Akten digitalisieren lassen – ab 0,06 € pro Seite | Docubyte
Akten und Dokumente digitalisieren lassen
Papierakten digital verfügbar machen
Dokumente mit OCR nach Begriffen durchsuchen
Ablage und Dateistruktur auf Ihre Anforderungen abstimmen
Übergabe als PDF oder PDF/A vereinbaren
Rückgabe oder Vernichtung der Originale vorab klären
Was kostet es, Akten digitalisieren zu lassen?
Der Preis richtet sich nach der Zahl der Seiten und danach, wie genau Ihre Dokumente erfasst werden sollen. Der Scan kostet ab 0,06 € pro Seite, die Erfassung einzelner Dokumente 0,30 € und die Erfassung eines Ordnerrückens 0,35 € (jeweils netto). Ein Beispiel: 100 Ordner mit je 500 Seiten ergeben 50.000 Seiten und kosten für den reinen Scan rund 3.000 € netto. Ihren genauen Preis berechnen Sie mit unserem Rechner oder im kostenlosen Beratungsgespräch.
Schnell & DSGVO-konform
Akten digitalisieren lassen: so entlasten Sie Ihr Büro
Akten digitalisieren lassen, ohne selbst Zeit zu investieren: DOCUBYTE unterstützt Unternehmen, Kanzleien und Verwaltungen dabei, Papierakten und Dokumente vollständig zu digitalisieren. Ob laufende Geschäftsunterlagen oder ein vorhandener Archivbestand: Wir stimmen die Verarbeitung auf Ihre Unterlagen und die spätere Nutzung ab.
Vor Beginn klären wir mit Ihnen den Umfang, die gewünschte Dateistruktur und die Bereitstellung. So können Sie Ihre digitalisierten Unterlagen gezielt finden und in Ihrer bestehenden Ablage weiterverwenden.
Wir digitalisieren Ihre Akten in 4 Schritten
Akten digitalisieren in vier Schritten
Kontaktaufnahme
Beschreiben Sie uns Ihren Aktenbestand und das gewünschte Ergebnis. Eine ungefähre Anzahl an Ordnern oder Archivkartons sowie ein gewünschter Termin helfen bei der ersten Einschätzung. Wir klären die Anforderungen und erstellen ein individuelles Angebot.
Abholung & Vorbereitung
Wir stimmen die Übergabe und die Vorbereitung Ihrer Unterlagen mit Ihnen ab. Dabei berücksichtigen wir unterschiedliche Formate, geheftete Dokumente und vorhandene Trennblätter.
Scannen und übermitteln der Daten
Ihre Unterlagen werden nach den vereinbarten Anforderungen gescannt und strukturiert. Dateiformat, Benennung und Bereitstellung legen wir vor Projektbeginn gemeinsam fest
Einlagerung oder Rückgabe Ihrer Dokumente
Bereits vor Beginn vereinbaren wir, was nach der Digitalisierung mit den Papieroriginalen geschieht. Eine Vernichtung erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe.
Sicherer & effektiver Scanservice
Personalakten, Patientenakten und Verträge sicher digitalisieren
Bei Personal-, Patienten- und Vertragsakten gehört der Umgang mit vertraulichen Informationen zur Projektplanung. Wir stimmen mit Ihnen ab, wie die Unterlagen übergeben, verarbeitet und bereitgestellt werden sollen.
Teilen Sie uns besondere Anforderungen an Vertraulichkeit und Zugriff bereits bei der Anfrage mit. Wenn Sie zusätzlich eine digitale Archivlösung benötigen, besprechen wir diese gesondert mit Ihnen.
Inhalte automatisch nutzbar machen
Texterkennung mit OCR
Ein Scan bildet zunächst den Inhalt einer Papierseite ab. OCR-Texterkennung kann gedruckte Inhalte zusätzlich als Text erfassen. Dadurch lassen sich entsprechende Dokumente nach Begriffen durchsuchen.
Die Erkennungsqualität hängt von Lesbarkeit, Schriftbild und Zustand der Vorlage ab. Handschriftliche Einträge benötigen eine gesonderte Betrachtung. Für eine gut nutzbare Ablage stimmen wir außerdem die Dateibenennung und Dokumentenstruktur mit Ihnen ab.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Akten selbst scannen oder digitalisieren lassen?
Ab ein paar Ordnern lohnt sich das Selbstscannen selten: Klammern entfernen, Seiten vorbereiten, Doppeleinzüge prüfen und Dateien benennen kostet mehr Arbeitszeit als der Scan selbst. Wir übernehmen die komplette Vorbereitung und liefern durchsuchbare PDF/A-Dateien, die Sie direkt in Ihr DMS oder unser Online-Archiv übernehmen.
Mit einem erfahrenen wie DOCUBYTE profitieren Sie von:
1
Weniger manuelle Suche nach Unterlagen.
2
Digitale Dokumente für die gemeinsame Nutzung.
3
Eine auf Ihren Bestand abgestimmte Ablagestruktur.
4
Durchsuchbare Inhalte durch OCR-Texterkennung.
5
Dateien für die Weiterverwendung in Ihrer bestehenden Ablage.
6
Geplante Abwicklung statt zusätzlicher Scanarbeit im Tagesgeschäft.
Unsere Leistungen rund ums Dokument
Weitere Leistungen von DOCUBYTE
Entdecken Sie die weiteren Leistungen von DOCUBYTE im Bereich Scannen & Archivieren:
Datenschutz & Redundanz für Ihre Akten
DOCUBYTE Online Archiv
Nach der Digitalisierung Ihrer Akten & Dokumente können wir diese im optionalen DOCUBYTE Online-Archiv sicher und doppelt geschützt aufbewahren.
Alle Daten werden dann auf virengeschützten Servern in Deutschland gespeichert, und ein durchdachtes Berechtigungskonzept verhindert unbefugten Zugriff.
Gleichzeitig sorgt die digitale Archivierung für eine Sicherheitskopie, sodass Ihre Dokumente vor Verlust durch Feuer oder Wasser geschützt sind.
Datensicherheit durch geschützte Server in Deutschland
Zugriffskontrolle durch Berechtigungssystem
Ortsunabhängiger, zentraler Zugriff auf Ihre Dokumente
Was unsere Kunden sagen
Echte Partnerschaften. Greifbare Ergebnisse. Digitale Erfolge.
Gemeinsam erfolgreich digital: Unsere Kunden vertrauen nicht nur auf unsere Lösungen, sondern auf echte Partnerschaft. Mit persönlicher Begleitung, technischem Know-how und einem klaren Blick für moderne Anforderungen gestalten wir den digitalen Wandel – verlässlich, engagiert und immer auf Augenhöhe.
Unverbindlich & persönlich
Möchten auch Sie Ihre Akten scannen lassen?
Schildern Sie uns, welche Akten oder Dokumente Sie digitalisieren lassen möchten. Nennen Sie möglichst den Umfang, die Dokumentenart und einen gewünschten Termin. Gemeinsam klären wir das passende Vorgehen und erstellen ein individuelles Angebot.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Die Digitalisierung von Papierakten und Dokumenten bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Dazu gehören u. a. eine einfachere und schnellere Suche nach Informationen, weniger Platzbedarf für die Aufbewahrung von Papierdokumenten, verbesserte Zusammenarbeit durch einfacheren Zugang zu Informationen, erhöhte Datensicherheit durch Backups und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten.
Bei DOCUBYTE können alle Arten von geschäftlichen Dokumenten digitalisiert werden, einschließlich Verträge, Rechnungen, Lohnabrechnungen, Personalakten, Patientenakten, technische Zeichnungen, Pläne, historische Archive und vieles mehr. Wir passen unsere Digitalisierungslösungen an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an.
Entscheidend ist, wie Sie die Dateien später nutzen möchten. Klären Sie vorab die Ablagestruktur, Dateibenennung, gewünschten Formate und Suchmöglichkeiten. Ebenso wichtig ist die Entscheidung, was nach dem Scannen mit den Originalen geschieht.
DOCUBYTE legt großen Wert auf die Sicherheit und den Datenschutz Ihrer Daten. Wir halten uns strikt an die geltenden Datenschutzgesetze und stellen sicher, dass alle Daten während des gesamten Digitalisierungsprozesses sorgfältig und sicher behandelt werden. Unsere Mitarbeiter sind entsprechend geschult, um die Vertraulichkeit der Daten zu wahren, und wir nutzen moderne Verschlüsselungstechniken, um Datenverlust oder -diebstahl zu verhindern.
Alle handschriftlichen oder maschinell erstellten Schriftstücke und Grafiken in Form von Papieren aller Größen wie Bücher, Fotografien und Bilder lassen sich scannen und digitalisieren.
Mithilfe unserer Spezialscannern werden Ihre Dokumente beim Workflow nicht beschädigt oder erleiden einen Qualitätsverlust. Unser Service ist deshalb auch für historische Schriftstücke geeignet.
Vereinbaren Sie vor Projektbeginn, ob die Originale zurückgegeben, weiter aufbewahrt oder nach Freigabe vernichtet werden sollen. Ein Scan allein bedeutet nicht automatisch, dass das Papieroriginal entbehrlich ist. Die Anforderungen sind für die jeweiligen Dokumentenarten zu klären.
DOCUBYTE digitalisiert alle Prozesse aus den Fachbereichen Personal, Verwaltung, Buchhaltung und Post. Personalakten, Arbeitsverträge, Notizen, Abmahnungen und alle anderen relevanten Daten werden von Docubyte eingescannt und in Form einer digitalen Akte für Sie bereitgestellt.
Der Vorteil besteht für Verwalter eines Unternehmens darin, dass sie alle benötigten Unterlagen in wenigen Sekunden griffbereit haben. Hiermit werden einzelne Angaben zu Mitarbeitern nachvollziehbarer und verhindern Missverständnisse zwischen den Abteilungen in Ihrem Betrieb.
Ja, sie ist besonders vorteilhaft für Unternehmen im Gesundheitsbereich. Die Verwaltung von Patienteninformationen, medizinischen Berichten und Abrechnungsdaten wird durch digitale Akten deutlich vereinfacht und wirkungsvoller gestaltet.
Durch die Digitalisierung können Ärzte, Kliniken und Krankenhäuser schnell auf wichtige Informationen zugreifen und diese austauschen, was zu einer besseren Patientenversorgung und einer Reduzierung von Verwaltungsaufwand führt. DOCUBYTE versteht die besonderen Datenschutzanforderungen im Gesundheitswesen und gewährleistet die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften.
Ja, wir bieten einen digitalen Posteingang an. Eingehende Dokumente werden sofort gescannt, wichtige Inhalte per OCR erkannt und anschließend intelligent extrahiert.
Ab 0,06 € pro Seite netto; der Rechner auf dieser Seite zeigt Ihren Preis für Ihre Ordnerzahl.
DOCUBYTE bereitet Ihre digitalen Dokumente so auf, dass sie sicher und strukturiert archiviert werden können. Durch OCR und Indexierung lassen sich die digitalen Daten nach dem Scan gezielt durchsuchen und verwalten. Auf Wunsch können wir Dokumente und Belege nach definierten Kriterien indexieren und die Dateien für bestehende Systeme oder digitale Archive gebunden bereitstellen. So schaffen Sie eine zuverlässige Grundlage für ein papierloses Büro.
Ein zuverlässiger Dienstleister sollte Erfahrung, sichere Prozesse und passende Scanner Technik für unterschiedliche Papierunterlagen bieten. DOCUBYTE verfügt über Erfahrung aus mehr als 2.000 Projekten und unterstützt Unternehmen dabei, Unterlagen zu digitalisieren und große Mengen Dokumente zu scannen.
Von der Vorbereitung der Scans über die Indexierung bis zur optionalen Aktenvernichtung erhalten Sie den gesamten Prozess aus einer Hand. Als Leitfaden empfiehlt sich, vorab Umfang, Dokumenttypen, gewünschte Ausgabeformate und Anforderungen an die weitere Verarbeitung festzulegen.
Das hängt vom Umfang ab. Nach der Abholung nennen wir Ihnen einen verbindlichen Liefertermin. Typische Dauer für z. B. 100 Ordner ca. 3 – 5 Tage
Ja, bei der Abholung werden die Akten und Transportkartons jeweils mit Barcodes versehen. Der Kunde sagt uns den Namen der Akte, wir digitalisieren diesen und stellen die PDF Datei dann digital zur Verfügung.
Kontaktieren Sie uns jederzeit gerne
Starten Sie jetzt mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente
Die digitale Archivierung Ihrer Akten macht Ihre Arbeitsabläufe effektiver und entlastet Sie im Alltag. In einer kostenlosen Beratung zeigen wir Ihnen, wie Sie rund um die Digitalisierung Zeit sparen und sich wieder ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.