Scannen & Digitalisieren:
Wir verwandeln Papier in sichere Daten
Papierakten, Dokumente und Pläne verbrauchen eine Menge Platz und sind selten schnell griffbereit. Der Aufwand für die Archivierung ist enorm – zeitlich und finanziell. Für die modernen, digitalen Arbeitsmechanismen und Kommunikationskanäle sowie für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sind sie komplett ungeeignet.
Starten Sie mit uns in die Arbeitswelt 4.0!
Wir verfügen über jahrelange Erfahrung im Digitalisieren von Dokumenten aller Art und Größen, in Farbe oder Graustufen. Damit alle gescannten Dokumente später optimal digital durchsuchbar sind, durchlaufen alle Scans unsere Texterkennungssoftware.
Für Pläne und Zeichnungen bieten wir Ihnen zusätzlich einen Vektorisierungsservice (pdf) an.
Was können wir für Sie scannen?
Briefpost, Ordner, Dokumente & Akten
Mit unserem Scanservice für Briefpost, Ordner, Dokumente und Akten gehört das „Durchwühlen“ von Papierbergen der Vergangenheit an. Wir sorgen für einen sicheren Aktentransport, sortieren Ihre Dokumente und bereiten Sie für den Scanvorgang auf.
Alle Dokumente werden mit Hochleistungsscannern farbig digitalisiert. Sie durchlaufen anschließend eine automatisierte Texterkennung (OCR), die eine spätere Volltextsuche erlaubt.
Die Papierdokumente werden zum Schluss – je nach Wunsch – rücksortiert oder vernichtet. Ihre Dokumente erhalten Sie über eine verschlüsselte Datenanlieferung.
Bücher & Zeitschriften
Dank unserer Profiausrüstung in Form von speziellen Buchscannern und hochauflösenden Kameras können wir für Sie selbst empfindliche oder beschädigte Bücher sowie historisches Schriftgut scannen – einfach, schonend und schnell.
Für Bücher ohne hohen physischen Wert, Zeitschriften oder Broschüren ist auch eine kostengünstige Digitalisierung möglich, bei der Einzelseiten auseinandergenommen und diese anschließend gescannt werden.
Alle Scans können zu einer durchsuchbaren Datei, einem E-Book oder Flipbook (mit animierter Blätterfunktion) zusammengeführt werden.
Auf Wunsch durchlaufen alle erzeugten Buchscans einen Texterkennungsprozess. Eine Volltextsuche lässt den Text erschließen und macht den Inhalt gescannter Buchseiten digital verfügbar.
Pläne & Zeichnungen
Unser Scan-Service für Pläne und Zeichnungen wendet sich besonders an Unternehmen aus den Bereichen Architektur, Stadtplanung, Vermessung, Kartographie, Geo-Informationssysteme, Werbung oder Desktop-Publishing.
Er umfasst bei uns auch die Korrektur der Ausrichtung, den Zuschnitt des Planscans oder die Eliminierung von Falzschatten. Selbst das Scannen von Plänen größer als DIN A0 ist möglich.
Nutzen Sie auch unseren Vektorisierungsservice (pdf) für Pläne und Zeichnungen. Aus den entstandenen CAD-Dateien können wir für Sie sogar dreidimensionale Modelle generieren.
Foto & Mikrofiche
Auch alle Arten von analogen Fotos oder Microfiches können Sie bei Docubyte scannen lassen – im Stapelverfahren oder schonend mit Buchscannern.
Unsere Foto-Profis übernehmen gerne Retusche-Arbeiten aller Art.
Sie erhalten alle Scans exakt in der Auflösung, Qualität und Größe, die Sie benötigen.
Unser DOCUbyte Scanservice in vier einfachen Schritten
Schritt 1
Sie fordern bequem per Web-Formular oder Telefon ein Angebot an. Wir nehmen mit Ihnen Kontakt auf und Sie erhalten unkompliziert ein unverbindliches Angebot.
Schritt 2
Wir holen Ihre Akten durch unseren Docubyte Transportdienst ab oder setzen für den Versand einen Kurierdienst ein. Möglich ist auch die Umleitung Ihrer Post an ein Docubyte Postfach.
Schritt 3
Wir scannen Ihre Dokumente und stellen alle Daten verschlüsselt auf unserem DataExchange-Server für Sie bereit. Alternativ übermitteln wir sie per Datenträger.
Schritt 4
Ihre Papierdokumente werden bei uns 4 Wochen lang kostenlos eingelagert, anschließend je nach Wunsch zurückgeliefert oder vernichtet.
Häufige Fragen zu unserem Scanservice
Können wir den Prozess der Digitalisierung verfolgen?
Unser System zur Überwachung Ihres Digitalisierungsauftrags ist einmalig. Die Basis dieses Systems sind standardisierte Barcode-Aufkleber oder Deckblätter, die jede einzelne Akte eindeutig kennzeichnen und bei jedem Arbeitsschritt in die Software eingegeben werden. Auf diese Weise können der Eingang sowie der aktuelle Bearbeitungsstatus jederzeit bestimmt werden.
Was passiert mit gehefteten oder geklammerten Dokumenten?
Häufig müssen Akten vor dem Scannen in Einzeldokumente aufgetrennt werden. Um eine exakte Zuordnung der einzelnen Blätter zu gewährleisten, setzen wir verschiedene Methoden wie Patchcode-Blätter oder Barcodes ein. Fehler können hier ausgeschlossen werden.
Hat das Scan die gleiche Qualität wie das Original?
Alle Dokumente können in Farbe eingescannt werden – und zwar ohne Aufpreis. Das hat einen entscheidenden Vorteil: Bei Farbscans werden selbst farbige Logos und farbige Markierungen im digitalisierten Dokument wiedergegeben. Weil die Dateigrößen dadurch zunehmen, setzen wir auf Wunsch zusätzlich ein spezielles PDF-Hochkomprimierungs-Verfahren ein – ebenfalls ohne Mehrkosten.
Wie werden die Daten nach dem Scannen ausgegeben?
Ihre Daten erhalten Sie als PDF, TIFF, JPEG oder RAW Dateien. Für größere Datenmengen komprimieren wir die Daten mit gängigen Kompressionsverfahren. Auf Wunsch erhalten Sie beim Scannen von Akten bei der Datenübermittlung eine umfangreiche Excel-Checkliste mit allen wichtigen Informationen.
Wie vermeiden Sie, dass Doppelblätter eingezogen werden?
Alle bei der Aktendigitalisierung eingesetzten Produktions-Scanner sind mit drei Ultraschallsensoren zur sicheren Erkennung von Doppelblatteinzügen ausgestattet. Mit Hilfe dieser Sensoren ist es uns möglich, auch bei stark gemischtem Beleggut eine lückenlose Aktendigitalisierung zu garantieren.
Wie kann ich meine gescannten Dokumente durchsuchen?
Der Inhalt Ihrer Dokumente wird in einem software-gesteuerten Texterkennungsprozess für eine Volltextsuche verfügbar gemacht. Sie erhalten im Ergebnis kleine Dateien im PDF-Format, die nach Stichworten durchsuchbar sind.
Finde ich Daten auch, wenn es sich um handschriftliche Notizen handelt?
Wenn die Volltextsuche durch Texterkennungsverfahren nicht ausreichend ist – z.B. im Fall vieler handschriftlichen Notizen – dann ist eine professionelle Indexierung der gescannten Dokumente sinnvoll. Unsere erfahrenen Typisten erfassen beispielsweise Aktenzeichen, Teilenummern, Klientennamen, Kundennummern, Personalnummern, Kennzeichen und viele andere Begriffe, die Sie anschließend im digitalen Archiv spielend einfach und schnell per Knopfdruck finden.
Was passiert mit Plänen, Urkunden oder Datenträgern, die Akten beigefügt sind?
Für beilegte großformatige Pläne, Urkunden mit Siegel oder Datenträger haben wir ein Barcode-gesteuertes Platzhalter-System eingeführt, das bereits bei der Belegaufbereitung zum Einsatz kommt. Durch dieses System stellen wir sicher, dass keine herausgetrennten Aktenteile verloren gehen und jeder Ordner bei Bedarf wieder in die exakte Ursprungsform zurückversetzt werden kann.
Sind unsere Dokumente in Ihren Räumlichkeiten auch wirklich sicher?
Unsere Produktionsräumlicheiten sind durch eine moderne Alarmanlage, Videoüberwachung und Rauchmelder geschützt. Durch die Vielzahl an einsatzbereiten Geräten können wir einzelne Ausfälle ohne Probleme kompensieren. Es erfolgt täglich eine Datensicherung. Zudem sind sowohl unser Rechenzentrum als auch das Firmennetzwerk durch Servervirtualisierung, Netzwerkvirtualisierung, starke Firewalls und ein strenges Rechtesystem bestens geschützt.
Scandienstleistung und Aktenvernichtung – Was passiert mit meinen Akten nach dem Scannen?
Auch die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Akten können Sie bequem von uns erledigen lassen. Falls Sie Ihre Papierdokumente nach der Aktendigitalisierung nicht mehr benötigen, übernehmen wir gerne die Entsorgung für Sie. Um Ihnen ausreichend Zeit für eine ausführliche Kontrolle der gelieferten Daten einzuräumen, werden alle Akten standardmäßig vier Wochen ab Datenlieferung kostenfrei im Docubyte Papierarchiv zwischengelagert.
