Digitale Krankmeldung

Digitale Krankmeldung

Digitale Krankmeldungen – schnell und komfortabel

Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen einreichen, entgegennehmen, weiterleiten und zu archivieren: Diese Prozesse sind in vielen Unternehmen immer noch papierbasiert. Sie kosten Zeit und Ärger für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber und binden unnötig Arbeitskraft.

Mit der digitalen Krankmeldung gehört dieser Zeit- und Ressourcen­fresser der Vergangenheit an! Zum Vorteil für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Digital krank melden ist ein Win-Win für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Bei der digitalen Krankmeldung kann der Arbeitnehmer seine Meldung über ein Portal – praktisch vom Bett heraus – schnell und unkompliziert versenden. Ohne Zeitverzögerung wird seine digitale Krankmeldung automatisiert an HR und die Vorgesetzten bzw. einem Kollegenkreis weiter­geleitet.

Ein weiterer Vorteil: Durch die digitale Krankmeldung liegt Ihnen als Arbeitgeber eine lückenlose Dokumentation aller Krankmeldungen in Ihrem Betrieb vor. Diese Datenbasis unterstützt Sie aktiv bei der Gesundheitsvorsorge und beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement.

Digitale Krankmeldung

Ablauf einer Krankmeldung

einfach und komfortabel

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Digitale Krankmeldung in der Praxis

So hat ein Kunde die Umstellung erlebt

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Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Erhebliche Reduzierung der Verwaltungskosten
  • Entlastung Ihrer Personalabteilung
  • Zeitersparnis durch schnellstmögliche interne Informationsverbreitung
  • Verbesserte Organisation
  • Spart Papier und Porto
  • Vermeidung von Fehlern und Verlusten
  • Verbesserung der Gesundheitsvorsorge in Ihrem Unternehmen
  • Lückenlose und transparente Dokumentation als Basis für das betriebliche Wiedereingliederungsmanagement

Der Prozess der digitalen Krankmeldung im Betrieb

Zur Veranschaulichung haben wir Ihnen hier den Prozess schematisch dargestellt:

Digital krankmelden ohne eau Kopie Trans-min

Muss ein Arbeitnehmer sich selbst krankmelden oder kann aufgrund von Krankheit eines seiner Kinder nicht zur Arbeit kommen, kann er bzw. sie sich ganz einfach über das Meldecenter digital krank melden. Wie der Prozess abläuft, möchten wir Ihnen hier in Bezug auf die schematische Darstellung erklären:

Wenn das Meldecenter bei Ihnen im Unternehmen eingerichtet wird, müssen alle Mitarbeiter ein Mal in einer Datenbank angelegt werden. Ist das erfolgt, kann eine Aufforderung per E-Mail an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rausgehen, in der sie gebeten werden, sich beim Meldecenter unter einem bestehenden Link anzumelden. Bei der Erstanmeldung nehmen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen das in der E-Mail zur Verfügung gestellte Passwort und ändern dieses sogleich in ein eigenes ab.

Praktischerweise kann sich das Smartphone die Log-in-Daten merken – somit geht das Krankmelden im Krankheitsfall dann auch sehr, sehr schnell.

Da es sich bei unserer Lösung aus triftigen Gründen nicht um eine App handelt, sondern um eine webbasierte Oberfläche, empfehlen wir Ihnen aus Komfortgründen, die URL des Meldecenters als Icon auf ihrem Bildschirm zu speichern. Für Sie ist es dann genau so, als würden sie eine App öffnen – nur dass sich anstelle einer App der Web-Browser öffnet. Hat sich das Smartphone ihre Anmeldedaten gemerkt, reicht eine Authentifizierung per Fingerabdruck oder Blick und schon sind Sie im Meldecenter eingeloggt und können ihre Krankmeldung abgeben. Auf Wunsch können wir auch eine 2-Faktor-Authentifizierung einrichten.

Sobald Sie im Meldecenter angemeldet sind, wählen Sie einfach aus, ob Sie sich mit einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung krank melden, Sie sich ohne eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung krank melden oder eines ihrer Kinder erkrankt ist und Sie aus diesem Grund nicht zur Arbeit kommen können. Dann wählen Sie das Datum aus, Laden gegebenenfalls ein Foto der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hoch und senden die Meldung ab.

Es gibt hier noch zwei wichtige Aspekte: Der Erste ist, dass in der Regel die Unternehmen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit erhalten möchten, dass sie sich auch weiterhin telefonisch in der Firma krankmelden können. Die Person am anderen Ende der Leitung, die die Krankmeldung entgegennimmt, hat einen Sonderzugang zum Meldecenter und trägt die Meldung sogleich dort ein. Somit bleiben die Daten zentralisiert im Meldecenter und werden nicht wieder an verschiedenen Stellen abgespeichert. Der zweite wichtige Aspekt ist, dass Sie, nachdem Sie eine Krankmeldung über das Meldecenter getätigt haben, direkt eine Rückmeldung bekommen, dass ihre Meldung eingegangen ist. Somit können Sie beruhigt sein, weil Ihnen ja eine Bestätigung über die Meldung gesendet wurde und können sich ihrer Genesung widmen.

Falls Sie erst später zum Arzt gehen und erst dort eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhalten, können Sie diese auch zu einem späteren Zeitpunkt nachträglich über das Portal an die Firma beziehungsweise Personalabteilung senden.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird von einer Texterkennungssoftware ausgelesen (OCR) und die darin enthaltenen Daten in die Datenbank übertragen. Falls das System gewisse Felder nicht korrekt lesen kann, erscheint die Krankmeldung auf dem Bildschirm einer unserer Mitarbeiterinnen. Alternativ kann dies auch bei Ihnen im Haus erfolgen. Die Daten werden dann händisch überprüft beziehungsweise im System eingetragen.

Die Daten liegen im System vor und sind auch sofort zur Weiterverarbeitung nutzbar. Sobald die Personalabteilung eine Statistik oder Auswertung ihrer oder aller Krankmeldungen tätigen möchte, kann sie dies mit Leichtigkeit tun. Die Daten können auch automatisiert in die Lohnbuchhaltung übertragen werden, um die Lohnbuchhaltung korrekt durchzuführen.

Vorteile & Nutzen der digitalen Krankmeldung

Reduzierung des Verwaltungsaufwands in der Personalabteilung:

Die Verarbeitung von Krankmeldungen in Unternehmen fällt ganz schön ins Gewicht – es ist eine tröpfchenweise zeitraubende Verwaltungsaufgabe und wird daher selten in seiner Gesamtheit betrachtet. Fällt diese weg, bekommen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Personalabteilung mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. [ Pro 1.000 Mitarbeiter entsteht ein jährlicher Arbeitsaufwand von ca. 1.650 Stunden (= 10 Monate). ]

Erhöhung des Komforts und der Sicherheit für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen: 24/7 und von über all aus, kann man sich online krank melden oder eine AUB hochladen. Zudem bekommt man jeweils unverzüglich eine anonymisierte Bestätigung per E-Mail;

Eine telefonische Meldung und der Versand der AUB per Post bleibt immer noch als Möglichkeit bestehen; für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ändert sich wenig, aber die Personalabteilung wird stark entlastet;

Verbesserung der Datenlage und Datenverfügbarkeit im Unternehmen, im besonderen für die Personalabteilungen (Informations- und Fehlzeitenmanagment) und das Management;

Automatisiert erstellbare, lückenlose Statistiken für das in § 167 Absatz 2 SGB IX geregelte Betriebliche Eingliederungsmanagment (BEM);

Wenn Sie die Arbeitszeit Ihrer hochqualifizierten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen umrechnen, sparen Sie mit der digitalisierten Krankmeldung bares Geld.

DSGVO-Konformer Prozess, von der Übermittlung bis zur Löschung der Daten

Unser Prozess erfüllt die strengen vorgaben der DSGVO in Bezug auf personenbezogene Krankheitsdaten; z. B. in Bezug auf Art. 17 Abs. 1 a) DSGVO („Löschung von Gesundheitsdaten“) oder Art. 5 b) DSGVO („Strenge Zweckbindung“);

Die Speicherung der AUB außerhalb der Personalakte, samt Protokollierung der Zugriffe, kommt der Realisierung von Art. 9 Abs. 1 DSGVO („Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten„) und Art. 22 BDSG („Umgang mit den besonderen Kategorien personenbezogener Daten“) zugute: Demnach genießen unter anderem Krankheitsdaten besonderen Schutz. (Siehe Rechtssprechung BAG, 12.09.2006 - 9 AZR 271/06);

AUBs werden via verschlüsselten FTP-Transfer in das Archiv geladen. (Eine Übersendung via E-Mail währe nicht DSGVO-konform);

Die Namen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Bestätigungen und Benachrichtigungen erfolgen in anonymisierter Form;

Die Zugriffe auf das Portal und das Online-Archiv sind SSL-Verschlüsselung. Eine 2-Wege Authentifizierung bei der Anmeldung ist möglich;

Alle Datensätze und Dateien werden revisionssicher gespeichert und liegen auf Servern in Deutschland.

Das Plus: Burn-out-Prävention und Betriebliches Eingliederungsmanagement

Burnout-Prävention

Ein weiterer wichtiger Punkt ist auch das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM). Leider ist die Datenlage, was die gesamte Krankmeldedauern von Mitarbeitern über das Jahr angeht, oft mit Lücken versehen. Über unser Meldecenter wird jede Krankmeldung, ob von einem Tag oder mehreren Wochen, minutiös dokumentiert und somit besteht auch eine korrekte Datenlage für HR und die BEM-Beauftragten in der Firma.

Vorausschauende Unternehmer haben die betriebliche Gesundheitsvorsorge fest im Blick. Das betrifft auch die aktive Burn-out-Prävention. Sie zeigen damit ihre Fürsorge für ihre Angestellten und verbessern aktiv das Image ihres Unternehmens nach innen und außen.

Seit 2004 müssen Arbeitnehmer zudem ein spezielles betriebliches Wiedereingliederungsmanagement (BEM) vorweisen. Eine umfassende, transparente und lückenlose Datenbasis ist daher unerlässlich.

Mit der digitalen Krankmeldung von Docubyte steht die Analyse und damit Ihr Gesundheitsmanagement auf sicheren Beinen. Sie liefert die alle notwendigen Daten und die entsprechenden Auswertungen.

Burnout-Prävention

Warum überzeugt das eAU-Verfahren im Unternehmensalltag keineswegs?

Die Meldung einer Absenz an das Unternehmen erfolgt bei Verfahren mit der eAU nicht, wenn:

- Der Arzt des Mitarbeiters noch nicht am elektronischen Verfahren teilnimmt

- Der Mitarbeiter bei einer Privaten Krankenkasse versichert ist

- Ein Kind des Mitarbeiters krank ist und er bzw. sie aus diesem Grund nicht zur Arbeit kommen kann

Grob geschätzt werden dadurch ca. 1/3 der Arbeitsunfähigkeiten vorerst (private Kassen) bzw. längerfristig (Kind-Krank-Meldungen) nicht direkt an das Unternehmen gemeldet werden können. Darüber hinaus stellt sich die Frage, ob das eAU-Verfahren überhaupt als Meldeinstanz in das Unternehmen Sinn macht. Noch steht nicht fest, ob immer direkt per Push eine Meldung an das Unternehmen raus geht oder die Server immer zu bestimmten Zeiten eine Meldung abgeben werden.

Zudem muss der Mitarbeiter die Krankmeldung an das Unternehmen senden, bevor dieser zum Arzt geht – denn in der Regel hat ein Arzt ähnliche Öffnungszeiten wie Unternehmen.

 

Was verbessert oder vereinfacht die eAU für die Verwaltung bzw. HR?

Kaum etwas. Wie uninteressant das eAU-Verfahren für die Meldung einer Arbeits-Absenz für Unternehmen sein wird, zeigt sich an folgendem Beispiel:
Ein Mitarbeiter merkt in der Nacht um ca. 3 Uhr, dass er definitiv am nächsten Tag nicht in die Arbeit gehen kann oder sollte. Zu dem Zeitpunkt kann er bereits eine Nachricht oder E-Mail an die Personalabteilung bzw. den Vorgesetzten und die Kollegen senden. Somit wären diese sofort in der Früh darüber informiert. Zur Sicherheit kann er auch allen nachtelefonieren, sobald alle mit der Arbeit beginnen.

Geht der gleiche Mitarbeiter aufgrund von Krankheit um 8 Uhr zum Arzt, könnte dieser ggf. eine eAU via der Kasse an das Unternehmen senden. Soweit so gut. Aber das möglichst Frühe in Kenntnis setzen der Kollegen ist damit gar nicht erst möglich. Der Mitarbeiter hat von der eAU nur einen sehr geringen Vorteil und das Unternehmen profitiert auch nur marginal davon – auch weil ein Teil gar nicht in den digitalen Krankmeldeprozess eingebunden wird (privat versicherte z. B.).

So sehr die eAU gelobt und erwartet wird, viel(e Vorteile) bringt sie nicht. Was wirklich beiden was bringt, sprich den Mitarbeitern sowie den Unternehmen, ist die Möglichkeit für jeden Mitarbeiter, über ein Web-Portal eine KrankMELDUNG digital abzugeben. Schnell, einfach und sicher. Der Fokus liegt somit nämlich erstens auf der Genesung des Mitarbeiters und zweitens auf dem Informationstransfer an das Unternehmen – damit die Arbeit korrekt vonstatten gehen kann. Ob die auf dann übersandt wird oder es mit der eAU funktioniert, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter ihre Krankmeldung frühestmöglich dem Unternehmen mitteilen können: Dadurch können sie sich um Ihre Genesung zu kümmern, während die Kollegen, die Kunden und das Management sich auf eine Absenz einstellen können.

Häufige Fragen zur digitalen Krankmeldung

Variable Lösungen für Ihr digitales Unternehmen

Alle Digitalisierungslösungen von DOCUBYTE sind modular aufgebaut. Das heißt, alle Lösungen lassen sich variabel miteinander kombinieren. Ganz so, wie Sie es brauchen und wünschen.