Professionelle Akten Digitalisierung
Akten digitalisieren lassen von DOCUBYTE.
Schneller & ortsunabhängiger Zugriff auf Ihre digitalen Akten
Bis zu 99 % Platzersparnis
Revisionssicher & DSGVO-konform
Durchsuchbare PDFs durch die OCR-Texterkennung
Flexible Übergabe als PDF/A via Cloud oder Datenträger
Schnell & DSGVO-konform
Effiziente Digitalisierung von Akten und Dokumenten
Akten zu digitalisieren ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro. DOCUBYTE unterstützt bundesweit Unternehmen und Verwaltungen dabei, ihre analogen Dokumente effektiv und datenschutzkonform zu digitalisieren.
Unsere Erfahrung aus über 2.000 Projekten macht uns zu einem verlässlichen Scandienstleister für die Digitalisierung von Aktenordnern, Einzelakten und komplexen Dokumententypen. Ob einfache Papierdokumente, Pläne im DIN A0 Format oder andere Geschäftsdokumente – wir haben die passende Lösung.
Wir digitalisieren Ihre Akten in 4 Schritten
So läuft die Digitalisierung Ihrer Akten ab:
Kontaktaufnahme
Sie stellen eine Anfrage über unser Formular oder telefonisch. Wir beraten Sie unverbindlich und erstellen ein individuelles Angebot.
Abholung & Vorbereitung
Unser Transportdienst holt Ihre Aktenordner sicher ab oder Sie senden sie direkt an ein DOCUBYTE-Postfach weiter. Anschließend werden sie entsprechend vorbereitet (z. B. Entfernen von Heftklammern).
Scannen und übermitteln der Daten
Wir scannen Ihre Dokumente in optimaler Qualität (z. B. 200 dpi, OCR-fähig, als PDF) und übermitteln Ihnen die digitalisierten Dokumente sicher über unseren Server oder einen Datenträger.
Einlagerung oder Rückgabe Ihrer Dokumente
Die Originale lagern wir vier Wochen kostenlos. Danach erfolgt auf Wunsch die Rückgabe oder eine zertifizierte Vernichtung gemäß DIN 66399.
Sicherer & effektiver Scanservice
Sichereres Akten digitalisieren mit DOCUBYTE
Ihre Papierdokumente werden nicht nur digitalisiert, sondern auch revisionssicher archiviert. Unsere Verfahren schützen vor unbefugtem Zugriff mit Zugriffsbeschränkungen, verschlüsselter Datenübertragung und ISO-zertifizierter Speicherung auf Servern in Deutschland.
So haben nur autorisierte Mitarbeitende Zugriff auf Ihre gescannten Unterlagen – standortunabhängig und rund um die Uhr.
Inhalte automatisch nutzbar machen
Texterkennung mit OCR
Ein zentraler Bestandteil des Scanservices ist die intelligente Texterkennung. Mithilfe moderner OCR-Software (Optical Character Recognition) werden Inhalte aus gescannten Dokumenten automatisiert erkannt, ausgelesen und in durchsuchbare Textformate umgewandelt.
So werden handschriftliche Notizen, Rechnungsdaten, Vertragsinhalte oder ganze Berichte digital nutzbar – ganz ohne manuelle Datenerfassung. Die so gewonnenen Daten lassen sich direkt im DMS oder Online-Archiv weiterverarbeiten und gezielt durchsuchen. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und steigert die Effizienz Ihrer digitalen Workflows.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Warum Sie Ihre Akten professionell scannen lassen sollten
Selbst scannen kostet nicht nur Zeit, es birgt auch viele Risiken. Mit einem erfahrenen Scandienstleister wie DOCUBYTE profitieren Sie von:
1
Schnellere Abläufe dank digitalem Dokumentenmanagement.
2
Reduzierung von Lagerflächen und -kosten.
3
Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf alle digitalisierten Dokumente.
4
Schutz sensibler Daten vor Verlust, Zugriff und Manipulation.
5
Optimierte Prozesse für Archivierung und Bearbeitung.
6
Produktivere und zufriedenere Mitarbeiter.
Unsere Leistungen rund ums Dokument
Weitere Leistungen von DOCUBYTE
Entdecken Sie die weiteren Leistungen von DOCUBYTE im Bereich Scannen & Archivieren:
Datenschutz & Redundanz für Ihre Akten
DOCUBYTE Online Archiv
Nach der Digitalisierung Ihrer Akten können wir diese im optionalen DOCUBYTE Online-Archiv sicher und doppelt geschützt aufbewahren.
Alle Daten werden dann auf virengeschützten Servern in Deutschland gespeichert, und ein durchdachtes Berechtigungskonzept verhindert unbefugten Zugriff.
Gleichzeitig sorgt die digitale Archivierung für eine Sicherheitskopie, sodass Ihre Dokumente vor Verlust durch Feuer oder Wasser geschützt sind.
Datensicherheit durch geschützte Server in Deutschland
Zugriffskontrolle durch Berechtigungssystem
Ortsunabhängiger, zentraler Zugriff auf Ihre Dokumente
Was unsere Kunden sagen
Echte Partnerschaften. Greifbare Ergebnisse. Digitale Erfolge.
Gemeinsam erfolgreich digital: Unsere Kunden vertrauen nicht nur auf unsere Lösungen, sondern auf echte Partnerschaft. Mit persönlicher Begleitung, technischem Know-how und einem klaren Blick für moderne Anforderungen gestalten wir den digitalen Wandel – verlässlich, engagiert und immer auf Augenhöhe.
Unverbindlich & persönlich
Möchten auch Sie Ihre Akten scannen lassen?
Lassen Sie sich kostenlos beraten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre analogen Dokumente scannen lassen und nahtlos in digitale Workflows integrieren. Das Ganze mit minimalem Aufwand und maximaler Effizienz.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Die Digitalisierung von Papierakten bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Dazu gehören u. a. eine einfachere und schnellere Suche nach Informationen, weniger Platzbedarf für die Aufbewahrung von Papierdokumenten, verbesserte Zusammenarbeit durch einfacheren Zugang zu Informationen, erhöhte Datensicherheit durch Backups und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten.
Bei DOCUBYTE können alle Arten von geschäftlichen Dokumenten digitalisiert werden, einschließlich Verträge, Rechnungen, Lohnabrechnungen, Personalakten, Patientenakten, technische Zeichnungen, Pläne, historische Archive und vieles mehr. Wir passen unsere Digitalisierungslösungen an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an.
DOCUBYTE legt großen Wert auf die Sicherheit und den Datenschutz Ihrer Daten. Wir halten uns strikt an die geltenden Datenschutzgesetze und stellen sicher, dass alle Daten während des gesamten Digitalisierungsprozesses sorgfältig und sicher behandelt werden. Unsere Mitarbeiter sind entsprechend geschult, um die Vertraulichkeit der Daten zu wahren, und wir nutzen moderne Verschlüsselungstechniken, um Datenverlust oder -diebstahl zu verhindern.
Alle handschriftlichen oder maschinell erstellten Schriftstücke und Grafiken in Form von Papieren aller Größen wie Bücher, Fotografien und Bilder lassen sich scannen und digitalisieren.
Mithilfe unserer Spezialscannern werden Ihre Dokumente beim Workflow nicht beschädigt oder erleiden einen Qualitätsverlust. Unser Service ist deshalb auch für historische Schriftstücke geeignet.
Einige Unterlagen sind aufgrund ihres Ausstellungsdatums in physischer Form aufzubewahren und auf Verlangen nachzuweisen. Welche das sind, müssten Sie einmal intern klären. Gerne können wir Sie dahingehend auch beraten, allerdings ohne rechtliche Verbindlichkeit.
Nach dem Scannen können Sie irrelevante Unterlagen vernichten. Gerne sind wir Ihnen dabei behilflich. Denken Sie daran, die Papiere sorgfältig zu entsorgen, damit Unbefugte keine Daten daraus entnehmen. Entsorgt wird das Papier umweltgerecht auf einem dafür vorgesehenen Betriebshof.
DOCUBYTE digitalisiert alle Prozesse aus den Fachbereichen Personal, Verwaltung, Buchhaltung und Post. Personalakten, Arbeitsverträge, Notizen, Abmahnungen und alle anderen relevanten Daten werden von Docubyte eingescannt und in Form einer digitalen Akte für Sie bereitgestellt.
Der Vorteil besteht für Verwalter eines Unternehmens darin, dass sie alle benötigten Unterlagen in wenigen Sekunden griffbereit haben. Hiermit werden einzelne Angaben zu Mitarbeitern nachvollziehbarer und verhindern Missverständnisse zwischen den Abteilungen in Ihrem Betrieb.
Ja, sie ist besonders vorteilhaft für Unternehmen im Gesundheitsbereich. Die Verwaltung von Patienteninformationen, medizinischen Berichten und Abrechnungsdaten wird durch digitale Akten deutlich vereinfacht und wirkungsvoller gestaltet.
Durch die Digitalisierung können Ärzte, Kliniken und Krankenhäuser schnell auf wichtige Informationen zugreifen und diese austauschen, was zu einer besseren Patientenversorgung und einer Reduzierung von Verwaltungsaufwand führt. DOCUBYTE versteht die besonderen Datenschutzanforderungen im Gesundheitswesen und gewährleistet die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften.
Wir arbeiten ausschließlich mit fachgerechten Scannern, die für große Mengen optimiert sind. Unsere Systeme erfassen jedes Blatt präzise, erkennen Doppelblatteinzug und ermöglichen einen zuverlässigen Scan auch bei schwierigen Vorlagen wie alten Aktenordnern oder beschädigten Unterlagen.
Ja, wir bieten einen digitalen Posteingang an. Eingehende Dokumente werden sofort gescannt, wichtige Inhalte per OCR erkannt und anschließend intelligent extrahiert.
Kontaktieren Sie uns jederzeit gerne
Starten Sie jetzt mit der Digitalisierung Ihrer Akten
Die digitale Archivierung Ihrer Akten macht Ihre Arbeitsabläufe effektiver und entlastet Sie im Alltag. In einer kostenlosen Beratung zeigen wir Ihnen, wie Sie rund um die Digitalisierung Zeit sparen und sich wieder ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.