Digitaler Rechnungseingang

Digitale Gehaltsabrechnung

Schnelle und effiziente Verarbeitung von Rechnungen

Eingangsrechnungen manuell zu erfassen und zu bearbeiten, ist sehr zeitintensiv und fehleranfällig. Erheblich effizienter und kostengünstiger geht das mit unserem digitalen Rechnungseingang. Alle eingehenden Rechnungen werden gescannt und die Rechnungsdaten maschinenlesbar gemacht. Dadurch können Ihre Belege automatisiert erkannt, Personen(kreisen), Projekten etc. zugeordnet und sogar maschinell gebucht werden. Die Verarbeitungsgeschwindigkeit steigt und die Belastung der Mitarbeiter in der Buchhaltung sinkt.

Elektronische Rechnungen finden – immer und überall

Durch den digitalen Rechnungseingang in Verbindung mit CRM- / ECM-Systemen haben alle beteiligten Mitarbeiter von überall aus Zugriff auf die Dokumente. Daten können einfach geteilt und intern besser kommuniziert werden. Bei eventuellen Rückfragen haben sie stets den Überblick und können schnell und kompetent Auskunft geben.

GoBD konform & revisionssicher Archiviert

Alle Rechnungen und Vorgangsdaten werden revisionssicher archiviert. Dies erleichtert nicht nur die Recherche, sondern erlaubt es auch, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen korrekt zu wahren. Das Ganze ist für einen Bruchteil der Kosten eines Papierarchivs zu bekommen.

Digitale Gehaltsabrechnung

Bei den Rechnungsbearbeitungsprozessen besteht ein sehr großes Optimierungspotenzial: Papierbehaftete Prozesse bleiben meisten in der Form uns vice versa. Digitale Prozesse sind jedoch deutlich komfortabler für die Mitarbeiter und steigern die Effizienz der Verwaltung – die nicht zu den wertschöpfenden Tätigkeiten eines Unternehmens gehört. Heutzutage gibt es überhaupt gar keinen Grund mehr, den Medienbruch von digital zu papierbasiert in Kauf zu nehmen. Viele KMUs sind aber noch unsicher, haben aber großen Nachholbedarf. Der wirtschaftliche Druck ist spürbar und der Vorschriftendschungel wird immer dichter. Die Effizienzgewinne bei der Umstellung auf den digitalen Posteingang und die digitale Rechnungsverarbeitung sind deutlich – gehen Sie den Schritt, Sie werden froh darüber sein.

Kennen Sie eine Person, die Ihre Rechnungen noch per Hand oder mit der Schreibmaschine schreibt? Die Antwort können wir uns denken. Vielleicht ist das auch die falsche Frage.

Eine bessere Frage könnte sein: Warum werden Rechnungen digital erstellt, dann jedoch in ausgedruckter Form an den Empfänger gesendet? Die Antwort könnte sein, dass der Mensch ein Gewohnheitstier ist. Wenn Sie Fragen zur Umstellung des Prozesses haben, stehen wie Ihnen sehr gerne zur Seite.

Arbeitsabläufe beim Rechnungseingang

Workflow - Übersichten

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Digitaler Rechnungseingang In der Praxis

Unsere Kunden sind begeistert

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KMUs arbeiten noch weitaus weniger digital als große Unternehmen. Die Anzahl der elektronisch empfangenen Rechnungen nimmt im Mittel allerdings stetig zu und es ist davon auszugehen, dass zukünftig immer mehr Rechnungen rein elektronisch eingehen werden.

Bis 2025 müssen Rechnungen für Aufträge aus der öffentlichen Verwaltung elektronisch gestellt werden. KMUs sind gut beraten, sich an das Thema heranzuwagen – da viele es schon nutzen zeigt, dass es funktioniert.

Der Workflow der elektronischen Rechnungsverarbeitung aufgeschlüsselt: Eingangsrechnungen werden gescannt, digital und revisionssicher archiviert, eine OCR (Texterkennung) durchgeführt und anschließend elektronisch weiterverarbeitet – zum Beispiel weitergeleitet oder mit einer Buchung verknüpft. Die Originalrechnungen können in der Regel nach drei Monaten vernichtet werden. Ein Abbild der Rechnungen verbleibt im revisionssicheren elektronischen Archiv, vor Ort oder in der Cloud.

Digitaler Rechnungsprozess

Ihre Vorteile auf einen Blick

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Eingesparte Kosten gegenüber der Verarbeitung
von Papierrechnungen
(Quelle: Bundesdruckerei.de)

  • Zeit- und Kostenersparnis durch den schnellen Bearbeitungsrhythmus
  • Entlastung Ihrer Administration und Optimierung Ihrer Buchhaltung
  • Detailgenauigkeit und höhere Transparenz
  • Erleichterung von Recherche und Auskunftsfähigkeit
  • Erfüllung aller gesetzlichen Sicherheitsstandards
  • Aktiver Umweltschutz und damit Steigerung des Images Ihres Unternehmens

Ein rein elektronischer und digitalisierter Rechnungs-Workflow bietet sehr viele Vorteile, daher haben wir Ihnen die Liste noch erweitert:

  • Frei von Medienbrüchen: Vom Erhalt der Rechnung bis zum Zahlungsausgang ist eine voll digitale Bearbeitung von Rechnungen möglich.
  • Die manuelle Führung eines Rechnungseingangsbuchs entfällt.
  • Es besteht eine direkte Verbindung zwischen dem revisionssicher gespeicherten Abbild der Rechnung und dem Buchhaltungsdokument.
  • Der Workflow der elektronischen Rechnungsbearbeitung macht die Aufbewahrung der Papierrechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum überflüssig (..und die Papierrechnungen werden nach drei Monaten vernichtet).
  • Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten, sind nicht mehr darauf angewiesen, ihre Belege nach Hause mitzunehmen oder ihnen bringen zu lassen. Der Zugriff auf die Rechnungsakten inklusive aller verknüpften Prozesse ist Ortsunabhängig möglich.
  • Der digitale Workflow beschleunigt Genehmigungs- und Freigabeprozesse deutlich  – im Besonderen in Verbindung mit der digitalen Signatur. Die Einhaltung von Zahlungs- und Skontofristen wird auf diese Weise technisch unterstützt und die Servicequalität somit verbessert.
  • Bearbeiter können automatisiert per E-Mail über die nächsten anstehenden Prozessschritte der Rechnungsbearbeitung informiert werden.
  • Rechnungen müssen nicht mehr im Zeichnungslauf auf dem Postweg transportiert werden. Laufwege entfallen, die Durchlaufzeiten werden verkürzt.
  • Wenn Sie eine Rechnung suchen, kann diese leicht im DMS- / ECM-System wiedergefunden werden.
  • Ohne Papierdokumente kann die Kreditorenabteilungen in virtuellen Teams zusammenarbeiten und muss nicht unbedingt am selben Ort sein.
  • Effizienzgewinn durch Alternative A: Die Anzahl der mit der Rechnungsbearbeitung befassten Mitarbeiter wird verringert oder Alternative B: Die eingesetzten Mitarbeiter könnten sich auf die Bearbeitung komplexer Sachverhalte und die Durchführung anspruchsvoller Tätigkeiten konzentrieren oder einfach auf etwas, das für das Unternehmen wertschöpfend ist.
  • Analoge und digitale Rechnungen werden an einer Stelle zusammengetragen und liegen im Unternehmen fortan nicht mehr getrennt vor.
  • Mahnungen können früher verschickt werden.
  • Skonti können besser ausgenutzt werden und Kosten lassen sich deutlich reduzieren.
  • Übertragungsfehler werden vermieden wodurch die Verarbeitungssicherheit steigt.

Variable Lösungen für Ihr digitales Unternehmen

Alle Digitalisierungslösungen von Docubyte sind modular aufgebaut. Das heißt, alle Lösungen lassen sich variabel miteinander kombinieren. Ganz so, wie Sie es brauchen und wünschen.