung, TLS-Verschlüsselung und 2-Faktor-Authentifizierung.
- DSGVO-konform & rechtssicher
- Ein echtes Plus an Service für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
- Umweltfreundlichkeit und Ressourcenschonung
Gehaltsabrechnung digital erleben mit ePayslip: Papierlose Zukunft beginnt jetzt
Die Einführung der digitalen Gehaltsabrechnung durch ePayslip stellt einen entscheidenden Fortschritt gegenüber der Gehaltsabrechnung in Papierform oder der Lohnabrechnung in Textform dar. Dieses moderne Online-Tool ermöglicht es Firmen, ihre internen Prozesse zu optimieren und ihren Mitarbeitern Gehalts- und Lohnabrechnungen auf kostengünstige Weise ganz einfach digital zur Verfügung zu stellen. Dies führt nicht nur zu erheblichen Einsparungen bei den administrativen Ausgaben - es wird sogar eine Reduzierung um bis zu 70% im Vergleich zur papierbasierten Bearbeitung berichtet.
Ein signifikanter Vorteil der Nutzung ist auch die ersparte Mühe und Kosten im Bezug auf die Implementierung, denn die Einführung des digitalen Tools erfordert keine Installation spezieller Software oder das Bedürfnis, in neue Hardware zu investieren. Das bietet Unternehmen zusätzlichen Anreiz, das System zu übernehmen, da es sich ab dem ersten Monat praktisch selbst finanziert. Aufgrund des überschaubaren zeitlichen Rahmen der Umstellung und der unkomplizierten Abrufbarkeit bietet ePayslip den Arbeitnehmern die Flexibilität und Komfort, auf ihre Dokumente jederzeit einfach zugänglich zu machen.
Abschließend bietet diese Technologie der digitalen Gehaltsabrechnung die Möglichkeit, dem lästigen Papierkram ein Ende zu setzen und stellt einen erheblichen Fortschritt in der Modernisierung und Optimierung interner Arbeitsabläufe dar. Kein Wunder also, dass viele Unternehmen diesen effizienten Weg wählen, um ihre Dokumente zu verwalten.
Ausgesprochene Benutzerfreundlichkeit
Die Bedienoberfläche von ePayslip zeichnet sich durch ihre ausgeprägte Benutzerfreundlichkeit aus, die ein beeindruckendes Benutzererlebnis bietet. Es erfordert lediglich eine sichere Browserverbindung, um auf die Plattform zuzugreifen, was ein hohes Maß an Datenschutz und Sicherheit gewährleistet. Dies erleichtert nicht nur den Zugriff auf die Plattform, sondern vereinfacht auch die Integration neuer Nutzer in das System. Als Administrator können Sie einfach Zugänge für Ihre Mitarbeiter erstellen oder alternativ die Dienstleistungen von Docubyte in Anspruch nehmen.
Darüber hinaus bietet die Software eine einfache und bequeme Lösung für die Digitalisierung von HR-Dokumenten. Unabhängig davon, ob die Informationen bereits digital vorliegen oder ob sie erst digitalisiert werden müssen, ePayslip erleichtert die elektronische Zustellung und Archivierung aller wichtigen Dokumente. Die Software ist nicht nur über ein Online-Portal zugänglich, sondern ist auch als App für Smartphones und Tablets verfügbar.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die hohe Sicherheitsstufe, die die Plattform anbietet. Alle Daten bei der elektronischen Übertragung sind SSL-verschlüsselt. Darüber hinaus besteht die Option, eine zusätzliche Sicherheitsstufe durch die Einrichtung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung zu implementieren.
Das digitale Verwalten von bedeutsamen Dokumenten, ermöglicht es den Arbeitnehmern, jederzeit und überall Zugriff auf ihre Lohnsteuerbescheinigungen zu haben. Dies erhöht nicht nur die Zufriedenheit beim Arbeitnehmer, sondern trägt auch zur Effizienz und zum Erfolg des Unternehmens bei. Schließlich ist es in der modernen, digitalen Welt von heute unerlässlich, dass wichtige Dokumente zu jeder Zeit sicher und problemlos abrufbar sind.
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Warum Docubyte?
Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.
Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.
Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.
Holger Martens - Geschäftsführer
Vorteile der digitalen Lohnabrechnung
Die digitale Lohnabrechnung bietet eine ganze Reihe von Vorteilen, die insbesondere für Unternehmen und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter relevant sind. Durch die elektronischen Gehaltsabrechnungen können bis zu 70 Prozent der Kosten gespart werden, die bei einer herkömmlichen Lohnabrechnung anfallen würden. Dazu gehören beispielweise die Kosten für Druck und die anschließende Zustellung der Bescheinigungen. Für das umständliche manuelle Drucken, Kuvertieren und Versenden der Gehaltsbescheinigungen in Textform fallen pro Angestellter und Monat bis zu 1,50 Euro (u.a. für das Porto) an. Die digitale Zustellung reduziert nicht nur die Kosten, sondern sorgt zudem für eine enorme Zeitersparnis.
Eine weitere Besonderheit der elektronischen Gehaltsabrechnung besteht darin, dass sie sich problemlos mit allen bekannten Lohnsystemen kombinieren lässt. So kann beispielsweise das weit verbreitete System Datev in Kombination mit der Software ePayslip genutzt werden. Damit werden Gehalts- und Lohnabrechnungen ganz einfach digital umgesetzt, was sich positiv auf die Effizienz in der Personalabteilung auswirkt.
In Sachen Sicherheit und Datenschutz hat die digitale Gehaltsabrechnung ebenfalls einiges zu bieten. Mit redundanter Datensicherung und TLS-Verschlüsselung wird gewährleistet, dass die personenbezogenen Daten optimal geschützt sind. Zudem kommt die 2-Faktor-Authentifizierung zum Einsatz, welche die Identität des Nutzers überprüft, bevor er auf seine Daten zugreifen kann. Docubyte stellt sicher, dass der Prozess gemäß der Gewerbeordnung (§ 108 GewO) erfolgt, die eine ordnungsgemäße Abrechnung und rechtzeitige Auszahlung der Gehälter vorschreibt. Die digitale Zustellung erfolgt verschlüsselt und DSGVO-konform.
Der Komfortaspekt sollte bei der Betrachtung der Vorteile der digitalen Lohnabrechnung ebenfalls nicht zu kurz kommen. ePayslip macht es Ihnen äußerst leicht, die HR-Dokumente oder mit einem Programm zu digitalisieren. Das Tool können Sie nämlich jederzeit per App oder Web abrufen. Da alle Daten, anhand von eindeutigen Erkennungsmerkmalen, verschlüsselt transferiert werden, gewährleistet die Software ein hohes Maß an Sicherheit. Dies bedeutet, dass sie nicht länger auf den postalischen Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen angewiesen sind, sondern ihre Dokumente immer und überall zur Hand haben.
Schließlich ist die digitale Zustellung auch aus Umwelt- und Ressourcenschonungsgründen von großer Bedeutung. Durch den Verzicht auf Papier und Tinte wird nicht nur Abfall vermieden, sondern auch der CO2-Fußabdruck des Unternehmens verkleinert. Das Bewusstsein für nachhaltiges Handeln nimmt stetig zu, weshalb die Umstellung auf die digitale Gehaltsabrechnung einen positiven Beitrag zur Unternehmensimage leisten kann.
Zusammengefasst überzeugt die elektronische Lohnabrechnung durch eine einfache Handhabung, hohe Sicherheitsstandards, ein Plus an Komfort für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und einen Beitrag zum Umweltschutz.
Sie benötigen mehr Informationen?
Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.
Häufige gstellte Fragen
Muss ich bei der Umstellung auf ePayslip das System ändern?
Nein, Sie müssen nicht Ihr bestehendes Lohnabrechnungssystem wechseln. Vielmehr ermöglicht es Ihnen, das bestehende System an die geltenden Vorschriften und Trends zu adaptieren. Dadurch sparen Sie Kosten und erhalten die volle Kontrolle über Ihre ePayslips. Dieser Prozess ist schnell, einfach und wirksam.
Wie lange muss ich mich bei der Bestellung vertraglich binden?
Die Mindestvertragslaufzeit beträgt ein Jahr. Aufgrund des Kommunikationsaufwands bei der initialen Einrichtung lohnt sich eine geringere Laufzeit nicht.
Muss ich zusätzliche Software zur Bedienung der Plattform installieren?
Die Installation spezieller Software ist nicht nötig. Denn ePayslip kann sowohl von Administratoren als auch Endbenutzern über alle gängigen Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari) bedient werden. Außerdem ist die Nutzung auch mit Android und Apple Smartphones oder entsprechenden Tablets möglich.
Wie kann ich neue Benutzer in der Datenbank anlegen?
Neue Benutzer legen Sie einfach über einen entsprechenden Administratorzugang an. Die Bedienoberfläche ist sehr benutzerfreundlich und über eine gesicherte Browserverbindung erreichbar, sodass diese Arbeit auch intern Ihrer Personalabteilung erledigt werden kann. Sie können allerdings auch entscheiden, dass diese Aufgabe alternativ als Dienstleistung durch Docubyte erbracht werden soll.
Wie gelangen die digitale Gehaltsabrechnungen in das ePayslip-System?
Sie können die Gehaltsabrechnungen digital in unser System integrieren, indem Sie die Auszüge als PDF-Dateien hochladen. Alternativ übernehmen wir diese Aufgabe für Sie. Wenn Sie unsicher sind beziehungsweise die Bescheinigungen noch nicht als einzelne PDF-Dateien vorliegen, können wir die nötigen Vorbereitungen für Sie erledigen. Wir haben auch die Möglichkeit, mittels einer speziellen Multi-Upload-Software einen verschlüsselten Massenimport einzurichten, der sämtliche Abrechnungen verarbeitet und automatisch zustellt.
Wie funktioniert die Datenübertragung?
Die Benutzer-Authentifizierung an der Plattform erfolgt via Browser mit Benutzername und Passwort. Bei starken Passwörtern (mindestens 8 Zeichen mit Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen) ist es sehr unwahrscheinlich, dass diese Daten geknackt werden können – denn auch die Zugangsdaten werden bereits mit einer 256bit SSL-Verschlüsselung übertragen. Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist es möglich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einzurichten. Dabei wird neben Benutzer und Passwort auch eine PIN abgefragt, die z.B. per SMS oder E-Mail versendet wird. Auch spezifische IP-Sperren bzw. -Freigaben sind möglich, um nicht autorisierten Zugriff auszuschließen.
Sind digitale Lohnabrechnungen bei ePayslip wirklich sicher verwahrt?
Die Software ist nach ISO 9001 zertifiziert und garantiert damit höchste Sicherheit und Qualität. Alle hochgeladenen Dateien werden grundsätzlich redundant gespeichert und außerdem auf einem separaten Backup-Server gesichert. Dadurch hätten Sie auch dann Zugriff auf alle Bescheinigungen, wenn das gesamte Rechenzentrum einmal komplett ausfallen würde. Bei Störungen erfolgt die Umschaltung automatisch, sodass für die Endbenutzer keine Unannehmlichkeiten entstehen.
Wie kommen die Arbeitnehmer an ihre persönlichen ePayslip-Passwörter?
Der Versand der Passwörter verläuft vollautomatisch und wird an die hinterlegten E-Mail-Adressen gesendet. Nach der erstmaligen Anmeldung kann jeder User sein Passwort ändern.
Wie werden die Mitarbeiter über eine neue Gehaltsabrechnung in der App informiert?
Sie können bei Bedarf automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, um Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer über neu eingegangene Abrechnungen im Postfach des ePayslip-Systems zu informieren. Dies ist jedoch normalerweise nur dann wirklich sinnvoll, wenn Sie keine festen Abrechnungszeitpunkte einhalten. Ansonsten können sich alle Nutzer jederzeit im Portal anmelden und die eingegangenen Dokumente einsehen.
Wie kann man Angestellte von ePayslip überzeugen, die ihre Lohnabrechnung in Papierform brauchen?
Sofern Beschäftigte nichts ändern und ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Papier haben wollen, gibt es verschiedene Lösungen:
- Er bekommt keinen Zugang zum Tool, sondern weiterhin wird einen Ausdruck per Brief zugestellt.
- Er erhält einen Zugang und kann alle Dokumente jederzeit selbst drucken.
- Er erhält einen Zugang und kann anschließend alle Dateien direkt aus der Software heraus per E-Mail an seinen Steuerberater weiterleiten.
Können wir unser Corporate Design einbringen?
Ja, es ist möglich, Ihr Corporate Design einzubringen. Wir bieten hochwertige Branding-Möglichkeiten, mit denen Sie Ihr Corporate Design schnell und einfach auf der Plattform umsetzen können.
Kann man in ePayslip nur Lohnabrechnungen digital archivieren?
ePayslip ist nicht auf digitale Gehaltsdokumente beschränkt. Mit der Freischaltung weiterer Funktionen kann die Plattform beispielsweise als digitale Personalakte genutzt werden. Nahezu alle Dateiformate, einschließlich PDF-Dateien, Word- und Excel-Dateien, JPEGs, TIFF-Dateien oder Dokumentenscans können digital archiviert werden. Um diese Vielzahl von Dokumenten im Auge zu behalten, bietet die Plattform eine Volltextsuche sowie eine Indexierung der Dokumente mit Hilfe einer integrierten Erfassungsmaske an.
Mit welcher Performance ist bei der ePayslip-Plattform zu rechnen?
Die Rechenzentren sind allesamt an Internet Backbones angebunden. Dadurch ist – bei entsprechender Download-Geschwindigkeit des Clients – eine maximale Leistungsfähigkeit gegeben. Denn die Systeme sind so dimensioniert, dass zahlreiche gleichzeitige Zugriffe problemlos möglich sind und auch sehr große Datenmengen zügig verarbeitet werden.
Sind die Daten revisionssicher abgelegt?
Bei der Anwendung sind alle Dokumente revisionssicher archiviert, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt werden. Steuerrelevante Unterlagen in diesem System entsprechen den Grundsätzen der GoDB (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die seit 01.01.2015 gelten.
Was geschieht nach Vertragsende?
Es ist jederzeit möglich, die in ePayslip archivierten Dokumente auf Ihren Servern zu speichern. Die erfassten Indexwerte für jedes einzelne Dokument können in strukturierter Form exportiert werden. Dadurch ist der Wechsel auf alternative Systeme oder unternehmensinterne Lösungen problemlos möglich.
Gibt es gesetzliche Vorschriften für die Lohnabrechnung?
Ja, es gibt gesetzliche Vorschriften. Derzeit sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die Grundlage für die ordnungsmäßige Buchführung in Deutschland. Diese Regelung trat am 1. Januar 2015 in Kraft und ist für Steuerpflichtige verbindlich geltend gemacht worden.
Wie läuft bei Umstellung die Kommunikation mit externen Stellen?
Auch für die Kommunikation und den Datenaustausch mit externen Stellen, wie etwa Krankenkasse, gesetzliche Rentenversicherung oder Arbeitslosenversicherung muss kein zusätzlicher Aufwand betrieben werden. Im Gegenteil: Die Situation ist so, dass auch hier eine Umstellung auf die elektronische Gehaltsdokumente technisch verhältnismäßig unkompliziert ist. Denn sämtliche Abrechnungsprozesse und Meldeverfahren der monatlichen Entgeltabrechnung, etwa mit den Sozialkassen, sind schon digitalisiert.
Welchen Nutzen haben Unternehmen und Arbeitnehmer?
Unternehmen und Mitarbeiter können viele Vorteile erwarten. Zunächst ist sie deutlich effizienter als herkömmliche Papierformulare, da jede Abrechnungsinformation automatisch direkt verarbeitet und aufbereitet wird. Dies spart dem Unternehmen Zeit und Geld, da es keine manuellen Eingaben mehr benötigt. Darüber hinaus ist eine elektronische Lohnabrechnung fehlerfrei und bietet noch mehr Sicherheit bei der Verarbeitung sensibler Daten. Angestellte profitieren davon, dass sie die Dokumente jederzeit online einsehen können, was die Transparenz erhöht.
"Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden."
Wernher von Braun
Variable Lösungen für Ihr digitales Unternehmen
Alle Digitalisierungslösungen von DOCUBYTE sind modular aufgebaut. Das heißt, alle Lösungen lassen sich variabel miteinander kombinieren. Ganz so, wie Sie es brauchen und wünschen.
Das sagen unsere Kunden
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
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