Digitale Krankmeldung

Win-Win für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

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Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Papierprozesse
in digitale Workflows zu verwandeln.

✔️ Sicher für alle

✔️ Komfortabel für alle

✔️ Sehr schnell eingerichtet

Digitale Krankmeldungen erleichtern den regulären Büro-Alltag im Unternehmen

Die digitale Krankmeldung hat während der Corona-Pandemie besondere Aufmerksamkeit erlangt. Zum ersten Mal überhaupt wurde die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung großflächig beworben und von der Allgemeinheit akzeptiert. Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung ist es jedoch nicht verwunderlich, dass die Verbreitung auch nach dem Ende der Pandemie noch weiter zunahm und seit dem 1. Januar 2023 sogar zu den allgemeinen Rechten der gesetzlich Versicherten zählt. Ist die Krankmeldung digital, hat das sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber enorme Vorteile.

Der Arbeitnehmer wird durch die Online-Krankschreibung entlastet und kann sich während der Erholungsphase vollkommen auf das Gesundwerden konzentrieren. Da der Stress für das rechtzeitige Einreichen der papierbasierten Krankschreibung fast vollständig entfällt, ist vielleicht sogar eine schnellere Heilung möglich - und die kommt indirekt auch dem Unternehmen zugute. Dennoch melden sich Mitarbeiter weiterhin zunächst bei ihrem Arbeitgeber krank, wenn sie aufgrund einer Infektion oder einer sonstigen Beeinträchtigung zu Hause bleiben müssen. Früher erfolgte dazu meist ein Anruf beim Arbeitgeber, heute gibt es zusätzlich die Ankündigung der Krankschreibung per App.

Arbeitgeber dürfen sich ebenfalls über eine Reihe von relevanten Vorteilen freuen, seitdem die digitale Krankmeldung zulässig ist. Sie sind für das Entgegennehmen, Weiterleiten und Archivieren von Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zuständig. Doch das nimmt im Betriebsalltag eine Menge Ressourcen in Anspruch. Wer die papierbasierten Prozesse jedoch hinter sich lässt und für die moderne Art der Krankschreibung offen ist, spart sich viel Zeit und Ärger. Befreien Sie Ihre wertvollen Mittel, etwa in Form von Arbeitskraft, und profitieren Sie von den neuen Möglichkeiten!

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Erhebliche Reduzierung der Verwaltungskosten
  • Entlastung Ihrer Personalabteilung
  • Zeitersparnis durch schnellstmögliche interne Informationsverbreitung
  • Verbesserte Organisation
  • Spart Papier und Porto
  • Vermeidung von Fehlern und Verlusten
  • Verbesserung der Gesundheitsvorsorge in Ihrem Unternehmen
  • Lückenlose und transparente Dokumentation als Basis für das betriebliche Wiedereingliederungsmanagement

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zeichnet sich durch eine große Zahl an positiven Auswirkungen für Unternehmen und Personal aus. In diesem Abschnitt lernen Sie die größten Vorteile der Online-Krankschreibung kennen.

Reduzierter Verwaltungsaufwand in der Personalabteilung

Die elektronische Krankmeldung spart Ihnen viel Arbeit in der Personalabteilung, die sich nicht länger mit überflüssiger Bürokratie herumschlagen muss. Laut Studien lag der Arbeitsaufwand für klassische Krankschreibungen pro 1.000 Mitarbeitern im Durchschnitt bei rund 1.650 Stunden jährlich. Durch die Umstellung lassen sich nun viele dieser Arbeitsstunden effektiv einsparen.

Weniger Papierkram bindet weniger Arbeitskräfte. Das Entgegennehmen, Archivieren und Weiterleiten der digitalen Krankmeldungen nimmt im Vergleich nur noch wenig Zeit in Anspruch, denn die Arbeit ist schon mit wenigen Klicks an einem handelsüblichen PC erledigt. Ihre Personalabteilung hat dadurch wieder mehr Zeit für das Wesentliche und kann unter Umständen sogar verschlankt werden.

Mehr Komfort und Sicherheit für Ihr Personal

Im Rahmen von New Work wünschen sich Arbeitnehmer in verschiedenen Bereichen mehr Entlastung durch ihren Arbeitgeber. Da seit 2023 die Krankmeldung digital einreichbar ist, ist ein weiterer Schritt für mehr Mitarbeiter-Zufriedenheit getan. Die Krankschreibung per App ist so einfach, schnell und unkompliziert wie nie zuvor.

Fast unabhängig vom Aufenthaltsort können Mitarbeiter die Krankschreibung per App schnell und komfortabel ankündigen und nach dem Praxisbesuch von ihrem Arzt digital einreichen lassen. Dabei werden sie über den erfolgreichen Transfer des Dokuments per E-Mail benachrichtigt und können von ihrem Arzt eine Bescheinigung für die eigenen Unterlagen erhalten.

Verzicht auf die Umstellung ist zurzeit noch möglich

Arbeitnehmer werden bisher nicht dazu gezwungen, die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu benutzen. Ein digitaler Krankenschein ist bisher also noch optional erhältlich. Möchte der Mitarbeiter diese Möglichkeit nicht nutzen, kann er weiterhin auf die telefonische Meldung und den Versand des Krankenscheins per Post setzen, sofern er privat Krankenversichert ist.

Alle Dokumente im Überblick

Die digitale Krankschreibung ist jedoch sehr empfehlenswert, denn sie verbessert die Datenlage und Verfügbarkeit aller erforderlichen Daten im Unternehmen. So wissen Sie genau über jegliche Fehlzeiten und Krankheitstage Ihres Personals Bescheid und können sogar auf automatisiert erstellbare, lückenlose Statistiken zugreifen, die für das gesetzlich geregelte Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) erforderlich sind.

Geld sparen mit der digitalen Krankschreibung

Indem Sie die Arbeitszeit all Ihrer Mitarbeiter im Betrieb mit Hilfe der elektronischen Krankschreibung umrechnen, eröffnen sich Ihnen mit der digitalisierten Krankmeldung neue Möglichkeiten, bares Geld zu sparen. Der Umstieg lohnt sich für Sie und das Unternehmen also auch finanziell!

Sie haben Fragen zur digitalen Krankmeldung?

Bitte zögern Sie nicht uns direkt zu kontaktieren! Wir stehen Ihnen jederzeit gerne für ein persönliches Beratungsgespräch zur Verfügung. Wir nehmen uns die Zeit, um Ihre Fragen zu beantworten.

Digitale Krankmeldung

Digitale Krankmeldungen – schnell und komfortabel

Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen einreichen, entgegennehmen, weiterleiten und zu archivieren: Diese Prozesse sind in vielen Unternehmen immer noch papierbasiert. Sie kosten Zeit und Ärger für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber und binden unnötig Arbeitskraft.

Mit der digitalen Krankmeldung gehört dieser Zeit- und Ressourcen­fresser der Vergangenheit an! Zum Vorteil für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Digital krank melden ist ein Win-Win für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Bei der digitalen Krankmeldung kann der Arbeitnehmer seine Meldung über ein Portal – praktisch vom Bett heraus – schnell und unkompliziert versenden. Ohne Zeitverzögerung wird seine digitale Krankmeldung automatisiert an HR und die Vorgesetzten bzw. einem Kollegenkreis weiter­geleitet.

Ein weiterer Vorteil: Durch die digitale Krankmeldung liegt Ihnen als Arbeitgeber eine lückenlose Dokumentation aller Krankmeldungen in Ihrem Betrieb vor. Diese Datenbasis unterstützt Sie aktiv bei der Gesundheitsvorsorge und beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement.

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Digitale Krankmeldung in der Praxis

So hat ein Kunde die Umstellung erlebt

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"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."

Michael Pachmajer

Der Prozess der digitalen Krankmeldung im Betrieb

Zur Veranschaulichung haben wir Ihnen hier den Prozess schematisch dargestellt:

Digital krankmelden ohne eau

Muss ein Arbeitnehmer sich selbst krankmelden oder kann aufgrund von Krankheit eines seiner Kinder nicht zur Arbeit kommen, kann er bzw. sie sich ganz einfach über das Meldecenter digital krank melden. Wie der Prozess abläuft, möchten wir Ihnen hier in Bezug auf die schematische Darstellung erklären:

Wenn das Meldecenter bei Ihnen im Unternehmen eingerichtet wird, müssen alle Mitarbeiter ein Mal in einer Datenbank angelegt werden. Ist das erfolgt, kann eine Aufforderung per E-Mail an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rausgehen, in der sie gebeten werden, sich beim Meldecenter unter einem bestehenden Link anzumelden. Bei der Erstanmeldung nehmen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen das in der E-Mail zur Verfügung gestellte Passwort und ändern dieses sogleich in ein eigenes ab.

Praktischerweise kann sich das Smartphone die Log-in-Daten merken – somit geht das Krankmelden im Krankheitsfall dann auch sehr, sehr schnell.

Da es sich bei unserer Lösung aus triftigen Gründen nicht um eine App handelt, sondern um eine webbasierte Oberfläche, empfehlen wir Ihnen aus Komfortgründen, die URL des Meldecenters als Icon auf ihrem Bildschirm zu speichern. Für Sie ist es dann genau so, als würden sie eine App öffnen – nur dass sich anstelle einer App der Web-Browser öffnet. Hat sich das Smartphone ihre Anmeldedaten gemerkt, reicht eine Authentifizierung per Fingerabdruck oder Blick und schon sind Sie im Meldecenter eingeloggt und können ihre Krankmeldung abgeben. Auf Wunsch können wir auch eine 2-Faktor-Authentifizierung einrichten.

Sobald Sie im Meldecenter angemeldet sind, wählen Sie einfach aus, ob Sie sich mit einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung krank melden, Sie sich ohne eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung krank melden oder eines ihrer Kinder erkrankt ist und Sie aus diesem Grund nicht zur Arbeit kommen können. Dann wählen Sie das Datum aus, Laden gegebenenfalls ein Foto der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hoch und senden die Meldung ab.

Es gibt hier noch zwei wichtige Aspekte: Der Erste ist, dass in der Regel die Unternehmen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit erhalten möchten, dass sie sich auch weiterhin telefonisch in der Firma krankmelden können. Die Person am anderen Ende der Leitung, die die Krankmeldung entgegennimmt, hat einen Sonderzugang zum Meldecenter und trägt die Meldung sogleich dort ein. Somit bleiben die Daten zentralisiert im Meldecenter und werden nicht wieder an verschiedenen Stellen abgespeichert. Der zweite wichtige Aspekt ist, dass Sie, nachdem Sie eine Krankmeldung über das Meldecenter getätigt haben, direkt eine Rückmeldung bekommen, dass ihre Meldung eingegangen ist. Somit können Sie beruhigt sein, weil Ihnen ja eine Bestätigung über die Meldung gesendet wurde und können sich ihrer Genesung widmen.

Falls Sie erst später zum Arzt gehen und erst dort eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhalten, können Sie diese auch zu einem späteren Zeitpunkt nachträglich über das Portal an die Firma beziehungsweise Personalabteilung senden.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird von einer Texterkennungssoftware ausgelesen (OCR) und die darin enthaltenen Daten in die Datenbank übertragen. Falls das System gewisse Felder nicht korrekt lesen kann, erscheint die Krankmeldung auf dem Bildschirm einer unserer Mitarbeiterinnen. Alternativ kann dies auch bei Ihnen im Haus erfolgen. Die Daten werden dann händisch überprüft beziehungsweise im System eingetragen.

Die Daten liegen im System vor und sind auch sofort zur Weiterverarbeitung nutzbar. Sobald die Personalabteilung eine Statistik oder Auswertung ihrer oder aller Krankmeldungen tätigen möchte, kann sie dies mit Leichtigkeit tun. Die Daten können auch automatisiert in die Lohnbuchhaltung übertragen werden, um die Lohnbuchhaltung korrekt durchzuführen.

DSGVO-Konformer Prozess, von der Übermittlung bis zur Löschung der Daten

Unser Prozess erfüllt die strengen vorgaben der DSGVO in Bezug auf personenbezogene Krankheitsdaten; z. B. in Bezug auf Art. 17 Abs. 1 a) DSGVO („Löschung von Gesundheitsdaten“) oder Art. 5 b) DSGVO („Strenge Zweckbindung“);

Die Speicherung der AUB außerhalb der Personalakte, samt Protokollierung der Zugriffe, kommt der Realisierung von Art. 9 Abs. 1 DSGVO („Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten„) und Art. 22 BDSG („Umgang mit den besonderen Kategorien personenbezogener Daten“) zugute: Demnach genießen unter anderem Krankheitsdaten besonderen Schutz. (Siehe Rechtssprechung BAG, 12.09.2006 - 9 AZR 271/06);

AUBs werden via verschlüsselten FTP-Transfer in das Archiv geladen. (Eine Übersendung via E-Mail währe nicht DSGVO-konform);

Die Namen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Bestätigungen und Benachrichtigungen erfolgen in anonymisierter Form;

Die Zugriffe auf das Portal und das Online-Archiv sind SSL-Verschlüsselung. Eine 2-Wege Authentifizierung bei der Anmeldung ist möglich;

Alle Datensätze und Dateien werden revisionssicher gespeichert und liegen auf Servern in Deutschland.

Das Plus: Burn-out-Prävention und Betriebliches Eingliederungsmanagement

Burnout-Prävention

Ein weiterer wichtiger Punkt ist auch das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM). Leider ist die Datenlage, was die gesamte Krankmeldedauern von Mitarbeitern über das Jahr angeht, oft mit Lücken versehen. Über unser Meldecenter wird jede Krankmeldung, ob von einem Tag oder mehreren Wochen, minutiös dokumentiert und somit besteht auch eine korrekte Datenlage für HR und die BEM-Beauftragten in der Firma.

Vorausschauende Unternehmer haben die betriebliche Gesundheitsvorsorge fest im Blick. Das betrifft auch die aktive Burn-out-Prävention. Sie zeigen damit ihre Fürsorge für ihre Angestellten und verbessern aktiv das Image ihres Unternehmens nach innen und außen.

Seit 2004 müssen Arbeitnehmer zudem ein spezielles betriebliches Wiedereingliederungsmanagement (BEM) vorweisen. Eine umfassende, transparente und lückenlose Datenbasis ist daher unerlässlich.

Mit der digitalen Krankmeldung von Docubyte steht die Analyse und damit Ihr Gesundheitsmanagement auf sicheren Beinen. Sie liefert die alle notwendigen Daten und die entsprechenden Auswertungen.

Burnout-Prävention

Warum Docubyte?

Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.

Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.

Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.

Holger Martens Portrait

Holger Martens - Geschäftsführer

Warum überzeugt das eAU-Verfahren im Unternehmensalltag keineswegs?

Die Meldung einer Absenz an das Unternehmen erfolgt bei Verfahren mit der eAU nicht, wenn:

- Der Arzt des Mitarbeiters noch nicht am elektronischen Verfahren teilnimmt

- Der Mitarbeiter bei einer Privaten Krankenkasse versichert ist

- Ein Kind des Mitarbeiters krank ist und er bzw. sie aus diesem Grund nicht zur Arbeit kommen kann

Grob geschätzt werden dadurch ca. 1/3 der Arbeitsunfähigkeiten vorerst (private Kassen) bzw. längerfristig (Kind-Krank-Meldungen) nicht direkt an das Unternehmen gemeldet werden können. Darüber hinaus stellt sich die Frage, ob das eAU-Verfahren überhaupt als Meldeinstanz in das Unternehmen Sinn macht. Noch steht nicht fest, ob immer direkt per Push eine Meldung an das Unternehmen raus geht oder die Server immer zu bestimmten Zeiten eine Meldung abgeben werden.

Zudem muss der Mitarbeiter die Krankmeldung an das Unternehmen senden, bevor dieser zum Arzt geht – denn in der Regel hat ein Arzt ähnliche Öffnungszeiten wie Unternehmen.

 

Was verbessert oder vereinfacht die eAU für die Verwaltung bzw. HR?

Kaum etwas. Wie uninteressant das eAU-Verfahren für die Meldung einer Arbeits-Absenz für Unternehmen sein wird, zeigt sich an folgendem Beispiel:
Ein Mitarbeiter merkt in der Nacht um ca. 3 Uhr, dass er definitiv am nächsten Tag nicht in die Arbeit gehen kann oder sollte. Zu dem Zeitpunkt kann er bereits eine Nachricht oder E-Mail an die Personalabteilung bzw. den Vorgesetzten und die Kollegen senden. Somit wären diese sofort in der Früh darüber informiert. Zur Sicherheit kann er auch allen nachtelefonieren, sobald alle mit der Arbeit beginnen.

Geht der gleiche Mitarbeiter aufgrund von Krankheit um 8 Uhr zum Arzt, könnte dieser ggf. eine eAU via der Kasse an das Unternehmen senden. Soweit so gut. Aber das möglichst Frühe in Kenntnis setzen der Kollegen ist damit gar nicht erst möglich. Der Mitarbeiter hat von der eAU nur einen sehr geringen Vorteil und das Unternehmen profitiert auch nur marginal davon – auch weil ein Teil gar nicht in den digitalen Krankmeldeprozess eingebunden wird (privat versicherte z. B.).

So sehr die eAU gelobt und erwartet wird, viel(e Vorteile) bringt sie nicht. Was wirklich beiden was bringt, sprich den Mitarbeitern sowie den Unternehmen, ist die Möglichkeit für jeden Mitarbeiter, über ein Web-Portal eine KrankMELDUNG digital abzugeben. Schnell, einfach und sicher. Der Fokus liegt somit nämlich erstens auf der Genesung des Mitarbeiters und zweitens auf dem Informationstransfer an das Unternehmen – damit die Arbeit korrekt vonstatten gehen kann. Ob die auf dann übersandt wird oder es mit der eAU funktioniert, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter ihre Krankmeldung frühestmöglich dem Unternehmen mitteilen können: Dadurch können sie sich um Ihre Genesung zu kümmern, während die Kollegen, die Kunden und das Management sich auf eine Absenz einstellen können.

Sie benötigen mehr Informationen?

Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.

Häufige Fragen zur digitalen Krankmeldung

"Den Besten zu gefallen, ist kein geringes Lob"

Horaz

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Alle Digitalisierungslösungen von DOCUBYTE sind modular aufgebaut. Das heißt, alle Lösungen lassen sich variabel miteinander kombinieren. Ganz so, wie Sie es brauchen und wünschen.

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"Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden."

Wernher von Braun

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Docubyte hilft Ihnen, den Prozess einer digitalen Krankschreibung zu vereinfachen. Ganz gleich, ob Sie Fragen zur Funktionsweise haben oder mehr Anleitung für die ersten Schritte benötigen, unser Team freut sich darauf, Ihre Bedürfnisse zu besprechen und Sie persönlich zu beraten. Kontaktieren Sie uns jederzeit für ein kostenloses Beratungsgespräch - wir sind immer bestrebt, Ihnen zu helfen.

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