DOCUframe Archivierungssoftware
Digitale Archivierungssoftware von DOCUBYTE.
Ortsunabhängiges Arbeiten leicht gemacht
Arbeitstätigkeiten werden effizienter
Automatisierung von Prozessen
Leistungsfähiges Archiv für Ihre Dokumente und Belege
Sichere und zentrale Verwaltung Ihrer Dokumente
Sicherheit & Compliance
Sichere Archivierung mit DOCUBYTE
Die DOCUBYTE Archivierungssoftware erfüllt höchste Ansprüche an Sicherheit und Compliance.
Sie ermöglicht die langfristige Speicherung und revisionssichere Archivierung von digitalen Dokumenten und Daten, ganz unter der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
Mit Sicherheit und Flexibilität
Effiziente Dokumentenarchivierung
Die Softwarelösung von DOCUBYTE ermöglicht es, Dokumente wie Belege, E-Rechnungen, Zeichnungen, E-Mails und Bücher platzsparend und übersichtlich zu archivieren. Die Lösung überzeugt durch hohe Skalierbarkeit und gewährleistet eine einfache Benutzerfreundlichkeit in der täglichen Nutzung des Dokumentenmanagement-System.
Dank integrierter Ordnungssysteme und Indexe entfällt langes Suchen, und ein Bearbeitungsschutz bewahrt sensible Akten vor Änderungen, sodass wichtige Informationen nicht verloren gehen und Sie vor Datenverlust geschützt sind.
Durch kontrollierte Zugriffsrechte und automatische externe Backups sind archivierte Daten vor Verlust, Diebstahl oder Schäden optimal geschützt.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Welchen Nutzen bietet Ihnen der Weg in eine digitale Zukunft?
1
Die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter wird gesteigert.
2
Erhebliche Verringerung des Personalaufwands.
3
Datensicherheit gesetzeskonform gemäß aller Datenschutz-Vorgaben.
4
Revisionssichere GoBD-konforme Archivierung aller Dokumente.
5
Große Zeitersparnis durch sofortige Auffindbarkeit mit wenigen Klicks.
6
Ortsunabhängig: Sie können jederzeit auf Ihre Daten zugreifen.
Revisionssichere Archivierungssoftware
Digitale Archivierung mit höchster Datensicherheit
Die Dokumentenarchivierung mit DOCUframe ist GoBD-konform und gewährleistet eine revisionssichere sowie gesetzeskonforme Speicherung Ihrer Daten. Zusätzlich bieten folgende Faktoren Sicherheit bei der Archivierung von Dokumenten:
Hohe Sicherheitsstandards verhindern Zugriff Dritter
Backup verhindert Totalverlust von Dokumenten
Zugriff auf Daten nur innerhalb der geschützten Datenbankumgebung möglich
Das digitale Universalwerkzeug
Archivierungssoftware DOCUframe
Mit DOCUframe von DOCUBYTE wählen Sie eine zuverlässige Lösung für Ihre digitale Verwaltung und Archivierung.
Docuframe ist eine leistungsstarke Archivierungssoftware, die Unternehmen jeder Größe eine zentrale Plattform für die digitale Ablage und Verwaltung von Dokumenten bietet.
Mit intuitiver Benutzeroberfläche und Funktionen für Indexierung, Zugriffskontrolle und automatisierte Backups, gewährleistet sie eine sichere und effiziente Datenarchivierung & Dokumentenverwaltung.
Was unsere Kunden sagen
Echte Partnerschaften. Greifbare Ergebnisse. Digitale Erfolge.
Gemeinsam erfolgreich digital: Unsere Kunden vertrauen nicht nur auf unsere Lösungen, sondern auf echte Partnerschaft. Mit persönlicher Begleitung, technischem Know-how und einem klaren Blick für moderne Anforderungen gestalten wir den digitalen Wandel – verlässlich, engagiert und immer auf Augenhöhe.
Erweitern Sie Ihre Möglichkeiten
Weitere Funktionen von DOCUframe
DOCUframe ist nicht nur eine moderne Archivierungssoftware, sie kann noch vieles mehr:
Unverbindlich & kostenfrei
Wollen auch Sie Ihre
Arbeitsabläufe digitalisieren?
Nutzen Sie die Möglichkeit einer unverbindlichen und kostenlosen Beratung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Dokumentenverwaltung schnell, sicher und nachhaltig digitalisieren können – für mehr Effizienz, weniger Papier und eine einfache Handhabung.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Dokumente sicher, vollständig und unveränderbar gespeichert werden. Alle Zugriffe und Änderungen sind nachvollziehbar dokumentiert, sodass die Unterlagen auch langfristig rechtlich gültig bleiben.
Für Behörden ist dies besonders wichtig, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten, Transparenz zu gewährleisten und bei Prüfungen jederzeit verlässliche Nachweise erbringen zu können.
Sie bietet hohe Sicherheitsstandards, die den unerlaubten Zugriff Dritter blockiert und mittels Backups einem Totalverlust der Daten und Dokumente vorbeugt. Die Dokumentenarchivierung ist revisionssicher und erfüllt die gesetzlichen Vorgaben (GoBD konform).
Es steht zudem ein professionelles Team zur Verfügung, die das Einscannen von Papieren für eine Übertragung in die Archivsoftware und für eine hohe Qualität selbst von alten, abgegriffenen und/oder schmutzigen Papieren sorgt. Zusätzlich ist das Archivierungsprogramm leicht zu bedienen und erlaubt den Zugriff unabhängig von den Bürozeiten zu jeder Tages- und Nachtzeit von jedem Ort.
Ein weiterer Vorteil: DOCUframe verfügt über einen integrierten E-Mail-Server, über den E-Mails direkt empfangen und versendet werden können – ohne zusätzliche Schnittstelle zu Outlook oder anderen Programmen. So lassen sich E-Mails inklusive Anhängen automatisch archivieren, Absender eindeutig zuordnen und Informationen intelligent in bestehende Dokumentenprozesse integrieren.
Selbstverständlich. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass kein Unbefugter in Ihrem Umfeld Einblick in Ihr persönliches Archivierungssystem und die darin befindlichen Unterlagen erhält. Im Umkehrschluss können Sie aber auch Passwörter an Mitarbeiter vergeben.
Ja, sofern ein entsprechender Zugang mit Berechtigung gegeben ist. Die Software von DOCUBYTE erlaubt auch den gleichzeitigen Zugriff auf das System. Auf diese Weise kann beispielsweise die HR-Abteilung ihre Bereiche nutzen.
Die Software bietet ein hohes Maß an Sicherheit für Ihre Papiere in einem dauerhaft gleichbleibenden Zustand sowie einen Schutz gegen Verlust, Manipulation, Diebstahl und Beschädigungen. Zudem stellt es ein intelligentes Ordnungssystem zur Verfügung, damit Sie keine unnötige Zeit zum Auffinden von Papieren aufzubringen haben. Durch die Digitalisierung lassen sich Workflows deutlich vereinfachen und wertvolle Arbeitszeit sparen.
Die DOCUBYTE Archivierungssoftware kann eine Vielzahl von Dokumenten revisionssicher digital archivieren. Dies umfasst wichtige Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Belege, Personalakten, Protokolle, Berichte, Lieferscheine, Papierdokumente und Ordner jeglicher Art. Auch spezifische Dokumente aus dem Gesundheitsbereich, wie Patientenakten, Behandlungsunterlagen und medizinische Berichte, können dokumentiert und in der digitalen Ablage archiviert werden. Darüber hinaus kann die Software auch behördliche Dokumente wie Anträge, Bescheide und öffentliche Register sicher archivieren.
Ein weiterer Vorteil: DOCUframe verfügt über einen integrierten E-Mail-Server, über den E-Mails direkt empfangen und versendet werden können – ohne zusätzlichen Connector zu Outlook oder anderen Programmen. So lassen sich E-Mails inklusive Anhängen automatisch archivieren, Absender eindeutig zuordnen und Informationen intelligent in bestehende Dokumentenprozesse integrieren.
Eine Archivierungssoftware sollte Dokumente sicher speichern und alle relevanten gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Wichtig sind zudem Schnittstellen, um Fachverfahren und andere Systeme nahtlos anzubinden, sowie die Unterstützung gängiger Dateiformate.
Die Lösung sollte selbstständig und stabil arbeiten, durch regelmäßige Updates aktuell gehalten werden und klare Zugriffs- und Berechtigungskonzepte bieten, um Schutz vor Datenverlust sicherstellen zu können.
Das beste Programm zur Archivierung von Dokumenten ist eine Lösung, die Dokumente sicher, revisionssicher und gesetzeskonform speichern kann. Für Behörden aber auch Unternehmen ist insbesondere wichtig, dass Archivierungssoftware klare Berechtigungs- und Zugriffskonzepte bietet, gängige Dateiformate unterstützt und sich über Schnittstellen nahtlos in bestehende Fachverfahren integrieren lässt.
Zudem sollte das System stabil, selbstständig und zukunftssicher arbeiten, regelmäßig aktualisiert werden und eine strukturierte, übersichtliche Ablage ermöglichen, damit archivierte Informationen jederzeit zuverlässig verfügbar sind. Die DOCUframe Archivierungssoftware bietet all diese Anforderungen in einer perfekten Lösung.
Ein Dokumentenmanagementsystem und eine Archivierungslösung sind beides Methoden zum Speichern und Verwalten von Dokumenten, sie unterscheiden sich jedoch in ihrer Ausrichtung und Funktion.
Ein DMS ist ein Instrument zur Speicherung, Katalogisierung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten – in den häufigsten Fällen elektronisch, als Cloud oder On-Premise Lösung Eine derartige Software unterstützt die Benutzer bei der Erstellung und Bearbeitung der Geschäftsdokumente. Sie können verschiedene Versionen verarbeiten und eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen. Mit den Funktionen wie z.B. die Volltextsuche lassen sich wichtige elektronische Dokumente auf der Datenbank einfach und schnell auffinden. Das spart Zeit und erleichtert das Verarbeiten großer Datenmengen.
Die elektronische Archivierung hingegen konzentriert sich auf die langfristige, sichere Aufbewahrung von Dokumenten, die nicht mehr aktiv verwendet oder geändert werden, aber ausrechtlichen oder geschäftlichen Gründen revisionssicher archiviert werden müssen. Eine Archivierungslösung kann Metadaten für die vereinfachte Suche erfassen und speichern, sie bietet jedoch normalerweise keine Bearbeitungsfunktionen. Archivsysteme sorgen für die Unveränderbarkeit der aufbewahrten Dokumente und stellen sicher, dass sie über viele Jahre hinweg lesbar und rechtskonform abrufbar bleiben.
DOCUframe unterscheidet sich deutlich von beiden Ansätzen: Es vereint Archivierung, DMS und viele weitere Unternehmensfunktionen in einer zentralen Plattform. Neben dem Dokumentenmanagement und der revisionssicheren Archivierung bietet DOCUframe integrierte CRM-Funktionen, Kalender, E-Mail-Management sowie Module für Projektmanagement, Zeiterfassung, Warenwirtschaft und mehr.
Der große Vorteil: Sie können mit einer Basislösung – z. B. der reinen Archivierung – starten und die Software modular um DMS- und ERP-Komponenten erweitern. So wächst DOCUframe mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mit. Im weitesten Sinne handelt es sich um ein flexibles ERP-System mit starker Dokumentenorientierung – eine „eierlegende Wollmilchsau“-Datenbank, die alle zentralen Geschäftsprozesse in einem System vereint.
Kontaktieren Sie uns jederzeit gerne
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Mit der digitalen Archivierungssoftware von Docubyte können Sie Ihre Dokumente ganz einfach verwalten und Prozesse automatisieren. Lassen Sie sich in einer kostenlosen Beratung zeigen, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und wertvolle Zeit sparen können – ganz ohne Papierchaos.