Digitale Krankmeldung

Muss ein Arbeitnehmer sich selbst krankmelden oder kann aufgrund von Krankheit eines seiner Kinder nicht zur Arbeit kommen, kann er bzw. sie sich ganz einfach über das Meldecenter digital krank melden. Wie der Prozess abläuft, möchten wir Ihnen hier in Bezug auf die schematische Darstellung erklären:

Wenn das Meldecenter bei Ihnen im Unternehmen eingerichtet wird, müssen alle Mitarbeiter ein Mal in einer Datenbank angelegt werden. Ist das erfolgt, kann eine Aufforderung per E-Mail an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rausgehen, in der sie gebeten werden, sich beim Meldecenter unter einem bestehenden Link anzumelden. Bei der Erstanmeldung nehmen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen das in der E-Mail zur Verfügung gestellte Passwort und ändern dieses sogleich in ein eigenes ab.

Praktischerweise kann sich das Smartphone die Log-in-Daten merken – somit geht das Krankmelden im Krankheitsfall dann auch sehr, sehr schnell.

Da es sich bei unserer Lösung aus triftigen Gründen nicht um eine App handelt, sondern um eine webbasierte Oberfläche, empfehlen wir Ihnen aus Komfortgründen, die URL des Meldecenters als Icon auf ihrem Bildschirm zu speichern. Für Sie ist es dann genau so, als würden sie eine App öffnen – nur dass sich anstelle einer App der Web-Browser öffnet. Hat sich das Smartphone ihre Anmeldedaten gemerkt, reicht eine Authentifizierung per Fingerabdruck oder Blick und schon sind Sie im Meldecenter eingeloggt und können ihre Krankmeldung abgeben. Auf Wunsch können wir auch eine 2-Faktor-Authentifizierung einrichten.

Sobald Sie im Meldecenter angemeldet sind, wählen Sie einfach aus, ob Sie sich mit einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung krank melden, Sie sich ohne eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung krank melden oder eines ihrer Kinder erkrankt ist und Sie aus diesem Grund nicht zur Arbeit kommen können. Dann wählen Sie das Datum aus, Laden gegebenenfalls ein Foto der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hoch und senden die Meldung ab.

Es gibt hier noch zwei wichtige Aspekte: Der Erste ist, dass in der Regel die Unternehmen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit erhalten möchten, dass sie sich auch weiterhin telefonisch in der Firma krankmelden können. Die Person am anderen Ende der Leitung, die die Krankmeldung entgegennimmt, hat einen Sonderzugang zum Meldecenter und trägt die Meldung sogleich dort ein. Somit bleiben die Daten zentralisiert im Meldecenter und werden nicht wieder an verschiedenen Stellen abgespeichert. Der zweite wichtige Aspekt ist, dass Sie, nachdem Sie eine Krankmeldung über das Meldecenter getätigt haben, direkt eine Rückmeldung bekommen, dass ihre Meldung eingegangen ist. Somit können Sie beruhigt sein, weil Ihnen ja eine Bestätigung über die Meldung gesendet wurde und können sich ihrer Genesung widmen.

Falls Sie erst später zum Arzt gehen und erst dort eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhalten, können Sie diese auch zu einem späteren Zeitpunkt nachträglich über das Portal an die Firma beziehungsweise Personalabteilung senden.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird von einer Texterkennungssoftware ausgelesen (OCR) und die darin enthaltenen Daten in die Datenbank übertragen. Falls das System gewisse Felder nicht korrekt lesen kann, erscheint die Krankmeldung auf dem Bildschirm einer unserer Mitarbeiterinnen. Alternativ kann dies auch bei Ihnen im Haus erfolgen. Die Daten werden dann händisch überprüft beziehungsweise im System eingetragen.

Die Daten liegen im System vor und sind auch sofort zur Weiterverarbeitung nutzbar. Sobald die Personalabteilung eine Statistik oder Auswertung ihrer oder aller Krankmeldungen tätigen möchte, kann sie dies mit Leichtigkeit tun. Die Daten können auch automatisiert in die Lohnbuchhaltung übertragen werden, um die Lohnbuchhaltung korrekt durchzuführen.