Archivierungssoftware
Professionelle Archivierungssoftware von DOCUBYTE
Archivieren Sie Ihre Dokumente: Wir helfen Ihnen dabei, ihre Papierprozesse in digitale & lückenlose Workflows zu verwandeln.
✔️ Ortsunabhängiges Arbeiten leicht gemacht
✔️ Arbeitstätigkeiten werden effizienter
✔️ Verbesserung von Compliance, Daten- & Naturschutz
✔️ Automatisierung von Prozessen ermöglicht
✔️ GoBD-konforme Archivierung
Effizientes Dokumentenmanagement mit der DOCUBYTE Archivierungssoftware
DOCUBYTE verfügt für die digitale Archivierung über eine Software, die den höchsten Ansprüchen an Sicherheit, Qualität und Funktionalität gerecht wird. Sie gewährleistet die Datenspeicherung über längere Zeiträume mit Echtheitsgarantie sowie das revisionssichere und gesetzeskonforme Archivieren von Original-Papieren in digitaler Form. Dies sind Aspekte, bei denen sich die DOCUBYTE Archivsoftware durch die Einhaltung einer gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungspflicht von Unterlagen auszeichnet. Diese gibt für die elektronische Archivierung vor, dass eine Unveränderbarkeit sichergestellt ist und die Lesbarkeit sowie Auswertbarkeit dauerhaft für den Zeitraum der jeweiligen Fristen gegeben ist. Nur dann ist eine elektronische Archivierung erlaubt.
Die Software von DOCUBYTE entspricht neusten Technologien, die diese Vorgaben erfüllen. Zudem ermöglicht Ihnen das Archivierungsprogramm eine umfassende Funktions- und Verwaltungsvielfalt sowie Speicherkategorien. Das Versenden, Bearbeiten und die Index-Bereitstellung stehen dabei im Fokus. So können Sie Ihren Dokumenten in der Archivierungssoftware einzelne Details zufügen, um sie geordnet zu wissen und leicht auf zuzugreifen. Das können beispielsweise Dokumenten-IDs, Belegnummern oder Dokumentenarten sein.
DOCUBYTE hält für Sie die passende Archivierungssoftware bereit, die perfekt zu Ihren Ansprüchen, dem Bedarf und Ihrem Unternehmen passen. Gern beraten wir Sie ausführlich und unverbindlich.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Zeitersparnis durch sofortige Auffindbarkeit, Verfügbarkeit und problemlose Versionierbarkeit der Dokumente
- Erhebliche Verringerung des Personalaufwands
- Ausschluss von Medienbrüchen (analog/digital)
- Vermeidung von Kosten für die Papierbeschaffung sowie für ein notwendiges Archiv
- Hohe Sicherheit für Ihre Daten bei Erfüllung aller Datenschutz-Vorgaben
- Aktiver Umweltschutz und damit Steigerung des Images Ihres Unternehmens
Revisionssichere Archivierung von Dokumenten - Dem Papierkram ein Ende setzen
Mit der Archivierungssoftware von DOCUBYTE finden Sie einen idealen Ort, um Ihre Dokumente, Belege, Urkunden, Zeichnungen, Bilder, Bücher und E-Mails oder anderen Schriftverkehr platz- und zeitsparend über viele Jahre abzulegen. Das lange Suchen von Dokumenten ist durch die Archivierungssoftware vorbei, denn diese macht das Auffinden dank integrierter Indexe und Ordnungssysteme leicht.
Zudem sind archivierte Papiere bestmöglich vor unbefugtem Zugriff geschützt. Sie bestimmen, wer in Ihrem Unternehmen eine Zugriffsberechtigung erhält. Des Weiteren senkt ein Backup Ihrer archivierten Papiere das Verlustrisiko dieser drastisch. Übliche Backups mittels Sticks können schnell verloren gehen und elektronische Speichergeräte in Ihrem Büro Überschwemmungen, Diebstahl und Feuer zum Opfer fallen. Die Software stellt zum Schutz Ihrer, im digitalen Archiv gespeicherten Belege und Rechnungen, automatisch externe Backups her.
Die Archivierungssysteme von DOCUBYTE erlaubt Ihnen zudem den Versand und die Verwaltung von archivierten Unterlagen und Akten digital. Mit einem Klick schicken Sie Belege, Rechnungen, Buchungsbücher oder letzten Einkommenssteuererklärungen zum Steuerberater, während die Originale im Archivierungsprogramm unverändert vorhanden bleiben. Die Unveränderbarkeit relevanter Akten und Belege ist durch einen Bearbeitungsschutz zu aktivieren, um diese vor versehentlichen Änderungen und Sie vor unangenehmen Konsequenzen zu schützen.
Ein weiterer Nutzen zeigt sich mit der Verfügbarkeit rund um die Uhr von jedem Standort der Welt. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und die Zugangsdaten für die Archivierungssoftware von DOCUBYTE, um Zugriff auf benötigte Dokumente zu bekommen. Damit können Sie selbst im Urlaub bei Bedarf auf Anfragen reagieren oder erforderliche Maßnahmen ergreifen, wie beispielsweise kleine Änderungen am Dokument.
Warum Docubyte als Komplettlösung für die digitale Archivierung von Dokumenten?
Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen – und das seit 22 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.
Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.
Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.
Holger Martens - Geschäftsführer
DOCUBYTE - Der Scanservice für Ihre DokumentenArchivierung
Für die digitale und revisionssichere Datenarchivierung in der Software bietet DOCUBYTE einen professionellen Scanservice für jegliche Art von Papieren an. Hier kommen schonende Verfahren zur Anwendung, um beste Ergebnisse zu erzielen. Zusätzlich können alte, verblasste oder beschädigte Dokumente und Unterlagen durch Retuschierprozesse oder Anwendung von Beleuchtungsmessern in ihrer Qualität optimiert werden. Eine Ablage direkt in das Archivierungssystem übernimmt DOCUBYTE auf Wunsch. Wir scannen:
- Klassische Bücher und Magazine
- Belege, Dokumente, Akten und Urkunden
- Skizzen, Pläne und Zeichnungen
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
Häufig gestellte Fragen
Ist die Archivsoftware passwortgeschützt?
Selbstverständlich. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass kein Unbefugter in Ihrem Umfeld Einblick in Ihr persönliches Archivierungssystem und die darin befindlichen Unterlagen erhält. Im Umkehrschluss können Sie aber auch Passwörter an Mitarbeiter vergeben, die aus arbeitsrelevanten Gründen Zugang zu den digitalisierten Papieren benötigen.
Können mehrere Mitarbeiter innerhalb der Dokumenten-Archivierungssoftware arbeiten?
Ja, sofern ein entsprechender Zugang mit Berechtigung gegeben ist. Die Software von DOCUBYTE erlaubt auch den gleichzeitigen Zugriff auf das System. Auf diese Weise kann beispielsweise die HR-Abteilung ihre Bereiche nutzen, die Planer ihre Zeichnungen verschicken und der Steuerberater zeitgleich seine Arbeit erledigen.
Wie sinnvoll ist die Nutzung der DOCUBYTE Archivsoftware?
Sehr sinnvoll, denn sie bietet ein hohes Maß an Sicherheit für Ihre Papiere in einem dauerhaft gleichbleibenden Zustand sowie einen Schutz gegen Verlust, Manipulation, Diebstahl und Beschädigungen. Zudem stellt es ein intelligentes Ordnungssystem zur Verfügung, damit Sie keine unnötige Zeit zum Auffinden von Papieren aufzubringen haben. Durch die Digitalisierung lassen sich Workflows deutlich vereinfachen und wertvolle Arbeitszeit sparen.
Welche Dokumente können mit der DOCUBYTE Archivierungssoftware revisionssicher digitalisiert werden?
Die DOCUBYTE Archivierungssoftware kann eine Vielzahl von Dokumenten revisionssicher digital archivieren. Dies umfasst wichtige Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Belege, Personalakten, Protokolle, Berichte, Lieferscheine, Papierdokumente und Ordner jeglicher Art. Auch spezifische Dokumente aus dem Gesundheitsbereich, wie Patientenakten, Behandlungsunterlagen und medizinische Berichte, können dokumentiert und in der digitalen Ablage archiviert werden werden. Darüber hinaus kann die Software auch behördliche Dokumente wie Anträge, Bescheide und öffentliche Register sicher archivieren.
Was ist der Unterschied zwischen einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Archivierung?
Ein Dokumentenmanagementsystem und eine Archivierungslösung sind beides Methoden zum Speichern und Verwalten von Dokumenten, sie unterscheiden sich jedoch in ihrer Ausrichtung und Funktion.
Ein DMS ist ein Instrument zur Speicherung, Katalogisierung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten - in den häufigsten Fällen elektronisch, als Cloud oder On-Premise Lösung Eine derartige Software unterstützt die Benutzer bei der Erstellung und Bearbeitung der Geschäftsdokumente. Sie können verschiedene Versionen verarbeiten und eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen. Mit den Funktionen wie z.B. die Volltextsuche lassen sich wichtige elektronische Dokumente auf der Datenbank einfach und schnell auffinden. Das spart Zeit und erleichtert das Verarbeiten großer Datenmengen.
Archivierung hingegen konzentriert sich auf die langfristige, sichere Aufbewahrung von Dokumenten, die nicht mehr aktiv verwendet oder geändert werden, aber aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen revisionssicher archiviert werden müssen. Eine Archivierungslösung kann Metadaten für die vereinfachte Suche erfassen und speichern, sie bietet jedoch normalerweise keine Bearbeitungsfunktionen. Archivsysteme sorgen für die Unveränderbarkeit der aufbewahrten Dokumente und stellen sicher, dass sie über viele Jahre hinweg lesbar und rechtskonform abrufbar bleiben.
Sie haben weitere Fragen zur Archivierung und Aufbereitung von Dokumenten?
Wenn Sie Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich gerne jederzeit an uns. Unser Team nimmt sich gerne die Zeit für ein persönliches Beratungsgespräch, damit wir Ihnen bei allen Herausforderungen begleitend zur Seite stehen können.
Variable Lösungen für digitale Unternehmen
Wir bieten Ihnen individuelle digitale Lösungen, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind.
Wir digitalisieren Ihre Daten verlustfrei und legen diese dann korrekt und sicher in unserem Online-Archiv ab.
Das sagen unsere Kunden
"Den Besten zu gefallen, ist kein geringes Lob"
Horaz
Sie wünschen eine persönliche Beratung zur revisionssicheren Archivierung?
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Treten Sie mit uns in Kontakt und genießen Sie eine qualifizierte Beratung zur Verwaltung von Dokumenten. Wir verfolgen einen umfassenden Ansatz, da uns bewusst ist, dass digitale Transformation weit mehr umfasst als lediglich das Generieren zahlreicher digitaler Assets aus analogen Vorlagen. Unsere Archivierungssoftware bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Dokumente gesetzeskonform zu archivieren und revisionssicher zu speichern. Dies ist besonders wichtig in Bereichen wie der Buchhaltung, wo eine lückenlose Dokumentation und Revisionssicherheit von größter Bedeutung sind.
Wir stehen Ihnen zur Seite, indem wir gemeinsam eine Digitalisierungsstrategie erarbeiten, Geschäftsprozesse optimieren und diverse Werkzeuge implementieren - einschließlich der nahtlosen Integration in Ihr bestehendes Office Umfeld. Auf diese Weise erzielen Sie reduzierte Kosten, gesteigerte Produktivität und ein fortschrittliches Workflow-Management. Mit unserem breiten Spektrum an Produkten und Services sind wir in der Lage, eine individuell zugeschnittene und passende Lösung für Ihr Unternehmen zu erarbeiten.
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