Dokumentenmanagement in München – mit DOCUframe

Dokumentenmanagement mit DOCUframe

Bringen Sie Ihr Unternehmen mit DOCUBYTE erfolgreich in das digitale Zeitalter. Das Dokumentenmanagement-System DOCUframe® wird seit 1999 von GSD Software entwickelt und kann durchaus als Universalgenie bzw. Multitalent in Bezug auf die elektronische Verwaltung und die digitale Archivierung von Dokumenten bezeichnet werden. Das intelligente System ermöglicht es Ihnen, Ihren Büroalltag zu digitalisieren, Ihre täglichen Abläufe zu vereinfachen und all Ihre Dokumente sinnvoll und sicher in digitaler Form abzulegen.

Wie anspruchsvoll auch immer Ihre Anforderungen sind, DOCUframe wird Sie nicht enttäuschen. Denn durch die integrierte Makrosprache DOCUcontrol® sind dem Dokumentenmanagement so gut wie keine Grenzen gesetzt. Auch dann, wenn Sie bereits mit DOCUframe arbeiten, können Sie interne und externe Abläufe weiter verbessern. Neue Funktionen können auf einfache Weise programmiert werden und Anpassungen sind jederzeit möglich – höchste Flexibilität für dynamische Unternehmen und Mitarbeiter. Das System ist branchenunabhängig und wurde bereits durch zahlreiche Innovationspreise ausgezeichnet. Gerne laden wir interessierte Kunden an unserem Unternehmenssitz in Planegg-Martinsried bei München zu einer Demonstration des Dokumentenmanagement Systems DOCUframe ein.

Revisionssichere Archivierung

Dokumente scannen, ablegen, erfassen und schnell finden

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Dokumenten-Management

Dokumentenmanagement gemäß GoBD-Regeln

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Vorgangs-Verwaltung

Alle Dokumente zu einem Projekt zentral administrieren

Kundenbeziehungs-Management

Marketing / Vertrieb / Service reibungslos organisieren

Termin-Management

Termine ohne Probleme verwalten und kommunizieren

Warenwirtschaft

Einkauf, Verkauf, Lager und Logistik störungsfrei organisieren

Personalzeit

Zeiterfassung, Pausenmanagement, Lohnabrechnung und mehr

Kommunikation

Offene Plattform mit diversen Integrations- und Zugriffsmöglichkeiten

Dokumenten-Workflows

Prozesse zuverlässig automatisieren und optimieren

mobileCLIENT / webCLIENT

Remotezugang, Smartphone-App, Internetzugriff

Wissens-Management

Alle Informationen immer überall verfügbar und auffindbar

Unternehmens-Steuerung

Alle Dokumente aus ERP, FIBU, Reporting in einem System

Groupware

Informationen zentral steuern und verteilen

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DOCUtoday

Alle wichtigen Informationen des Tages im Blick

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Digitale Signatur

eBilling, Rechnungsversand und mehr

Mobiles Dokumentenmanagement

DOCUframe ist ein intelligentes System, das interne und externe Arbeitsschritte strukturiert und vereinfacht. Mit DOCUframe profitieren Sie in vollem Umfang vom Mehrwert digitaler Dokumente. Empfangen Sie Ihre Papierpost im Zuge des digitalen Posteingangs elektronisch, rufen Sie Adressen aus einer zentralen Datenbank ab, verwalten Sie bestehende Vorgänge oder legen Sie neue an. Und zwar unabhängig davon, wo Sie sich aufhalten. Dank DOCUframe MobileAccess ist es möglich, alle wichtigen Unternehmensprozesse aus der Ferne zu steuern. Das intelligente Dokumentenmanagement ermöglicht Ihnen eine effiziente Arbeitsweise, überall und zu jeder Zeit. Nutzen Sie diesen Fortschritt für sich und Ihr Unternehmen.

Alle wichtigen Funktionen auch mobil nutzen:

  • Dokumentenmanagement
  • Kundenmanagement
  • Kollaboration
  • Prozesssteuerung
  • u.v.m.

DOCUframe Projektmanagement

Mit dem Projektmanagement-Modul lassen sich alle projektbezogenen Ressourcen des Dokumentenmanagements zuverlässig steuern und den einzelnen Aufgaben zuweisen. Auf diese Weise ist auf einen Blick zu erkennen, welche Teilaufgaben von welchen Personen erledigt werden können. Bei großen Projekten wird neben einer Steuerungsfunktion natürlich auch Kontrolle erforderlich. Durch das solide Berechtigungskonzept kann jederzeit sichergestellt werden, dass lediglich berechtigte Projektmitglieder Einsicht haben. Arbeitsschritte und Ergebnisse werden dann nur mit den berechtigten Personen geteilt. DOCUframe bietet systematische und lückenlose Projektdokumentation und Kommunikation. Eine Integration in bestehende Systeme ist auch beim Projektmanagement-Modul problemlos möglich, ebenso die Programmierung flexibler Schnittstellen. Vereinfachen Sie die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen und profitieren Sie von der gewonnenen Zeit und Energie. Gerne beraten wir Sie persönlich in München und Umgebung zum Dokumentenmanagement mit DOCUframe.

  • Definition und Spezifikation von Anforderungen & Aufgaben
  • Kosten- / Personal- / Budgetplanung
  • Projektplanung und -verwaltung (z.B. Plantafel / Gantt-Diagramm)
  • Projektsteuerung  (u.a. Workflows / Eskalationsmanagement)
  • Projektcontrolling
Workflows verbessern über effizientes Dokumentenmanagement

Mit DOCUframe digitale Dokumente versionieren und Dokumentenworkflows effizient steuern.

Verbesserung des Workflows: Versionierung digitaler Dokumente

Globalisierung, Technologisierung, Digitalisierung – das sind Schlagwörter, die den heutigen Arbeitsmarkt beschreiben. Moderne Wirtschaftsunternehmen müssen in immer dynamischer werdenden Märkten bestehen. Das betrifft insbesondere auch die Verwaltung, weshalb insbesondere auch Dokumente und Prozesse regelmäßig überarbeitet bzw. abgeändert werden. Trotzdem wollen viele Mitarbeiter die Möglichkeit im Zweifel auf Vorgängerversionen zurückgreifen zu können. Genau dieses Problem löst die Versionierungsfunktion des Dokumentenmanagement-Systems DOCUframe.

Durch strukturierte Ablage verschiedenster Formate (u.a. auch Word Dokumente) und eine umfassende Versionierungshistorie ist es auf einfache Art und Weise möglich, Veränderungen an Dokumenten nachzuvollziehen und auch noch nach Jahren auf frühere Informationen zuzugreifen. Es lässt sich ohne Probleme feststellen, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Dokumentenversion modifiziert hat, auch bei gescannten Akten. Selbst eine Prüfinstanz (z.B. in Form des Vorgesetzten) zur Freigabe einer neuen Version lässt sich durch Workflow-Management integrieren. Durch die Dokumentenversionierung und -lenkung von DOCUframe lassen sich auch die Ziele einer Qualitätsmanagement-Zertifizierung im Rahmen des Standards ISO 9001 erreichen. Denn die Verteilung digitaler Dokumente im Gesamtunternehmen wird ebenso dokumentiert wie der Dokumentenaustausch innerhalb der einzelnen Abteilungen.

Dadurch kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten immer die aktuellste Version eines Dokuments verwenden. Alle anderen Schriftstücke werden digital archiviert. Damit haben Kunden mit DOCUframe ein System im Einsatz, das nachweislich Kosten und Arbeitszeit einsparen kann. Gleichzeitig werden typische Verwaltungsfehler, wie das Arbeiten mit alten Versionen oder interne Kommunikationsprobleme eliminiert.

Digitale Vertriebsprozesse

Gerade im Vertrieb ist Information eine der wertvollsten Ressourcen. Gewinnen Sie Kunden, indem Sie vorhandene Informationen analysieren und entsprechende Verkaufsmaßnahmen einleiten. Seien Sie immer up-to-date und dadurch in der Lage die Fragen Ihrer Kunden unmittelbar zu beantworten.

  • Vertriebsprozesse organisieren
  • Statistische Auswertungen
  • Kennzahlenanalyse
  • Umfassende Statusberichte
  • und vieles mehr
Dokumentenmanagement-DOCUframe-Ticketsystem

Mit dem DOCUframe Ticketsystem sind Sie in der Lage Ihren Kunden einen herausragenden Support und Service anzubieten.

DOCUframe Ticketsystem

In Unternehmen, die technische Produkte und Dienstleistungen anbieten, ist ein Ticketsystem meist unerlässlich – denn ein guter Kundenservice ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Mit dem Dokumentenmanagement System DOCUframe, das wir Kunden im Raum München vorstellen, ist es möglich alle Anfragen in einem einzigen System zu bündeln. Das bedeutet: neue Tickets werden vollautomatisch angelegt und an die zuständige Person oder die entsprechende Abteilung übermittelt. Die Bewältigung der einhegenden Anfragen geht auf diese Weise zügig und kostensparend vonstatten.

Auch Handhabungs- und Leichtsinnsfehler können deutlich reduziert werden. Nicht nur firmeninterne Ressourcen werden geschont, auch Ihre Endkunden sparen sich durch eine schnelle und zielgerichtete Beantwortung von Fragen eine Menge Zeit. Das kommt bei Kunden immer gut an. Die Entwicklung der Kundenzufriedenheit ist durch diverse Analysemöglichkeiten und Kundenbewertungen permanent im Blick. Durch das Setzen verschiedener Prioritätsstufen können dringende Anfragen zuerst bearbeitet werden und der Bearbeitungs-Status eines Tickets ist jederzeit per Klick abrufbar. Auch für das Controlling im Unternehmen profitiert vom DOCUframe Ticket-Modul durch Transparenz, Dokumentation und Archivierung.

Zeiterfassung mit DOCUframe

In deutschen Unternehmen ist eine exakte Erfassung und Auswertung der Arbeits- und Pausenzeiten aufgrund der geltenden Gesetzte von besonderer Bedeutung und nicht selten mit hohem Aufwand verbunden. Insbesondere durch verschiedene Arbeitszeiten und Gleitzeit ist es für Vorgesetzte schwierig, die exakten Arbeitszeiten von jedem einzelnen Arbeitnehmer im Blick zu haben. Mit der in DOCUframe integrierten Personalzeiterfassung lässt sich auch dieses Thema für alle Beteiligten optimal lösen. Selbst wenn Sie bereits Zeiterfassungsterminals in Ihrem Unternehmen einsetzen kann DOCUframe über offene Schnittstellen integriert werden – ganz einfach und unkompliziert.

Profitieren Sie von der automatisierten Erfassung der Arbeitszeiten und passen Sie Erfassungsmasken einfach an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter an. Werten Sie die jeweiligen Stundenkonten Ihrer Angestellten aus, lassen Sie sich per Knopfdruck diverse grafischen Darstellungen anzeigen, prüfen Sie An- und Abwesenheit und lassen Sie das Zeiterfassungssystem Abweichungsanalysen berechnen. Löhne und Überstunden, aber auch eventuelle Fehlzeiten sind auf einen Blick einsehbar.

Dokumentenmanagement-DOCUframe-Zeiterfassung

Zeiterfassungsaufzeichungen sind auch Teil des Themas Dokumentenmanagement – mit DOCUframe können Sie Zeiterfassung steuern.

Warenwirtschaft mit DOCUframe

Integration statt Insellösungen – das ist die Philosophie von DOCUframe. Dazu trägt u.a. auch das Warenwirtschaftmodul bei.

Warenwirtschaftssystem

Ein wichtiger Arbeitsbereich, welchen das intelligente Dokumentenmanagementsystem in München vereinfacht, ist die Warenwirtschaft. Mit Hilfe des Warenwirtschaftsmoduls von DOCUframe haben Sie Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung und Logistik im Griff. Automatisieren Sie regelmäßige Bestellungen, überwachen Sie Ihre Bestände, generieren Sie Stücklisten und optimieren Sie aufwändige Inventuren. Nutzen Sie die Schnittstelle zu DATEV und überblicken Sie alle Dokumente vom Angebot über den Auftrag bis hin zu Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften. Die DOCUframe Warenwirtschaft unterstützt nicht nur Barverkauf, sondern auch Belegzahlung, Kartenzahlung u.v.m.

PDF-Downloads zu DOCUframe

DMS / ECM / WWS


  • Dokumentenmanagement
  • Digitale Archivierung
  • Vorgangsverwaltung
  • Dokumenten-Workflows
  • Zeitmanagement
  • Ressourenverwaltung
  • Einkauf / Verkauf / Logistik

ECM = Enterprise-Content-Management
WWS = Warenwirtschaftssystem

GROUPWARE


  • Telefon (CTI)
  • Fax
  • E-Mail
  • Kalender
  • Aktivitäten
  • Aufgabenplanung
  • Projektmanagement

Groupware = Software für die Kooperation mehrerer Personen unabhängig von zeitlicher und räumlicher Entfernung

CRM


  • Kontaktmanagement
  • Seminare
  • Meetings
  • Kampagnen
  • Vertriebsanalysen
  • Serviceanfragen
  • Help-Desk

CRM = Customer-Relationship-Management
(z. Dt. Kundenbeziehungsmanagement)

Wir programmieren Ihr Dokumentenmanagement System in München

Die richtige Dokumenten-Management-Lösung für Ihr Unternehmen hängt von den spezifischen Erfordernissen ab. Die Produkte von DOCUBYTE helfen Ihnen bei verschiedensten Aspekten des digitalen Dokumentenmanagements weiter. Gerne beraten wir Sie in München und Umgebung persönlich zu Ihren individuellen Fragen und finden gemeinsam die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen.