Die Übergangsfrist für elektronische Entgeltunterlagen endet. Dieser Beitrag ordnet ein, welche Unterlagen betroffen sind und wie Unternehmen die Umstellung strukturiert angehen. – Praxisorientierung für Geschäftsführung, Personal und Verwaltung
Warum 2027 zum wichtigen Stichtag wird
Arbeitgeber müssen Entgeltunterlagen seit 2022 elektronisch führen. Die Übergangsfrist endet am 1. Januar 2027.
DER ENTSCHEIDENDE ZEITPUNKT
01.01.2027
Ab diesem Stichtag soll die elektronische Führung der betroffenen Entgeltunterlagen der Regelfall sein.
Entwicklung der digitalen Personalakte im Zeitverlauf:
Seit 2022: Elektronische Führung
Bis 31.12.2026: Rückwirkende Befreiung für bestimmte Bestände beantragbar
Ab 01.01.2027: Übergangsfrist endet
Praxisimpuls: Prüfen Sie frühzeitig, ob für bestimmte Bestände noch eine rückwirkende Befreiung beantragt werden soll. Maßgeblich ist der Antrag bis zum 31. Dezember 2026.
Quelle: Handwerksblatt, Hinweis zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen
Entgeltunterlagen sind nicht die komplette Personalakte
Die elektronische Entgeltunterlage ist ein gesetzlich geprägter Ausschnitt. Sie umfasst insbesondere Angaben und Nachweise, die für Beschäftigungsstatus, Arbeitsentgelt, Sozialversicherungsbeiträge und Betriebsprüfungen relevant sind.
ENTGELTUNTERLAGEN
Der prüfungsrelevante Kern
- Beschäftigungsstatus und Versicherungsmerkmale
- Arbeitsentgelt und zeitliche Zuordnung
- Beiträge, Beitragsgruppen und Einzugsstelle
- Nachweise für Betriebsprüfungen
PERSONALAKTE
Der größere Kontext
Die vollständige Personalakte kann weitere arbeits-, organisations- und verwaltungsbezogene Unterlagen enthalten. Welche Dokumente im Einzelfall benötigt werden, hängt vom Beschäftigungsverhältnis ab.
Wichtig: Eine digitale Personalakte sollte daher nicht automatisch mit einer elektronischen Entgeltunterlage gleichgesetzt werden.
Quellen: Gesetzliche Grundlagen zu Entgeltunterlagen und Sozialversicherung, gesetze-im-internet.de
Welche Dokumentenarten gehören dazu?
Der konkrete Umfang richtet sich nach dem Beschäftigungsverhältnis. Für die Bestandsaufnahme hilft eine strukturierte Sicht auf die wiederkehrenden Dokumentenarten.
Stammdaten & Status
- Name, Geburtsdatum, Anschrift sowie Beginn und Ende der Beschäftigung
- Beschäftigungsart
- Versicherungspflicht, Versicherungsfreiheit oder Befreiungen
- Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel, sofern relevant
Abrechnung & Beiträge
- Entgeltabrechnungen und Lohnkonten
- Arbeitsentgelt, Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung
- Beitragsgruppen, Einzugsstelle und Arbeitnehmeranteile
Besondere Sachverhalte
- Entsendungsunterlagen
- Krankenkassenbescheinigungen und Elternzeitdokumente, sofern relevant
- Altersteilzeit- und Wertguthaben-Unterlagen
- Prüfungsrelevante Stundennachweise und Reisekostenabrechnungen
Nicht jedes Dokument gehört in jedem Beschäftigungsfall in gleichem Umfang dazu. Entscheidend sind Sachverhalt, Nachweiszweck und nachvollziehbare Zuordnung.automatisch mit einer elektronischen Entgeltunterlage gleichgesetzt werden.
Quellen: gesetze-im-internet.de, Deutsche Rentenversicherung
Was Unternehmen jetzt prüfen sollten
Die Umstellung beginnt nicht mit dem Scanner, sondern mit einem belastbaren Bild des heutigen Bestands. Fünf Fragen schaffen dafür eine belastbare Arbeitsgrundlage.
Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen liegen bereits digital vor, welche nur in Papierform?
Vollständigkeit: Sind Dokumente eindeutig Beschäftigten und Zeiträumen zugeordnet?
Prozesse: Wer erfasst, prüft, aktualisiert und gibt Unterlagen frei
Zwischenergebnis: Die ersten Prüffelder machen sichtbar, wo Bestände, Zuordnung und Prozesse bereits belastbar sind und wo Handlungsbedarf besteht.
Was Unternehmen noch prüfen sollten
Die Arbeitsgrundlage wird mit den verbleibenden Prüffeldern vervollständigt.
Berechtigungen: Wer darf welche Personalunterlagen sehen?
Prüffähigkeit: Lässt sich eine Betriebsprüfung anhand der Ablage nachvollziehbar unterstützen?
Ergebnis der Prüfung: eine priorisierte Liste aus Lücken, Verantwortlichkeiten und nächsten Entscheidungen — nicht nur ein Ordner mit Scans.
Digitalisierung braucht eine belastbare Ablagestruktur
Eine digitale Personalakte ist mehr als ein Scan-Archiv. Sie braucht eine strukturierte Ablage, schnelle Auffindbarkeit, nachvollziehbare Änderungen und ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept.
DIE BASIS
Ordnen, schützen, wiederfinden
- revisionssichere Speicherung auf ISO-zertifizierten deutschen Sicherheitsservern
- DSGVO- und BDSG-konforme Nachvollziehbarkeit
- gleichzeitiger Zugriff für berechtigte Mitarbeitende
- Unterstützung bei der Übernahme bestehender Papierakten
Vier Strukturfragen
Wer?
Beschäftigtenbezug eindeutig herstellen.
Wann?
Zeiträume und Versionen nachvollziehbar halten.
Was?
Dokumentarten klar und einheitlich benennen.
Wer darf?
Rollenbasierte Berechtigungen konsequent abbilden.
Quelle: DOCUBYTE, Informationen zur strukturierten digitalen Personalakte
Nächste Schritte
Von der Papierakte zur digitalen Personalakte: strukturiert starten
Unternehmen müssen nicht alles gleichzeitig umstellen. Ein klarer Projektplan bringt Bestand, Anforderungen, Ablage, Rollen und Prozesse in eine belastbare Reihenfolge.
Bestand erfassen: Digitale und papiergebundene Unterlagen sichtbar machen.
Anforderungen definieren: Dokumentarten, Nachweise und Prüfzwecke klären.
Ablage festlegen: Struktur, Benennung und Zuordnung verbindlich machen.
Rollen klären: Berechtigungen, Freigaben und Verantwortlichkeiten festlegen.
Schrittweise digitalisieren: Bestehende Akten priorisiert übernehmen und Prozesse integrieren.
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DOCUBYTE unterstützt bei der Digitalisierung bestehender Personalakten, der strukturierten elektronischen Ablage und der Integration in moderne Systemlandschaften.
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