Digitalisierung Ihrer Ordner
Ordner digitalisieren lassen von DOCUBYTE.
Schnelle Umsetzung
Geringer Platzbedarf
Höhere Datensicherheit
Einfach von Papier zu digital
Scannen und Digitalisieren lassen von Ordnern durch DOCUBYTE
Papierordner nehmen viel Platz ein, können verschwinden und erschweren den schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente.
Durch das Ordner & Dokumente scannen lassen von DOCUBYTE gewinnen Sie Platz, Zeit und sparen Geld für nicht mehr benötigte Archivflächen.
Unser professioneller Scanservice umfasst sowohl die Abholung als auch das Scannen Ihrer Akten.
DOCUBYTE Scanservice
Der Scanprozess in vier einfachen Schritten:
Kontaktaufnahme
Sie fordern bequem per Web-Formular oder Telefon ein Angebot an. Wir nehmen mit Ihnen Kontakt auf und Sie erhalten unkompliziert ein unverbindliches Angebot.
Abholung der Ordner
Wir holen Ihre Originalunterlagen durch unseren Transportdienst ab oder setzen für den Versand einen Kurierdienst ein. Möglich ist auch die Umleitung Ihrer Post an ein DOCUBYTE Postfach.
Scannen und übermitteln der Daten
Wir scannen Ihre Dokumente und stellen alle Daten verschlüsselt auf unserem Data-Exchange-Server für Sie bereit. Alternativ übermitteln wir sie per Datenträger.
Einlagerung oder Rückgabe Ihrer Dokumente
Ihre Papierdokumente werden bei uns 4 Wochen lang kostenlos eingelagert, anschließend je nach Wunsch zurück geliefert oder vernichtet.
Mehr Sicherheit durch digitale Ordner
Schützen Sie Ihre Ordner vor Verlust und unbefugtem Zugriff
Während physische Akten und Ordner leicht verloren gehen, beschädigt oder in falsche Hände geraten können, sind digitalisierte Dokumente durch verschlüsselte Speicherlösungen und Zugriffskontrollen optimal geschützt.
Zudem ermöglicht die Digitalisierung Ihrer Ordner eine lückenlose Nachverfolgbarkeit und reduziert das Risiko von Manipulation oder unbefugtem Zugriff auf vertrauliche Dokumente.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Welchen Nutzen haben Sie durch die Digitalisierung Ihrer Ordner?
1
Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis.
2
Effiziente Prozesse und ungehinderter Workflow.
3
Produktive und zufriedene Mitarbeiter.
4
Maximale Datensicherheit.
5
Schnellere Verfügbarkeit der Daten.
6
Aktiver Klimaschutz durch weniger Papier.
Erweitern Sie Ihre Möglichkeiten
Weitere Leistungen & Services von DOCUBYTE
Entdecken Sie die weiteren Leistungen von DOCUBYTE im Bereich Scannen & Archivieren:
Datenschutz & Redundanz für Ihre Ordner
DOCUBYTE Online Archiv
Nach der Digitalisierung Ihrer Ordner und Dokumente können wir diese im optionalen DOCUBYTE Online-Archiv sicher und doppelt geschützt aufbewahren.
Alle Daten werden dann auf virengeschützten Servern in Deutschland gespeichert, und ein durchdachtes Berechtigungskonzept verhindert unbefugten Zugriff.
Gleichzeitig sorgt die digitale Archivierung für eine Sicherheitskopie, sodass Ihre Dokumente vor Verlust durch Feuer oder Wasser geschützt sind.
Datensicherheit durch geschützte Server in Deutschland
Zugriffskontrolle durch Berechtigungssystem
Ortsunabhängiger, zentraler Zugriff auf Ihre Dokumente
Was unsere Kunden sagen
Echte Partnerschaften. Greifbare Ergebnisse. Digitale Erfolge.
Gemeinsam erfolgreich digital: Unsere Kunden vertrauen nicht nur auf unsere Lösungen, sondern auf echte Partnerschaft. Mit persönlicher Begleitung, technischem Know-how und einem klaren Blick für moderne Anforderungen gestalten wir den digitalen Wandel – verlässlich, engagiert und immer auf Augenhöhe.
Unverbindlich & kostenfrei
Wollen auch Sie Ihre Ordner digital verwalten?
Nutzen Sie die Möglichkeit einer unverbindlichen und kostenlosen Beratung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Ordner schnell, sicher und nachhaltig digitalisieren können – für mehr Effizienz, weniger Papier und eine einfache Handhabung.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Es bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter eine verbesserte Effizienz, da auf wichtige Dokumente und Daten schnell und einfach zugegriffen werden kann. Darüber hinaus ermöglicht es eine verbesserte Datensicherheit, besseren Datenschutz und eine Optimierung der internen Arbeitsabläufe. Außerdem kann das Platzangebot in Büroräumen und Archiven durch das Reduzieren von physischen Ordnern und Papierkram optimiert werden.
Unsere Kunden haben die Wahl, ob Sie die Daten auf einem physischen Datenträger oder in einer Cloud abspeichern wollen und dort Zugriff auf Ihre Dokumente bekommen. Nach erfolgreichem digitalisieren und Scannen Ihrer Ordner werden alle Daten auf unseren Systemen restlos gelöscht.
Wenn unsere Arbeit abgeschlossen ist, bekommen Sie nach der Digitalisierung Ihre Akten und Unterlagen zurück. Auf Wunsch können wir sie auch über einen ausgewählten Dienstleister vernichten und entsorgen lassen. Darüber erhalten Sie einen Nachweis.
Die Maschinenlesbarkeit von digitalisierten Daten ist einer der größten Vorteile. Mithilfe einer Texterkennungs-Software werden die eingescannten Inhalte mit jedem Textverarbeitungsprogramm verarbeitbar. Die Ausgabe erfolgt beim Ordner Archivieren grundsätzlich auf PDF. Bereits in diesem Format können Sie mit der Tastenkombination STRG+F Ihre Dokumente nach bestimmten Schlagworten durchsuchen.
Als erfahrener Dienstleister digitalisieren wir Akten Ordner, einzelne Dokumente, unterschiedliche Dokumententypen und Belege, sowie große Aktenmengen für unsere Kunden. Dazu gehören unter anderem Verträge, Rechnungen, Personal- und Lohndokumente, Patientenunterlagen aus dem Gesundheitsbereich, Finanzberichte sowie verschiedene Arten von Geschäfts- und Verwaltungsdokumenten. Ganz gleich was Sie gescannt lassen möchten, wir können Ihnen helfen. Auch Daten und Dokumente in größeren Formate wie DIN A3 oder sogar bis hin zu DIN A0 können mit Hilfe unserer Hochleistungsscanner problemlos digitalisiert werden.
Ja, unser Digitalisierungsservice ist für Unternehmen aller Größen und Branchen geeignet. Ob es sich um ein kleines Start-up oder ein großes Unternehmen handelt, wir bieten maßgeschneiderte Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind. Unser Ziel ist es, den Arbeitsalltag unserer Kunden zu erleichtern, indem wir ihnen effiziente und sichere digitale Lösungen anbieten, die ihnen ermöglichen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
Die Kosten für die Digitalisierung von Akten hängen vom Umfang, Zustand und gewünschten Ablauf ab. Faktoren wie die Anzahl der Akten und Ordner, die gewünschte OCR-Texterkennung, die Auflösung in dpi oder die anschließende Bereitstellung im DMS beeinflussen den Preis. DOCUBYTE bietet Ihnen als bundesweit tätiger Dienstleister eine strukturierte und transparente Kalkulation mit langjähriger Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement.
Grundsätzlich dürfen viele Unterlagen elektronisch archiviert werden. In bestimmten Fällen, etwa bei Urkunden oder Dokumenten mit gesetzlicher Originalaufbewahrungspflicht, sollten Papieroriginale jedoch erhalten bleiben. DOCUBYTE unterstützt Sie dabei, relevante Informationen korrekt zu klassifizieren und die Digitalisierung von Akten nach gesetzlichen Vorgaben umzusetzen.
Revisionssicheres bzw. ersetzendes Scannen beschreibt einen nachvollziehbaren und dokumentierten Prozess, bei dem Papierdokumente rechtssicher in digitale Akten umgewandelt werden. Grundlage hierfür sind unter anderem die TR-RESISCAN Richtlinie sowie Empfehlungen des BSI. Dabei werden Dokumente mit professionellem Scanner erfasst, per OCR verarbeitet und zuverlässig elektronisch archiviert. Auf Wunsch übernimmt DOCUBYTE auch die zertifizierte Aktenvernichtung nach dem Scan.
Ja, kleinere Mengen lassen sich manuell per Handy oder App scannen. Für größere Archive, Personalakten oder sensible Unterlagen empfiehlt sich jedoch ein professioneller Scanservice. DOCUBYTE nutzt intelligente Prozesse mit KI-Unterstützung, wodurch Daten automatisch extrahiert, Dateien sauber strukturiert und digitale Akten effizient bereitgestellt werden. So sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler im gesamten Ablauf.
Kontaktieren Sie uns jederzeit gerne
Schluss mit Papierchaos – digitalisieren Sie Ihre Ordner jetzt!
Durch das Ordner digitalisieren von DOCUBYTE können Sie Ihre Dokumente effizienter verwalten und Prozesse automatisieren. Lassen Sie sich in einer kostenlosen Beratung zeigen, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und wertvolle Zeit sparen können – ganz ohne Papierchaos.