Manuelle Datenerfassung Response-Erfassung | E-Book-Erstellung

Datenerfassung seit 2002

Seit dem Jahr 2002 erfassen wir professionell Daten in großen Mengen. Die manuelle Datenerfassung ist trotz der in den letzten Jahren merklich verbesserten Texterkennungssysteme nach wie vor ein entscheidend wichtiger Prozess. Denn eine gute Datenqualität ist ohne menschliche Kontrolle in den meisten Fällen nicht möglich.

Warum manuelle Datenerfassung?

Die Erkennungsgenauigkeit moderner OCR Systeme reicht von 80% bei schlechten Vorlagen bis zu 95% bei sehr guten Vorlagen (z.B. EDV-Ausdrucke mit Schriftgröße 10 Punkt). Folglich bleibt selbst bei guten Vorlagen für jedes einzelne Zeichen ein Restrisiko von mindestens fünf Prozent, nicht korrekt erkannt und erfasst zu werden. Bei normalen handschriftlichen Dokumenten ist eine automatisierte Erfassung – wie sie beispielsweise bei der Auswertung von Fragebögen eingesetzt wird – in vielen Fällen nicht sinnvoll. Die Programmierung entsprechender Systeme kann sehr aufwendig und folglich teuer werden und liefert erfahrungsgemäß nur bei gleichartigen Handschriften und entsprechend hinterlegten Referenzdaten gute Ergebnisse. Jeder Ausnahmefall kann zu einer Falscherfassung und damit zu falschen Daten führen.

Manuelle Datenerfassung auf der Computertastatur

Die händische Erfassung von Daten ist auch in Zeiten von leistungsfähigen Texterkennungssystemen oft unumgänglich.

Datenerfassung mit System

An erster Stelle unserer Prozesse steht grundsätzlich das Scannen aller Dokumente. Durch diese Vorgehensweise ist eine Kombination aus manueller Datenerfassung und softwarebasierten Erfassungsworkflows möglich. Je mehr Automatiserung in einem Projekt möglich ist, desto geringer wird der manuelle Aufwand bei gleichzeitig gesteigerter Qualität – denn Menschen machen Fehler, insbesondere bei der Datenerfassung.

  • Eine frühzeitige Analyse gewährleistet einen präziseren und schnelleren Erfassungs-Prozess
  • Monetärer und zeitlicher Aufwand können durch assistierende OCR-Systeme reduziert werden
  • Schwierige Belege können bereits vor der Erfassung gesichtet und aussortiert werden
  • Durch OCR-Unterstützung werden menschliche Fehler identifiziert bzw. präventiv vermieden
  • Die lückenlose Erfassung aller Belege ist zu 100% sichergestellt (elektronischer Abgleich)
  • Optimale Qualitätkontrolle durch die Verknüpfung von erfassten Daten und gescanntem Beleg
  • Digitale Archivierung der Belege in Form von Dokumentenscans möglich
  • Papierdokumente können entsorgt werden (siehe auch Logistik & Aktenvernichtung)
Double-Keying bei der Manuellen Datenerfassung

Wenn hunderprozentige Genauigkeit bei der Datenerfassung gefordert ist kommt das DOCUBYTE Doppelerfassungssystem zu Einsatz.

Double-Keying bei der Datenerfassung

Bei höchsten Qualitätsanforderungen kommt das sogenannte Doppelerfassungs-System zum Einsatz. Wir haben dieses System entwickelt, um auch anspruchsvolle Projekte mit sehr hohen Genauigkeitsanforderungen umsetzen zu können. Bei der Doppel-Erfassung werden alle Texte zweimal eingegeben, elektronisch miteinander verglichen und auf Abweichungen geprüft. Jeder Datensatz, bei dem sich auch nur ein Buchstabe in den beiden Erfassungsergebnissen unterscheidet, wird von einem dritten Typisten verifiziert. Durch dieses Verfahren erreichen wir eine Genauigkeit von bis zu 99,98%. Je nach Anforderung kann durch Dreifach-Erfassung eine Genauigkeit von bis 99,999% gewährleistet werden. Auch bei handschriftlichen Vorlagen, altdeutscher Schrift, Sütterlin und Dokumenten bis zum 16. Jahrhundert ist es unserer Erfahrung nach in vielen Fällen unumgänglich auf manuelle Erfassungsmethoden zurückzugreifen.

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