Akten digitalisieren lassen von DOCUBYTE.

Die Digitalisierung von Papierakten und Dokumenten bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Dazu gehören u. a. eine einfachere und schnellere Suche nach Informationen, weniger Platzbedarf für die Aufbewahrung von Papierdokumenten, verbesserte Zusammenarbeit durch einfacheren Zugang zu Informationen, erhöhte Datensicherheit durch Backups und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten.

Bei DOCUBYTE können alle Arten von geschäftlichen Dokumenten digitalisiert werden, einschließlich Verträge, Rechnungen, Lohnabrechnungen, Personalakten, Patientenakten, technische Zeichnungen, Pläne, historische Archive und vieles mehr. Wir passen unsere Digitalisierungslösungen an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an.

Bei der Digitalisierung von Dokumenten ist es wichtig, sie schnell auffindbar zu machen. Dafür braucht man ein gutes Ablagesystem. DOCUBYTE hilft Ihnen, ein passendes Schlagwortkonzept zu entwickeln. So finden Sie und Ihre Kollegen Dokumente ohne Probleme. Das verbessert Ihre Arbeitsabläufe und spart kosten.

DOCUBYTE legt großen Wert auf die Sicherheit und den Datenschutz Ihrer Daten. Wir halten uns strikt an die geltenden Datenschutzgesetze und stellen sicher, dass alle Daten während des gesamten Digitalisierungsprozesses sorgfältig und sicher behandelt werden. Unsere Mitarbeiter sind entsprechend geschult, um die Vertraulichkeit der Daten zu wahren, und wir nutzen moderne Verschlüsselungstechniken, um Datenverlust oder -diebstahl zu verhindern.

Alle handschriftlichen oder maschinell erstellten Schriftstücke und Grafiken in Form von Papieren aller Größen wie Bücher, Fotografien und Bilder lassen sich scannen und digitalisieren.

Mithilfe unserer Spezialscannern werden Ihre Dokumente beim Workflow nicht beschädigt oder erleiden einen Qualitätsverlust. Unser Service ist deshalb auch für historische Schriftstücke geeignet.

Einige Unterlagen sind aufgrund ihres Ausstellungsdatums in physischer Form aufzubewahren und auf Verlangen nachzuweisen. Welche das sind, müssten Sie einmal intern klären. Gerne können wir Sie dahingehend auch beraten, allerdings ohne rechtliche Verbindlichkeit.

Nach dem Scannen können Sie irrelevante Unterlagen vernichten. Gerne sind wir Ihnen dabei behilflich. Denken Sie daran, die Papiere sorgfältig zu entsorgen, damit Unbefugte keine Daten daraus entnehmen. Entsorgt wird das Papier umweltgerecht auf einem dafür vorgesehenen Betriebshof.

DOCUBYTE digitalisiert alle Prozesse aus den Fachbereichen Personal, Verwaltung, Buchhaltung und Post. Personalakten, Arbeitsverträge, Notizen, Abmahnungen und alle anderen relevanten Daten werden von Docubyte eingescannt und in Form einer digitalen Akte für Sie bereitgestellt.

Der Vorteil besteht für Verwalter eines Unternehmens darin, dass sie alle benötigten Unterlagen in wenigen Sekunden griffbereit haben. Hiermit werden einzelne Angaben zu Mitarbeitern nachvollziehbarer und verhindern Missverständnisse zwischen den Abteilungen in Ihrem Betrieb.

Ja, sie ist besonders vorteilhaft für Unternehmen im Gesundheitsbereich. Die Verwaltung von Patienteninformationen, medizinischen Berichten und Abrechnungsdaten wird durch digitale Akten deutlich vereinfacht und wirkungsvoller gestaltet.

Durch die Digitalisierung können Ärzte, Kliniken und Krankenhäuser schnell auf wichtige Informationen zugreifen und diese austauschen, was zu einer besseren Patientenversorgung und einer Reduzierung von Verwaltungsaufwand führt. DOCUBYTE versteht die besonderen Datenschutzanforderungen im Gesundheitswesen und gewährleistet die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften.

Ja, wir bieten einen digitalen Posteingang an. Eingehende Dokumente werden sofort gescannt, wichtige Inhalte per OCR erkannt und anschließend intelligent extrahiert.

Die Kosten hängen von der Menge und Beschaffenheit der zu digitalisierenden Unterlagen sowie den gewünschten Leistungen ab. Faktoren wie die Menge und das gewünschte Format der Datei beeinflussen den Preis. DOCUBYTE erstellt als erfahrener Dienstleister ein individuelles Angebot für einzelne Dokumente ebenso wie für komplette Akten und Ordner. Optional übernehmen wir nach Abschluss auch die sichere Aktenvernichtung.

DOCUBYTE bereitet Ihre digitalen Dokumente so auf, dass sie sicher und strukturiert archiviert werden können. Durch OCR und Indexierung lassen sich die digitalen Daten nach dem Scan gezielt durchsuchen und verwalten. Auf Wunsch können wir Dokumente und Belege nach definierten Kriterien indexieren und die Dateien für bestehende Systeme oder digitale Archive gebunden bereitstellen. So schaffen Sie eine zuverlässige Grundlage für ein papierloses Büro.

Ein zuverlässiger Dienstleister sollte Erfahrung, sichere Prozesse und passende Scanner Technik für unterschiedliche Papierunterlagen bieten. DOCUBYTE verfügt über Erfahrung aus mehr als 2.000 Projekten und unterstützt Unternehmen dabei, Unterlagen zu digitalisieren und große Mengen Dokumente zu scannen.

Von der Vorbereitung der Scans über die Indexierung bis zur optionalen Aktenvernichtung erhalten Sie den gesamten Prozess aus einer Hand. Als Leitfaden empfiehlt sich, vorab Umfang, Dokumenttypen, gewünschte Ausgabeformate und Anforderungen an die weitere Verarbeitung festzulegen.