Scannen & Digitalisieren:
Wir verwandeln Papier in sichere Daten

Scanservice

Papierakten, Dokumente und Pläne verbrauchen eine Menge Platz und sind selten schnell griffbereit. Der Aufwand für die Archivierung ist enorm – zeitlich und finanziell. Für die modernen, digitalen Arbeitsmechanismen und Kommunikationskanäle sowie für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sind sie komplett ungeeignet.

Starten Sie mit uns in die Arbeitswelt 4.0!

Wir verfügen über jahrelange Erfahrung im Digitalisieren von Dokumenten aller Art und Größen, in Farbe oder Graustufen. Damit alle gescannten Dokumente später optimal digital durchsuchbar sind, durchlaufen alle Scans unsere Texterkennungssoftware.

Für Pläne und Zeichnungen bieten wir Ihnen zusätzlich einen Vektorisierungsservice (pdf) an.

Was können wir für Sie scannen?

Briefpost, Ordner, Dokumente & Akten

Akten digitalisieren

Mit unserem Scanservice für Briefpost, Ordner, Dokumente und Akten gehört das „Durchwühlen“ von Papierbergen der Vergangenheit an. Wir sorgen für einen sicheren Aktentransport, sortieren Ihre Dokumente und bereiten Sie für den Scanvorgang auf.

Alle Dokumente werden mit Hochleistungsscannern farbig digitalisiert. Sie durchlaufen anschließend eine automatisierte Texterkennung (OCR), die eine spätere Volltextsuche erlaubt.

Die Papierdokumente werden zum Schluss – je nach Wunsch – rücksortiert oder vernichtet. Ihre Dokumente erhalten Sie über eine verschlüsselte Datenanlieferung.

Akten digitalisieren
Ganze Bücher scannen lassen

Bücher & Zeitschriften

Ganze Bücher scannen lassen

Dank unserer Profiausrüstung in Form von speziellen Buchscannern und hochauflösenden Kameras können wir für Sie selbst empfindliche oder beschädigte Bücher sowie historisches Schriftgut scannen – einfach, schonend und schnell.

Für Bücher ohne hohen physischen Wert, Zeitschriften oder Broschüren ist auch eine kostengünstige Digitalisierung möglich, bei der Einzelseiten auseinandergenommen und diese anschließend gescannt werden.

Alle Scans können zu einer durchsuchbaren Datei, einem E-Book oder Flipbook (mit animierter Blätterfunktion) zusammengeführt werden.

Auf Wunsch durchlaufen alle erzeugten Buchscans einen Texterkennungsprozess. Eine Volltextsuche lässt den Text erschließen und macht den Inhalt gescannter Buchseiten digital verfügbar.

Pläne & Zeichnungen

Großformatige Pläne scannen

Unser Scan-Service für Pläne und Zeichnungen wendet sich besonders an Unternehmen aus den Bereichen Architektur, Stadtplanung, Vermessung, Kartographie, Geo-Informationssysteme, Werbung oder Desktop-Publishing.

Er umfasst bei uns auch die Korrektur der Ausrichtung, den Zuschnitt des Planscans oder die Eliminierung von Falzschatten. Selbst das Scannen von Plänen größer als DIN A0 ist möglich.

Nutzen Sie auch unseren Vektorisierungsservice (pdf) für Pläne und Zeichnungen. Aus den entstandenen CAD-Dateien können wir für Sie sogar dreidimensionale Modelle generieren.

Großformatige Pläne scannen
Filme scannen

Foto & Mikrofiche

Filme scannen

Auch alle Arten von analogen Fotos oder Microfiches können Sie bei Docubyte scannen lassen – im Stapelverfahren oder schonend mit Buchscannern.

Unsere Foto-Profis übernehmen gerne Retusche-Arbeiten aller Art.

Sie erhalten alle Scans exakt in der Auflösung, Qualität und Größe, die Sie benötigen.

Unser DOCUbyte Scanservice in vier einfachen Schritten

Telefon-Icon

Schritt 1

Sie fordern bequem per Web-Formular oder Telefon ein Angebot an. Wir nehmen mit Ihnen Kontakt auf und Sie erhalten unkompliziert ein unverbind­liches Angebot.

Karton, akten

Schritt 2

Wir holen Ihre Akten durch unseren Docubyte Transport­dienst ab oder setzen für den Versand einen Kurier­dienst ein. Möglich ist auch die Umleitung Ihrer Post an ein Docubyte Postfach.

Download-Icon

Schritt 3

Wir scannen Ihre Doku­mente und stellen alle Daten verschlüsselt auf unserem Data­Exchange-Server für Sie bereit. Alternativ über­mitteln wir sie per Datenträger.

papierkorb, papier befreit

Schritt 4

Ihre Papier­dokumente werden bei uns 4 Wochen lang kosten­los ein­gelagert, anschließend je nach Wunsch zurück­geliefert oder vernichtet.

Häufige Fragen zu unserem Scanservice

Unser System zur Überwachung Ihres Digitalisierungsauftrags ist einmalig. Die Basis dieses Systems sind standardisierte Barcode-Aufkleber oder Deckblätter, die jede einzelne Akte eindeutig kennzeichnen und bei jedem Arbeitsschritt in die Software eingegeben werden. Auf diese Weise können der Eingang sowie der aktuelle Bearbeitungsstatus jederzeit bestimmt werden.

Häufig müssen Akten vor dem Scannen in Einzeldokumente aufgetrennt werden. Um eine exakte Zuordnung der einzelnen Blätter zu gewährleisten, setzen wir verschiedene Methoden wie Patchcode-Blätter oder Barcodes ein. Fehler können hier ausgeschlossen werden.

Alle Dokumente können in Farbe eingescannt werden – und zwar ohne Aufpreis. Das hat einen entscheidenden Vorteil: Bei Farbscans werden selbst farbige Logos und farbige Markierungen im digitalisierten Dokument wiedergegeben. Weil die Dateigrößen dadurch zunehmen, setzen wir auf Wunsch zusätzlich ein spezielles PDF-Hochkomprimierungs-Verfahren ein – ebenfalls ohne Mehrkosten.

Ihre Daten erhalten Sie als PDF, TIFF, JPEG oder RAW Dateien. Für größere Datenmengen komprimieren wir die Daten mit gängigen Kompressionsverfahren. Auf Wunsch erhalten Sie beim Scannen von Akten bei der Datenübermittlung eine umfangreiche Excel-Checkliste mit allen wichtigen Informationen.

Alle bei der Aktendigitalisierung eingesetzten Produktions-Scanner sind mit drei Ultraschallsensoren zur sicheren Erkennung von Doppelblatteinzügen ausgestattet. Mit Hilfe dieser Sensoren ist es uns möglich, auch bei stark gemischtem Beleggut eine lückenlose Aktendigitalisierung zu garantieren.

Der Inhalt Ihrer Dokumente wird in einem software-gesteuerten Texterkennungsprozess für eine Volltextsuche verfügbar gemacht. Sie erhalten im Ergebnis kleine Dateien im PDF-Format, die nach Stichworten durchsuchbar sind.

Wenn die Volltextsuche durch Texterkennungsverfahren nicht ausreichend ist – z.B. im Fall vieler handschriftlichen Notizen – dann ist eine professionelle Indexierung der gescannten Dokumente sinnvoll. Unsere erfahrenen Typisten erfassen beispielsweise Aktenzeichen, Teilenummern, Klientennamen, Kundennummern, Personalnummern, Kennzeichen und viele andere Begriffe, die Sie anschließend im digitalen Archiv spielend einfach und schnell per Knopfdruck finden.

Für beilegte großformatige Pläne, Urkunden mit Siegel oder Datenträger haben wir ein Barcode-gesteuertes Platzhalter-System eingeführt, das bereits bei der Belegaufbereitung zum Einsatz kommt. Durch dieses System stellen wir sicher, dass keine herausgetrennten Aktenteile verloren gehen und jeder Ordner bei Bedarf wieder in die exakte Ursprungsform zurückversetzt werden kann.

Unsere Produktionsräumlicheiten sind durch eine moderne Alarmanlage, Videoüberwachung und Rauchmelder geschützt. Durch die Vielzahl an einsatzbereiten Geräten können wir einzelne Ausfälle ohne Probleme kompensieren. Es erfolgt täglich eine Datensicherung. Zudem sind sowohl unser Rechenzentrum als auch das Firmennetzwerk durch Servervirtualisierung, Netzwerkvirtualisierung, starke Firewalls und ein strenges Rechtesystem bestens geschützt.

Auch die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Akten können Sie bequem von uns erledigen lassen. Falls Sie Ihre Papierdokumente nach der Aktendigitalisierung nicht mehr benötigen, übernehmen wir gerne die Entsorgung für Sie. Um Ihnen ausreichend Zeit für eine ausführliche Kontrolle der gelieferten Daten einzuräumen, werden alle Akten standardmäßig vier Wochen ab Datenlieferung kostenfrei im Docubyte Papierarchiv zwischengelagert.

2025 kommt die Pflicht zur XRechnung – Sind Sie vorbereitet?

Ab 01.01.2025 wird die XRechnung zur Pflicht für alle öffentlichen Auftraggeber und Unternehmen. Stellen Sie sich schon jetzt optimal auf die neuen Anforderungen ein!

Mit DOCUFrame von Docubyte bieten wir Ihnen die ideale Lösung, um XRechnungen gesetzeskonform zu empfangen, bearbeiten und speichern zu können. Seien Sie der Umstellung voraus und vermeiden Sie spätere Hürden.